淺談物資采購的監(jiān)管

劉愛春 姜俊波

（鐵法煤業(yè)（集團(tuán)）有限責(zé)任公司小康煤礦 供應(yīng)科，遼寧 調(diào)兵山 112700）

1 物資采購監(jiān)督應(yīng)重點關(guān)注的幾個關(guān)鍵環(huán)節(jié)

物資采購過程包括諸多需要判斷決策的子程序，而這些分析判斷是由企業(yè)采購部門、用戶單位和供應(yīng)商等多方因素共同作用下完成的。因此，物資采購過程中存在著諸多人為因素，也就是說在采購過程中有許多采購參與者可以自由決定的空間。所以，對物資采購監(jiān)督管理要重點關(guān)注幾個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

1.1 采購計劃的制定。編制采購計劃的采購部門或人員可能在編制采購計劃時超出實際的物資需求和庫存物資平衡，還可能將一些實際并不需要的物品加入采購計劃中，以謀求部門或個人的私利。所以，在監(jiān)督采購計劃時應(yīng)關(guān)注所采購物資是否必須以及怎樣實施采購、采購的數(shù)量多少等。

1.2 采購供應(yīng)商的選擇。在買方市場下，絕大多數(shù)物資品種數(shù)量多、產(chǎn)品質(zhì)量參差不齊、供應(yīng)商資信等級差異，使物資采購部門有較大的選擇余地，并可能成為牟取私利的空間。按照什么原則擇優(yōu)選用供應(yīng)商，由誰來最終決定等問題是監(jiān)督的突出點。

1.3 價格的確定。物資采購價格的形成受多種因素變量的影響，物資產(chǎn)品質(zhì)量等級、功能、技術(shù)配置、交貨條件等原因，都會使同樣一種物資產(chǎn)品的采購價格不同。什么樣的性價比對企業(yè)最有利是監(jiān)督的關(guān)鍵點。

1.4 驗收物資質(zhì)量與數(shù)量。實際到貨的物資數(shù)量與質(zhì)量存在短缺和質(zhì)量不能滿足要求的情況，這需要驗收人員把關(guān)。驗收人員責(zé)任心和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的把握成為監(jiān)督的關(guān)鍵控制點。

1.5 貨款結(jié)算。采購合同簽訂并開始執(zhí)行后，采購貨款何時支付、支付金額大小、以何種方式支付是一個復(fù)雜的決策過程。貨款結(jié)算的科學(xué)合理決策和有效執(zhí)行是監(jiān)督的重點。

2 人是物資采購監(jiān)督的重點

物資采購涉及采購人員、驗收人員、具體使用物資的人員、財務(wù)人員和領(lǐng)導(dǎo)干部等。人是采購行為的主體，物資采購過程是否規(guī)范，采購物資質(zhì)量是否優(yōu)良，很大程度上取決于對采購行為主體的管理。

2.1 從制度上規(guī)范采購人員的行為。對采購員實行采購物資質(zhì)量保證制度，對采購物資的質(zhì)量實行“誰采購、誰負(fù)責(zé)”的終身負(fù)責(zé)制。對采購人員實行持證上崗制度。堅持做到緊把關(guān)口、持證上崗、嚴(yán)格管理、定期考核。對采購人員實行業(yè)務(wù)培訓(xùn)制度，未參加過崗位培訓(xùn)的采購人員不得參與采購，以此提高物資采購人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和遵紀(jì)守法的自覺性。

2.2 從管理體制上加強對物資采購決策者的監(jiān)督。要實行領(lǐng)導(dǎo)干部回避制度，禁止領(lǐng)導(dǎo)干部和非物資采購部門人員參與物資采購工作，實行統(tǒng)一采購、統(tǒng)一供應(yīng)、統(tǒng)一管理。在重要物資采購中實行集體決策原則，成立領(lǐng)導(dǎo)小組，主要確定重要物資采購的質(zhì)量、性能、價格，盡量減少物資采購中可能造成的損失。對于重大的物資、設(shè)備(如大型機械等)要經(jīng)集體辦公會研究決定，方可付諸實施。建立落實責(zé)任制，將物資采購中的敏感問題納入領(lǐng)導(dǎo)班子和領(lǐng)導(dǎo)干部黨風(fēng)廉政建設(shè)責(zé)任制細(xì)則中，建立“一把手負(fù)總責(zé)，分管領(lǐng)導(dǎo)各負(fù)其責(zé)”的領(lǐng)導(dǎo)機制。

2.3 對物資采購人員形成長期有效的教育機制。首先是遵紀(jì)守法教育，通過加強法律條規(guī)教育，增強相關(guān)人員的法律意識。其次是職業(yè)道德教育，相關(guān)人員應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)領(lǐng)會“八榮八恥”，“以誠實守信為榮，以見利忘義為恥；以遵紀(jì)守法為榮，以違法亂紀(jì)為恥?！痹谖镔Y采購過程中自覺維護(hù)企業(yè)的利益，維護(hù)企業(yè)的形象。再次是進(jìn)行警示教育，通過案例教育，以案明紀(jì)，以實例為誡，讓相關(guān)的物資采購管理人員清醒地意識到貪心的可怕后果。

3 物資采購管理的幾個重點制度

建立運行良好的物資采購系統(tǒng)，必須有一套完善、嚴(yán)密的運作體系和運作程序。其中運作程序是基礎(chǔ)，沒有科學(xué)、完善的運作程序，就會漏洞百出，事倍功半。在整個物資采購運作過程中，必須形成自我監(jiān)督、自我控制機制，以防止出現(xiàn)采購渠道混亂、管理職能失控等問題。因此，特別要建立以下制度：

3.1 公開的招標(biāo)采購制度。招標(biāo)采購，即采購者對需要采購的項目公開招標(biāo)，通過一套嚴(yán)格的組織程序，讓投標(biāo)者在質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等方面相互競爭，從而實現(xiàn)采購的最優(yōu)化。招標(biāo)采購的最大特點就是程序的規(guī)范性、廠家的競爭性。招標(biāo)過程中，必須成立由各個相關(guān)部門人員組成的工作機構(gòu)，使招標(biāo)行為正常運轉(zhuǎn)，以保證招標(biāo)的公開、公正、公平，避免人為因素的影響，較好防止暗箱操作。

3.2 集中采購制度。分散采購是大量滋生腐敗問題的一個主要的體制性原因，集中采購是堵塞采購過程中各種漏洞的重要體制保證，它不僅可以增強議價能力、降低采購成本，而且可以實施專業(yè)化采購、規(guī)范化管理，減少效益流失和腐敗問題發(fā)生的可能性。

3.3 物資采購的監(jiān)督檢查制度。在規(guī)范物資采購內(nèi)部運行機制的同時，也應(yīng)加強外部的監(jiān)督機制。為進(jìn)一步規(guī)范物資采購管理行為，必須借助其他組織、部門的力量形成合力，加大監(jiān)督力度。建立對重大物資采購業(yè)務(wù)定期開展審計制度，通過審計督查物資需求計劃的提報、采購渠道選擇、價格確定、質(zhì)檢驗收、貨款支付等重點環(huán)節(jié)執(zhí)行各項規(guī)章制度情況，預(yù)防腐敗問題的發(fā)生。

3.4 職能分工控制制度。外購的材料、商品驗收、自制材料和委托加工材料的入庫，對材料數(shù)量、質(zhì)量和價格的審查驗收，以及材料采購貨款的結(jié)算涉及許多部門和環(huán)節(jié)，實行職責(zé)分工進(jìn)行管理控制，并通過材料收、發(fā)、存等管理制度加以確定，以明確請購、訂購、驗收、付款、記賬等環(huán)節(jié)的相關(guān)人員的責(zé)任，加強控制。

3.5 物資定期盤點制度。在倉儲部門實行物資科學(xué)管理和責(zé)任制的基礎(chǔ)上，物資管理及相關(guān)監(jiān)督等部門應(yīng)定期實行盤點控制制度。物資要實行分層保管定位存放，以便于清點核對，保證安全。同時，物資定期或不定期要進(jìn)行盤點，由倉儲、物資采購、財務(wù)、審計紀(jì)檢等人員組成盤點小組，運用物資出入庫各種計量衡器和計算方法，點清數(shù)量，查明質(zhì)量，按規(guī)定填制材料盤存單，做到賬與物、賬與賬相一致。對盤盈盤虧的物資，要注明原因和有關(guān)人員的責(zé)任。

3.6 有限授權(quán)和信息共享制度。對物資采購監(jiān)督的一個重要方面就是要使采購決策的權(quán)力公開化、流程化、分散化，建立有限授權(quán)制度和決策信息共享制度，這是現(xiàn)代管理的基本要求，也是對采購管理人員的有效保護(hù)措施。因此，這一制度的建設(shè)理應(yīng)引起我們的高度重視。

[1]車永才，楊建平.煤礦物資采購價值工程分析研究[J].遼寧工程技術(shù)大學(xué)學(xué)報，2003-12-30.