能本管理與新時期檔案館文化建設

黃二衛(wèi)

摘要：隨著知識經(jīng)濟時代的到來，檔案館已經(jīng)從單純保管檔案資料的庫房變?yōu)槊嫦蛏鐣凸姷男畔⒎栈?。這也就對檔案從業(yè)人員提出了更高的要求，要求其擔負起深入研究檔案文化需求、有針對性地加工并提供檔案信息產(chǎn)品與服務的重任。檔案館和檔案人員如何應對這一挑戰(zhàn)，筆者認為檔案館應該從建立和完善能本管理機制入手，指導培養(yǎng)員工的能力，積極營造與能本管理相適應的檔案館文化，促進檔案事業(yè)的長遠發(fā)展。

關(guān)鍵詞：能本管理檔案館文化

21世紀是以知識、智力和創(chuàng)新能力為基礎(chǔ)的知識經(jīng)濟時代。新時期，檔案館如何順應時代的發(fā)展，以先進的管理理念為指導培養(yǎng)員工能力、持續(xù)推進檔案館文化建設已經(jīng)成為擺在未來檔案館管理者面前的新課題。

一、能本管理

是檔案館管理工作的新要求

西方管理理論將人性理論的發(fā)展分為物本(以物為本)管理、人本(以人為本)管理和能本(以人的能力為本)管理三個階段。能本管理作為一種全新的管理理念越來越多地受到社會的普遍重視，已經(jīng)成為人類社會跨入21世紀后的管理理論的發(fā)展趨勢，對未來的檔案館管理工作也勢必產(chǎn)生很大的影響c

1.從“物本管理”到“人本管理”

傳統(tǒng)的檔案館“重藏輕用”，只起著庫房作用。檔案工作人員從屬于檔案實體，甚至被等同于保管檔案的工具，個人根本沒有太多的主觀能動空間。在一些檔案館，檔案工作者甚至還不如檔案館的機器設備受重視。長期的“以物為本”直接導致了檔案工作在社會上普遍不受重視，檔案工作者也因此缺乏事業(yè)心和成就感。在檔案人長久不懈的努力下，現(xiàn)在的檔案館已經(jīng)初步擺脫了“物本管理”的重重束縛，許多檔案館已經(jīng)不再是神秘冷清的保管禁地，而已經(jīng)發(fā)展成為主動服務公眾的文化窗口。隨著檔案工作在社會中所扮演的角色越來越重要，檔案工作者的身心健康、思想感情也得到了更多的關(guān)注，“以人為本”逐漸成為檔案工作的主流理念。

2.從“人本管理”到“能本管理”

然而在知識經(jīng)濟時代，以人為本的管理又有其歷史局限，未把人的實踐創(chuàng)新能力這一人性的根本內(nèi)容凸現(xiàn)出來，未能看到人的能力在確立和實現(xiàn)人的主體性及其價值中的基礎(chǔ)地位，因而未能認識到以人的能力為核心內(nèi)容的人力資源的價值?，F(xiàn)代檔案館也同樣受困于人本管理的諸多通病：在很多人眼里，檔案工作是一份不需要太多技能的清閑職業(yè)，所以在檔案館聘用、選拔工作人員時，常常要受到各種關(guān)系人情的影響，難以保證選用的人員能夠滿足工作的需要；有些單位工作作風渙散，當有人遲到、早退或在工作時間吃零食、上網(wǎng)聊天、打游戲、做私活時，沒人管也沒有人愿意管；當職工違犯管理制度時，管理者礙于情面，難以懲處到位。隨著信息技術(shù)在檔案工作中的廣泛應用，檔案館越來越需要大量精通計算機管理、檔案管理、外語聽說讀寫技能的復合型人才，檔案人員的能力開發(fā)、培養(yǎng)問題備受關(guān)注。能本管理被提上日程。

3.能本管理

所謂能本管理，就是以人們提升能力、發(fā)揮能力作為管理思想的理論基礎(chǔ)，提倡能力本位，以人的能力作為管理的核心，采取有效方法，把提升個人能力與組織目標協(xié)調(diào)一致，激發(fā)人們最大限度地提升并發(fā)揮能力，實現(xiàn)能力價值的最大化，在個人提升能力、發(fā)揮能力改造世界的自我實現(xiàn)過程中，實現(xiàn)組織發(fā)展的目標以及組織創(chuàng)新。

二、營造適應能本管理的檔案館文化

能本管理理念體現(xiàn)在檔案館的實際工作中更重要的是營造能本管理的檔案館文化。具體說來，就是要營造和諧嚴謹?shù)墓ぷ魑幕⑾嗷ゴ龠M的學習文化、寬松活潑的創(chuàng)新文化、公平開放的發(fā)展文化，使檔案工作人員和檔案館目標一致，共同發(fā)展。

1.和諧嚴謹?shù)墓ぷ魑幕?/p>

對檔案館來說，大多數(shù)工作都需要團體協(xié)作才能完成，員工的個人行為、意識與修養(yǎng)程度都直接影響著工作氛圍的形成，工作氛圍好壞直接影響著檔案館整體工作。好的工作氛圍，人與人之間的關(guān)系應該是和諧的、融洽的，即使工作中出現(xiàn)意見和分歧，每個人仍能夠以一種尊重和關(guān)心他人的心態(tài)去主動溝通。此外，好的工作氛圍也應該是嚴謹有序的。每個人都能按照崗位職責和工作流程主動開展自己的工作，當工作出現(xiàn)疏漏時，會有人自覺補位。在和諧嚴謹?shù)墓ぷ魑幕諊拢瑔T工能心情舒暢、滿腔熱情地投入工作，為檔案館創(chuàng)造最大價值。

2.相互促進的學習文化

知識經(jīng)濟時代是一個需要不斷學習的時代。與以往相比，檔案工作的內(nèi)容與方式已經(jīng)發(fā)生了翻天覆地的變化，僅靠經(jīng)驗很難解決檔案館自身建設的新問題。除了鼓勵員工自主學習，檔案館更應該努力為員工營造能夠相互學習的組織文化氛圍?！叭诵校瑒t必有我?guī)煛?，在工作中向能力出眾的同事學習是提高業(yè)務技能的有效途徑。通過倡導員工相互學習，從而達到全面提升檔案館工作人員整體素質(zhì)的目的。

3.寬松自由的創(chuàng)新文化

能本管理的核心是培養(yǎng)員工的創(chuàng)新能力，這就需要檔案館為員工提供寬松自由的創(chuàng)新環(huán)境。管理者應該適度授權(quán)，給每個員工一定的自由創(chuàng)造空間，讓他們在不違背工作原則的前提下，按照自己的想法和方式去工作。只有這樣，才有利于每個員工最大限度地發(fā)揮自己的想像力和創(chuàng)造力，突破成規(guī)，積極創(chuàng)新。其次要允許員工在一定的范圍內(nèi)犯錯，鼓勵員工從失敗中總結(jié)教訓、積累經(jīng)驗。由于有嚴謹有序的工作程序和崗位職責作前提，自由寬松的環(huán)境不僅不會讓員工放任自流，反而有利于培養(yǎng)員工的責任感、自信心、組織能力和應變能力。

4.公平開放的發(fā)展文化

良好的個人發(fā)展環(huán)境是人才潛能發(fā)揮的潤滑劑。與物質(zhì)待遇相比，員工往往更看重是否擁有在工作中不斷發(fā)展自己的機會。能本管理強調(diào)以能力作為決定員工任用和選拔的主要因素，這就要求檔案館努力營造公平開放的用人環(huán)境，為員工職業(yè)生涯發(fā)展提供保障。

三、建立、健全檔案館能本管理機制

要營造能夠適應能本管理要求的檔案館文化，就必須建立和完善檔案館能本管理機制，包括崗能匹配機制、人才流動機制、結(jié)構(gòu)功能機制、時效激勵機制等。

1.崗能匹配機制

管理學家泰勒說過，只要工作對員工是適合的，他就是第一流的工人。潛能開發(fā)中一個重要的機制是個人能力與崗位相匹配，通過崗能匹配達到開發(fā)潛能的理想效果。崗能匹配機制要求檔案館工作人員與工作崗位相匹配，包括三層意思：一是每個崗位都有特定要求與相應的報酬；二是一個人要想勝任某一個崗位，就應當具備相應的知識與技能；三是工作報酬與個人努力程度相匹配。崗能匹配可以增強檔案館對檔案工作人員的吸引力，激勵他們不斷提高工作業(yè)績，開發(fā)工作潛能，使檔案館形成一個充滿活力的系統(tǒng)。

2.人才流動機制

經(jīng)濟學中有一個著名的鯰魚效應，原指在裝有沙丁魚的運輸船上放上幾條鯰魚，為了防止被鯰魚吃掉，沙丁魚只得快速游動，由此獲得了更大的生存機會。后指在工

作中引入競爭機制，使員工產(chǎn)生危機感，從而激發(fā)組織活力。將其運用到檔案館中便是人才流動機制。檔案館中的員工如果能橫向流動、縱向流動，能左能右、能上能下，崗位互動、擇優(yōu)上崗，就可以形成工作經(jīng)驗與工作方法的交流效應，形成不同信息、觀念和思想的交流，同時使員工對工作產(chǎn)生新鮮感、使命感、滿足感，使組織機構(gòu)增添活力，形成開放性的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)。相反，如果一個檔案館沒有一定比例的員工流動，那么人的潛能就會被封閉，創(chuàng)造性就會被禁錮，檔案館就會進入遲滯發(fā)展甚至死亡狀態(tài)。現(xiàn)在，有很多檔案館已經(jīng)意識到這一點，并采取了相應措施。以重鋼檔案館為例，為了促進員工的內(nèi)部流動，在原有行政主崗位之外增設了以專項工作中心為形式的輔助崗位，形成了主輔崗結(jié)合的人才流動機制，人才的跨崗位流動成為現(xiàn)實，在實踐中取得了很好效果。

3.結(jié)構(gòu)功能機制

眾所周知，同樣的物質(zhì)，由于原子結(jié)構(gòu)和排列方式的不同可以有截然不同的表現(xiàn)形式。同樣的檔案館，假設資源相同、軟硬件條件接近，人才量也差不多，但由于機構(gòu)設置不同，工作程序的不同，其工作效率、人力資源的開發(fā)使用程度以及檔案館的綜合實力也會有很大不同。在知識經(jīng)濟時代，扁平化管理受到普遍重視，檔案館也應該減少管理層次，細化工作流程，通過建立和完善檔案館結(jié)構(gòu)功能機制，使能本管理在實踐中發(fā)揮應有的作用。

4.時效激勵機制

激勵有一個時效問題，實踐經(jīng)驗表明，激勵出現(xiàn)在員工最佳年齡區(qū)域，即人才能力發(fā)展的上升階段、黃金階段，其成果幾率增長最快；如果錯過這一時期，激勵的功效就會較差，激勵成本就會較大。此外，每個員工的一生都有一個時效激勵問題，在檔案館每年的工作內(nèi)容中，具體到每個工作項目，在其動態(tài)進程中也有一個時效激勵問題，激勵點把握得好，就會促進工作項目的順利推進落實，反之，則起不到應有作用，有時還可能起到負作用。

在建立、健全檔案館能本管理機制的基礎(chǔ)上著力營造以“能本”為核心的檔案館文化體系，有利于在檔案館內(nèi)部形成崇尚能力、支持創(chuàng)造活動又能互相尊重的價值觀念；有利于增加檔案館內(nèi)部結(jié)構(gòu)和制度的彈性，使個人活動范圍增大。檔案工作人員處在這樣一種文化環(huán)境中，創(chuàng)造潛能更容易被激發(fā)而活躍起來，獲得超常的釋放和發(fā)揮，以此激發(fā)整個檔案館的活力。

總之，能本管理作為新時期管理工作的新理念，也同樣應該在檔案館管理工作中得到更多的重視和實踐。檔案館應該從建立和完善能本管理機制人手，積極營造與能本管理相適應的檔案館文化，促進檔案事業(yè)的長遠發(fā)展。