對國家重點(diǎn)檔案的預(yù)防性保護(hù)研究

張 敏

摘要：國家重點(diǎn)檔案是指國家綜合檔案館中具有永久保存價(jià)值的檔案文獻(xiàn)。對那些暫時(shí)沒有遭遇損毀危險(xiǎn)的國家重點(diǎn)檔案采取全面和系統(tǒng)的預(yù)防性保護(hù)措施，對于延長檔案壽命可以起到事半功倍的作用。本文所談的預(yù)防性保護(hù)措施主要包括三大方面：全面控制檔案保護(hù)環(huán)境；進(jìn)行預(yù)防性脫酸處理；全程跟蹤與質(zhì)量控制。

關(guān)鍵詞：檔案國家重點(diǎn)檔案預(yù)防性保護(hù)

國家重點(diǎn)檔案是指國家綜合檔案館中具有永久保存價(jià)值的檔案文獻(xiàn)。這部分檔案文獻(xiàn)作為人類文化遺產(chǎn)的重要組成部分，其物理安全情況近年來受到了國家檔案部門的高度重視，先后組織了國家重點(diǎn)檔案調(diào)查研究和搶救修復(fù)等浩大工程。

作為中華民族珍貴的文化財(cái)富，國家重點(diǎn)檔案尤其是那些面臨著損毀危險(xiǎn)的檔案文獻(xiàn)，受到這樣的重視和禮遇是理所應(yīng)當(dāng)?shù)?。這種重視和禮遇不僅僅包括對損毀檔案的搶救和修復(fù)，還包括對那些暫時(shí)沒有遭遇損毀危險(xiǎn)的重點(diǎn)檔案的預(yù)防性保護(hù)。這種預(yù)防性保護(hù)對于延長檔案壽命可以起到事半功倍的作用，是搶救和修復(fù)工作重要的前奏曲，是檔案保管和保護(hù)工作的重要組成部分。

一、全面控制檔案保護(hù)環(huán)境

檔案保護(hù)環(huán)境是指圍繞檔案保存和利用等各種環(huán)境相關(guān)因素的總和。具體包括庫房建筑及設(shè)備、庫房內(nèi)的環(huán)境條件(包括溫度、濕度、有害氣體、光線)和檔案在使用流通中所使用或與之相關(guān)的設(shè)備或所處的暫時(shí)環(huán)境條件(包括檔案利用、展覽、修復(fù)過程)。

一提到檔案保護(hù)環(huán)境，自然聯(lián)想到防火、防水、防盜、防光、防塵、防微生物、害蟲和嚙齒動(dòng)物(主要指鼠類)，保持恒溫恒濕，一般來說溫度為14℃—18℃，相對濕度為50％—65％。

一般來說，我國國家綜合檔案館庫房內(nèi)的環(huán)境已經(jīng)得到了較大的改善，基本符合保管要求。這里需要特別注意的是重點(diǎn)檔案離開庫房后所處的保管環(huán)境，如展覽、提供利用等。在氣候比較溫和的季節(jié)里，庫房內(nèi)外的溫度濕度差距較小，但是在寒冷的冬季和炎熱的夏日，庫房內(nèi)外的溫濕度有較大的差異。如果在這種情況下直接將重點(diǎn)檔案轉(zhuǎn)移到展覽或者提供利用場所，必然會(huì)使檔案經(jīng)歷較大的溫度和濕度變化。因此，在重點(diǎn)檔案出入庫以前應(yīng)該對它們進(jìn)行一些必要的處理。如在出庫和入庫之前設(shè)立一個(gè)緩沖間，以避免這種由于溫濕度的劇烈變化而引起的損害。

檔案保管環(huán)境不僅涉及到檔案庫房的選址，以及通風(fēng)、控溫、除濕等設(shè)備的配置，還包括檔案裝具的選擇和使用。

檔案裝具是指存放檔案的各種夾、盒、箱、柜、架等物品，按其作用的不同，可分為內(nèi)裝具與外裝具兩種。內(nèi)裝具有卷夾、卷皮、卷盒等。外裝具有箱、柜、架等。檔案裝具一般具有保護(hù)和方便利用檔案的雙重功能。

不論是內(nèi)裝具還是外裝具，都直接或間接接觸檔案實(shí)體，對檔案都存在不同程度的影響。企圖通過裝具促使檔案改變成分對檔案產(chǎn)生好的影響過于苛求，不大可能做到。但最起碼要求它們對檔案不產(chǎn)生壞的影響，更不能對檔案造成直接危害。制作外裝具的材料一般應(yīng)堅(jiān)固，不釋放對檔案有害的物質(zhì)，其表面防護(hù)材料尤為重要。內(nèi)裝具由于直接與檔案實(shí)體接觸，因此要求理應(yīng)更嚴(yán)，需要采取脫酸材料或者堿性材料制作。國家檔案局已經(jīng)出臺(tái)了《無酸檔案卷皮卷盒用紙及紙板》(DA／T24—2000)，給出了具體的測試標(biāo)準(zhǔn)，可以遵照執(zhí)行。

二、進(jìn)行預(yù)防性脫酸處理

調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，紙質(zhì)檔案酸化問題突出，應(yīng)引起足夠重視。根據(jù)李玉虎和車增亮的實(shí)驗(yàn)測試結(jié)果，當(dāng)紙張PH處于3—3.5時(shí)，已被水解、氧化為黑褐色碎片，完全失去使用價(jià)值，基本被毀。當(dāng)PH處于3.5—4.5時(shí)，紙張黑黃，一接觸即破碎，失去強(qiáng)度，無法挽救。當(dāng)PH處于4.5—5.0時(shí)，紙張焦黃，發(fā)脆。當(dāng)PH處于5.0—6.0時(shí)，紙張發(fā)黃變脆，如及時(shí)采取措施，還能維持一定耐久性。PH為6.0—6.5時(shí)，紙張發(fā)黃，也需及早采取措施。當(dāng)紙張PH處于6.5—8.5時(shí)，保存狀況較好(除毛邊紙因淀粉施膠，易被蟲蛀、發(fā)軟之外)。當(dāng)紙張PH處于8.5—9.5時(shí)，色灰白，稍微發(fā)脆。實(shí)際檢測結(jié)果表明，紙張變色、發(fā)脆、損毀程度與酸度存在線性關(guān)系。這是由于自然老化和加速老化時(shí)的化學(xué)反應(yīng)相似，自然老化時(shí)，紙張纖維素的主要化學(xué)反應(yīng)也是酸性水解反應(yīng)、堿性水解反應(yīng)和剝皮反應(yīng)、受熱及光催化的氧化反應(yīng)。因此，紙張PH處于6.5—8.5時(shí)，對其耐用性、耐久性均比較適宜，而且不利于霉菌生長。因此對酸性紙張進(jìn)行脫酸處理，很有必要。

在美國，任何一家保護(hù)部門都會(huì)有大型或小型的脫酸設(shè)備，脫酸是保護(hù)工作的主要任務(wù)，原因之一是他們認(rèn)為酸是導(dǎo)致紙張老化的最主要的原因，要想延長紙張的壽命，需要從根本上解決問題。

除了美國之外，加拿大國家檔案館、泰國檔案館、日本國會(huì)圖書館、法國國家圖書館都對檔案或者圖書進(jìn)行脫酸處理。其中，泰國檔案館保護(hù)技術(shù)部門對凡收集來要入庫保管的檔案，先經(jīng)過技術(shù)部門把關(guān)檢查，主要內(nèi)容是：采用試紙測試酸堿度(PH值測定)，酸度超過規(guī)定的就先去酸，然后進(jìn)行殺蟲和除霉，對損毀檔案提出修復(fù)意見。待這些工序結(jié)束后，便得到符合保管條件的檔案，移交庫房保管。

在我國，主要是對損毀檔案進(jìn)行托裱、去污、加固等修復(fù)工作時(shí)，同時(shí)進(jìn)行脫酸處理，提倡把多種修復(fù)技術(shù)集成于同一流程，步驟能減則減，能合并則合并，減少處理過程對檔案的損壞，提高修復(fù)效率和修復(fù)質(zhì)量。而對檔案事先進(jìn)行脫酸處理則是很少的。實(shí)際上，要求對所有紙質(zhì)檔案進(jìn)行脫酸處理是不現(xiàn)實(shí)的，或者說在相當(dāng)長的時(shí)間之內(nèi)是辦不到的。除了一批珍貴檔案可以考慮脫酸處理之外，大量紙質(zhì)檔案仍無法擺脫自身酸性的困擾。

三、全程跟蹤與質(zhì)量控制

這里主要談兩點(diǎn)：建立全面的保護(hù)檔案和開發(fā)新的檔案保護(hù)信息管理系統(tǒng)。建立保護(hù)檔案并不是一個(gè)新的提法。郭莉珠教授在其《檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)教程》(第二版)中就談到建立修復(fù)檔案。即從修復(fù)工作開始，應(yīng)建立起修復(fù)檔案。修復(fù)檔案就是將修復(fù)全過程的原始信息記錄下來，并進(jìn)行完整、系統(tǒng)的歸檔。修復(fù)檔案內(nèi)容可包含：修復(fù)原則、修復(fù)方法、修復(fù)材料、修復(fù)件在修復(fù)前后的狀態(tài)、修復(fù)中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)及修復(fù)出現(xiàn)的情況等。

這里所提到的保護(hù)檔案，除了包括修復(fù)檔案的內(nèi)容(以文字及照片的形式將檢查情況和處理措施記錄在案)之外，還包括下列內(nèi)容：

(1)檔案進(jìn)館時(shí)的物理狀態(tài)，包括其制成材料、耐久性、保存狀況；損毀情況(損毀位置、損毀原因、損毀程度的有關(guān)數(shù)據(jù))和修復(fù)建議(修復(fù)的時(shí)間和修復(fù)的緊急程度和修復(fù)的措施)。

(2)案卷質(zhì)量定期檢查的結(jié)果，即損毀情況和修復(fù)建議。

(3)每次調(diào)卷或者技術(shù)加工或者利用后的案卷物理狀態(tài)，包括損毀情況和修復(fù)建議。

對檔案實(shí)體保管的物理狀態(tài)的全程追蹤記錄的匯總和分析工作要由專業(yè)技術(shù)人員來進(jìn)行，這樣就保證了對重點(diǎn)檔案損毀情況的及時(shí)預(yù)測、及時(shí)發(fā)現(xiàn)和及時(shí)修復(fù)。此外，建立對每一卷冊檔案至少是重點(diǎn)珍貴檔案的全程保管和保護(hù)情況的規(guī)范記錄，并定期進(jìn)行匯總分析，一是便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并給出修復(fù)建議，做到對珍貴檔案的及時(shí)修復(fù)和保護(hù)。二是便于尋找檔案損毀規(guī)律，包括損毀的時(shí)間間隔和損毀的特點(diǎn)，為檔案的科學(xué)保護(hù)提供科學(xué)依據(jù)和參考。

在談到檔案保護(hù)信息管理系統(tǒng)的開發(fā)之前，先談?wù)劮▏鴩覉D書館開發(fā)的信息系統(tǒng)“MEMOREL”。它既有圖書分類、圖書物理狀況方面的信息，也有圖書保護(hù)方面的記載，比如圖書的紙質(zhì)狀況、封面狀況、裝幀情況等，記錄著每本圖書的質(zhì)量信息。

通過“MEMOREL”信息系統(tǒng)，能夠記錄、追蹤和記憶每一本書是否經(jīng)過處理以及處理的時(shí)間和方法。這樣，圖書從進(jìn)館之日起，不論流通到哪里，其質(zhì)量狀況都處在跟蹤之中。圖書館員一旦發(fā)現(xiàn)某書損壞嚴(yán)重，立即送交保護(hù)部門處理。在保護(hù)部門，通過“MEMOREL”可以查看有關(guān)該書處理的歷史記錄，并根據(jù)需要作相應(yīng)的處理。通過這種集成信息，保護(hù)部門對藏書質(zhì)量了如指掌，這對于研究如何延長圖書的使用年限有直接的幫助。

目前我國大部分的檔案信息管理系統(tǒng)中的檔案保管模塊，主要是對檔案保管庫房溫濕度和庫房安全性指標(biāo)的登記，功能包括：溫濕度登記、溫濕度報(bào)表、檔案庫房安全檢查登記、檔案庫房安全檢查報(bào)表。而對于檔案尤其是重點(diǎn)檔案的物理情況、損毀情況、修復(fù)情況等基本沒有給予記錄的機(jī)會(huì)和空間。實(shí)際上，對于重點(diǎn)檔案的物理情況的全程跟蹤記錄對于檔案的搶救和修復(fù)具有重要意義，既便于具體問題具體分析，又有利于掌握檔案的破損和搶救規(guī)律。同時(shí)，系統(tǒng)具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存、處理、查詢和提供利用的功能，這對于檔案保管和保護(hù)工作具有重大意義，因此，開發(fā)檔案保護(hù)信息管理系統(tǒng)具有重大現(xiàn)實(shí)意義。當(dāng)然，檔案保護(hù)信息管理系統(tǒng)的開發(fā)要基于檔案保管和保護(hù)工作的全面開展。只有實(shí)現(xiàn)了對重點(diǎn)檔案物理情況的全程跟蹤和質(zhì)量控制，開發(fā)檔案保管和保護(hù)信息管理系統(tǒng)才是有必要和有意義的，才能對檔案保管和保護(hù)工作起到推動(dòng)和促進(jìn)作用。