《高等學(xué)校檔案管理辦法》解讀

摘要:《高等學(xué)校檔案管理辦法》共分為七章43條,內(nèi)容詳實(shí)分明,既具有檔案發(fā)展的前瞻性,又有特殊的法律法規(guī)效應(yīng),文章對(duì)《高等學(xué)校檔案管理辦法》作了較為深入的解讀,以探究“27號(hào)令”頒布的價(jià)值和意義。“27號(hào)令”作為最新的高等學(xué)校檔案管理辦法,不僅體現(xiàn)了一定的法律法規(guī)效應(yīng),而且具有超前的指導(dǎo)性。

關(guān)鍵詞:高等學(xué)校檔案管理;27號(hào)令;專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)

中圖分類號(hào):G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1009-2374(2009)21-0173-02

一、權(quán)威辦法,責(zé)權(quán)分明

2008年9月1日,教育部和國家檔案局共同制定了《高等學(xué)校檔案管理辦法》,并作為中華人民共和國教育部第27號(hào)令正式下達(dá)公布(以下簡(jiǎn)稱“27號(hào)令”)?！?7號(hào)令”是在反復(fù)醞釀、廣泛征求各方面意見基礎(chǔ)上形成的高校檔案管理辦法。與1989年10月10日發(fā)布施行的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》(國家教育委員會(huì)第6號(hào)令,以下簡(jiǎn)稱“6號(hào)令”)相比,“27號(hào)令”更加完善全面,并具有很強(qiáng)的時(shí)效性。

“27號(hào)令”第一章為總則共5條,重點(diǎn)闡釋了“27號(hào)令”制定出臺(tái)的目的、范圍、要求、權(quán)限和職責(zé)。具體來講,制定實(shí)施“27號(hào)令”的目的是“規(guī)范高等學(xué)校檔案工作,提高檔案管理水平,有效保護(hù)和利用檔案”;范圍主要包括高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄?！?7號(hào)令”同時(shí)要求,“高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作,學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理,將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃”?！?7號(hào)令”對(duì)于權(quán)限的規(guī)定是“國務(wù)院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區(qū)、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區(qū)域內(nèi)高校檔案工作”。各有關(guān)部門的主要職責(zé)分為四條:一是貫徹執(zhí)行國家的有關(guān)法律法規(guī)和方針政策,批準(zhǔn)學(xué)校關(guān)于檔案工作的規(guī)章制度;二是促進(jìn)檔案信息化建設(shè),促進(jìn)檔案工作與學(xué)校其他工作同步發(fā)展;三是建立健全相關(guān)檔案機(jī)構(gòu),落實(shí)人員編制、檔案庫房、設(shè)備及經(jīng)費(fèi)等;四是研究決定高校檔案工作中的問題,等等。

由此可見,5條總則,可以說是徹底地解決了教育行政部門和檔案業(yè)務(wù)部門長(zhǎng)期以來存在的管理職責(zé)不明確的問題,不僅邁出了我國高等院校檔案管理體制改革的重要一步,而且翻開了高校檔案工作快速發(fā)展的嶄新一頁。

二、重在機(jī)構(gòu)設(shè)置,力在待遇保障

“27號(hào)令”與“6號(hào)令”不同的是,將“6號(hào)令”的第二章“領(lǐng)導(dǎo)體制”和第三章“高校檔案工作人員”合并,即“27號(hào)令”的第二章“機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員配備”,共分8條,主要強(qiáng)調(diào)機(jī)構(gòu)設(shè)置的條件職責(zé)和編制待遇。在“機(jī)構(gòu)設(shè)置的條件職責(zé)”中,重點(diǎn)闡釋了高校檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置的條件和職責(zé),明確了機(jī)構(gòu)的性質(zhì)和要求。如第六條檔案館設(shè)置的條件要同時(shí)符合三點(diǎn),其一,建校歷史必須是在50年以上;其二,學(xué)校全日制在校生規(guī)模要達(dá)到1萬人以上;其三,已集中保管的檔案和資料應(yīng)當(dāng)不少于3萬卷(長(zhǎng)度300延長(zhǎng)米)。未設(shè)立檔案館的高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立綜合檔案室。第七條高校檔案機(jī)構(gòu)是“保存和提供利用學(xué)校檔案的專門機(jī)構(gòu),應(yīng)當(dāng)具備符合要求的檔案庫房和管理設(shè)施”。第八條將“任務(wù)”改換為“職責(zé)”,同時(shí)增加了這樣兩條職責(zé):“組織實(shí)施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作”和“有條件的高校檔案機(jī)構(gòu),可以申請(qǐng)創(chuàng)設(shè)愛國主義教育基地”。這是“27號(hào)令”的與時(shí)俱進(jìn)的重要體現(xiàn),也是學(xué)校檔案館發(fā)展的必由之路,更是檔案工作逐步得到重視的信號(hào)。在“編制待遇”中,主要強(qiáng)調(diào)專職檔案工作人員的配備和待遇問題,這是對(duì)“6號(hào)令”的進(jìn)一步完善,摒棄了“6號(hào)令”中的含糊和缺陷。如第十二條明確規(guī)定,高校檔案專職工作人員,實(shí)行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制或者職員職級(jí)制,享受與學(xué)校教學(xué)、科研和管理人員得同等待遇。第十三條則規(guī)定了在特殊情況下,檔案工作人員的應(yīng)有的待遇和保障,支出,應(yīng)當(dāng)對(duì)長(zhǎng)期接觸有毒有害物質(zhì)的檔案工作人員采取有效的防護(hù)措施,防止職業(yè)中毒事故的發(fā)生,保障其依法享有工傷社會(huì)保險(xiǎn)待遇以及其他有關(guān)待遇,并可以按照有關(guān)規(guī)定予以補(bǔ)助。這是“27號(hào)令”充分體現(xiàn)“以人為本”思想的關(guān)鍵之處,也是我國檔案事業(yè)逐步向國際檔案接軌的標(biāo)志。

三、求全求新,旨在完善

“27號(hào)令”將“6號(hào)令”中的第五章文件材料的歸檔、移交和接收工作與第六章檔案管理合并為“檔案管理”一章,分為13條,而且把“6號(hào)令”中第五章第十八條重新整合定義列為第一條,明確要求“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立、健全檢查、考核與及評(píng)估制度,定期對(duì)檔案工作進(jìn)行布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收,明確崗位職責(zé),強(qiáng)化責(zé)任意識(shí),等等?？梢砸姵觥?7號(hào)令”制定的初衷和力度,這是“6號(hào)令”不能相比的。

在第二十五條中明確了“歸檔范圍”,強(qiáng)調(diào)“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)對(duì)紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔”。其意義有二:一是拉開了檔案信息化建設(shè)的序幕;二是本著對(duì)歷史負(fù)責(zé)的原則,將“紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料”視為同等重要的程度,彌補(bǔ)了“6號(hào)令”只重紙質(zhì)材料,不重電子材料的弊端。其次是將“6號(hào)令”中的9類,細(xì)化為11類。在把“6號(hào)令”中第一類黨政管理類分列為黨群類和行政類兩類,同時(shí)增加了學(xué)生類。究其意義有二:一是黨政分列有利于檔案的收集與整理,并能體現(xiàn)兩者同等重要的意義;二是將學(xué)生類單獨(dú)列類,延伸了檔案歸檔的深度和廣度,不僅可以豐富發(fā)展學(xué)校檔案,而且可以凸顯學(xué)生檔案的歷史價(jià)值,這是對(duì)歷史、對(duì)人負(fù)責(zé)的重大改革;第三是第七章附則,第四十一條則規(guī)定了本辦法適用范圍是:各類普通高等學(xué)校和成人高等學(xué)校,說明具有很強(qiáng)的針對(duì)性、科學(xué)性和可操作性。

在第十七條中,“27號(hào)令”延承“6號(hào)令”第二十二條歸檔材料應(yīng)當(dāng)“質(zhì)地優(yōu)良,書繪工整,聲像清晰,符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的要求”的基礎(chǔ)上,增加了“電子文件的歸檔要按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T 18894-2002)執(zhí)行” ,可見其要求的嚴(yán)厲性、執(zhí)行的強(qiáng)制性。

第三章中的另一個(gè)特色是第二十條“關(guān)于檔案材料的保管期限“,“27號(hào)令”闡釋道:“高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國家檔案局《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》確定檔案材料的保管期限?！边@樣規(guī)定的好處是,排除了異議、統(tǒng)一了標(biāo)準(zhǔn),使高校的檔案保管有了明確的依據(jù)。

由此可見,作為第三章的“檔案管理”,“27號(hào)令”給我們明確了一個(gè)理念,那就是檔案管理按照“旨在完善,重在建設(shè)”的發(fā)展思路,必須做到求全求新。

四、擴(kuò)大利用范圍,增強(qiáng)服務(wù)功能

在“檔案的利用與公布”上,“27號(hào)令”的“公布”與“6號(hào)令”的“開放”存在者明顯差異,看上去是詞匯的更換,實(shí)際是服務(wù)范圍和服務(wù)功能的轉(zhuǎn)變?！?7號(hào)令”在第三十條和第三十二條闡釋道:“高校檔案機(jī)構(gòu)提供利用的重要、珍貴檔案,一般不提供原件。如有特殊需要,應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。加蓋高校檔案機(jī)構(gòu)公章的檔案復(fù)制件,與原件具有同等效力”。“高校檔案機(jī)構(gòu)是學(xué)校出具檔案證明的唯一機(jī)構(gòu)。高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)為社會(huì)利用檔案創(chuàng)造便利條件,用于公益目的,不得收取費(fèi)用;用于個(gè)人或者商業(yè)目的的,可以按照有關(guān)規(guī)定合理收取費(fèi)用。社會(huì)組織和個(gè)人利用其所移交、捐贈(zèng)的檔案,高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)無償和優(yōu)先提供”。

概括起來,意義有四:一是強(qiáng)調(diào)了“加蓋高校檔案機(jī)構(gòu)公章的檔案復(fù)制件,與原件具有同等效力”,“高校檔案機(jī)構(gòu)是學(xué)校出具檔案證明的唯一機(jī)構(gòu)”;二是明確提出“高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)為社會(huì)利用檔案創(chuàng)造便利條件,用于公益目的的不得收取費(fèi)用;用于個(gè)人或者商業(yè)目的的,可以按照有關(guān)規(guī)定合理收取費(fèi)用”;三是要求高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)充分挖掘檔案資源,“采取多種形式(如舉辦檔案展覽、陳列、建設(shè)檔案網(wǎng)站等),積極開展檔案宣傳工作”,以豐富大學(xué)文化和大學(xué)精神文明建設(shè)的內(nèi)涵?！坝袟l件的高校檔案機(jī)構(gòu),可以申請(qǐng)創(chuàng)設(shè)愛國主義教育基地”,更好地為高校教學(xué)、科研及師生和社會(huì)服務(wù)。這些規(guī)定,對(duì)于拓展高校檔案工作服務(wù)的嶄新領(lǐng)域和強(qiáng)化檔案工作的服務(wù)功能有著重要的作用和意義。

五、設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi),走檔案管理信息化之路

第五章“條件保障”,盡管“27號(hào)令”僅有3條,但是標(biāo)準(zhǔn)很高。其特點(diǎn)體現(xiàn)在兩個(gè)方面:一是引入《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》(建標(biāo)103-2008),對(duì)不符合檔案事業(yè)發(fā)展需要或不符合檔案保管要求的館庫,要按照這一標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)進(jìn)行改擴(kuò)建或者新建;二是要求高等學(xué)?！皩⒏咝n案工作所需經(jīng)費(fèi)列入學(xué)校預(yù)算,保證檔案工作的需求”,“設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi),為檔案機(jī)構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施,加快數(shù)字檔案館(室)建設(shè),保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行?！币粋€(gè)要求、一個(gè)標(biāo)準(zhǔn),簡(jiǎn)明扼要地道出了高校檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的必由之路,即設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)、走檔案管理信息化之路。只有這樣高校檔案事業(yè)才能優(yōu)質(zhì)、高效地發(fā)展,才能真正提高檔案工作服務(wù)于學(xué)校和社會(huì)的能力。

綜上所述,“27號(hào)令”作為最新的高等學(xué)校檔案管理辦法,不僅體現(xiàn)了一定的法律法規(guī)效應(yīng),而且具有超前的指導(dǎo)性。我們有理由相信,隨著檔案研發(fā)利用力度的日益加強(qiáng)和政策法規(guī)的逐步完善,高校檔案改革發(fā)展定會(huì)取得前所未有的重大突破,折射出特殊的價(jià)值和意義。

參考文獻(xiàn)

[1]教育部國家檔案局第27號(hào)令.高等學(xué)校檔案管理辦法.2008-08-21.

[2]國家教育委員會(huì)第6號(hào)令.普通高等學(xué)校檔案管理辦法.1989-10-10.

作者簡(jiǎn)介:劉繼榮(1981-),女,山西大同人,山西大同大學(xué)研究生處助理館員,研究方向:檔案管理。