高校檔案人員職業(yè)生涯管理對(duì)策

目前，在國(guó)內(nèi)外各種不同的組織機(jī)構(gòu)運(yùn)行過程中，職業(yè)生涯規(guī)劃正成為一種趨勢(shì)，許多高校在檔案館員職業(yè)生涯的開發(fā)與管理方面做了一些有益的嘗試和探索。但無(wú)論在管理理念上，還是實(shí)現(xiàn)途徑上，高校檔案館員在職業(yè)生涯的開發(fā)與管理上才剛剛起步。筆者認(rèn)為，目前檔案館員職業(yè)生涯管理中存在的問題。包括以下幾個(gè)方面:

一、認(rèn)識(shí)存在偏見，人才難以穩(wěn)定

雖然說檔案館對(duì)全校師生的教育、學(xué)習(xí)、科研都起著不可替代的作用。但是長(zhǎng)期以來(lái)，由于有關(guān)部門對(duì)檔案館員的重要性認(rèn)識(shí)不足，致使檔案館員們無(wú)法發(fā)揮自己的才干。雖然近年來(lái)引進(jìn)了不少了解現(xiàn)代信息技術(shù)又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，但是這部分人能夠在檔案館長(zhǎng)期工作下去的并不多，既使留下來(lái)的對(duì)檔案館工作的熱情也不高。筆者調(diào)查了河南省41所高校，其中多數(shù)檔案館員反映認(rèn)為自己的工作不被重視，看不到自己工作的價(jià)值，這樣就會(huì)導(dǎo)致一些新接收的大學(xué)畢業(yè)生或中青年骨干人員把檔案館當(dāng)做“跳板”，來(lái)館不久就想方設(shè)法離開。換另外一種工作。因此，這是高校檔案館員職業(yè)生涯管理中的存在的一個(gè)不能忽視的問題。

二、提供繼續(xù)教育的機(jī)會(huì)較少，培訓(xùn)效果不佳

據(jù)美國(guó)工程學(xué)會(huì)調(diào)查，一個(gè)大學(xué)畢業(yè)生所學(xué)的專業(yè)知識(shí)5年后就有30%無(wú)使用價(jià)值，10年后所學(xué)專業(yè)知識(shí)100%成為陳舊知識(shí)，可見，一個(gè)人一生中絕大多數(shù)知識(shí)是在工作實(shí)踐中自學(xué)或參加各種專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)獲得。目前，高校中選送留學(xué)、進(jìn)修、研討等，都幾乎限于高校師資方面，對(duì)檔案館專業(yè)人員接受繼續(xù)教育的機(jī)會(huì)很少，接收高層培訓(xùn)機(jī)會(huì)更少，這樣許多有潛力的檔案館員的職業(yè)生涯發(fā)展，可能就會(huì)因此改變或者延誤。

三、職業(yè)發(fā)展空間較狹窄，職業(yè)發(fā)展道路較單一

多年以來(lái)，學(xué)校在檔案館員的職業(yè)發(fā)展道路上最主要的只有館員系列的職稱評(píng)聘，即從初級(jí)職稱一直向較高級(jí)職稱發(fā)展這樣一種的單一模式。缺乏職業(yè)生涯的概念。檔案館員的職業(yè)發(fā)展模式基本上可分為兩類，一個(gè)是職務(wù)，一個(gè)是職稱，但在行政職務(wù)上，由于管理層人數(shù)是有限的，如在我們學(xué)院檔案館，每個(gè)部門設(shè)一個(gè)部主任，能夠從部門主任升到館長(zhǎng)級(jí)別的人更是非常有限，現(xiàn)在又有年齡限制。行政層次越高，相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)越少。不能滿足檔案館員職務(wù)晉升的需求，導(dǎo)致檔案館員晉升機(jī)會(huì)減少、發(fā)展空間不足，許多優(yōu)秀館員受職位限制缺少晉升機(jī)會(huì)，工作積極性受到挫傷。而在業(yè)務(wù)職稱上，目前，國(guó)內(nèi)檔案館共設(shè)有四級(jí)職稱:助理館員、館員、副研究館員、研究館員。一般情況下，大學(xué)畢業(yè)生一年后就可轉(zhuǎn)正為助理館員，5年后可晉升為館員，如果研究能力、工作業(yè)績(jī)和人際關(guān)系方面不出現(xiàn)大的問題，大約36-40歲就可晉升為副研究館員，而研究館員由于要求高學(xué)歷(部分高校要求研究生以上文憑才可晉升研究館員)，研究成果要達(dá)到一定數(shù)量、級(jí)別。所以研究館員對(duì)于多數(shù)檔案館員來(lái)說就可望而不可及了。如果職稱或職務(wù)都不能達(dá)到自己所理想所要求的，那么他們工作積極性能維持多久呢?這在一定程度上縮小了檔案館員職業(yè)發(fā)展空間、影響其職業(yè)生涯發(fā)展，職業(yè)生涯前景渺茫。

四、高校檔案人員普遍缺乏職業(yè)成就感

依據(jù)馬斯洛需要層次理論，人在滿足低層需要后就會(huì)產(chǎn)生更高一層的需要。檔案館員工作除了要取得報(bào)酬外，更希望能從工作中獲得發(fā)展機(jī)會(huì)，更希望自己的工作業(yè)績(jī)得到社會(huì)和他人的認(rèn)可，以提高自身的價(jià)值和能力，在工作中獲得成就感的體驗(yàn)和愉悅，這將會(huì)產(chǎn)生深刻而持久的工作動(dòng)力。一個(gè)人在自己的職業(yè)生涯中，以工作的安全感為基礎(chǔ)，在這基礎(chǔ)上。得到社會(huì)的首肯，并能夠進(jìn)一步晉升，在自己的工作中得到滿足和快樂，這是人的更高層次的需求。但是因?yàn)闄n案館員社會(huì)地位較低，致使檔案館的工作得不到應(yīng)有的注意和尊重:單一的檔案館發(fā)展道路，并沒有給館員充分施展個(gè)性和能力的職業(yè)空間:缺乏挑戰(zhàn)性的工作也使得館員體驗(yàn)不到事業(yè)的成就感，因此。檔案館員們的工作熱情就會(huì)慢慢喪失。

高校檔案館員職業(yè)生涯管理存在的問題是由社會(huì)、學(xué)校和個(gè)人等多方面因素引起的。單從學(xué)校角度而言，筆者認(rèn)為，改變現(xiàn)狀需要從以下幾方面加以努力:

五、構(gòu)建完善的高校檔案人員職業(yè)生涯的制度體系

在學(xué)校管理層真正重視的基礎(chǔ)上，對(duì)相關(guān)職能進(jìn)行確認(rèn)，目前，我國(guó)缺乏檔案館員職業(yè)資格認(rèn)證制度，當(dāng)教師要有教師資格證，當(dāng)醫(yī)生要有醫(yī)師資格證，而進(jìn)檔案館工作往往不是主動(dòng)選擇檔案館職業(yè)的，有些是隨調(diào)的，找不到對(duì)口的崗位，一些教師和退休人員的子女也被優(yōu)先安排在檔案館，而不論他們是否受過高等教育等等，職業(yè)準(zhǔn)入的混亂造成檔案館員的素質(zhì)得不到保證。因此，對(duì)高校檔案館來(lái)說，制度的完善顯得尤為重要。

(一)結(jié)合實(shí)際完善崗位設(shè)置，改進(jìn)職稱評(píng)聘機(jī)制

為了保證檔案館事業(yè)健康穩(wěn)定的發(fā)展，高校檔案館組織按照學(xué)校發(fā)展的要求，積極推進(jìn)檔案館機(jī)構(gòu)改革，合理地設(shè)置館員專業(yè)技術(shù)職務(wù)崗位。崗位設(shè)置是職稱評(píng)聘的一項(xiàng)重要工作，也是開發(fā)利用和合理配置人力資源的依據(jù)。結(jié)合各所高校的實(shí)際情況。依據(jù)各檔案館的性質(zhì)、工作需求按需設(shè)崗，不可論資排輩進(jìn)行崗位設(shè)置，在各個(gè)崗位聘任時(shí)，要嚴(yán)格考核、擇優(yōu)聘任。這樣將會(huì)使檔案館員上升的空間層次增多，對(duì)館員將是個(gè)良好的激勵(lì)。

(二)多種培訓(xùn)方式

1.根據(jù)不同崗位設(shè)計(jì)培訓(xùn)不同的培訓(xùn)內(nèi)容

對(duì)于助理館員來(lái)說要進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作以及本職工作的軟件操作和熟練過程培訓(xùn):對(duì)于館員應(yīng)不僅要熟悉各種檔案館管理軟件的操作，而且還應(yīng)掌握局域網(wǎng)知識(shí):而對(duì)副研究館員及以上職稱的檔案館員，就要把有計(jì)算機(jī)專長(zhǎng)，并已熟悉檔案業(yè)務(wù)的館員送到更高的高等學(xué)府深造。高校檔案館組織可根據(jù)檔案館員不同崗位，舉辦各種類型的學(xué)術(shù)講座，或聘請(qǐng)有關(guān)專家，講授檔案學(xué)前沿問題，講授新的技術(shù)等各種形式培訓(xùn)，以提高館員的整體素質(zhì)。此外，可結(jié)合高校檔案館員實(shí)際情況制定培訓(xùn)計(jì)劃，真正做到因人施教。

2.根據(jù)不同職業(yè)生涯發(fā)展階段設(shè)計(jì)培訓(xùn)內(nèi)容

檔案館應(yīng)根據(jù)不同職業(yè)階段的職業(yè)特征、需求和職業(yè)發(fā)展任務(wù)有計(jì)劃、有針對(duì)性地進(jìn)行管理、開發(fā)，這樣才能有效地促進(jìn)檔案館員順利穿越職業(yè)通道。

依據(jù)對(duì)職業(yè)生涯發(fā)展的理解，我們可以把職業(yè)生涯劃分為3個(gè)階段:一是初期階段。年齡大約是進(jìn)入檔案館工作到30歲這一期間，這一階段檔案館員和檔案館之間的關(guān)系處于磨合之中，穩(wěn)定性較低、流失率高。二是中期階段。年齡大約在30至50歲之間，這是一個(gè)時(shí)間長(zhǎng)、富于變化，既有可能取得事業(yè)成功，又有可能陷入職業(yè)生涯危機(jī)的寬闊地帶，這一時(shí)期的檔案館員正是能力最強(qiáng)、工作富有成效、不斷創(chuàng)造佳績(jī)階段。三是后期階段。年齡處在50歲至退休年齡之間。由于體力、精力開始衰退，職業(yè)生涯后期的檔案館員對(duì)職業(yè)發(fā)展需求降低，原有的工作熱情已減弱。根據(jù)這一發(fā)展過程，我們對(duì)培訓(xùn)對(duì)象分別制定相應(yīng)的培訓(xùn)內(nèi)容。總之，每個(gè)階段的培訓(xùn)內(nèi)容都應(yīng)從促進(jìn)館員的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展考慮，從而形成館員職業(yè)生涯的發(fā)展。

(三)建立健全布滿活力的激勵(lì)機(jī)制

人的需要要多層次的，不僅有物質(zhì)方面的需要，而且有精神方面的需要。美國(guó)哈佛大學(xué)組織行為學(xué)教授詹姆斯通過對(duì)2000多名員工進(jìn)行測(cè)試后發(fā)現(xiàn)，國(guó)外的心理專家做過這樣的研究，在缺乏激勵(lì)的環(huán)境下，員工的潛能只發(fā)揮出20%-30%。但是在適宜的激勵(lì)環(huán)境下，同樣的員工都可發(fā)揮出其潛能的80%-90%，甚至更高。所以要讓館員發(fā)揮潛能，減少職業(yè)生涯中的職業(yè)懈怠，就要有合理的激勵(lì)手段和策略。

1.適當(dāng)?shù)膲毫?lì)

目前，許多人都認(rèn)為高校檔案館是一個(gè)比較清閑的地方，沒有什么壓力的，甚至有的館員也有這樣的看法，工作機(jī)會(huì)競(jìng)爭(zhēng)的激烈和就業(yè)的壓力對(duì)其構(gòu)不成多大威脅，在檔案館崗位設(shè)置上也極其不合理。忙閑不均，致使有些人工作中無(wú)事閑聊，不思進(jìn)取，這樣就會(huì)極大地挫傷愛崗敬業(yè)、踏實(shí)肯干館員的工作積極性。

只有壓力才會(huì)產(chǎn)生動(dòng)力，適當(dāng)?shù)膲毫?huì)產(chǎn)生意想不到的效果，所以，應(yīng)該讓其領(lǐng)悟到工作懈怠就會(huì)面臨可能被淘汰的后果，讓其改善工作不思進(jìn)取的局面。同時(shí)，也要加大對(duì)工作中的積極肯干、愛崗敬業(yè)的館員的獎(jiǎng)勵(lì)，營(yíng)造出一種積極進(jìn)取的、和諧的工作氛圍，使他們能夠看到自己工作的價(jià)值。產(chǎn)生一種成就感和對(duì)樹立做好本職工作的信心。

2.環(huán)境激勵(lì)

由于檔案館工作的特殊性，有的館員職業(yè)懈怠隨之而生。因此有計(jì)劃地安排檔案館員定期或不定期地進(jìn)行培訓(xùn)或輪流在不同的崗位或不同地點(diǎn)工作。環(huán)境和工作條件的變換，可使檔案館員保持好奇心和新鮮感。并且崗位的變換，有利于讓員工全面而系統(tǒng)地掌握專業(yè)知識(shí)和技能，對(duì)于檔案館職業(yè)和員工是一種雙贏的安排。

3.建立情感激勵(lì)機(jī)制

擁有一支愛崗敬業(yè)的檔案人員隊(duì)伍是高校發(fā)展的根本保證，學(xué)校管理者應(yīng)該注重情感上的投入，通過尊重、信任、關(guān)心檔案人員，并與他們進(jìn)行有效的溝通。彼此之間建立起一種互相信任、關(guān)心、互相支持融洽的氛圍，以激發(fā)檔案人員的工作熱情。使他們愉快地為實(shí)現(xiàn)自己的人生目標(biāo)，積極主動(dòng)地工作，使高校檔案館健康快速、可持續(xù)地發(fā)展。