企業(yè)信息管理及系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)

張秀國

（中鐵一局集團(tuán)市政環(huán)保工程有限公司，甘肅 蘭州 730000）

1 引言

眾所周知,任何企業(yè)都在不同程度上依賴于一定的技術(shù)和知識(shí)才可以生存與發(fā)展,尤其當(dāng)今已經(jīng)進(jìn)入了知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息經(jīng)濟(jì)的時(shí)代,現(xiàn)代企業(yè)之間的競爭更多的是知識(shí)與信息獲取或使用能力的競爭。所以對(duì)企業(yè)的知識(shí)資源進(jìn)行有效的管理,是一個(gè)企業(yè)能否在激烈的市場(chǎng)競爭中立于不改之地的關(guān)鍵。

2 企業(yè)信息管理系統(tǒng)的作用

2.1 發(fā)布知識(shí),確保組織內(nèi)的每個(gè)成員都能共享

在沒有計(jì)算機(jī)、軟件和網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的前提下,企業(yè)發(fā)布知識(shí)的手段通常采用開會(huì)、發(fā)文件及書籍等手段,除了發(fā)布成本高而外,知識(shí)的傳播速度、傳播量、更新、查閱及查閱權(quán)限等等受到極大的制約。而企業(yè)信息管理系統(tǒng)則有效地解決了這些問題,使知識(shí)信息交易成本大大降低,交易質(zhì)量和效率大大提高,有力地發(fā)揮了知識(shí)在企業(yè)中的生產(chǎn)力作用。

2.2 確保知識(shí)獲得的及時(shí)性

信息管理系統(tǒng)解決了跨地區(qū)、跨時(shí)間、跨單位、跨部門、跨員工之間的查閱障礙,只要是在有權(quán)限的前提下,知識(shí)需求者可以迅速通過系統(tǒng)找到自己需要的各種知識(shí)。例如目前的企業(yè)信息門戶(EIP-EnterpriseInformationPortal)可以解決企業(yè)之間的信息及知識(shí)交流問題,另外企業(yè)信息系統(tǒng)可以與相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)連接,并自動(dòng)按照組織內(nèi)部成員對(duì)信息的需求進(jìn)行篩選、分類和收集,并按照成員對(duì)信息的需求及時(shí)傳送給需要的人,以解決知識(shí)時(shí)效性的問題。

2.3 提升組織或個(gè)人的隱性知識(shí)為顯性知識(shí),并保證兩者之間的有效轉(zhuǎn)換

在企業(yè)沒有信息系統(tǒng)之前,員工的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)僅存在自己的腦子里,部門的知識(shí)也在這個(gè)部門里,信息呈現(xiàn)孤島狀態(tài)。遺忘、人員流失和成員之間交流不暢導(dǎo)致企業(yè)的知識(shí)大多是隱性知識(shí),而不能轉(zhuǎn)變?yōu)轱@性知識(shí),組織的知識(shí)難以積累。組織隨著人員的流動(dòng)、時(shí)間的推移不斷地交學(xué)費(fèi),企業(yè)不能形成經(jīng)驗(yàn)曲線,生產(chǎn)效率和競爭力也就難以提高。信息管理系統(tǒng)使個(gè)人知識(shí)得以沉淀,成員之間的知識(shí)得到共享和交融,企業(yè)對(duì)員工的過分依賴性降低,從而避免企業(yè)因某些關(guān)鍵崗位人員流失出現(xiàn)不可收拾的局面。

3 相關(guān)技術(shù)介紹和分析

首先,企業(yè)信息化,企業(yè)網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)是基礎(chǔ),信息作為人們寶貴的財(cái)富,貫穿在當(dāng)今人類的一切活動(dòng)中,信息系統(tǒng)是信息獲取與處理的各種方法、過程、技術(shù)按一定規(guī)律構(gòu)成的一個(gè)有機(jī)整體,它是以計(jì)算機(jī)和數(shù)據(jù)通信網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的開發(fā)式的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用管理系統(tǒng),是信息采集、存儲(chǔ)、加工、分析、傳輸?shù)墓ぞ?。要確保系統(tǒng)中敏感信息的安全,就必須了解系統(tǒng)安全的因素,采取相應(yīng)的技術(shù)策略,使信息系統(tǒng)安全可靠。

3.1 需求分析

這里介紹的企業(yè)信息管理系統(tǒng)是根據(jù)企業(yè)日常辦公的需要來設(shè)計(jì)開發(fā)的案例,目標(biāo)是提高企業(yè)管理的工作效率,具有對(duì)用戶信息、客戶信息、產(chǎn)品信息、銷售信息和統(tǒng)計(jì)信息進(jìn)行管理和維護(hù)的功能。

3.2 管理員登陸功能

實(shí)現(xiàn)管理員的安全登陸,系統(tǒng)管理員登錄系統(tǒng)后,主界面展示的是用戶的基本信息,包括用戶帳號(hào)、姓名、部門、聯(lián)系電話、E-mail等。

3.3 角色管理功能

管理員正常登陸后,可瀏覽管理員編號(hào)、管理員名稱、管理員操作?？梢栽谛碌墓芾斫M中進(jìn)行添加新的管理員的名稱、密碼。

3.4 人事管理功能

通過發(fā)布招聘信息來顯示要招聘的職位、人數(shù)、工作地點(diǎn)、專業(yè)要求、學(xué)歷、招聘日期、招聘要求等功能、在招聘信息中點(diǎn)擊查看。

3.5 產(chǎn)品管理功能

通過產(chǎn)品的編號(hào)、名稱、圖片、說明等信息來分類產(chǎn)品,可以對(duì)不同的產(chǎn)品進(jìn)行查找、管理和添加。

3.6 合同管理功能

對(duì)企業(yè)合同進(jìn)行條理性的分布跟管理,使得合同清晰安全。

3.7 系統(tǒng)備份功能

為防止系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失或損壞,可以進(jìn)行系統(tǒng)的安全備份與還原。

4 系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)

此部分主要是對(duì)系統(tǒng)各模塊進(jìn)行分析設(shè)計(jì)介紹。

4.1 系統(tǒng)主界面

系統(tǒng)主界面的介紹

本系統(tǒng)的主界面采用灰色和藍(lán)色兩種顏色組成,大方莊重。其中包括基本管理,合同管理,產(chǎn)品管理,人事管理,其他管理等功能條。

4.2 管理員登陸通用模塊

管理員登陸通用模塊的介紹

登陸模塊是用戶登陸安全防護(hù)必不可少的模塊,作用是為用戶提供安全的訪問和數(shù)據(jù)操作,防止非法用戶進(jìn)入系統(tǒng)。用戶通過本模塊登陸到系統(tǒng)后,系統(tǒng)根據(jù)用戶角色權(quán)限設(shè)置其可使用的功能。本系統(tǒng)將用戶名和密碼信息保存在數(shù)據(jù)庫中。即當(dāng)擁護(hù)在登陸系統(tǒng)界面時(shí)輸入用戶名和密碼,單擊“確定”按鈕,系統(tǒng)與后臺(tái)數(shù)據(jù)庫連接,將輸入的用戶名和密碼與后臺(tái)數(shù)據(jù)庫檢索的用戶名和密碼進(jìn)行匹配,如果正確匹配即可進(jìn)入系統(tǒng)。此模塊還采用驗(yàn)證碼,使系統(tǒng)的安全性大大提高。

4.3 角色管理通用模塊

角色管理是一種權(quán)限管理方法。在應(yīng)用系統(tǒng)中,根據(jù)不同用戶可使用的功能和可查看的信息來設(shè)置不同的權(quán)限,其目的是為了防止用戶誤操作或超出其權(quán)限范圍的操作。角色是具有相同權(quán)限的用戶的集合,每個(gè)權(quán)限級(jí)別可以有多個(gè)角色,但是每個(gè)角色只對(duì)應(yīng)一個(gè)級(jí)別。角色的權(quán)限是所屬級(jí)別權(quán)限的子集。在應(yīng)用系統(tǒng)中,首先要根據(jù)不同的管理任務(wù),以及這些任務(wù)相對(duì)的重要性等級(jí)來把具有同類管理職能的用戶劃分成不同的用戶組,可以分配給每一組不同的權(quán)限。這些不同的用戶組就是對(duì)角色的劃分,而用戶組中的用戶就是角色的成員。角色中成員繼承角色的權(quán)限,允許某個(gè)成員具有多重角色。

角色的劃分主要是為了便于合理地分配系統(tǒng)權(quán)限,以便使不同的用戶在系統(tǒng)中執(zhí)行不同的功能。在系統(tǒng)中,擁有一個(gè)缺省用戶:系統(tǒng)管理員,角色的工作就是由系統(tǒng)管理員來完成,角色管理的功能主要包括添加角色、修改角色、刪除角色。

管理員通過新增來添加新的管理員,在數(shù)據(jù)庫上就會(huì)增加新管理員的數(shù)據(jù)。

4.4 人事管理系統(tǒng)模塊

人事管理系統(tǒng)是企業(yè)信息管理系統(tǒng)中必不可少的子系統(tǒng)。人事管理系統(tǒng)包括的功能非常多,包括招聘管理,員工信息管理,工資管理,考勤管理,企業(yè)留言版等模塊。在進(jìn)行系統(tǒng)分析時(shí),首先應(yīng)確定系統(tǒng)的使用者。人事管理系統(tǒng)的各項(xiàng)功能均依賴員工信息,員工的信息包括員工的招聘職位,工作地點(diǎn),戶口所在地,專業(yè)要求,年齡,學(xué)歷,工作性質(zhì)以及其他信息,對(duì)員工的基本信息可以進(jìn)行如下管理。

增加基本信息:添加新的員工信息；修改基本信息:修改已有員工的信息；刪除基本信息:刪除不需要的員工信息；員工信息查詢:通過員工編號(hào),員工姓名等方式查詢員工信息。

除了以上對(duì)員工信息的管理外,針對(duì)人事信息要求保密這一特點(diǎn),人事管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限設(shè)置功能。系統(tǒng)可以設(shè)置不同部門的管理人員,各部門的管理人員對(duì)所管理部門的人員信息有相應(yīng)的管理權(quán)限,系統(tǒng)應(yīng)靈活的控制訪問權(quán)限,以確保員工信息的安全。

4.5 產(chǎn)品管理系統(tǒng)模塊

產(chǎn)品管理系統(tǒng)模塊主要實(shí)現(xiàn)對(duì)貨品信息的記錄和查詢,包括貨品的入,出庫記錄,以及貨品庫存信息的查詢。在管理中,應(yīng)該首先為每種貨品定義一個(gè)編碼,以便于進(jìn)行統(tǒng)一管理。由于在實(shí)際過程中貨品會(huì)有不斷的進(jìn)貨入庫和銷售出庫,因此對(duì)每筆入庫和出庫都應(yīng)記錄,應(yīng)保存詳細(xì)的入庫,出庫數(shù)量以及日期信息。

為了能夠動(dòng)態(tài)地掌握產(chǎn)品的庫存情況,學(xué)要根據(jù)貨品的入庫和出庫信息查詢庫存貨品,一般的處理方法是累計(jì)截止至當(dāng)前每種貨品的所有庫存和所有出庫。

產(chǎn)品查找是基于產(chǎn)品基本信息下,針對(duì)于不同的產(chǎn)品的名稱來進(jìn)行查詢,查找時(shí)產(chǎn)品的名稱不能為空,而且產(chǎn)品不能同名。

對(duì)與新入庫的產(chǎn)品可以進(jìn)行添加。產(chǎn)品的管理還可以以不同的編號(hào)來進(jìn)行分類,可以對(duì)不同的產(chǎn)品附加圖片和產(chǎn)品說明,方便于查找。

4.6 合同管理系統(tǒng)模塊

合同管理模塊是對(duì)企業(yè)的合同信息安全進(jìn)行有效的安全保護(hù),它是以合同類為基礎(chǔ)進(jìn)行系統(tǒng)分類管理。

5 結(jié)語

隨著中國加入WTO，中國企業(yè)順應(yīng)國際商務(wù)需求與國際接軌已是必然趨勢(shì)，激烈的市場(chǎng)競爭要求企業(yè)必須在最快的時(shí)間內(nèi)根據(jù)盡可能充分的數(shù)據(jù)事實(shí)做出科學(xué)的經(jīng)營決策，否則將被其它對(duì)手拋在后面，因此，企業(yè)信息化的建設(shè)已是新經(jīng)濟(jì)時(shí)代企業(yè)生存的關(guān)鍵因素。

[1]陳學(xué)芬:信息化要與企業(yè)戰(zhàn)略相結(jié)合，1996.

[2]張玉峰:面向?qū)ο蟮钠髽I(yè)管理信息系統(tǒng)研究,圖書情報(bào)知識(shí).1997.