工程質(zhì)量監(jiān)督檔案整理中存在的問題

石小麗 趙春景

（江蘇嘉隆工程建設(shè)有限公司，江蘇 泗陽(yáng) 223700）

隨著《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》和《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》的出臺(tái)，工程質(zhì)量監(jiān)督檔案在質(zhì)量監(jiān)督工作中的重要性和作用越來越被大家所公認(rèn)，這里所指的工程質(zhì)量監(jiān)督檔案是指在工程建設(shè)過程中，質(zhì)監(jiān)機(jī)構(gòu)按照省建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督站統(tǒng)一指定的表式所能反映工程質(zhì)量監(jiān)督過程及結(jié)果的記錄。對(duì)工程質(zhì)量監(jiān)督檔案的收集、整理、歸檔管理工作規(guī)范化，能促使工程質(zhì)量監(jiān)督管理水平進(jìn)一步提高，使工程質(zhì)量監(jiān)督工作有案可查，并且查有實(shí)據(jù)，體現(xiàn)工程質(zhì)量監(jiān)督工作的科學(xué)性、公正性、權(quán)威性。

1 工程質(zhì)量監(jiān)督檔案的內(nèi)容

工程質(zhì)量監(jiān)督檔案按形成可分為文本檔案、圖片、聲像及電子文檔的磁盤等。

1.1 建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督注冊(cè)

建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督注冊(cè)主要包括建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督申報(bào)表和建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督通知書。申報(bào)表應(yīng)包括工程概況，各方質(zhì)量責(zé)任主體的基本情況，施工圖審查情況，中標(biāo)通知書及合同等；質(zhì)量監(jiān)督通知書應(yīng)包括質(zhì)監(jiān)機(jī)構(gòu)及監(jiān)督人員的名稱，聯(lián)系電話，監(jiān)督電話等。

1.2 建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督工作方案及交底

工程質(zhì)量監(jiān)督方案是在工程項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)督前，質(zhì)監(jiān)機(jī)構(gòu)根據(jù)受監(jiān)工程的規(guī)模和類別，依據(jù)工程相關(guān)資料、工程建設(shè)法律法規(guī)和強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)編制的工程質(zhì)量監(jiān)督計(jì)劃，監(jiān)督工作方案應(yīng)明確監(jiān)督的重點(diǎn)和基本監(jiān)督方式。交底記錄是工程質(zhì)量監(jiān)督工作方案在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向建設(shè)、監(jiān)理及施工等單位進(jìn)行交底并留下書面文件。

1.3 工程質(zhì)量監(jiān)督記錄

工程質(zhì)量監(jiān)督記錄是質(zhì)監(jiān)機(jī)構(gòu)在工程監(jiān)督檢查中對(duì)各方責(zé)任主體和有關(guān)機(jī)構(gòu)履行質(zhì)量行為以及對(duì)工程質(zhì)量文件、資料和工程實(shí)體質(zhì)量等隨機(jī)進(jìn)行抽樣檢查留下的記錄。工程質(zhì)量監(jiān)督記錄分為工程參建各方質(zhì)量行為監(jiān)督和不良記錄，建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督抽查記錄，建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督抽查記錄，建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督抽測(cè)記錄及監(jiān)督抽檢通知單，建設(shè)工程整改通知書，建設(shè)工程局部停工（暫停）通知書，建設(shè)工程整改完成報(bào)告，建設(shè)工程復(fù)工申請(qǐng)報(bào)告，建設(shè)工程復(fù)工通知書等。

1.4 工程質(zhì)量驗(yàn)收監(jiān)督記錄及報(bào)告

工程質(zhì)量驗(yàn)收監(jiān)督記錄及報(bào)告是工程驗(yàn)收過程中形成的報(bào)告和監(jiān)督驗(yàn)收情況文字說明。工程質(zhì)量驗(yàn)收監(jiān)督記錄及報(bào)告主要指涉及結(jié)構(gòu)安全的樁基（地基處理）子分部、地基基礎(chǔ)分部、主體分部及主要使用功能的安裝、裝飾裝修分部和工程竣工驗(yàn)收的相關(guān)報(bào)告及記錄，工程竣工驗(yàn)收通知書。

1.5 建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告

建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告是指監(jiān)督機(jī)構(gòu)在建設(shè)單位組織的工程竣工驗(yàn)收合格后向備案機(jī)關(guān)提交的，在監(jiān)督檢查（包括工程竣工驗(yàn)收監(jiān)督）過程中形成的，評(píng)估各方責(zé)任主體和有關(guān)機(jī)構(gòu)履行質(zhì)量責(zé)任、執(zhí)行工程建設(shè)強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)的情況以及工程是否符合備案條件的綜合文件。

1.6 工程質(zhì)量事故（問題）處理監(jiān)督記錄及工程質(zhì)量事故報(bào)表。

1.7 執(zhí)法建議書

對(duì)工程參建各方責(zé)任主體和有關(guān)機(jī)構(gòu)的不良行為及違反強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)處罰建議書。

1.8 需要保存的其它文件、資料和圖片等。

2 工程質(zhì)量監(jiān)督檔案整理中的存在的問題

2.1 對(duì)工程質(zhì)量監(jiān)督檔案的重要性和意義認(rèn)識(shí)不足，思想上不夠重視，沒有設(shè)立專職或兼職的檔案管理員。

工程質(zhì)量監(jiān)督這項(xiàng)事業(yè)已經(jīng)發(fā)展了二十年了，隨著《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》的出臺(tái)，工程質(zhì)量的驗(yàn)收由等級(jí)核驗(yàn)制度向竣工驗(yàn)收備案制度轉(zhuǎn)化，工程監(jiān)督時(shí)，由原來僅對(duì)工程實(shí)體質(zhì)量監(jiān)督向行為和實(shí)體同時(shí)監(jiān)督轉(zhuǎn)化，所以，工程質(zhì)量監(jiān)督檔案的內(nèi)容也發(fā)生了變化，質(zhì)監(jiān)機(jī)構(gòu)和人員在工程建設(shè)過程中原來職責(zé)不明，現(xiàn)在變得清晰，質(zhì)監(jiān)機(jī)構(gòu)和人員在工程的重要部位是否到位，該把的質(zhì)量關(guān)是否把住，工程驗(yàn)收監(jiān)督情況怎樣，工作的規(guī)范性怎樣等，從工程質(zhì)量監(jiān)督檔案可以一目了然，從而反映工程質(zhì)量監(jiān)督檔案的重要性，從另一個(gè)側(cè)面反映工程質(zhì)量監(jiān)督檔案的可追溯性。

有的建設(shè)單位工程竣工后未將工程檔案及時(shí)移交城建檔案館，自己也未妥善保存，隨著住房制度的改革，住房要辦理產(chǎn)權(quán)手續(xù)需要工程竣工驗(yàn)收的有關(guān)證明材料，這樣建設(shè)單位來我單位進(jìn)行查詢、復(fù)印，我們的質(zhì)量監(jiān)督檔案就能發(fā)揮很好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

有的質(zhì)監(jiān)機(jī)構(gòu)對(duì)工程質(zhì)量監(jiān)督檔案管理沒有設(shè)立專職或兼職的檔案管理員，工程質(zhì)量監(jiān)督檔案散落在質(zhì)監(jiān)人員手中，人員變化后，工程質(zhì)量監(jiān)督檔案未及時(shí)移交，造成檔案的缺失。

2.2 工程質(zhì)量監(jiān)督檔案的內(nèi)容各地區(qū)不統(tǒng)一，形式多樣化

工程質(zhì)量監(jiān)督檔案應(yīng)該是反映工程質(zhì)量監(jiān)督過程及結(jié)果的記錄，而不是工程建設(shè)全過程、全方位檔案，據(jù)說有一個(gè)縣級(jí)質(zhì)監(jiān)機(jī)構(gòu)，到目前為止工程質(zhì)量監(jiān)督檔案占用了一個(gè)三層樓的房屋，再監(jiān)督工程，則要再擴(kuò)建房屋，把工程施工資料、監(jiān)理資料、圖紙全部收集放在質(zhì)監(jiān)機(jī)構(gòu)存檔，質(zhì)監(jiān)機(jī)構(gòu)變成了城建檔案館，這是不可取的。

2.3 內(nèi)容填寫不規(guī)范

質(zhì)量監(jiān)督交底的內(nèi)容千篇一律，每個(gè)工程都是一樣的交底記錄，沒有按工程的規(guī)模和特點(diǎn)來編寫。監(jiān)督抽查記錄未反映工程存在的問題、工程質(zhì)量狀況及各參建責(zé)任主體的行為，書寫時(shí)采用易退色耐久性不強(qiáng)的材料，字跡潦草，監(jiān)督抽查記錄和質(zhì)量整改通知書簽發(fā)時(shí)不規(guī)范，混用。

2.4 工程質(zhì)量監(jiān)督檔案整理裝訂不規(guī)范

工程質(zhì)量監(jiān)督檔案應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收完成后，由質(zhì)監(jiān)員整理，經(jīng)審核符合要求后歸檔，整理裝訂文件時(shí)文字材料幅面尺寸規(guī)格應(yīng)為 A4（297mm×210mm）幅面，而現(xiàn)在有的檔案材料幅面大小不一，有的用16開，歸檔文件頁(yè)面未打碼編號(hào)，裝訂不整齊，未采用線繩三孔左側(cè)裝訂法而用訂書機(jī)裝訂。

2.5 工程質(zhì)量監(jiān)督檔案保管的環(huán)境不符合要求

歸檔的工程有的質(zhì)監(jiān)機(jī)構(gòu)未建立臺(tái)帳，檔案室的溫、濕度不符合國(guó)家檔案局制定的《檔案庫(kù)房技術(shù)管理暫行規(guī)定》的相關(guān)要求，這樣就不能達(dá)到《工程質(zhì)量監(jiān)督工作導(dǎo)則》檔案長(zhǎng)期保存15年的規(guī)定。

總之，從現(xiàn)在開始我們應(yīng)該清醒地認(rèn)識(shí)到工程質(zhì)量監(jiān)督檔案的重要性，注意平時(shí)對(duì)工程質(zhì)量監(jiān)督檔案的收集、整理、歸檔和保管，使工程質(zhì)量監(jiān)督檔案準(zhǔn)確地反映我們的質(zhì)量監(jiān)督工作，使我們質(zhì)量監(jiān)督事業(yè)更上一層樓。

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[2]潘文敏,廖紅明.城建工程檔案管理亟待加強(qiáng).韶關(guān)日?qǐng)?bào).2006-09-26

[3]宋園.保證工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng).中國(guó)建設(shè)報(bào).2005-11-07