大學機構知識庫資源建設對策研究

余豐民

(浙江樹人大學 圖書館，浙江 杭州 310015)

大學機構知識庫資源建設對策研究

余豐民

(浙江樹人大學 圖書館，浙江 杭州 310015)

大學機構知識庫的建設在國內(nèi)還處于起步階段，根據(jù)國外的經(jīng)驗，雖然機構知識庫的開源軟件已經(jīng)得到推廣應用，但其內(nèi)容建設卻不盡如人意。文章概述了國內(nèi)機構知識庫的建設情況和大學機構知識庫建設的必要性，分析了其資源建設困難的原因，提出了若干資源建設可持續(xù)發(fā)展的對策。

機構知識庫；圖書館；開放存?。蛔源鎯?；強制遞交

一、機構知識庫簡述

2002年11月，美國麻省理工學院(MIT)和惠普公司共同開發(fā)的Dspace系統(tǒng)機構知識庫面世，并作為開源軟件向廣大機構用戶開放，拉開了全球范圍內(nèi)大規(guī)模建設機構知識庫的序幕。大學機構知識庫(Institutional Repository，IR)是“獲取和保存一個或多個大學的智力產(chǎn)出的數(shù)字化集合”(Crow, R.，2002)，是“大學為其員工提供的一套服務系統(tǒng)，用于管理和傳播大學各個部門及其成員創(chuàng)作的數(shù)字化資料”(Lync, C.，2003)，是開放存取(OA)運動的一個重要形式和組成部分。

機構知識庫在國外的高等院校和研究機構已得到廣泛應用，但在國內(nèi)卻是鳳毛麟角。根據(jù)Registry of Open Access Repositories(ROAR)[1]注冊的全球機構知識庫顯示，至2009年12月底機構知識庫已達1 560個，分布于90多個國家和地區(qū)，其中歐美的發(fā)展最為迅速，美國最多(有301個)，英國居于第2位(有153個)；中國大陸僅有11個，臺灣地區(qū)有32個，香港4個。我國的機構知識庫建設還處于起步階段。

高等院校作為國家教學與科學研究的主要力量，有著豐富的信息資源，包括學位論文、工作報告、多媒體數(shù)據(jù)、會議論文、教學資料、實驗結果及工作札記等，這些資源一般都保存在教職員工個人或院系的電腦上，而個人電腦的存儲容量有限，大量的原生數(shù)字信息資源就會隨著時間的流逝或軟硬件的更新而丟失。因此，學校需要為這些原生數(shù)字信息資源提供一個長期保存的安全場所，以克服個人或單個部門分散保存的弊端和風險。大學機構知識庫的建設很好地解決了上述問題。同時，通過機構知識庫，作者的知識產(chǎn)品可以得到迅速、廣泛地傳播，最大限度地推動科研成果的傳播交流與共享。并且，大學機構知識庫的建設，有助于高校學術品牌的樹立，提高高校的知名度與影響力。大學圖書館是大學信息資源存儲、傳播和共享的基地，在機構知識庫的建設過程中應當仁不讓，成為該項目的組織者和領導者。

然而，當大學機構知識庫框架構建完成后，資源建設卻成為一件非常棘手的事情。

二、資源建設存在的問題及原因

加拿大的Kathleen Shearer指出：“(資源提供者的)輸入行為和機構知識庫的利用率是決定機構知識庫成功的兩個重要因素?！盵2]而前者，是制約大學機構知識庫發(fā)展的關鍵因素，很多機構知識庫的資源內(nèi)容不多，究其原因，主要有以下三方面。

1.開放存取意識淡薄。據(jù)2006年一項對中國科學院科研人員的調查表明,90%以上的科研人員不知道“什么是開放存取”。[3]對絕大多數(shù)科研人員而言，開放存取是個新生事物，這一概念從開始傳入國內(nèi)到被人們廣泛接受還需要一定的時間，科研人員對開放存取和機構庫缺乏深入的了解，使用機構庫和主動提交機構庫內(nèi)容的積極性不高。

2.教職員工的工作壓力較大。教職員工除了要完成一定的教學工作量外，還必須完成一定的科研任務，同時教學工作也不得馬虎，因為學期末的學生評教將直接影響到教職員工的稱職與否；另外，教職員工本身的學歷教育、職稱評定和學生管理等工作，使很多教職員工壓力陡增、夜不成寐。如果再增加額外的工作，他們肯定是不情愿的。

3.操作不便利?，F(xiàn)有的機構知識庫開源軟件都是國外的，如Eprints、Dspace等，軟件的結構有可能不適合本機構，而且都沒有中文版本(最新版的軟件已經(jīng)有簡體中文版本)，需要花很長時間對其進行本地化處理；文檔遞交的速度也與網(wǎng)絡條件、存儲設備和數(shù)據(jù)庫結構等因素密切相關；為了保護知識產(chǎn)權，加強機構庫的規(guī)范管理，機構庫必須對用戶的權限進行相應的設置，這樣在一定程度上限制了大學教職員工的自由，而這種自由是已經(jīng)被教職員工們所習慣了的。因此，在建設大學機構知識庫時，軟件這方面的因素是需要全面考慮的。

三、解決資源建設問題的對策

沒有內(nèi)容，最好的硬件和系統(tǒng)設備都是白費。大學機構庫的資源類型非常豐富，為大學機構知識庫的內(nèi)容建設提供了必要條件；但大學中的機構設置也相當復雜，機構庫內(nèi)容建設牽涉到學院、科研及教務等方方面面的關系，需要有一定的策略來協(xié)調、督促各部門成員的工作，以期取得資源建設的可持續(xù)發(fā)展。

1.宣傳先行。大學機構知識庫對國內(nèi)高校的教職員工們來說是個新事物，如果不加以宣傳，教職員工一般是不愿主動去了解的。在宣傳的過程中，對具有決策影響力的學校領導和中層干部，必須重點宣傳大學機構庫建設的必要性及國際國內(nèi)發(fā)展趨勢，強調建設機構庫所帶來的學校學術影響力的提升等優(yōu)勢，要引用國內(nèi)外成功案例進行輔助宣傳。當機構知識庫構建完成后，圖書館應舉辦文檔遞交的培訓講座。

2.組織協(xié)調。大學機構知識庫的建設需要高校各個部門、各個院系的相互合作才能完成，特別是要處理好教務、科研及各學院與圖書館之間的關系。教務處有可能存儲了大量的教學資料，與教職員工也有教學上的直接聯(lián)系；科研處則全面掌管著教職員的科研成果，科研制度的改變也對教職員工的工作影響不?。欢鴮W院則是教職員工的直接歸口部門，管理著教職員工日常的教學和科研活動。

因而，作為機構庫組織部門的圖書館，要想獲取信息內(nèi)容，必須做好各部門之間的協(xié)調工作。首先，需要成立一個在主管校長領導下的協(xié)調小組，其成員由各部門、各院系一把手或主管教學的領導組成。在協(xié)調小組的協(xié)調下，任務的下達會事半功倍。其次，要制定各部門相應的職責，明確各自的分工，做好任務的布置，自覺主動地完成資源的上傳工作。再次，圖書館作為知識庫建設的組織者，應定期召集各部門聯(lián)絡員，了解并解決在資源上傳或使用過程中遇到的各種問題。當然，向學校領導和各部門定期匯報建設進展也是非常必要的。

3.協(xié)助遞交與激勵機制。有些教職員工對自我遞交文檔不感興趣，不想在遞交上花更多的時間，也不愿商談有關非獨家版權或自我存檔權事宜，甚至不愿提供正確的文檔資料。因此，圖書館在加強對用戶和教職員工進行有關機構知識庫的教育的同時，必須制定相應策略來協(xié)助遞交。

圖書館員可通過網(wǎng)絡、期刊、數(shù)據(jù)庫等方式搜集本機構內(nèi)教職員工已經(jīng)發(fā)表或發(fā)布的資源，聯(lián)系作者本人，取得發(fā)布許可，并承諾在本機構知識庫中永久存儲；對于已正式發(fā)表的文獻，還要聯(lián)系出版社，獲取自存儲許可。然后再根據(jù)部門與文獻類型分門別類地存儲在機構知識庫內(nèi)。此外，如果是因為技術等原因導致教職員工抵制文檔的自我遞交，圖書館應派技術人員上門指導。

在激勵機制方面，除了將機構知識庫納入教職員工學術評價體系之中外，還可以在諸如協(xié)助出版等方面來提高教職員工的積極性。香港科技大學把教職員工向機構知識庫遞交成為個人學術出版過程的一部分，并與香港研究資助局(Hong Kong Research Grants Council,簡稱RGC)合作資助出版(或發(fā)表)遞交在機構知識庫中的預印本文檔，同時在獲得教職員的許可后，保存由RGC資助的文章。該大學機構知識庫“利用OCGA(Office of Contract and Grant Administration)研究成果報告流程，在報告表中添加一個確認框以確認同意將其存儲在IR中，在2005年夏天收到論文超過100篇”。[4]

4.構建強制遞交機制。如果教職員工的自愿存儲率實在太低，為了提高機構庫文檔的存儲率，圖書館就要協(xié)調各部門的關系，構建強制遞交機制。強制遞交機制可通過學校教職員工學術評價體系等手段來實現(xiàn)。例如，要得到科研或教學任務的相應評價分值，必須要在機構知識庫中得以體現(xiàn)(要求能檢索到該教職員工的科研或教學成果)。

如果強制遞交形成一種長效機制，對推動知識庫資源建設有著非常重要的意義，它可以保證資源建設的全面性。國外對機構知識庫存儲率的比較研究結果顯示，1到2年內(nèi)，如果沒有強制性要求，機構知識庫自愿進行自存儲的論文數(shù)量只有15%，而強制要求自存儲的論文數(shù)量則為100%，這一研究證實了對多個國家、多個學科的讀者調查所預測的95%的自存儲服從率的結果；目前國外對強制性自存儲和自愿式自存儲有所研究，但國內(nèi)研究尚少，從國內(nèi)目前實施機構知識庫的高校來看，自存儲的上傳量遠遠沒有達到15%的國外統(tǒng)計。[5]

我國高校學位論文的強制遞交制度實施多年來，已經(jīng)取得了非常豐碩的成果。機構知識庫的強制遞交制度必須在國家政策法規(guī)許可的條件下實施，并由作者自行設置許可使用范圍，這個功能在Dspace、Eprint等軟件中都可以實現(xiàn)。

5.逐步遞交。想在短時間內(nèi)把所有教職員工的學術成果都納入大學機構知識庫是很難做到的。因此，如果按部門、按資源類型逐步遞交，可能是一個比較好的做法。具體步驟是，先選一個教學和科研成果比較多的部門(或院系)作為試點；在這個部門(或院系)中，把其教職員工的教學資料上傳到機構庫中，因為教學資料一般僅需取得教職員工本身的自存儲許可，在文檔遞交的處理方式上比較簡單；再處理其它類型文檔的遞交。等這個部門(或院系)的資源建設初具規(guī)模后，再向其他部門(或院系)宣傳和推廣已建資源，使他們對機構庫的共建共享機制形成共識，并逐步在全校范圍內(nèi)推廣實施。

四、總 結

大學機構知識庫的資源建設牽涉到的人和事非常復雜，包括組建者與各部門之間的協(xié)調合作關系，與作者及出版社有關自存儲許可等知識產(chǎn)權方面的事務聯(lián)系等。要取得資源建設的可持續(xù)發(fā)展，必須要在符合國家政策范圍內(nèi)制定相應的制度來保障實施，通過一定的手段(技術、資金)來激勵教職員工自存儲行為的積極性，從而更好地為機構知識庫的建設服務。

同時，圖書館員對教職員工自存儲文檔的內(nèi)容管理和質量控制也是非常重要的，對每一篇上傳的文檔都要記錄其詳細日志，并檢查文檔的出版政策及版本等信息，如有任何不符，就要聯(lián)系作者重新遞交。對于審核通過的文檔，都要用標準的元數(shù)據(jù)編目，以便日后與其它機構知識庫的共建共享。廈門大學學術典藏庫(網(wǎng)址為http://dspace.xmu.edu.cn/)是一個用Dspace構建的漢化了的大學機構知識庫，在我國大學機構知識庫建設中走在了前列。

[1] Registry of Open Access Repositories(ROAR)[EB/OL].[2009-12-31].http://roar.eprints.org/index.php.

[2] Shearer K.. Institutional Repositories: Towards the Identification of Critical Success Factors[EB/OL] .[2009-12-25].https://dspace.ucalgary.ca/bitstream/1880/43357/6/CAIS-IR.pdf.

[3] 李麟.我國科研人員對科技信息開放獲取的態(tài)度[J].圖書情報工作,2006(7)：34-38，50.

[4] 陳麗霞.建立和維護香港科技大學的機構學術成果存儲庫[EB/OL].[2010-01-05].http://repository.ust.hk/dspace/bitstream/1783.1/2425/1/IR_chinese_2.ppt.

[5] 都平平.機構倉儲的自存儲和強制存儲策略研究[J].圖書館雜志,2008,27(9)：15-18.

Strategies for Constructing Resource of UniversityInstitutional Repository

YU Fengmin

(LibraryofZhejiangShurenUniversity,Hangzhou,Zhejiang, 310015,China)

The construction of university institutional repository (IR) in China is still in the initial stage. According to the foreign experience, although the open-source software of IR has been applied, its contents are not satisfactory. The paper provides an overview of domestic institutional repository and the need for university. It explains the reason for the difficulty of access to resources, and proposes a number of strategies in the construction of resources with sustainable development.

institutional repository; library; open access; self-storage; constraint-submit

(責任編輯毛紅霞)

2010-01-08

余豐民(1976- )，男，浙江蕭山人，館員。

G250.76

A

1671-2714(2010)03-0093-03