打造高效辦公空間

創(chuàng)業(yè)者需要用有限的資金構(gòu)建高效的辦公空間，不僅能贏得客戶的信任，更能激發(fā)員工的創(chuàng)業(yè)、創(chuàng)新精神及工作熱情。

當(dāng)你簽下一份辦公室租賃合同時，你就是真的開始創(chuàng)業(yè)了。公司成立之初，辦公室方面的花費(fèi)可能會占創(chuàng)業(yè)成本的較大一塊，并且通常需要預(yù)支。創(chuàng)業(yè)畢竟不是盲目和草率的行為，為了最大限度地降低或避免風(fēng)險損失，商業(yè)計劃書中應(yīng)該包括辦公室規(guī)劃的內(nèi)容。辦公環(huán)境對員工的工作效率能產(chǎn)生直接影響，缺乏良好工作氛圍的辦公室甚至?xí)璧K創(chuàng)業(yè)的成功。

對于創(chuàng)業(yè)者而言，辦公室是你的第一張“名片”，對辦公室的裝修規(guī)劃也可以體現(xiàn)出創(chuàng)業(yè)者有沒有創(chuàng)業(yè)能力、善不善于花小錢辦大事。創(chuàng)業(yè)者需要用有限的資金構(gòu)建高效的辦公空間，不僅能贏得客戶的信任，更能激發(fā)員工的創(chuàng)業(yè)、創(chuàng)新精神及工作熱情。

如果你認(rèn)為辦公室裝修就是簡單地粉刷一下墻壁，鋪上地毯，放上幾張辦公桌椅就行了，那結(jié)果可能會讓你得不償失。簡單、隨便的辦公空間不僅會使辦公效率大打折扣，也可能說明你對公司的發(fā)展缺少理性而細(xì)致的規(guī)劃。當(dāng)然，創(chuàng)業(yè)公司的辦公室裝修不應(yīng)追求高檔奢華，但一定要合理預(yù)算、理性規(guī)劃，體現(xiàn)出行業(yè)特點(diǎn)和發(fā)展愿景，達(dá)到高效辦公的目的。

辦公空間要以人為本

辦公室環(huán)境，對在其中工作的成員從生理到心理都有一定的影響，從而影響工作效率。在20世紀(jì)90年代，美國微軟公司的程序員每個人都有一間11平方米左右的獨(dú)立辦公室，而且不分職位高低。Google的辦公室則到處安裝了晚會時用的熔巖燈，放著成箱的免費(fèi)可樂和糖果，還有組成公司LOG0的巨大彩色塑料球，員工甚至可以把寵物狗帶到公司，辦公空間的布置格外悠閑，氣氛相當(dāng)放松，電腦前除了椅子還有沙發(fā)，員工如果工作累了隨時可以躺下休息一會兒。這種充分尊重員工個性需求的辦公空間，無疑為微軟和Google獲得巨大成功提供了的重要條件。

一般來講，辦公空間的設(shè)計裝修有些基本原則，你最好找一家專業(yè)公司做整體規(guī)劃。盟樂港(國際)設(shè)計工程有限公司的項(xiàng)目總監(jiān)汪俊輝認(rèn)為，辦公室設(shè)計首先要在空間分割、空間布局、辦公家具、空間色彩等方面做出考慮。震旦有限公司辦公家具設(shè)計中心處長高日菖指出，辦公室設(shè)計特別是辦公家具的設(shè)計要體現(xiàn)出為人服務(wù)的基本原則，要想發(fā)揮出員工最大的工作效率，就要視員工為家人，照顧到他們的身體健康，比如辦公座椅要符合人體工程學(xué)，坐得舒適、不易疲憊；要想激發(fā)員工的創(chuàng)意和創(chuàng)造力，就應(yīng)該提供更為個性化辦公環(huán)境，包括在辦公室內(nèi)提供可以休息和娛樂減壓的空間。在創(chuàng)業(yè)公司里，員工通常面臨著高強(qiáng)度、高壓力的工作，應(yīng)更多地保障他們的健康，使其充滿活力、身心愉悅地工作。

辦公裝修的5個基本點(diǎn)

進(jìn)行裝修前，你最好是與辦公設(shè)計師進(jìn)行深入交流溝通，讓他明白企業(yè)的行業(yè)特點(diǎn)、公司規(guī)劃以及你需要體現(xiàn)的公司文化。高日菖指出，辦公室的設(shè)計裝修，首先應(yīng)把公司各個部門區(qū)域的動線(Layouf)規(guī)劃清楚，比如前臺、市場部、業(yè)務(wù)部、技術(shù)部以及財務(wù)部、人事部等，即便一開始沒有這么多部門，也不能或略這一點(diǎn)。通常，辦公空間的設(shè)計裝修應(yīng)注意以下5個基本點(diǎn)：

一是空間布局。比如我們一般遵循的坐北朝南，辦公室的通風(fēng)采光要好等。辦公室里的有些物品應(yīng)擺置科學(xué)合理，比如說飲水機(jī)、金魚缸、打印機(jī)等，中國人可能會比較相信風(fēng)水，在科學(xué)和迷信之間你必須做出自己的判斷。

二是裝修材料。廉價的裝修材料可能含有對人體有害的物質(zhì)，如果你把員工當(dāng)作家人看待，相信你會在省錢和員工健康之間做出明智的選擇。另外，許多辦公設(shè)計師可能會告訴你要注重使用防火材料，但今后具有環(huán)保節(jié)能作用的建筑材料，將會被更多地使用。

三是強(qiáng)弱電。所謂強(qiáng)電主要是指電力、照明用的電能，你需要考慮的是減小損耗、提高效率；傳播信號、進(jìn)行信息交換的電能為弱電，需要考慮的是信息傳送的效果，如保真度、速度、廣度和可靠性等。你需要找～家有專業(yè)資質(zhì)的綜合布線公司，進(jìn)行現(xiàn)場測量，把強(qiáng)弱電的預(yù)留開關(guān)、插座以及各種線路走向全部體現(xiàn)到圖紙上，然后交予物業(yè)公司審核。

四是空間隔斷。特別要注意的是辦公室內(nèi)的噪音問題。如果不同部門之間的工作方式和習(xí)慣不一樣，就要避免互相干擾。比如研發(fā)部門和市場部門，一個需要安靜，一個比較活躍，既不能完全隔斷但又不能互相影響，你可以在兩個部門之間設(shè)置具有隔音效果的屏風(fēng)。汪俊輝建議，在有條件的情況下，可以辟出專門的吸煙區(qū)、茶歇區(qū)等。

五是色彩風(fēng)格。色彩通常能體現(xiàn)出一家企業(yè)的調(diào)性，或保守或創(chuàng)新，或沉悶或活躍。目前許多外企大多喜歡使用明亮簡約的色彩，甚至是透明的玻璃，而中國公司由于文化特點(diǎn)，有些會采用深色古典的風(fēng)格。盟樂港(國際)設(shè)計工程有限公司的創(chuàng)意總監(jiān)端木蕓萱認(rèn)為，在鼓勵創(chuàng)新的公司里，一般可以采用明亮輕快的蘋果綠、鮮橘色等，粉色系列如粉綠色、粉紅色、粉黃色等，都會讓人感覺放松，讓員工產(chǎn)生靈感。

影響效率的幾個因素

1 有效利用空間

如果你的辦公室總體面積不大，人員比較多，員工會感覺到擁擠和局限。在這種情況下，如果內(nèi)部空間層高較高，可在室內(nèi)搭建一個夾層(Mezanine Floor)，這樣，當(dāng)有較多參觀者同時匯聚到公司時，辦公室也不會產(chǎn)生擁擠繚亂的感覺。

2 老板的辦公室

高日菖強(qiáng)調(diào)，企業(yè)要達(dá)到高效辦公的目的，辦公空間的布置一定要便于溝通，特別是員工與老板之間。如果老板永遠(yuǎn)把自己關(guān)在封閉的辦公室內(nèi)，就無法形成與員工公開、平等、順暢的溝通氛圍，使公司內(nèi)部信息不對稱，不利于公司及時解決問題并做出正確決策。在上海震旦辦公家具有限公司二樓的行政辦公空間內(nèi)，總經(jīng)理與員工就在同一間大辦公室里辦公，老板隨時可以在員工之間走動，你甚至看不出誰是老板、誰是員工。

3 員工走道

在不斷有新員工加入的創(chuàng)業(yè)公司里，應(yīng)格外注重新老員工之間、不同部門之間的溝通。在有些公司里，不同部門之間的員工平時很少有機(jī)會認(rèn)識交流，相隔只有20米的同事卻有可能“老死不相往來”。為了使員工之間能夠加強(qiáng)溝通，可以通過在進(jìn)出辦公室、去往洗手間或者茶歇處的走道設(shè)計上，盡量讓員工之間每天都有互相打招呼的機(jī)會；在空間設(shè)計上，讓不同部門之間有一定的“沖突性”，產(chǎn)生“矛盾”也比互不來往要強(qiáng)。

4 辦公桌椅

對于員工來講，辦公桌椅在很大程度上會影響日常的工作效率。一個整潔的辦公桌面，會讓員工將工作安排得井井有條；一把舒適合身的椅子，能讓員工減少工作中的疲勞感。在購買辦公桌椅時，可考慮辦公桌是否配有文件收納功能，還可以選購那種將電腦液晶屏幕固定在隔板上的辦公桌，不僅可以擴(kuò)大桌面的使用率，更便于保持桌面的整潔。

5 開放式空間

在一些經(jīng)常需要內(nèi)部溝通的部門，如市場部、策劃部、企劃部等，辦公空間可以設(shè)計成完全開放式的，員工轉(zhuǎn)個身就可以找到溝通對象，便于成員隨時隨地在一起商議。如果條件允許，也可以在部門內(nèi)部設(shè)立小型討論區(qū)，既可用來喝茶小憩，也可以召開臨時會議，這樣就不用非得約到公司的會議室才可以解決問題。

在盟樂港(國際)設(shè)計工程有限公司辦公室的主層，他們采用了鍇層搭建的設(shè)計，通過錯層的分割布局，使辦公室的各功能區(qū)域得到了有效劃分。通過四個不同高度的平臺組合，將接待區(qū)域、支持部門、設(shè)計部門及休閑區(qū)域巧妙地聯(lián)系在一起。員工可以一覽無余地看到他們希望找到的同事，而同時又能享受其直屬部門的專有性。另外，通過錨層設(shè)計，以及前臺變吧臺的獨(dú)特設(shè)計，整個公司的娛樂感及時尚感也頓時提升。

6 會議室

會議室是相對正式的環(huán)境，公司里許多重要的決策或工作任務(wù)都是在會議室中形成或下達(dá)的。為提高會議室的效能，盟樂潛(國際)設(shè)計工程有限公司在為韓國網(wǎng)絡(luò)游戲公司NCSoff進(jìn)行辦公室設(shè)計時，特別將其中一間單獨(dú)的會議室定義為“作戰(zhàn)室”，讓員工走進(jìn)去就能有振奮人心的意識，在有緊急項(xiàng)目且需要備部門配合時，可將參與人員集中在一起組成臨時的新團(tuán)隊(duì)，增加協(xié)作力和凝聚力。

高日菖建議，會議室的桌子最好是圓桌，不要分高低座次，讓會議在公平的氛圍中進(jìn)行，以便讓每個參與者都能充分表達(dá)自己的想法。他認(rèn)為，這種平等關(guān)系并不是管理上的自由化，上下級關(guān)系更多地可以建構(gòu)在企業(yè)制度上。比如工作匯報制度等，而不是體現(xiàn)在辦公空間上。

7 燈光

辦公室的燈光也不能忽略。燈光主要的功能，一是實(shí)用性的照明，二是營造環(huán)境氣氛的照明。自然光是讓人最舒服的，因此辦公室最好能保證每個部門員工區(qū)域和單獨(dú)辦公室都可采集到自然光。白天可以不開燈，這符合節(jié)能環(huán)保趨勢，節(jié)約運(yùn)營成本。在需要開燈的區(qū)域和時間段，選擇的光源最好控制在4000 K，燈光設(shè)計上6，000K色溫稱之為最高效的，但略顯蒼白和緊張，低于4，000K的色溫多用于餐廳等娛樂場所，讓人容易困乏，4，000K的優(yōu)勢在于感覺放松但不困乏。

如何降低成本

在辦公空間成本方面，高日菖介紹說，他們一般將辦公室人員分為4種，即S、w、R、T，它們分別代表了Seater(長時間坐著的工作人員)、Worker(經(jīng)常在部門之間走動的人)、Runner(經(jīng)常外出辦事的外務(wù)人員)和Traveller(經(jīng)常外出或出差的業(yè)務(wù)人員)。

根據(jù)每種人員在公司里的比例，在購買辦公家具時就應(yīng)重點(diǎn)考慮、區(qū)別對待。例如：在會計公司和創(chuàng)意公司中，Seater的人員相對較多，辦公座椅就需要更為講究，盡量避免因?yàn)榫米a(chǎn)生的疲勞甚至疾?。欢馮ravller較多的金融企業(yè)和營銷公司，辦公桌椅的配備就可以相對簡約一些，有些業(yè)務(wù)部門甚至可以簡單放一張長桌，能方便業(yè)務(wù)員回辦公室時撥打電話、收發(fā)郵件就可以。高日菖認(rèn)為，如果老總長時間不在公司里，沒必要單獨(dú)設(shè)立一個很大很講究的辦公室；對于經(jīng)常飛來飛去的營銷總監(jiān)，也完全沒必要設(shè)立單獨(dú)辦公室。對創(chuàng)業(yè)公司而言，長期閑置的辦公室絕對是一種浪費(fèi)。

在降低辦公裝修成本方面，你可以根據(jù)企業(yè)發(fā)展的預(yù)期，在建筑材料上進(jìn)行選擇，比如公司計劃在兩年后擴(kuò)大規(guī)模需要更換辦公室，那么就可以選擇使用壽命在兩年左右的建筑材料；如果公司打算在一個地方發(fā)展5年以上，那么就應(yīng)使用期限更長的建筑材料。

另外，你可以更多地考慮使用環(huán)保材料，未來的辦公空間設(shè)計更多地會往“有機(jī)空間”發(fā)展，即辦公室里選用的材料都是環(huán)保節(jié)能、重復(fù)利用的，包括可分解的辦公桌椅、可變型重組的辦公家具、甚至是可重復(fù)使用的地毯，這樣在你拆遷辦公室時，就不會產(chǎn)生太多的浪費(fèi)。使用環(huán)保材料，不僅能節(jié)省能源消耗，也能體現(xiàn)出一定的社會責(zé)任感。

最后，建議你購買質(zhì)量有保障的、安全的裝修材料和辦公家具。在選擇辦公裝修公司時，最好實(shí)地看一下他們以前做過的案例，也可以去他們公司考察；采購辦公家具時，最好是選擇有職業(yè)健康安全認(rèn)證和國家環(huán)?？偩质h(huán)認(rèn)證的產(chǎn)品。

總之，辦公室設(shè)計裝修并不是—件隨便的事情，不要盲目省錢，也不要無謂浪費(fèi)，應(yīng)該合理預(yù)算、理性規(guī)劃。