淺談房產(chǎn)權(quán)屬檔案的屬性及管理

隨著城市建設(shè)的快速發(fā)展和居民居住水平的不斷提高。房產(chǎn)權(quán)屬檔案服務(wù)民生的作用日漸凸顯。理清房產(chǎn)權(quán)屬檔案的概念和內(nèi)容，科學(xué)規(guī)范地管好用好房產(chǎn)權(quán)屬檔案，是檔案部門服務(wù)社會(huì)、服務(wù)民生的重要職責(zé)。

一、房產(chǎn)權(quán)屬檔案的屬性及內(nèi)容

房產(chǎn)權(quán)屬檔案是城市房產(chǎn)管理部門在房產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查、測繪、權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更等房產(chǎn)權(quán)屬管理工作中直接形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它是城市房產(chǎn)權(quán)屬登記管理工作的真實(shí)記錄和重要依據(jù)，在城市建設(shè)和群眾產(chǎn)權(quán)繼承、交易等過程中起著十分重要的憑證作用。以河北省唐山市房屋產(chǎn)權(quán)監(jiān)理處為例，庫存房產(chǎn)權(quán)屬檔案不僅有建國初社會(huì)主義公有制改造時(shí)期的私有房屋權(quán)屬檔案，也有文化大革命時(shí)期的房產(chǎn)權(quán)屬檔案，特別是1976年唐山大地震恢復(fù)重建后，重建和重組的房產(chǎn)檔案數(shù)量不斷增加。尤其是近20年來，伴隨國家各項(xiàng)房改政策的不斷出臺(tái)，個(gè)人享受國家住房補(bǔ)貼和購房優(yōu)惠政策。出資購買自住、租賃房屋的越來越多，房產(chǎn)檔案的權(quán)屬歸向主流也由公產(chǎn)向私產(chǎn)轉(zhuǎn)化。加之近10年來房產(chǎn)市場經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，均導(dǎo)致了房產(chǎn)檔案存檔數(shù)量和管理模式方面的巨大變化。各類房產(chǎn)檔案數(shù)量呈激增狀態(tài)，檔案的產(chǎn)權(quán)歸屬關(guān)系和權(quán)利范圍也在不斷變化。房產(chǎn)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展及改革形勢，要求我們要進(jìn)一步加強(qiáng)房產(chǎn)權(quán)屬檔案管理，保障房產(chǎn)權(quán)利人的合法權(quán)益，推動(dòng)房產(chǎn)市場健康發(fā)展。

房產(chǎn)權(quán)屬檔案在搜集、整理和歸檔過程中必須根據(jù)《中華人民共和國城市房地產(chǎn)管理辦法》、《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》等法律法規(guī)及相關(guān)的管理規(guī)定執(zhí)行統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范。根據(jù)不同的房產(chǎn)權(quán)屬登記類型，房產(chǎn)權(quán)屬檔案的內(nèi)容主要有:

1、確定房產(chǎn)權(quán)利人及權(quán)屬關(guān)系范圍的證明材料及文件。如房屋權(quán)屬初始登記、房產(chǎn)權(quán)屬轉(zhuǎn)移及變更、設(shè)定他項(xiàng)權(quán)利等權(quán)屬登記類型:①房屋權(quán)利人(自然人或法人)的身份(資格)證明，授權(quán)委托書及受委托人的身份證明等。②建設(shè)工程規(guī)劃許可證、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、土地證使用、土地使用權(quán)證書或土地來源證明、房屋拆遷批準(zhǔn)文件、拆遷安置協(xié)議書、聯(lián)建或統(tǒng)建合同、翻改擴(kuò)建及固定資產(chǎn)投資批準(zhǔn)文件、房屋竣工驗(yàn)收有關(guān)文件等。③房屋買賣合同、繼承、贈(zèng)與公證書、房產(chǎn)析產(chǎn)協(xié)議書、房產(chǎn)交換合同、有關(guān)房產(chǎn)轉(zhuǎn)移的上級(jí)批準(zhǔn)文件(如改制企業(yè)將房產(chǎn)轉(zhuǎn)移給個(gè)人應(yīng)收取國資委批文及相關(guān)證明)、有關(guān)房屋產(chǎn)權(quán)歸屬的法院判決、裁決、仲裁文書及公證文書等。④設(shè)定房產(chǎn)他項(xiàng)權(quán)利的有關(guān)合同及文件等。

2、房屋及所占用土地的土地使用權(quán)權(quán)屬界定位置圖:如房屋分幅平面圖、分丘平面圖、分層分戶平面圖等。

3、房屋產(chǎn)權(quán)登記工作中形成的各種文件材料，包括房產(chǎn)登記申請(qǐng)書、收件收據(jù)存根、權(quán)屬變更登記表、房產(chǎn)狀況勘測調(diào)查表、房屋面積計(jì)算表、房地產(chǎn)完稅憑證、房產(chǎn)登記審批表等。

4、反映和記載房產(chǎn)權(quán)屬狀況的信息資料及其他有關(guān)文件材料，包括房產(chǎn)權(quán)屬查封或凍結(jié)文件、房屋權(quán)屬代管文件、歷史形成的各種房產(chǎn)權(quán)證、契證、賬、冊(cè)以及房屋面積增減核算表等各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

二、房產(chǎn)權(quán)屬檔案的重要作用

充分發(fā)揮房產(chǎn)權(quán)屬檔案的作用，為民生服務(wù)、為加快城市建設(shè)服務(wù)，是檔案管理部門的重要職責(zé)之一。一是為房產(chǎn)權(quán)屬登記確認(rèn)服務(wù)。房產(chǎn)權(quán)屬檔案是合法房屋取保、變更、抵押、注銷、滅失的重要依據(jù)。唐山市房屋產(chǎn)權(quán)監(jiān)理處每年為百姓辦理房產(chǎn)證上萬件，在辦理過程中邊形成檔案邊利用，件件牽著普通百姓的利益。做好房產(chǎn)權(quán)屬檔案登記服務(wù)是檔案工作者的義務(wù)和責(zé)任。二是為解決司法糾紛服務(wù)。改革開放30年來，我國住房改革經(jīng)歷了從實(shí)物福利分配到貨幣化、商品化、市場化的轉(zhuǎn)變。伴隨著住房商品化、市場化的進(jìn)程，房產(chǎn)糾紛案件在逐年增多，房產(chǎn)權(quán)屬檔案作為重要依據(jù)，為解決產(chǎn)權(quán)糾紛發(fā)揮著十分重要作用。唐山市一違法分子利用假房產(chǎn)證到典當(dāng)行試圖騙取抵押款。典當(dāng)行及時(shí)到產(chǎn)權(quán)處查閱檔案弄清了真相，揭露了欺騙行為，避免近百萬元損失。因此，規(guī)范管理利用房產(chǎn)權(quán)屬檔案，充分發(fā)揮房產(chǎn)權(quán)屬檔案的憑證作用，既能嚴(yán)厲打擊不法行為，又能維護(hù)國家利益、保護(hù)人民群眾的合法權(quán)益。三是為城市規(guī)劃、小區(qū)改造、拆遷服務(wù)。近兩年，由于城市建設(shè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，城市規(guī)劃改造拆遷面積成倍增長。在城市規(guī)劃改造拆遷建設(shè)過程中。需對(duì)原有的住房、小區(qū)、公用建筑進(jìn)行調(diào)查、測量、面積評(píng)估、地形圖繪制等工作，合理利用原有的房產(chǎn)權(quán)屬檔案可減少不必要的程序(工序)，避免浪費(fèi);依據(jù)房產(chǎn)權(quán)屬檔案，可及時(shí)對(duì)具有拆遷地面建筑物的單位或個(gè)人給予明確的補(bǔ)償解釋。加快城市建設(shè)的步伐。四是為政府決策、房產(chǎn)交易服務(wù)。市政府在制定城市建設(shè)和房地產(chǎn)產(chǎn)業(yè)宏觀發(fā)展決策時(shí)，房產(chǎn)權(quán)屬檔案可為其提供準(zhǔn)確的房屋建設(shè)面積、交易量統(tǒng)計(jì)。對(duì)房產(chǎn)評(píng)估測算出房價(jià)走勢等有價(jià)值的信息數(shù)據(jù):為政府和相關(guān)部門進(jìn)行城市規(guī)劃建設(shè)、土地出讓、房地產(chǎn)開發(fā)等工作提供基礎(chǔ)資料。隨著房地產(chǎn)二、三級(jí)市場交易日益繁榮，在買賣房屋時(shí)，房產(chǎn)權(quán)屬檔案是最直接的合法依據(jù)，給房地產(chǎn)市場健康發(fā)展提供了保障。

三、加強(qiáng)房產(chǎn)權(quán)屬檔案管理更好地為民生服務(wù)

住房制度改革的不斷深化。要求必須按照市場經(jīng)濟(jì)規(guī)律辦事，擴(kuò)大權(quán)屬檔案的應(yīng)用范圍，實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)權(quán)屬檔案的社會(huì)化。檔案工作要與時(shí)俱進(jìn)，跟上瞬息萬變的市場發(fā)展需求，就必須進(jìn)一步解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，貼近市場需求，讓房產(chǎn)權(quán)屬檔案管理工作走向市場、走近百姓，充分發(fā)揮并挖掘它巨大的社會(huì)價(jià)值，為市場競爭服務(wù)，為百姓生活服務(wù)。

首先，要加強(qiáng)房產(chǎn)權(quán)屬檔案的規(guī)范管理。提供利用房產(chǎn)權(quán)屬檔案必須快速、準(zhǔn)確，這就要求檔案工作人員提高對(duì)市場反應(yīng)的靈敏度，注意捕捉收集相關(guān)信息及時(shí)歸檔。已歸檔的房產(chǎn)權(quán)屬檔案，按照規(guī)范及時(shí)進(jìn)行登記、整理、分類編目，并將檔案信息登載于房屋登記簿。隨時(shí)根據(jù)房產(chǎn)權(quán)屬變化情況，及時(shí)補(bǔ)充權(quán)屬檔案材料，使房產(chǎn)檔案的權(quán)屬變化狀況與實(shí)際權(quán)屬變化狀況相一致，并做到定期檢查、妥善保管，使房產(chǎn)權(quán)屬檔案在管理和利用上真正做到規(guī)范高效、資源共享。

其次，制定統(tǒng)一的規(guī)范性標(biāo)準(zhǔn)和措施，使房產(chǎn)權(quán)屬檔案利用工作有法可依、有章可循。房產(chǎn)權(quán)屬檔案具有一定的特殊性。它記載著產(chǎn)權(quán)人產(chǎn)權(quán)的來龍去脈，檔案部門不應(yīng)該把檔案中涉及國家機(jī)密、開發(fā)商經(jīng)營機(jī)密或個(gè)人隱私部分列入公開查詢的范圍。因此，必須以國家《檔案法》、《保密法》、《房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》和新的《物權(quán)法》等相關(guān)法規(guī)為依據(jù)界定查詢的范圍和對(duì)象。防止因管理不善造成檔案內(nèi)容泄密或失密，侵犯產(chǎn)權(quán)人的合法權(quán)益，給社會(huì)、單位、個(gè)人造成不應(yīng)有的損失。確保房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)人、產(chǎn)權(quán)單位資產(chǎn)安全。

第三，房產(chǎn)權(quán)屬檔案管理和服務(wù)的社會(huì)化必須走信息化的道路。房產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)量大，種類多，內(nèi)容復(fù)雜，缺乏統(tǒng)一的管理。目前的封閉式保守管理，以手工為主的檔案整理和簡單機(jī)械的電腦加手工提調(diào)檔案，這種落后方式已不能適應(yīng)信息化網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的查詢要求。因此，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案信息管理要逐步轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理模式，盡快實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化和信息化服務(wù)方式，提高服務(wù)的效率和質(zhì)量。