小議檔案信息資源的開發(fā)利用

張曉燕

（黑龍江省柳河農(nóng)場(chǎng)社保局，黑龍江 慶安 152400）

1 檔案信息資源開發(fā)利用的涵義

所謂檔案信息資源開發(fā)和利用，就是將靜態(tài)的檔案信息資源經(jīng)過采集、加工、存儲(chǔ)，進(jìn)而轉(zhuǎn)換成動(dòng)態(tài)的信息，最快和最大限度地為用戶所利用的過程。這一概念應(yīng)從以下幾個(gè)方面理解:

1.1 它的開發(fā)對(duì)象是館藏檔案中隱含的信息。這里的館藏檔案是集中了經(jīng)過系統(tǒng)加工科學(xué)挑選和鑒別，處在日常保管狀態(tài)中的檔案。

1.2 它的任務(wù)是對(duì)靜態(tài)的檔案資源進(jìn)行加工、處理和相應(yīng)的信息輸出，直接滿足利用者的需要。館藏檔案作為一種資源，是固化的、靜止的，只有不斷的經(jīng)過加工、處理，才能發(fā)揮檔案資源應(yīng)有的作用。

1.3 它是一種高層次的勞動(dòng)過程。它把一次檔案文獻(xiàn)加工成二次文獻(xiàn)和三次文獻(xiàn)，并通過新的載體形態(tài)存儲(chǔ)信息，使檔案信息資源濃縮化和優(yōu)質(zhì)化，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的可分享性，廣泛滿足檔案用戶的利用需求。與此同時(shí)，通過相應(yīng)的信息傳遞渠道和媒介，將檔案資源信息傳遞給利用者。

1.4 檔案信息資源開發(fā)系統(tǒng)的整體功能是縮短檔案信息資源的傳遞時(shí)間，廣泛、迅速、準(zhǔn)確地將檔案資源信息傳遞給用戶，從而最大限度地發(fā)揮檔案的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

2 當(dāng)前檔案信息資源開發(fā)利用的主要制約因素

2.1 檔案信息化意識(shí)較弱

檔案信息的開發(fā)利用，面臨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和商品經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)。改革開放以后，我國的社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)得到迅速發(fā)展，基本形成了具有中國特色的社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系，商品經(jīng)濟(jì)己成為我國經(jīng)濟(jì)的主要形式。但是，由于檔案系統(tǒng)長期形成的封閉和半封閉環(huán)境的影響，許多檔案部門和檔案工作者的思想觀念，仍然停留在“重管輕用”的觀念上，認(rèn)為只要按時(shí)接收，按時(shí)開放，提供憑據(jù)就行了。對(duì)于如何開發(fā)檔案信息，提高檔案利用率想的少。因此，部分檔案工作者認(rèn)為沒有什么開發(fā)價(jià)值，再怎么使勁開發(fā)，也不能提高利用率，也創(chuàng)造不出經(jīng)濟(jì)效益。這種思想觀念，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展，檔案信息的利用也不能達(dá)到應(yīng)有的效果，這是檔案信息開發(fā)利用過程中必須解決的一個(gè)重要問題，否則，檔案工作無法迎接社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和商品經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)。

2.2 館藏結(jié)構(gòu)單一

據(jù)有關(guān)資料介紹，現(xiàn)在很多檔案館的館藏文書檔案所占比例偏大，而科技檔案、聲像檔案所占比例偏小。這樣的館藏結(jié)構(gòu)，范圍狹窄，檔案資源不夠豐富。因?yàn)樯鐣?huì)對(duì)檔案信息的需求是多方面的，館藏單一不能滿足社會(huì)需要的多樣性。

2.3 新技術(shù)利用環(huán)節(jié)薄弱

在現(xiàn)代信息技術(shù)迅速發(fā)展的情況下，尤其是隨著多媒體技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代通信傳輸技術(shù)的發(fā)展,檔案縮微制品、錄音、錄像制品等各種載體形式大量增加,這些對(duì)檔案部門的信息資源開發(fā)工作產(chǎn)生了極大的沖擊和深刻的影響。

2.4 檔案隊(duì)伍素質(zhì)不高

由于傳統(tǒng)服務(wù)手段和內(nèi)容的單一性，使得許多人都把檔案工作看成是人人都能勝任的工作，無需多少知識(shí)都可以“守好攤子”。隨著社會(huì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)應(yīng)用用于檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，無論從內(nèi)容和方式都發(fā)生了巨大的變化，過去那種坐、等、靠、要的管理體制己是行不通了，那種僅僅依靠傳統(tǒng)的隊(duì)伍建設(shè)己遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)信息時(shí)代對(duì)檔案人員的需求。目前檔案部門人員主要存在的問題:缺乏新的專業(yè)知識(shí)，知識(shí)結(jié)構(gòu)出現(xiàn)斷層現(xiàn)象；缺乏現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)化知識(shí):檔案隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不合理，年齡偏大；上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)重視不夠等等，造成了檔案信息化建設(shè)的滯后。

3 檔案信息資源開發(fā)利用的對(duì)策

3.1 增強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)與利用的意識(shí)

近年來黨中央、國務(wù)院高度重視檔案工作，各級(jí)各部門必須提高思想認(rèn)識(shí)，進(jìn)一步搞好檔案信息資源的開發(fā)與利用。由于我們的檔案信息資源開發(fā)與利用相對(duì)落后，未引起社會(huì)共識(shí)，再加上檔案館知名度不高，除了有它自身的局限性外，更主要的是宣傳力度不大。只要我們擴(kuò)大宣傳力度，通過新聞傳播媒介加以宣傳，就一定會(huì)有效果。讓全社會(huì)都來了解檔案信息及其館藏情況，讓各界人士都懂得借助檔案可以解決不少問題，使檔案館通過開發(fā)開放檔案信息資源，參與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)，在服務(wù)全社會(huì)過程中發(fā)揮作用。

3.2 大力豐富館藏，增加信息存貯量

要開發(fā)檔案信息，先要存貯檔案信息。要增加檔案信息的存貯量，就要不斷豐富館藏檔案資料的數(shù)量和內(nèi)容。隨著政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、科技、文化等活動(dòng)的開展，社會(huì)上產(chǎn)生的信息資源與日俱增，更加顯得館藏?cái)?shù)量的貧乏。加之過去思想認(rèn)識(shí)上的偏差，許多館藏檔案中又存在著門類不全、結(jié)構(gòu)不合理、范圍不廣泛、地方特色不突出等問題。要解決這個(gè)問題，一是檔案館要擴(kuò)大接收面，凡是對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的信息都在收編范圍;二是擴(kuò)大接收門類，由只接收文書檔案，擴(kuò)大為接收專業(yè)檔案、科技檔案等;三是在接收的內(nèi)容上注意宏觀和微觀的結(jié)合;四是注意接收反映地方特色的檔案材料。

3.3 改進(jìn)和更新檔案利用的技術(shù)及方法

隨著檔案數(shù)量的增加和現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案的利用需求，傳統(tǒng)的檔案利用方式與方法已不適應(yīng)檔案用戶的需要和檔案信息加工的需要，因此，檔案部門必須大力改變和更新檔案利用方法，并盡可能地使用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代縮微技術(shù)等。目前，各級(jí)檔案部門的檔案檢索工具種類單一、功能不全、檢索速度慢、效率低的現(xiàn)象普遍存在，加強(qiáng)檢索工具應(yīng)力求符合規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，館藏性、查找性、指導(dǎo)性檢索工具應(yīng)配套，并能把館藏檔案的內(nèi)容特征、形式特點(diǎn)和儲(chǔ)存地點(diǎn)揭示出來。各級(jí)檔案部門應(yīng)建立檔案目錄中心，將本地區(qū)、本系統(tǒng)保存的檔案資料，通過實(shí)體分散、目錄集中的方法，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。

3.4 提高檔案人員隊(duì)伍的綜合素質(zhì)

(1)加強(qiáng)教育，使廣大檔案工作者解放思想、更新觀念。開發(fā)檔案信息資源，首要的是從事這項(xiàng)工作的人必須形成現(xiàn)代管理意識(shí)，樹立一種為社會(huì)服務(wù)、為經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)的思想。要努力把握檔案工作的方向，積極探求開發(fā)檔案工作的新途徑。同時(shí)要形成檔案工作者的群體意識(shí)，發(fā)揮群體團(tuán)隊(duì)精神，不斷提高人們對(duì)保存檔案和開發(fā)利用檔案信息資源的認(rèn)識(shí)和自覺性，這是做好開發(fā)檔案信息資源工作前提和必要條件。(2)改善檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)?，F(xiàn)代管理科學(xué)認(rèn)為，各門學(xué)科的關(guān)系是互相滲透、相互依存的，這就要求從事檔案工作的人員必須具有廣博的文化知識(shí)，學(xué)習(xí)和了解現(xiàn)代辦公所應(yīng)用的科技手段，了解相關(guān)學(xué)科及本學(xué)科領(lǐng)域中最新的科技成果，拓寬知識(shí)層面，這樣才能運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段創(chuàng)造檔案信息的最大效益。

4 結(jié)語

總而言之，檔案信息資源的開發(fā)和利用是一項(xiàng)長期而系統(tǒng)的工作，是對(duì)人類精神財(cái)富的升華和再創(chuàng)造，是一項(xiàng)功在當(dāng)今、利于后世的偉業(yè)。作為檔案部門，要高度重視檔案信息資源的開發(fā)利用，進(jìn)一步挖掘和拓寬檔案信息資源開發(fā)和利用的渠道，最大限度地發(fā)揮檔案信息資源的價(jià)值和作用，更好地為社會(huì)各界和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

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