會計電算化質(zhì)量控制的探討

宋秀舉

（黑龍江龍煤礦業(yè)集團股份有限公司雞西分公司杏花煤礦財務(wù)科，黑龍江 雞西 158173）

會計電算化是將繁瑣、單調(diào)、機械的會計核算工作交由計算機進(jìn)行處理，提高會計核算的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和工作效率，減輕財會人員的勞動強度，使財會人員從繁重的手工勞動和繁瑣的核算事務(wù)中擺脫出來，更好地參與單位的經(jīng)營決策，加強財務(wù)管理，使財務(wù)管理工作電算化，將會計數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總、統(tǒng)計、分析，提供管理和決策所必需的數(shù)據(jù)。會計電算化是會計工作從核算型向管理型轉(zhuǎn)變的必然趨勢，是現(xiàn)代會計工作的發(fā)展方向。

1 會計電算化的質(zhì)量控制要素

影響會計電算化工作質(zhì)量的因素很多。筆者認(rèn)為，要保證會計電算化工作的質(zhì)量，應(yīng)著重從初始化設(shè)置、工作分工控制、輸入控制與檢查、審核與監(jiān)督、安全控制等五個方面入手，制定相應(yīng)的對策、措施。

1.1 初始化與維護(hù)控制

初始化工作主要指為保證系統(tǒng)正常運行而進(jìn)行的準(zhǔn)備工作。如設(shè)置系統(tǒng)初始時間、明細(xì)科目、口令、余額初始化及各種參數(shù)和文件的設(shè)置等。初始化工作是后續(xù)工作的基礎(chǔ)，因此會計軟件必須重視初始化工作的控制。維護(hù)工作主要指對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)，它是保證系統(tǒng)安全正確運行的重要措施。

1.2 工作分工控制

崗位劃分。會計電算化已由單機操作發(fā)展到網(wǎng)絡(luò)運行，由多人按不同分工共同操作完成。依據(jù)內(nèi)部控制制度的要求和會計電算化工作的特點，將會計電算化工作分為系統(tǒng)管理維護(hù)、操作錄入、出納、審核、檔案保管等。各項工作之間相互聯(lián)系、相互制約。

崗位權(quán)限與責(zé)任。各崗位被授予與工作內(nèi)容相應(yīng)的權(quán)限和職責(zé)。系統(tǒng)管理維護(hù)人員擁有較高權(quán)限，負(fù)責(zé)日常軟、硬件的管理維護(hù)，并為其他人員授權(quán)。各操作人員應(yīng)嚴(yán)格在授權(quán)范圍內(nèi)工作，出納不得兼任錄入、記賬、審核、檔案保管等工作。審核人員對其他操作人員錄入的會計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、合法性、合理性進(jìn)行審核，但無權(quán)修改數(shù)據(jù)。為保證會計信息的準(zhǔn)確、合理，操作錄入人員錄入數(shù)據(jù)后應(yīng)仔細(xì)核對，并經(jīng)審核人員審核簽章后方可輸出和記賬，審核人員發(fā)現(xiàn)差錯時應(yīng)及時通知操作錄入人員改正。未經(jīng)審核的會計數(shù)據(jù)不得輸出和記賬。

1.3 輸入控制與檢查

輸入控制是應(yīng)用控制與質(zhì)量控制的重點。輸入控制就是在保證原始數(shù)據(jù)真實、準(zhǔn)確的前提下，采取措施保證會計數(shù)據(jù)在編碼、填制記賬憑證及輸入過程中能及時發(fā)現(xiàn)可能出現(xiàn)的差錯并糾正。在電算化會計中，由于工具、載體、賬務(wù)處理、會計組織等發(fā)生了根本的變化，會計控制也由人工控制變?yōu)槿撕陀嬎銠C共同控制，使會計控制更為復(fù)雜，要求更加嚴(yán)密。但是操作簡單，控制功能也更加有效。電算化會計信息控制除計算機本身的一般控制外，主要是指會計信息的輸入、處理和輸出控制。輸入控制是指對數(shù)據(jù)采集和系統(tǒng)輸入的控制，由于目前數(shù)據(jù)的采集和輸入必須有人參與，而且數(shù)據(jù)輸入的正確與否直接影響到處理和輸出的結(jié)果，因而對電算化會計的輸入控制顯得尤為重要。為此，應(yīng)制定標(biāo)準(zhǔn)化憑證格式，建立科目參照文件，設(shè)立科目代碼校驗位，有條件的可進(jìn)行二次輸入；每一位參與電算化會計的人員都應(yīng)執(zhí)行合理授權(quán)控制，通過設(shè)置操作員口令和上機日志等控制手段，防止差錯和舞弊行為；還必須增設(shè)專人輸入檢查控制環(huán)節(jié)，未經(jīng)檢查，應(yīng)無法進(jìn)入下一步會計處理。會計信息處理和輸出的控制，基本上是通過計算機程序自動進(jìn)行的，主要取決于應(yīng)用程序的正確性和環(huán)境控制能力，系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)具有識別信息失誤的能力。同時，要防止無關(guān)人員進(jìn)入計算機程序操作。輸入控制要不斷加強操作人員的責(zé)任心和提高技術(shù)水平，因為計算機是由人來操作，目前的財務(wù)軟件能判別憑證輸入的借貸是否平衡，但不能檢查運用的會計科目正確與否，比如某項業(yè)務(wù)應(yīng)借記管理費用，貸記壞賬準(zhǔn)備，操作人員誤輸入借記管理費用，貸記管理費用，財務(wù)會計電算化軟件就不能識別你輸入錯誤，所以為了保證數(shù)據(jù)輸入與會計科目運用的正確性，還要采取如下控制方法：建立科目對照檢查；借、貸平衡檢查；邏輯性檢查；人工復(fù)核檢查。

1.4 審核與監(jiān)督

會計電算化工作質(zhì)量要得到很好的控制，審核工作尤為重要。由于審核工作點多面廣，一切輸入、輸出的會計資料包括憑證、賬簿、報表、工資數(shù)據(jù)、固定資產(chǎn)資料等都需經(jīng)過審核，審核可在事前、事中、事后進(jìn)行。為減少人為差錯，也可建立二級審核制度，審核人員完成日常審核，會計主管進(jìn)行再審核。

1.5 安全控制

為使會計信息系統(tǒng)安全有序地運行，應(yīng)做好以下安全控制：未經(jīng)授權(quán)不得上機操作；各臺計算機應(yīng)設(shè)置開機密碼和登錄密碼；各操作人員應(yīng)設(shè)置操作密碼，對他人保密，并經(jīng)常更換；離崗時應(yīng)退出系統(tǒng)；禁止使用外來盤和安裝無關(guān)軟件；不得用處理數(shù)據(jù)的計算機上網(wǎng)，網(wǎng)絡(luò)是一個開放的環(huán)境，很難避免非法侵?jǐn)_，在這個環(huán)境中一切信息在理論上都是可以被訪問到的，除非它們在物理上斷開連接。因此，網(wǎng)絡(luò)下的會計信息系統(tǒng)很有可能遭受非法訪問甚至黑客或病毒的侵?jǐn)_。這種攻擊可能來自于系統(tǒng)外部，也可能來自系統(tǒng)內(nèi)部，而且一旦發(fā)生將造成巨大的損失。定期用正版軟件查毒、殺毒；每天關(guān)機前在兩臺計算機上進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，有條件的單位可購置光盤刻錄機進(jìn)行光盤備份，以備系統(tǒng)遭受破壞時得到恢復(fù)；加強對計算機、UPS等硬件的定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題時及時修復(fù)，為會計信息系統(tǒng)創(chuàng)造一個安全的運行環(huán)境。

2 會計電算化質(zhì)量控制的對策與措施

2.1 任何登記入帳的經(jīng)濟業(yè)務(wù)都必須填制記賬憑證，摘要區(qū)規(guī)范填入，在機上填制的記賬憑證編號應(yīng)當(dāng)連續(xù)，編號出現(xiàn)間斷時，應(yīng)在斷號的第一張憑證上注明間斷的編號，并在打印輸出的該張憑證上注明斷號的原因并簽字蓋章。

2.2 記賬憑證必須經(jīng)過復(fù)核人員簽字后，才能根據(jù)其登記賬簿，復(fù)核人員必須在屏幕上直接對機器存儲的記賬進(jìn)行復(fù)核簽字，同時要對打印輸出的記賬憑證或代用憑單進(jìn)行簽字蓋章。同一張記賬憑證，制單和復(fù)核不能是同一人。記賬憑證在記賬以前必須打印輸出（記賬憑證清單），沒有打印輸出的記賬憑證不得登記入賬。

2.3 總賬及現(xiàn)金賬和銀行賬均可采用計算機打印輸出的活頁賬裝訂，出納人員根據(jù)審核人員審查并準(zhǔn)許報銷的憑證，收入或付出款項，出納人員可以不登記訂本式日記賬，如現(xiàn)金處理收支較多可根據(jù)需要自設(shè)輔助賬。每天必須將當(dāng)日發(fā)生的現(xiàn)金收支數(shù)據(jù)輸入計算機并據(jù)以計算出庫存日報表，并在表上簽字蓋章。

2.4 單位根據(jù)機器使用和人員分工情況以及工作需要，確定每月的記賬期限，每月至少記賬一次，每月月末以前應(yīng)將當(dāng)月所有收支及轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)全部登記入賬。至少每月核對一次總賬，每季度核對一次明細(xì)賬。

2.5 必須將儲存在機器內(nèi)的賬簿數(shù)據(jù)打印輸出為書面賬簿，會計賬簿打印間隔時間不得超過一個月，平時可以只打印已滿頁的賬簿數(shù)據(jù)，但每年年末必須將全部賬簿數(shù)據(jù)打印。

[1]潘上永.會計電算化[M].北京：高等教育出版社.2003.

[2]高太平.會計電算化工作中存在的風(fēng)險及防范措施[J].經(jīng)濟師.2003.（1）：195-196.