數(shù)字文件保管合作的典范

朱鐵淼

摘要：澳大拉西亞地區(qū)的各行政轄區(qū)廣泛合作，發(fā)起“澳大拉西亞數(shù)字文件保管動(dòng)議”項(xiàng)目，集中成員的資源和知識(shí)，攜手研究戰(zhàn)略工具、公共標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范、指南和最佳實(shí)踐手冊(cè)、數(shù)字文件保管工具和基礎(chǔ)設(shè)施工具，共同促進(jìn)研究成果的廣泛共享。

關(guān)鍵詞：澳大拉西亞數(shù)字文件

“澳大拉西亞數(shù)字文件保管動(dòng)議”(AustralasianDigitalRecordkeeping Initiative，ADRI)是由澳大拉西亞檔案和文件機(jī)構(gòu)委員會(huì)(Council of Australasian Archives and RecordsAuthorities，CAARA)主持的合作項(xiàng)目，旨在集中澳大拉西亞行政轄區(qū)內(nèi)的資源、專門知識(shí)與技能，尋求確保電子文件保存和利用的最佳方法，共同面對(duì)數(shù)字文件保管給檔案部門帶來的挑戰(zhàn)。CAARA所有10個(gè)成員單位都參加了ADRI，它們是澳大利亞國(guó)家檔案館、新西蘭國(guó)家檔案館以及澳大利亞6個(gè)州、2個(gè)領(lǐng)地的檔案主管機(jī)構(gòu)——塔斯馬尼亞檔案辦公室、維多利亞州公共文件辦公室、昆士蘭州檔案館、新南威爾士州文件局、南澳大利亞州檔案館、西澳大利亞洲文件辦公室、北部領(lǐng)地檔案部和首都領(lǐng)地文件辦公室。

一、概況

在數(shù)字時(shí)代，澳大利亞和新西蘭的公共文件管理機(jī)構(gòu)面臨著相似的挑戰(zhàn)：如何通過其決策和行動(dòng)，支持政府部門形成和保管完整、準(zhǔn)確的電子文件?如何確保電子文件以真實(shí)、可靠、可用的形式保存，隨時(shí)滿足政府和公眾的利用需求?在電子文件保存后，如何便于利用?這些挑戰(zhàn)促使澳大利亞和新西蘭開展廣泛合作，發(fā)起了ADRI項(xiàng)目。

2004年3月26日，在澳大利亞公共管理協(xié)會(huì)首都領(lǐng)地部和澳大利亞政府信息管理部主辦的“政府的業(yè)務(wù)電子化發(fā)展”會(huì)議上，澳大利亞總理內(nèi)閣部長(zhǎng)皮特·舍戈?duì)柕掳l(fā)表了題為“電子文件的丟失——遺忘未來的危險(xiǎn)”的講話，倡議發(fā)起ADRI項(xiàng)目。

ADRI是具有開創(chuàng)性的項(xiàng)目，著眼于整個(gè)澳大拉西亞行政轄區(qū)的電子文件保管，它為成員搭建一個(gè)交流和信息共享的平臺(tái)，通過成員們的合作，最大限度地使用共有資源，并針對(duì)電子文件管理中的挑戰(zhàn)提出策略。ADRI以澳大拉西亞地區(qū)在文件保管的概念、工具和策略方面多年的合作為基礎(chǔ)，又反過來促進(jìn)區(qū)域性項(xiàng)目的推進(jìn)。

二、目標(biāo)和范圍

(一)目標(biāo)

1、愿景

(1)澳大利亞和新西蘭所有的政府共同參與到生成、保管、利用電子文件的研究中來，確保重要文化遺產(chǎn)的問責(zé)和長(zhǎng)遠(yuǎn)保護(hù)。

(2)這樣的共同參與將促進(jìn)整個(gè)澳大利亞和新西蘭地區(qū)的效率、效益和協(xié)作。

2、具體目標(biāo)

(1)澳大利亞和新西蘭的每個(gè)政府部擁有一個(gè)電子政務(wù)制度，這一制度由健全的電子文件生成、保管和利用策略體系來支持。

(2)澳大利亞和新西蘭電子化政府的記錄能夠被獲取、保存，并在當(dāng)前和長(zhǎng)遠(yuǎn)都便于利用。

(3)在數(shù)字環(huán)境下，政府部門能夠有效、經(jīng)濟(jì)地承擔(dān)法定職責(zé)。

(4)為澳大利亞和新西蘭的數(shù)字文件保管提供專業(yè)指導(dǎo)，指出發(fā)展方向。

(5)所有ADRI成員致力于為數(shù)字文件保管建立標(biāo)準(zhǔn)。

(6)政府部門負(fù)責(zé)貫徹ADRI制定的標(biāo)準(zhǔn)。

(7)成員能夠提出主張以支持政府恰當(dāng)?shù)乇９軘?shù)字文件。

(8)制定最佳策略以利用有限資源，確保ADRI成員能有效、及時(shí)地分享信息。

(二)指導(dǎo)原則

1.政府檔案和文件機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)推動(dòng)公共部門制定綜合文件管理計(jì)劃，以促進(jìn)政府部門發(fā)展。

2.數(shù)字文件保管系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)施應(yīng)當(dāng)能夠生成和獲取支持職能需要的文件，滿足公眾的期望，這是數(shù)字文件保管成功的一個(gè)關(guān)鍵前提。

3.每個(gè)人都參與到數(shù)字文件保管過程中來，包括文件生成者、保管者和利用者，應(yīng)當(dāng)明確他們的權(quán)利和責(zé)任，并給予足夠的支持和提供培訓(xùn)。

4.在發(fā)展和實(shí)施數(shù)字文件保管系統(tǒng)時(shí)，有一點(diǎn)很重要，就是必須在前期就明確什么樣的文件需要生成，這些文件應(yīng)當(dāng)保存多久以滿足職能和責(zé)任的需要和公眾的期望。

5.生成、保管和利用電子文件的系統(tǒng)需要能夠獲取和保管標(biāo)準(zhǔn)化元數(shù)據(jù)，這些元數(shù)據(jù)記錄著文件的內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)，以及確保文件與它們的功能環(huán)境相聯(lián)系。

6.數(shù)字環(huán)境下生成的文件應(yīng)當(dāng)以數(shù)字形式保存，以適于確保它們發(fā)展過程中的完整性、真實(shí)性、可保存性和可用性，這些在數(shù)字保存中是首要的。

7.在保持真實(shí)、可靠和可用前提下，需要積極地保管和維護(hù)電子文件。

8.電子文件的保存格式不應(yīng)當(dāng)取決于所有權(quán)或者受所有權(quán)的限制。為了避免專有軟件和硬件依賴性引起的問題，需要長(zhǎng)期利用的電子文件應(yīng)當(dāng)以穩(wěn)定的存檔格式保存。

9.每個(gè)行政轄區(qū)都應(yīng)建立和維護(hù)安全、穩(wěn)固、可靠的數(shù)字倉(cāng)儲(chǔ)庫(kù)(類似我國(guó)的數(shù)字檔案館概念)，以保護(hù)和保存有價(jià)值的公共電子文件。這些數(shù)字倉(cāng)儲(chǔ)庫(kù)可以在行政轄區(qū)間共享。

10.受各個(gè)行政轄區(qū)相關(guān)法律的限制，公眾有著獲取公共文件的一般權(quán)利。應(yīng)當(dāng)建立電子文件的利用制度，以確保一旦文件合法公開，就能充分利用電子科技和公共網(wǎng)促進(jìn)和擴(kuò)大利用。

三、工作范圍

ADRI的工作范圍大體分為四個(gè)部分：形成和管理電子文件、在文件形成機(jī)關(guān)和檔案館保存電子文件、向檔案館移交電子文件、利用電子文件和檔案(ADRI的檔案特指具有檔案價(jià)值的文件，即需要永久保存的、對(duì)全社會(huì)具有利用價(jià)值的文件，下文中的檔案皆此概念)。這也是其標(biāo)準(zhǔn)指南的一個(gè)分類框架。

(一)形成和管理電子文件

生成、管理、保存和使用電子文件的系統(tǒng)在設(shè)計(jì)中應(yīng)充分考慮利用者的需求。利用者包括內(nèi)部機(jī)構(gòu)人員、公眾和團(tuán)體人員。政府部門需要適當(dāng)對(duì)數(shù)字保管元數(shù)據(jù)做出有意義的和可靠的記錄，使它們的電子文件隨時(shí)滿足利用的需求。當(dāng)文件不再被需要，它們應(yīng)當(dāng)根據(jù)相關(guān)法律和相關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的批準(zhǔn)恰當(dāng)?shù)靥幹?。生成和管理電子文件的架?gòu)基礎(chǔ)是澳大利亞國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)ASISO 15489《文件管理》，為了給部門提供細(xì)節(jié)指導(dǎo)，ADRI同時(shí)也制定了或正在制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、政策和指南。所有這些成果都基于ADRI總體戰(zhàn)略和ASISOl5489。

(二)在文件形成機(jī)關(guān)和檔案館保存電子文件

文件形成機(jī)關(guān)和檔案館應(yīng)積極地保存為了政府利用和未來研究的需要所留存的電子文件。然而政府部門常常無法很好地適應(yīng)數(shù)字保管系統(tǒng)和相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的變化。而大部分部門必須使用跨越幾代的兼容性較差的硬件和軟件。

ADRI的成員們關(guān)注著這一問題相關(guān)的其他國(guó)際研究。動(dòng)議的研究表明，電子文件長(zhǎng)期保管最好的策略是，將它們標(biāo)準(zhǔn)化成一個(gè)穩(wěn)定的格式。將業(yè)務(wù)軟件程序中生成的電子郵件、電子數(shù)據(jù)表、文字處理系統(tǒng)文件等文件轉(zhuǎn)化一種穩(wěn)定的長(zhǎng)期保存形式并以之存儲(chǔ)，如可以選擇基于XML的標(biāo)準(zhǔn)格式。

(三)向檔案館移交電子文件

當(dāng)政府文件需要轉(zhuǎn)化為檔案時(shí)，它們應(yīng)當(dāng)移交給檔案保管庫(kù)。移交的政策和程序依照有關(guān)檔案部門的指導(dǎo)

方針制定。

(四)利用電子文件和檔案

一旦電子文件轉(zhuǎn)化為檔案形式，其副本可以通過各種形式提供給部門和公眾利用者，如通過國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)。同時(shí)，公眾對(duì)檔案的利用受各地法規(guī)的規(guī)范，因此可利用基于標(biāo)準(zhǔn)的在線搜索設(shè)備和檔案數(shù)據(jù)庫(kù)開展利用服務(wù)。

ADRI生成的標(biāo)準(zhǔn)、工具、模型都將歸為這四個(gè)方面。

四、工作機(jī)制

(一)管理組織與責(zé)任

ADRI下設(shè)的機(jī)構(gòu)有理事會(huì)、籌劃指導(dǎo)委員會(huì)、ADRI全體會(huì)議、項(xiàng)目研究小組、秘書處，機(jī)構(gòu)間相互合作，各有分工。

1、理事會(huì)

理事會(huì)的成員與CAARA成員相同，并隨機(jī)邀請(qǐng)其他組織參與其中。理事會(huì)主要負(fù)責(zé)主持ADRI，掌握著ADKI最主要的權(quán)利，為動(dòng)議提供全面的指導(dǎo)，解決將會(huì)出現(xiàn)的沖突和問題。

2、籌劃指導(dǎo)委員會(huì)

籌劃指導(dǎo)委員會(huì)負(fù)責(zé)管理具體事務(wù)，為CAARA提供戰(zhàn)略性意見。其成員來自維多利亞公共文件辦公室、澳大利亞國(guó)家檔案館，成員們具有數(shù)字保管、信息技術(shù)和信息管理的專業(yè)技能。

3、ADRI全體會(huì)議

ADRI全體會(huì)議兩年召開一次，與會(huì)人員有項(xiàng)目管理人、技術(shù)課題領(lǐng)導(dǎo)人和ADRI籌劃指導(dǎo)委員會(huì)。會(huì)議的目標(biāo)是：信息交流、商討有關(guān)問題和更新項(xiàng)目成果。

4、項(xiàng)目研究小組

成員機(jī)構(gòu)與籌劃指導(dǎo)委員會(huì)達(dá)成協(xié)議后，可發(fā)起項(xiàng)目，并成立項(xiàng)目研究小組。項(xiàng)目發(fā)起機(jī)構(gòu)派出一位項(xiàng)目管理人，由該項(xiàng)目管理人負(fù)責(zé)項(xiàng)目的日常事務(wù)，適時(shí)召開項(xiàng)目小組會(huì)議，確保項(xiàng)目成果及時(shí)交付。

5、秘書處

秘書處負(fù)責(zé)召開籌劃指導(dǎo)委員會(huì)，起草議事日程和會(huì)議記錄，維護(hù)文件、信息和資源，以及ADRI和ADRI網(wǎng)站的連接。

(二)運(yùn)作規(guī)范

所有ADRI成員都要遵循以下要求：支持ADRI的共同目標(biāo)；開發(fā)和頒布一個(gè)未來10年的數(shù)字保管策略；為數(shù)字保管相關(guān)活動(dòng)開發(fā)一個(gè)執(zhí)行計(jì)劃；為數(shù)字保管動(dòng)議確定一個(gè)主要聯(lián)系人；致力于各盡其責(zé)(包括預(yù)算的保證)；致力于分享在數(shù)字保管工具的實(shí)際應(yīng)用中得到的知識(shí)和專業(yè)技能；ADRI成員間共享關(guān)于數(shù)字保管的所有研究。

(三)風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制

所有的ADRI項(xiàng)目都應(yīng)當(dāng)有一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)分析和風(fēng)險(xiǎn)管理策略。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性，ADRI目標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)按高到低為：

1、ADRI成員提供的資源不足以確保ADRI可交付成果的研究；

2、信息技術(shù)市場(chǎng)轉(zhuǎn)入一個(gè)不同的競(jìng)爭(zhēng)趨勢(shì)；

3、科技發(fā)展過快，ADRI小組無法生產(chǎn)滿足科技變化的可交付工具；

4、共同研究失敗，不同行政轄區(qū)向不同、競(jìng)爭(zhēng)的方向發(fā)展。

(四)利益相關(guān)者

ADRI擁有眾多的利益相關(guān)者，以成員代表的政府、成員機(jī)構(gòu)自身及其職員、他們服務(wù)的政府機(jī)構(gòu)為主體。其他的利益相關(guān)者包括：公眾、團(tuán)體或部門的文件利用者；信息管理、文件管理、檔案和信息技術(shù)領(lǐng)域的專家；政府公職官員和部長(zhǎng)；標(biāo)準(zhǔn)制定組織，如國(guó)際檔案理事會(huì)、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織和澳大利亞標(biāo)準(zhǔn)化組織；學(xué)校、圖書館、相關(guān)專業(yè)研究者和國(guó)際研究動(dòng)議。ADRI謀求和利益相關(guān)者的廣泛合作。

五、進(jìn)展及成果

ADRI按照形成和管理電子文件、向檔案館移交電子文件、利用電子文件和檔案這樣四個(gè)部分組成的框架，開發(fā)一系列的戰(zhàn)略工具、指南、最佳實(shí)踐手冊(cè)和通用規(guī)范，以在整個(gè)成員的行政轄區(qū)范圍內(nèi)使用。根據(jù)2009年業(yè)務(wù)計(jì)劃，ADRI項(xiàng)目類型主要有五種：戰(zhàn)略工具、公共標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范、指南和最佳實(shí)踐手冊(cè)、數(shù)字文件保管工具和基礎(chǔ)設(shè)施工具。目前已交付項(xiàng)目10項(xiàng)，在研項(xiàng)目14項(xiàng)，完整清單如下表所示。

在上述所有成果中，2005年ADRI與國(guó)際檔案理事會(huì)(ICA)合作的《電子化辦公環(huán)境下文件的規(guī)范和功能需求》最為引人關(guān)注，共包括三個(gè)模塊：《規(guī)范概述》、《電子文件管理系統(tǒng)的指導(dǎo)方針和功能需求》、《業(yè)務(wù)系統(tǒng)

中文件的指導(dǎo)方針和功能需求》。2008年，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)成為ICA標(biāo)準(zhǔn)，ICA通過快速通道提交給國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織(ISO)。今年6月份，該標(biāo)準(zhǔn)中第一、三模塊已經(jīng)獲得ISO投票通過，這意味著其即將成為國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)。