基于Java的高校檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

章 鄴

（鹽城師范學(xué)院 學(xué)報(bào)編輯部，江蘇 鹽城 224002）

基于Java的高校檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

章 鄴

（鹽城師范學(xué)院 學(xué)報(bào)編輯部，江蘇 鹽城 224002）

分析了高校檔案管理的要求，為實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、自動(dòng)化、流程化控制的檔案管理，采用Tomcat系統(tǒng)平臺(tái)結(jié)合數(shù)據(jù)庫(kù)相關(guān)技術(shù)設(shè)計(jì)了一個(gè)檔案管理系統(tǒng)。

ISO，檔案管理，數(shù)據(jù)庫(kù)，Java

1 引言

在當(dāng)今“用戶驅(qū)動(dòng)”的社會(huì)環(huán)境中，高校檔案的管理工作也在面臨著很大的革新，為了向?qū)W生以及教師提高優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，加強(qiáng)質(zhì)量管理、構(gòu)筑自身的質(zhì)量體系已是檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的必由之路。在檔案的數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中，檔案眾多的文檔管理工作是整個(gè)部門(mén)需要改革的重點(diǎn)內(nèi)容。

傳統(tǒng)的檔案、公文等文檔管理使檔案各部門(mén)在進(jìn)行信息發(fā)布或者傳輸中存在很多的問(wèn)題：1、紙張存儲(chǔ)形式，消耗大量耗材、空間且不易運(yùn)輸。文檔的生命周期無(wú)法控制，何時(shí)改版、何時(shí)廢止只能手工記載，且無(wú)法即時(shí)通知到相關(guān)人員。2、不符合文檔管理的相關(guān)規(guī)范，編號(hào)規(guī)則混亂，相關(guān)文檔操作的關(guān)聯(lián)、互斥無(wú)法把握。文檔版本變更原因沒(méi)有記載，既往變更歷史無(wú)法查閱，造成企業(yè)相關(guān)工藝改進(jìn)過(guò)程不可控。3、安全性極差，相關(guān)的紙質(zhì)文檔發(fā)布不可控，導(dǎo)致不同版本的文檔滿天飛。基本沒(méi)有加密技術(shù)應(yīng)用。

除了以上的問(wèn)題，其他還有很多與此相關(guān)的缺點(diǎn)，解決這種問(wèn)題或者缺點(diǎn)的最好的辦法就是搭建一個(gè)相應(yīng)文檔管理發(fā)布的平臺(tái)，而基于一個(gè)良好應(yīng)用系統(tǒng)平臺(tái)上的應(yīng)用系統(tǒng)就是遵循ISO9000規(guī)則的檔案ISO 文檔管理系統(tǒng)。［1］

作為一個(gè)設(shè)計(jì)良好的檔案管理系統(tǒng)，主要是針對(duì)以上的一些不足進(jìn)行改進(jìn)，對(duì)文檔的規(guī)范化、系統(tǒng)化進(jìn)行加強(qiáng)，確保企業(yè)的文檔管理、信息發(fā)布的通暢性以及安全性。

通過(guò)該系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)，可以使人治化管理成為制度化管理，提升管理水平，有效管制檔案內(nèi)部ISO文件的進(jìn)出；確保最新文件的執(zhí)行，文檔管理的電子化，加強(qiáng)部門(mén)內(nèi)部溝通與合作；實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，減少直接成本；紙張、復(fù)印耗材等；節(jié)約時(shí)間，提高工作效率。

2 系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)

2.1 系統(tǒng)設(shè)計(jì)思想

為了滿足高校檔案信息化的要求，該系統(tǒng)設(shè)計(jì)遵循目前軟件行業(yè)通行的業(yè)務(wù)邏輯與系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)分離的原則，分層式的實(shí)現(xiàn)方法不僅加強(qiáng)了整個(gè)產(chǎn)品的靈活性、可擴(kuò)展性，并且增強(qiáng)了系統(tǒng)模塊之間的獨(dú)立性，如果某個(gè)模塊層有改動(dòng)，并不會(huì)影響到其他模塊層，大大加強(qiáng)了整個(gè)產(chǎn)品的可維護(hù)性和靈活性。

2.2 系統(tǒng)模塊的概述

系統(tǒng)設(shè)計(jì)的首先是要做好相應(yīng)的模塊劃分?；贗SO文檔管理系統(tǒng)管理的需求，在規(guī)范化文檔內(nèi)容格式基礎(chǔ)上，將該系統(tǒng)劃分為四個(gè)部分如圖1所示，分別是文檔檢索功能模塊、文檔管理功能模塊、系統(tǒng)管理功能模塊以及幫助模塊信息。［2］

（1）文件檢索模塊——按條件檢索文件：檢索條件包括文件名稱（模糊檢索）、文件級(jí)別（精確檢索）、文件描述（模糊檢索）；

（2）文件管理模塊——按部門(mén)結(jié)構(gòu)管理文件：（部門(mén)結(jié)構(gòu)可通過(guò)系統(tǒng)管理的部門(mén)管理設(shè)置），具體操作包括文件的上傳、查看、刪除。

（3）系統(tǒng)管理模塊——主要實(shí)現(xiàn)部門(mén)管理、用戶管理、權(quán)限管理、文件級(jí)別管理。

（4）幫助模塊——主要提供系統(tǒng)相關(guān)幫助信息和系統(tǒng)屬性。

圖1 功能結(jié)構(gòu)圖

3 系統(tǒng)部分模塊的設(shè)計(jì)

3.1 系統(tǒng)管理模塊的設(shè)計(jì)

系統(tǒng)管理模塊是整個(gè)系統(tǒng)的核心，一般該模塊中的操作只能由系統(tǒng)管理員進(jìn)行，如工作人員需要有這方面的權(quán)力，則必須有管理員的授權(quán)才行。

系統(tǒng)管理模塊的模塊具體功能結(jié)構(gòu)如圖2所示，管理員通過(guò)登陸界面登錄進(jìn)主界面就可以進(jìn)入具體的系統(tǒng)管理的功能：系統(tǒng)管理模塊中共有四個(gè)子模塊：部門(mén)管理模塊，用戶管理模塊，權(quán)限管理模塊，文件級(jí)別管理模塊。［3］

圖2 系統(tǒng)管理模塊功能結(jié)構(gòu)圖

3.2 權(quán)限管理模塊

該模塊是所有模塊中最核心模塊，對(duì)文件和用戶進(jìn)行權(quán)限設(shè)置的，可以進(jìn)行如下操作：查看（default.jsp）、權(quán)限設(shè)置（qxiant.jsp）。［4］該模塊主要是對(duì)用戶的權(quán)限進(jìn)行設(shè)置的，可以設(shè)置用戶閱讀文件級(jí)別的權(quán)限，設(shè)置可以查看的內(nèi)容。實(shí)現(xiàn)權(quán)限管理模塊功能的源程序如下所示：

3.3 文件管理模塊的實(shí)現(xiàn)

檔案館文件管理模塊的功能中預(yù)先設(shè)置了五個(gè)部門(mén)：館長(zhǎng)辦公室、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)部，人事檔案部、學(xué)生檔案部、學(xué)校歷史檔案部，各部門(mén)各司其職。另外管理員可以根據(jù)需要增加和刪減相關(guān)職能部門(mén)。

4 系統(tǒng)測(cè)試

由于時(shí)間以及設(shè)備條件的限制，該系統(tǒng)沒(méi)有對(duì)全部信息及所有的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行測(cè)試，僅對(duì)小范圍用戶進(jìn)行了訪問(wèn)及對(duì)較小的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行了測(cè)試。［5］

測(cè)試過(guò)程：使用管理員用戶進(jìn)行登錄，查看文檔以及對(duì)文檔進(jìn)行修改、刪除或增加等操作，修改密碼，修改系統(tǒng)功能，添加用戶，修改用戶、部門(mén)、權(quán)限管理等信息，修改所有用戶信息。注冊(cè)部門(mén)用戶，使用部門(mén)用戶信息登錄，修改用戶名及密碼，查閱所在部門(mén)的信息，上傳文檔，查看文檔，刪除文檔。目標(biāo)是分別使用不同用戶登錄，進(jìn)行按規(guī)定程序操作，嘗試各個(gè)功能，檢測(cè)功能實(shí)現(xiàn)情況，檢測(cè)頁(yè)面生成情況及數(shù)據(jù)庫(kù)鏈接情況。

經(jīng)過(guò)測(cè)試，用戶功能基本實(shí)現(xiàn)，滿足應(yīng)用要求。但在頁(yè)面以及某些權(quán)限控制管理上還有待改進(jìn)和完善。

5 結(jié)束語(yǔ)

根據(jù)高校檔案管理的特點(diǎn)和問(wèn)題，我們?cè)O(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)了檔案ISO檔案管理系統(tǒng)，通過(guò)該系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)，解決了檔案內(nèi)部文件的格式化流通發(fā)布的問(wèn)題，同樣，該系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)，也對(duì)檔案及其他相關(guān)部門(mén)的數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)校園信息系統(tǒng)的整合提供了一個(gè)必要的基礎(chǔ)條件。

［1］Chad Darby，John Griffin，Pascal de Haan，etc.Beginning Java Networking（《Java 網(wǎng)絡(luò)編程指南》［M］.北京：電子工業(yè)出版社，2002：342.

［2］Subrahmanyam Allamaraju， Cedric Buest， John Davies，etc.Professional Java Server Programming J2EE 1.3 Edition（《J2EE 編程指南（1.3 版》）［M］.北京：電子工業(yè)出版社，2002：344.

［3］王路群.Java 高級(jí)程序設(shè)計(jì)［M］.北京：中國(guó)水利水電出版社，2006：233.

［4］趙毅.跨平臺(tái)程序設(shè)計(jì)語(yǔ)言——Java［M］.西安：西安電子科技大學(xué)出版社，2006：183.

［5］毛根生.文檔管理系統(tǒng)中的工作流技術(shù)［J］.浙江大學(xué)學(xué)報(bào)（ 工學(xué)版） ，2000（1）：60-64.

System Design of University File Management Based on Java

ZHANG Ye

(Editorial Department of Journal of Yancheng Teachers University,Yancheng 224002,China)

In this paper,the needs of university file management are analyzed.And a file management system is designed with the Tomcat platform of database for the standardization,automation,and process control of file management.

ISO;file management;database;Java

耿繼祥）

G271

A

1672-3708（2010）06-0009-03

2010-11-15；

2010-12-08

章 鄴（1980- ），男，江蘇鹽城人，助理館員。