電算化會計中若干會計方法的思考

張輝

（黑龍江省水利系統(tǒng)干部培訓(xùn)中心，黑龍江 哈爾濱 150000）

美國前會計學(xué)會會長井尻雄士教授在八十年代初提出了“三式簿記”新概念，美國的阿妮塔·S·霍德蘭等教授提出基于事件驅(qū)動法的事項會計，主張打破原有復(fù)式記帳原理，變原有的貨幣反映為多維反映，他們的研究都是建立在信息新技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)之上的。

1 電算會計中借貸記帳法是否不適用

在借貸記帳法中，“借”既可以表示增，也可以表示減，而“貸”既可以表示減，也可以表示增，盧卡·帕喬利提出的復(fù)式借貸簿記方法之所以幾百年來一直為人們所推崇，正是因為其“有借必有貸，借貸必相等”的錙銖必較、涇渭分明的原理.盡管我國會計實務(wù)也曾一段時間對增減記帳法和收付記帳法情有獨鐘，但最終仍達成共識，采用了國際上通用的借貸記帳法。

本質(zhì)上說，在借貸記帳法中，代和貸只是代表一種符號，而其實質(zhì)則是“有借必有貸，借貸必相等”。換句話說，不管是在手工會計中，還是在電算會計中，衡量記帳憑證是否采用借貸記帳法，主要看其是否體現(xiàn)“有借必有貸，借貸必相等”的基本原則。在電算會計中，盡管記帳憑證庫文件的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)有“借貸金額”型、“借貸方向”型和“借貸科目”型等幾種，但萬變不離其宗，其基本實質(zhì)都是通過記帳憑證編號維系著憑證的借貸記帳法。

有人以會計軟件常以正、負號分別替代借、貸符號為由，企圖說服人們相信這一記帳法已經(jīng)難以勝任新形勢。應(yīng)當(dāng)注意的是，即使借、貸符號在數(shù)據(jù)庫中不采用“借”和“貸”加以表示，也并不表明借貸記帳法就可放棄。不可否認，在將借貸記帳憑證的發(fā)生額登陸到總帳之后，對于登帳后所結(jié)計的期末余額往往以正數(shù)表示借方余額，而以負數(shù)表示貸方余額，甚至在借貸庫文件中只設(shè)一個金額字段，在該字段中分別以正負號表示借貸方。但所有這些標(biāo)記都沒能改變“有借必有貸，借貸必相等”的規(guī)則，其實質(zhì)仍然是借貸記帳法。這里的正、負號與增減記帳法的增減符號的屬性風(fēng)馬牛不相及。

從長遠來看，隨著原始憑證的逐步電子化，記帳憑證的自動生成勢在必行，屆時，何種記帳方法使自動生成更可行，當(dāng)然要根據(jù)其科學(xué)性而定。智能軟件的設(shè)計憑借的是科學(xué)的方法和嚴(yán)密的思維與推斷，而經(jīng)過了數(shù)百年磨練的借貸記帳法，無疑是未來智能專家設(shè)計會計軟件的最佳選擇。當(dāng)然，一味否定增減記帳法的科學(xué)性也是錯誤的。在計算機之中，當(dāng)采用增減記帳法填制記帳憑證之后，我們完全可以編寫一段簡短的程序?qū)⑵滢D(zhuǎn)換為借貸記帳法下的相應(yīng)記帳記帳憑證。其轉(zhuǎn)換的主要依據(jù)是各該科目的記帳符號與所屬科目類別。以從銀行提取現(xiàn)金為例，在增減記帳法下，增記“現(xiàn)金”減記“銀行存款”?，F(xiàn)金和銀行存款都是資產(chǎn)類科目，對資產(chǎn)類科目，其增加就轉(zhuǎn)換為“借”其減少就轉(zhuǎn)換為“貸”。依此，也可將借貸記帳法下的憑證轉(zhuǎn)換為增減法下的憑證。

事實上，過多地去研究借貸記帳法與增減記帳法如何在計算機中運行是不明智的的。因為這兩種方法僅是用于數(shù)據(jù)的輸入而并非是用于信息輸出，換句話說記帳方法與信息用戶的需求無關(guān)，信息用戶所需要的會計信息主要是以會計科目為標(biāo)識的發(fā)生額或余額（至少當(dāng)前是如此）。

2“反結(jié)帳、反記帳、取消審核”的可行性至今，尚有有少會計核算軟件設(shè)置“取消審核”、“反記帳”、“反結(jié)帳”的功能。在實際工作中，這些設(shè)置的確給會計人員的會計處理帶來許多方便，盡管許多學(xué)者對此提出異議，但不少實務(wù)工作者卻對其依依不舍。有的學(xué)者甚至認為，在計算機特定的工作環(huán)境中，反記帳的作用不可替代。其理由是，在實際工作中存在大量錯誤的記帳憑證如果不施行反記帳的做法，則將導(dǎo)致帳簿中存在大量無用的冗余信息，影響對會計信息的使用。

所謂電算化會計中“反記帳”，事實上也就是將一批原先登錄到帳簿上的發(fā)生額從各該帳戶再予以扣減，使各該帳簿恢復(fù)至該批憑證登帳之前帳簿的發(fā)生額和余額狀態(tài)。毋庸置疑，沒有人會贊同手工會計下采用“反記帳”。對手工的帳簿記錄，為了保證其有案可稽，當(dāng)其發(fā)生錯誤時，不準(zhǔn)涂改、挖補、刮擦或者用藥水消除字跡，不準(zhǔn)重新抄寫。同時，對兩種出錯情況的更正應(yīng)當(dāng)分別加以嚴(yán)格處理；一是登記帳簿時所發(fā)生的錯誤，“應(yīng)當(dāng)將錯誤的文字或者數(shù)字劃紅線注銷，但必須使原有字跡仍可辨認”；二是由于記帳憑證錯誤而導(dǎo)致帳簿記錄發(fā)生錯誤的，則“應(yīng)當(dāng)按更正的記帳憑證登記帳簿，”。在實際工作中，由于記帳憑證出錯而導(dǎo)至帳簿記錄發(fā)生差錯時而發(fā)生。一般采用兩種方式進行相應(yīng)的修改；一是紅字沖銷法，二是補充更正法。這些詳細而又具體的規(guī)定所強調(diào)的一點，那就是對出錯之處必須留有修改的痕跡。

在電算會計之中，記帳錯誤和記帳憑證填制錯誤仍然在所難免。但由于計算機特定的工作環(huán)境，迫使我們不得不改變手工會計原有的更正做法。雖然紅線注銷法地電算會計中難以操作，但對出錯的電子數(shù)據(jù)，卻不能不留下修改的痕跡，解決的辦法只有一個，保留錯誤電子數(shù)據(jù)，另作更改的記帳憑證，并據(jù)以登錄帳本，換言之，要將正與誤兩張憑證同存于會計檔案之中，同時，其所登錄的正與誤兩處帳簿記錄并存于同一帳本之中?！稌嫼怂丬浖竟δ芤?guī)范》第十八條也作出與上相同的規(guī)定；“發(fā)現(xiàn)已經(jīng)輸入并審核通過或者登帳的記帳憑證有錯誤的，可以采用紅字沖銷法或者補充憑證法進行更正；記帳憑證輸入時，紅字可用‘-’號或者其他標(biāo)記表示”。

由上可見，不管是手工會計，還是電算化會計，對出錯的修改均強調(diào)留有痕跡。事實上，在電算化會計中，由于電子數(shù)據(jù)的修改在技術(shù)上可不留痕跡，因而更需要對留有痕跡予以強調(diào)。

反結(jié)帳的錯誤做法也是顯而易見的。當(dāng)期末已經(jīng)結(jié)帳并編制企業(yè)會計報表之后，如果將其“反結(jié)帳”，則意味可以對該結(jié)帳月繼續(xù)輸入憑證數(shù)據(jù)，無論這些新憑證是否已經(jīng)記帳，都存在帳表不一至的錯誤，而當(dāng)根據(jù)其登帳后的帳簿重新編制報表，擺在人們面前的兩張報表是絕不相同的。如果某一會計期反復(fù)操作結(jié)帳與反結(jié)帳，并生成相應(yīng)會計報表，會計信息的生成啟不是在搞數(shù)字游戲！

進而言之，將“取消審核”、“反記帳”與“反結(jié)帳”同時使用，其后果不堪設(shè)想；結(jié)帳后可以再增減當(dāng)月經(jīng)濟業(yè)務(wù)，帳簿錯誤可以在原錯誤之處不留痕跡加以修改，而業(yè)務(wù)記帳和編制報表的記帳憑證在取消審核后又可對記帳憑證的電子數(shù)據(jù)不留痕跡的修改，承認這種逆操作的合法性，又置會計的證、帳、表勾稽關(guān)系于何地？它只會給制假者提供機會，而對電算化內(nèi)部會計控制百害而無一利。這種只顧及方便操作者而不考慮會計信息可先靠性的做法，還需要會計工作規(guī)范嗎？商品化會計核算軟件首先要評審，正說明會計軟件必須遵守包括證、帳、表等操作在內(nèi)的工作規(guī)范之重要。

本質(zhì)上說，上述所有的逆操作，其最終目的都是為了對記帳憑證庫文件上的電子數(shù)據(jù)作不留痕跡的修改。事實上，發(fā)現(xiàn)證、帳錯誤而采用紅字（“-”號）更正法或補充更正法填制記帳憑證，再據(jù)以登記由簿、會計報表，并不會給會計人員帶來太多麻煩。無論是結(jié)帳前作為當(dāng)月憑證的更改，還是結(jié)帳后作為下月的憑證的更改，對會計人員來說都是舉手之勞，何況證、帳的錯誤畢竟不會太多，因而不至于導(dǎo)至帳簿中存在大量無用的冗余信息，影響對會計信息的使用。

[1]財政部.企業(yè)會計準(zhǔn)則[S].2006.

[2]財政部.會計核算軟件基本功能規(guī)范[S].199 4.

[3]財政部.財政部關(guān)于會計基礎(chǔ)工作規(guī)范化的意見[S].1996.

[4]宋薇.淺析會計電算化中“反記賬、反結(jié)賬”的利弊.