論檔案館知識管理的人力資源整合

付立宏

摘要：人是檔案館知識管理活動中最為重要的因素。檔案館知識管理活動中的人力資源整合包括三個方面：檔案館員工招聘整合、檔案館員工結(jié)構(gòu)整合和檔案館員工團(tuán)隊(duì)整合。

關(guān)鍵詞：知識管理檔案館人力資源整合

當(dāng)代管理學(xué)大師PeterF.Drucker曾經(jīng)指出：“領(lǐng)導(dǎo)人花在人的管理與進(jìn)行人事決策上的時間，應(yīng)當(dāng)遠(yuǎn)超過花在其他工作上的時間，因?yàn)?，沒有任何別的決策所造成的后果及影響，會像人事決策與管理上出現(xiàn)的錯誤那樣持久而又難以消弭?！彼_爾坦·科馬里也坦言：“成功的組織變革取決于員工的才能?！笨梢?，人的因素在管理活動中占有舉足輕重的地位。對于檔案館知識管理而言，人也是其中最為重要、最具有能動性的因素。正因?yàn)槿嗽跈n案館知識管理中居于特殊的地位，因此應(yīng)加強(qiáng)對人的管理，其重要舉措之一就是科學(xué)地整合檔案館人力資源。檔案館人力資源的整合涉及三個方面，即招聘整合、結(jié)構(gòu)整合和團(tuán)隊(duì)整合。

一、檔案館員工招聘整合

知識管理與知識員工分不開。PeterF.Drucker認(rèn)為，知識員工一般包括專業(yè)人員、管理人員和技術(shù)人員。按照該定義，檔案館絕大部分員工都應(yīng)被視為知識員工。然而，檔案館員常常不被作為知識員工對待，其在知識管理方面的貢獻(xiàn)和價(jià)值常遭人小覷。事實(shí)上，檔案館員經(jīng)常充當(dāng)隱蔽的知識中介，聯(lián)系在人與人之間和人與檔案之間，把知識的所有者和知識的需求方聯(lián)系在一起，為有效的知識市場的形成發(fā)揮著重要作用，只是難以測量他們創(chuàng)造的效益。因此，首先應(yīng)該為檔案館員正名，切實(shí)將大部分檔案館工作者定位為知識員工。緊隨其后的問題是：檔案館知識員工從何而來?自然是招聘。

招聘是整合檔案館員工的第一個環(huán)節(jié)，也是一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，因?yàn)檎衅冈诤艽蟪潭壬夏軌驔Q定檔案館人力資源隊(duì)伍的素質(zhì)。PeterF.Drucker指出，組織招聘員工時應(yīng)遵循下列五個步驟：仔細(xì)推敲任命，著眼于一定數(shù)目的潛在的合格人才，認(rèn)真考慮該如何看待這些候選人，與幾個曾與候選人一起工作過的人討論每一位候選人，確保任命人了解職位。薩爾坦·科馬里認(rèn)為，一個知識驅(qū)動型組織應(yīng)該尋找具有下列特點(diǎn)的人：有才華；熱愛挑戰(zhàn)，喜歡嘗試；有理想，有價(jià)值觀；愿意分享經(jīng)驗(yàn)和內(nèi)隱知識；尊重同事；有能力與合作伙伴和客戶建立關(guān)系；愿意更新技術(shù)和學(xué)習(xí)新技術(shù)；行事靈活。應(yīng)當(dāng)說，這些學(xué)者的見解很深刻，且富有啟發(fā)意義。我們認(rèn)為，檔案館在招募知識員工的時候，應(yīng)該綜合權(quán)衡以下因素：

第一，核心價(jià)值觀。檔案館的核心價(jià)值觀應(yīng)是“合法地、最大限度地為用戶提供其所需的檔案信息”。由于檔案館是公益性服務(wù)機(jī)構(gòu)，類似于“清水衙門”，因此其生存在很大程度上靠價(jià)值觀的維系以及館員對價(jià)值觀的認(rèn)同，共同的價(jià)值觀是把檔案館所有員工聯(lián)系到一起的精神紐帶。

第二，知識水平。古人云：“才者，德之資也”。只有達(dá)到相當(dāng)?shù)闹R水平，才能在檔案館知識管理活動中大顯身手。

第三，內(nèi)選與外聘。檔案館空缺或新增的職位是否能吸引人，取決于它能否為個人的發(fā)展和晉升提供充分的機(jī)會，這一點(diǎn)對知識員工尤為重要。受其影響，檔案館的招聘政策之一就是內(nèi)選與外聘之間的權(quán)衡和選擇。內(nèi)選是從檔案館內(nèi)部選拔合適的人來補(bǔ)充空缺或新增的職位；外聘則是檔案館從外部聘用“空降兵”，來緩解人力資源短缺問題或達(dá)成檔案館儲備特定人才的戰(zhàn)略目的。通過外聘，新員工可以將新想法、新思路和新方法帶到檔案館，更為重要的是，一些優(yōu)秀的信息技術(shù)人才和檔案館管理專家能將技術(shù)知識、管理經(jīng)驗(yàn)等無形資產(chǎn)帶到檔案館中來，促成檔案館的成功。此外，外聘的人才也可以在無形中給檔案館原有的員工施加壓力，形成危機(jī)意識，激發(fā)他們的斗志和潛能，產(chǎn)生類似“鯰魚效應(yīng)”的效果。當(dāng)然，外聘方式也存在不足：由于信息不對稱，往往造成篩選難度的提高以及成本的增大，甚至出現(xiàn)“背向選擇問題”，從而背離檔案館招聘的價(jià)值觀和宗旨；外聘進(jìn)來的人員可能出現(xiàn)類似“水土不服”的現(xiàn)象，無法融入到檔案館文化中去，從而使檔案館淪為外聘員工職業(yè)發(fā)展中的“中轉(zhuǎn)站”。這就需要把握好內(nèi)選與外聘之間的平衡點(diǎn)。

第四，內(nèi)在吸引與外在吸引。在招聘知識員工的過程中，檔案館主管可能出于急切網(wǎng)羅到高素質(zhì)的職位候選人的考慮，有意無意地夸耀檔案工作；同時，求職者對即將從事的工作可能抱有不切實(shí)際的幻想，急于將自己優(yōu)秀的一面展現(xiàn)給招聘方。這樣，雙方在發(fā)送了不真實(shí)的信息的同時，也都接收到對方所提供的不真實(shí)的信息。結(jié)果招聘方可能無法判斷求職者真實(shí)的職業(yè)目標(biāo)，求職者對未來受雇傭的檔案館也形成了美好但不現(xiàn)實(shí)的印象。一旦進(jìn)入檔案館，一些知識員工尤其是年輕的大學(xué)生，就會受到現(xiàn)實(shí)的沖擊，不安心工作。在招聘時解決上述問題的途徑之一是真實(shí)工作預(yù)覽，即檔案館在吸引應(yīng)聘者的時候，不僅宣揚(yáng)檔案館好的一面，同時也讓應(yīng)聘者了解檔案館的困難和弱點(diǎn)，以便應(yīng)聘者對檔案館、對即將從事的工作有一個客觀全面的印象，減少日后因此而跳槽的幾率。

二、檔案館員工結(jié)構(gòu)整合

檔案館員工群體是個多維、多層次的復(fù)雜結(jié)構(gòu)系統(tǒng)。檔案館員工群體的合理結(jié)構(gòu)，也就是各種不同員工的合理組合。從人才結(jié)構(gòu)角度整合員工，能使檔案館員工群體的整體效能大于各個員工作用之和，即1+1>2，使檔案館員工群體的整體效能達(dá)到最佳狀態(tài)。一般來說，檔案館員工結(jié)構(gòu)整合應(yīng)從以下幾方面著手：

第一，能級結(jié)構(gòu)。檔案館員工群體里應(yīng)有高級、中級、初級不同能級的人才，并有一個合理的比例。

第二，智能結(jié)構(gòu)。檔案館員工群體應(yīng)由不同智能類型的員工組成，并有合理的比例。人才的智能類型常見的有組織型、創(chuàng)造型(開拓型)和再現(xiàn)型。

第三，年齡結(jié)構(gòu)。檔案館員工群體的年齡結(jié)構(gòu)，應(yīng)由“老馬識途”的老年、“中流砥柱”的中年以及“朝氣蓬勃”的青年構(gòu)成一個具有合理比例的綜合體，并處于不斷發(fā)展的動態(tài)平衡之中。合理的年齡結(jié)構(gòu)通常應(yīng)是金字塔型或?qū)毢J型。

第四，源緣結(jié)構(gòu)。組成檔案館員工群體的各種人才應(yīng)來自“五湖四?！?，即來自不同地區(qū)、不同單位，同時也要有個合理結(jié)構(gòu)，因?yàn)槿瞬诺慕M合與動植物界的近親繁殖和遠(yuǎn)緣雜交的結(jié)果有類似之處。人才的“近親繁殖”(如單純從本檔案館選拔干部、單純從某所高校的檔案學(xué)專業(yè)招募畢業(yè)生)很容易形成門戶之見，對提高檔案館群體的活力和整體效能沒好處。人才的“遠(yuǎn)緣雜交”(如從多個地區(qū)、多所學(xué)校引進(jìn)人才)則能使檔案館員工群體富有旺盛的生命力。

三、檔案館員工團(tuán)隊(duì)整合

Thomas H.Davenport教授指出：“有時擁有彼此互補(bǔ)知識的人會組成一個團(tuán)隊(duì)，這個團(tuán)隊(duì)的形成往往是通過共享工作經(jīng)驗(yàn)、興趣和目標(biāo)而形成的，管理者應(yīng)該把這些松散的團(tuán)隊(duì)看作財(cái)富，并且鼓勵其向更好的方向發(fā)展?！眻F(tuán)隊(duì)力量與生命力已為世人所接受，任何優(yōu)秀個體都無法與組織縝密的團(tuán)隊(duì)對抗。為什么團(tuán)隊(duì)的力量如此強(qiáng)大?關(guān)鍵在于團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)。團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)的突出特點(diǎn)是存在著互相啟發(fā)、互相激勵的互動過程，一個人的體悟可以逐漸遞升為組織知識，一個人的智慧可以逐漸演進(jìn)為組織智能，從而發(fā)揮出系統(tǒng)的非加和性效能。團(tuán)隊(duì)通常可分為功能團(tuán)隊(duì)、解決問題團(tuán)隊(duì)、功能交叉團(tuán)隊(duì)、自我管理團(tuán)隊(duì)與虛擬團(tuán)隊(duì)五種類型。聯(lián)系現(xiàn)階段檔案館的實(shí)際，可成立如下幾種團(tuán)隊(duì)：

第一，成立學(xué)術(shù)研究群體。檔案館工作人員可根據(jù)學(xué)術(shù)研究需要自發(fā)或自覺地成立各種學(xué)術(shù)研究群體，如課題組、學(xué)術(shù)沙龍、檔案研究所等。這些群體是培養(yǎng)學(xué)術(shù)人才、深化學(xué)術(shù)研究的一種特殊土壤，對于提高檔案館員工群體質(zhì)量和提升檔案館知識服務(wù)水平大有裨益。

第二，設(shè)立委員會?？筛鶕?jù)工作性質(zhì)與任務(wù)，成立一些常設(shè)性委員會，以團(tuán)隊(duì)形式開展工作。這類團(tuán)隊(duì)可由同一部門人員組成，也可以跨部門組成，通過把不同學(xué)科背景和能力的人有機(jī)結(jié)合起來，共同解決單憑一個人的力量無法解決的問題，如檔案信息咨詢、數(shù)字檔案館建設(shè)中的問題。

第三，建立質(zhì)量改進(jìn)團(tuán)隊(duì)。這類團(tuán)隊(duì)通常由來自同一部門或跨部門的檔案館員組成，有時也可包括讀者和立檔單位的工作人員。團(tuán)隊(duì)的主要任務(wù)是提出需改進(jìn)的業(yè)務(wù)流程或需解決的關(guān)鍵問題，團(tuán)隊(duì)成員定期聚會，利用已掌握的各種工具和技能，分析問題，解決問題。例如針對檔案保護(hù)工作，可成立檔案保護(hù)質(zhì)量改進(jìn)小組。

第四，構(gòu)建虛擬團(tuán)隊(duì)。虛擬團(tuán)隊(duì)是借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和現(xiàn)代通信技術(shù)，以共同目標(biāo)和任務(wù)為導(dǎo)向，跨越空間和時間而組成的以核心團(tuán)隊(duì)為中心的虛擬結(jié)合體。它一般由專家組成，專家運(yùn)用自身的知識相互協(xié)作，解決復(fù)雜問題以滿足讀者需要。如檔案館可以本館咨詢?nèi)藛T為主體，同時吸收館外部分相關(guān)學(xué)科專家為虛擬隊(duì)員，組成檔案咨詢虛擬團(tuán)隊(duì)，通過網(wǎng)絡(luò)為身處異地的讀者提供檔案咨詢服務(wù)。

但是，不管哪一種類型的檔案館團(tuán)隊(duì)，都要符合以下幾點(diǎn)要求：信息共享，根據(jù)工作需要分配任務(wù)，為別人的利益著想，允許別人的最大利益偶爾取代自己的利益，直接迅速地處理沖突，關(guān)注并鼓勵每個人的業(yè)績。