論專項(xiàng)工作檔案的整理

所謂專項(xiàng)工作，就是在特定時(shí)期，在一定行政區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展進(jìn)程中，政治、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、文化各個(gè)領(lǐng)域發(fā)生的重大活動(dòng)。專項(xiàng)工作包括突發(fā)性事件，如防治非典型性肺炎、禽流感、H1N1流感等，也包括黨和政府有組織、有計(jì)劃地開展的一些重要活動(dòng)，如學(xué)習(xí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀活動(dòng)、干部作風(fēng)建設(shè)年活動(dòng)等。在我們?nèi)粘９ぷ髦杏龅降膶ｍ?xiàng)工作，更多的則是一些“節(jié)會(huì)”活動(dòng)和“創(chuàng)建”活動(dòng)。

一、專項(xiàng)工作檔案整理中存在的問題

1、專項(xiàng)工作由突發(fā)事件轉(zhuǎn)為正常工作后的檔案整理歸檔問題。比如非典型性肺炎，國家已將其列為法定傳染病進(jìn)行管理，各地衛(wèi)生防疫部門在那場斗爭結(jié)束后還要形成檔案，這些材料是否還要?dú)w入非典防治檔案之中呢?

2、專門檔案有名無實(shí)。將專項(xiàng)工作形成的檔案整體劃定為專門檔案，極有可能使活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)檔案，聲像檔案、實(shí)物檔案，以及一些真正的專門檔案被棄而不管，而實(shí)際管理的主要是紅頭文件、領(lǐng)導(dǎo)講話、計(jì)劃總結(jié)等組成的文書檔案。在工作中，我們就發(fā)現(xiàn)個(gè)別基層檔案館接收的第二輪土地延包檔案都是些通知、意見、計(jì)劃、總結(jié)，其中連一份農(nóng)戶的土地延包登記材料都沒有。

3、檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的大包大攬、越俎代庖現(xiàn)象。在專項(xiàng)工作檔案整理過程中，檔案行政管理部門往往派出業(yè)務(wù)骨干深入一線進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)，迫于時(shí)間和領(lǐng)導(dǎo)等方面的壓力，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)大包大攬、越俎代庖的現(xiàn)象。這樣長久下去對整個(gè)檔案事業(yè)是不利的。

二、對專項(xiàng)工作檔案整理的思考

(一)對與某個(gè)黨委或政府職能部門職責(zé)范圍相同或相近、人們習(xí)慣上也將其歸口該部門管理的專項(xiàng)工作所形成的檔案，筆者認(rèn)為可將其紙質(zhì)檔案(除會(huì)計(jì)檔案外)作為該黨委或政府職能部門(全宗)的一種專門檔案進(jìn)行整理，聲像、電子等載體檔案隨該全宗其他聲像、電子檔案一并整理編目。這類情況主要指各種創(chuàng)建活動(dòng)，如創(chuàng)建國家文明城市活動(dòng)檔案可歸入文明辦全宗，創(chuàng)建國家園林城市活動(dòng)檔案可歸入園林局全宗，創(chuàng)建國家衛(wèi)生城市活動(dòng)檔案可歸入愛衛(wèi)辦全宗等。

(二)各類突發(fā)性事件，以及各級黨委政府主導(dǎo)的綜合性工作。節(jié)會(huì)活動(dòng)檔案的整理，如河北省興隆縣開展為期兩年的干部駐村工作，涉及單位多、主管單位不易確認(rèn)。雖然這種情況下，一般也要有個(gè)掛靠單位，比如駐村工作掛靠單位是各級黨委組織部，但其工作范圍已遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了組織部的職責(zé)范圍，將其檔案放在組織部顯然不合適，放在農(nóng)業(yè)部門也不合適。

1、為專項(xiàng)工作檔案單獨(dú)設(shè)置全宗?！罢驹诰C合檔案館的立場上，也可以認(rèn)為有不少活動(dòng)過程是由多個(gè)主體單位合作進(jìn)行的，實(shí)際上可以將客體看作是這種活動(dòng)過程的中心，而不是主體?！薄叭绻募?shù)量龐大、獨(dú)立性強(qiáng)，就可以專門設(shè)立一個(gè)上述臨時(shí)機(jī)構(gòu)的主體全宗，將該項(xiàng)活動(dòng)過程中產(chǎn)生的全部檔案文件都組織進(jìn)去，就是說，即使可以把不少活動(dòng)過程中形成的文件的核心看成是客體，在綜合檔案館中也仍然可以按主體全宗的形式去組織它們。”進(jìn)而，筆者認(rèn)為不妨直接為專項(xiàng)工作設(shè)置客體全宗，如“××縣學(xué)習(xí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀檔案”、“××市既往有償供血人員普查檔案”等。

2、明確檔案收集的范圍和重點(diǎn)。

一是必須以本級文件為主，同時(shí)兼顧上下級文件:二要特別注重原始調(diào)查表、登記表、統(tǒng)計(jì)表的收集歸檔(這點(diǎn)最容易疏忽。如果真的是數(shù)量過于龐大，一個(gè)檔案館可有選擇地接收一個(gè)有代表性的村、鄉(xiāng)鎮(zhèn)或社區(qū)的全部檔案)。

3、文書檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案分別整理歸檔。其中文書檔案的整理，原則上可一律按《歸檔文件整理規(guī)則》執(zhí)行。

4、歸檔文件的分類。年度、組織機(jī)構(gòu)(問題)和保管期限是全宗內(nèi)檔案分類通用的分類方法。在整理專項(xiàng)工作檔案時(shí)，筆者認(rèn)為需注意以下三點(diǎn):第一。原則上按文件的形成時(shí)間劃分年度。但也有一些例外，比如實(shí)習(xí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀活動(dòng)檔案。就可按“第一批”、“第二批”、“第三批”分類，而不將第一批學(xué)教活動(dòng)檔案分別歸科2009年和2010年。第二，專項(xiàng)工作一般不要按組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類，一是因?yàn)閷ｍ?xiàng)工作機(jī)構(gòu)不固定。即使分工明確，后來人利用檔案時(shí)也會(huì)因不清楚其職責(zé)分工而帶來諸多不便:二是因?yàn)樵趯ｍ?xiàng)工作中有的機(jī)構(gòu)因分工不同，干了很多工作卻很少形成檔案。所以應(yīng)盡量按問題進(jìn)行分類，甚至可以直接按活動(dòng)自身的階段來劃分整理檔案。第三，保管期限就高不就低。如興隆縣甲型H1N1流感防治工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室編發(fā)的工作簡報(bào)(每日一期)反映了本地區(qū)流感防治工作的動(dòng)態(tài)，我們在整理時(shí)就將其全部劃定為永久。

(三)在“普遍提速”的基礎(chǔ)上建立“快速反映機(jī)制”。一是繼續(xù)加大檔案宣傳工作力度，提高整個(gè)社會(huì)的檔案意識和檔案法制觀念;二是通過建立檔案人員持證上崗、在職人員繼續(xù)教育培訓(xùn)等制度，進(jìn)一步提高檔案工作者的業(yè)務(wù)工作技能:三是堅(jiān)持和完善重大活動(dòng)(事件)檔案備案制度，將各類重大活動(dòng)、重大事件檔案管理工作及時(shí)納入檔案行政管理部門的視野;四是各級檔案行政管理部門應(yīng)建立突發(fā)事件檔案工作應(yīng)急預(yù)案。保證各類中心工作發(fā)生后能夠拉得出、沖得上、打得贏。