探析施工企業(yè)如何做好合同管理工作

摘要:合同管理工作在施工企業(yè)的日常財務(wù)工作中越來越成為一項重要的內(nèi)容，合同管理效益的好壞直接關(guān)聯(lián)著施工企業(yè)項目的完成質(zhì)量。資料顯示，目前我國很多施工企業(yè)在合同管理工作方面還存在不少缺陷，這些問題都需要施工企業(yè)在項目實踐財務(wù)管理中慢慢加以克服和完善。

關(guān)鍵詞:施工企業(yè);合同管理

當(dāng)前，施工企業(yè)的財務(wù)管理效益和合同以及合同管理有著密切的聯(lián)系。合同管理是指以《合同法》為依據(jù)，做到機構(gòu)、人員、制度三落實，對以自身為當(dāng)事人的合同，依法進行訂立、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、履行、終止等一系列管理行為的總稱。而施工企業(yè)的合同管理是指施工企業(yè)對以自身為當(dāng)事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止是施工企業(yè)合同管理的內(nèi)容;審查、監(jiān)督、控制是施工企業(yè)合同管理的手段。目前我國很多施工企業(yè)在合同財務(wù)管理工作方面還存在不少缺陷，這些問題都需要施工企業(yè)在項目實踐財務(wù)管理中慢慢加以克服和完善。

一、合同管理工作在施工企業(yè)財務(wù)管理工作中的作用和地位

目前，對于我國國民經(jīng)濟發(fā)展來說，建設(shè)施工企業(yè)的合同規(guī)范管理已成為我國施工企業(yè)繼續(xù)深入發(fā)展和科學(xué)規(guī)范管理的重要內(nèi)容，也是保證和提高我國建設(shè)施工項目社會效益和經(jīng)濟效益的法律保障和重要工具之一。另一方面，對社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展來說，施工企業(yè)合同管理的重要性和必要性在于:實現(xiàn)建筑施工類企業(yè)對社會主義市場發(fā)展的承諾，體現(xiàn)著施工企業(yè)的誠信，同時也可提升施工企業(yè)的品牌和企業(yè)形象，最終促使施工企業(yè)更牢固地立足于市場，實現(xiàn)良性可持續(xù)發(fā)展;良好的合同管理效益有助于監(jiān)控施工企業(yè)的財務(wù)風(fēng)險;還有利于施工企業(yè)創(chuàng)造更高的經(jīng)濟效益。 一方面，對施工企業(yè)來說，合同管理的重要性在于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營與市場接軌，滿足市場的需要，提高企業(yè)適應(yīng)市場和參與市場競爭的能力。試想如果一個施工企業(yè)不重視合同管理工作，其企業(yè)財務(wù)管理效益不會高，企業(yè)經(jīng)營效益必然也不會高。因為其他市場主體會通過分析企業(yè)的財務(wù)合同管理，進而對該施工企業(yè)的承包素質(zhì)和資質(zhì)進行判斷。所以，做好合同管理工作對于一個施工類企業(yè)來說尤其重要，良好的合同管理工作不僅可以提高施工企業(yè)本身的市場競爭力和企業(yè)品牌價值，同時也可以最大限度的降低施工企業(yè)的財務(wù)管理成本，獲得最大限度的經(jīng)營收益。

另一方面，從必要性角度來說，合同管理是為施工企業(yè)更全面地、有秩序地完成合同規(guī)定的責(zé)任與義務(wù)，行使合同賦予的合法權(quán)利而進行的一系列管理活動。如果由于施工企業(yè)合同管理方面的問題，例如:財務(wù)人員的合同管理意識不強;合同管理方面的復(fù)合型人才偏少，人才素質(zhì)不高;忽略合同管理的財務(wù)監(jiān)督和落實，致使合同簽訂與合同履行脫離;合同轉(zhuǎn)包、分包現(xiàn)象比較普遍，財務(wù)跟蹤不到位，等原因造成施工企業(yè)經(jīng)濟利益受損，甚至影響施工企業(yè)的市場信譽。這是及其不合算的，要知道市場經(jīng)濟中誠信是企業(yè)生存和發(fā)展的根本，對企業(yè)來說，失去信用就是失去發(fā)展的活力，會使企業(yè)在激烈的市場競爭中逐步喪失原有的市場份額而陷入經(jīng)營困境，步履艱難，因此施工企業(yè)必須要在財務(wù)上加強合同方面的管理。由上面重要性和必要性的分析，可以了解到合同管理是市場經(jīng)濟條件下施工企業(yè)財務(wù)管理的一項重要內(nèi)容，施工企業(yè)項目財務(wù)工作的展開都應(yīng)該而且必須圍繞著合同管理程序而開展。

二、當(dāng)前施工企業(yè)的合同管理現(xiàn)狀

1.項目財務(wù)負責(zé)人缺乏合同管理意識，對合同的重要性認識不足

當(dāng)前，大多數(shù)施工企業(yè)的項目財務(wù)負責(zé)人對于施工項目的合同管理還缺乏足夠的認識，很多企業(yè)對于由招投、投標產(chǎn)生的企業(yè)之間合同與合同管理的關(guān)系認識不到位，對合同的重要性認識不足。有發(fā)現(xiàn)很多財務(wù)人員缺乏專業(yè)的合同管理培訓(xùn)，很多負責(zé)人在合同拿到手之后，對于合同的項目財務(wù)條款只是表面上的認識，沒有辦法將付款條件和施工企業(yè)的整體投融資計劃聯(lián)系起來，經(jīng)常在付款條件上出現(xiàn)合同糾紛等合同管理問題。也有發(fā)現(xiàn)很多工程承包施工企業(yè)在承包合同的貫徹和執(zhí)行方面也做得不夠到位，一方面，施工企業(yè)只是簡單地把施工合同交給項目經(jīng)理人和財務(wù)部門，沒有對合同做深入地解釋和交代，這往往會造成項目在執(zhí)行過程中經(jīng)常和施工合同相脫節(jié)，其結(jié)果可能影響項目的工期和工程款不能夠按照合同管理的要求來貫徹。另一方面，也發(fā)現(xiàn)施工企業(yè)內(nèi)部財務(wù)一般沒有設(shè)立專門的合同管理科，很多時候項目工程的預(yù)結(jié)算、工程的執(zhí)行進度都沒有能夠嚴格按照施工合同的要求來處置。

2.施工企業(yè)財務(wù)部門具有合同管理方面知識的復(fù)合型人才偏少，人才素質(zhì)不高

隨著我國國民經(jīng)濟的迅速增長，建筑施工行業(yè)所占的經(jīng)濟比重越來越受到重視，因而，建筑市場的競爭也日益白熱化和規(guī)范化，合同管理效益的好壞直接和施工企業(yè)的經(jīng)濟效益和企業(yè)利潤聯(lián)系在一塊的，所以企業(yè)應(yīng)該重視財務(wù)部門具有合同管理方面知識復(fù)合型人才的培養(yǎng)。然而，由于我國改革開放的時間不長，合同管理方面工作受重視的時間也不長，進而使得大多數(shù)施工企業(yè)財務(wù)缺乏專業(yè)的復(fù)合型合同管理人才。此外，有發(fā)現(xiàn)目前很多施工企業(yè)的合同管理財務(wù)人員基本上都是由財務(wù)部的一般工作人員擔(dān)任，對合同管理認識不足，業(yè)務(wù)水平較低，大部分的合同管理人員經(jīng)常只是做些合同歸檔、合同保存的機械性工作。

3.合同轉(zhuǎn)包、分包現(xiàn)象比較普遍，財務(wù)監(jiān)督跟蹤不到位

由于市場競爭的不斷升級，很多施工企業(yè)在簽訂完合同后，經(jīng)常會將合同轉(zhuǎn)包或者分包給各個不同的施工單位去完成，這時候經(jīng)常會遇到合同的變更以及合同財務(wù)監(jiān)督執(zhí)行不到位等問題。有時候個別施工承包企業(yè)為了獲得承包項目的資格，經(jīng)常以非常低的價格中標，然后將中標后的工程分包給很多不具有施工資質(zhì)的單位，結(jié)果經(jīng)常造成合同簽訂后的執(zhí)行不到位問題，甚至?xí)捎谑┕り犖榈墓こ藤|(zhì)量等問題影響了總合同和分包合同的違約現(xiàn)象。例如，有些施工承包單位不按照施工期依法組織施工，不按照合同規(guī)定施工，造成延期工程、劣質(zhì)工程等問題，進而合同沒有按照約定執(zhí)行，造成了嚴重的合同違約現(xiàn)象。這使得很多項目在轉(zhuǎn)包或者分包后，財務(wù)跟蹤和監(jiān)督工作變得復(fù)雜和監(jiān)督跟蹤錯位。

4.合同的財務(wù)監(jiān)控和資金管理等工作做得不到位

調(diào)查顯示，目前很多的施工企業(yè)雖然合同在財務(wù)管理程序上處理也比較規(guī)范，然而其跟項目相關(guān)的合同財務(wù)監(jiān)控和資金管理工作做得不夠到位，通常情況下，合同規(guī)定的付款金額都是比較大的，企業(yè)在沒有提前規(guī)劃預(yù)算的前提下，經(jīng)常會陷入財務(wù)管理斷裂，資金支付不及時、不到位等問題。此外，很多施工企業(yè)在合同執(zhí)行完后，項目的財務(wù)負責(zé)人并沒有及時對合同進行跟蹤和評估，例如有的財務(wù)負責(zé)人員只是習(xí)慣于自己保管經(jīng)濟合同，在合同執(zhí)行完畢后沒有歸檔，這種沒有嚴格按照合同管理程序操作的行為，如果一旦財務(wù)負責(zé)人發(fā)生變動，就會給合同的財務(wù)管理造成一種不必要的麻煩。

三、關(guān)于施工企業(yè)如何做好合同管理工作的幾點建議

1.建立規(guī)范化、標準化的施工企業(yè)合同財務(wù)管理標準

施工企業(yè)如果要做好施工項目的財務(wù)管理標準化，一個重要的工作內(nèi)容就是企業(yè)要爭取建立起規(guī)范化、標準化的施工企業(yè)合同財務(wù)管理體系。企業(yè)必須嚴格遵照《合同法》和《企業(yè)會計制度》的要求，同時具體結(jié)合企業(yè)的實際情況制定規(guī)范化和可操作性的合同管理條例。將合同財務(wù)管理和項目施工執(zhí)行落實充分結(jié)合起來，將合同事項分解到對應(yīng)的項目任務(wù)中，責(zé)任落實到財務(wù)負責(zé)人。使得合同的財務(wù)監(jiān)督和跟蹤評價工作都能夠及時正確地和項目決策結(jié)合起來。條件允許的情況下，施工企業(yè)應(yīng)該在財務(wù)部下建立專職的合同管理機構(gòu)，使企業(yè)的合同財務(wù)管理工作專職化、規(guī)范化。在合同總體財務(wù)分析和詳細分析把握上，企業(yè)應(yīng)將總體目標分解到合同實施的具體問題和具體工程活動上，并在必要的時候?qū)崟r地聘請專業(yè)的法律顧問對重大項目合同的執(zhí)行狀況做一個必要的財務(wù)條款評估。

2.廣泛培養(yǎng)施工企業(yè)財務(wù)內(nèi)部復(fù)合型的合同管理人才，大力提高合同管理人才的素質(zhì)

由前面的分析，我們知道施工企業(yè)如果要建立規(guī)范化、標準化的合同管理財務(wù)體系，在財務(wù)部門內(nèi)部設(shè)立專業(yè)的合同管理機構(gòu)是必須的。而每個合同管理機構(gòu)必須配備足夠的懂得合同管理的財務(wù)人員，所以當(dāng)前對于我國的很多施工企業(yè)來說應(yīng)該廣泛地培養(yǎng)施工企業(yè)財務(wù)內(nèi)部復(fù)合型合同管理方面的人才。爭取每個企業(yè)財務(wù)部都要設(shè)置和配置一名懂合同的財務(wù)負責(zé)人、三個專職的合同管理員，而且對于項目金額比較大、周期比較長的企業(yè)來說，應(yīng)該給每個項目配置一名懂合同管理的財務(wù)人員以及時跟蹤和反饋項目合同執(zhí)行進度。此外，對于做得好的合同管理財務(wù)人員企業(yè)應(yīng)該給予適當(dāng)?shù)莫剟睿瑢τ谧龅貌缓玫囊e極給予提醒和考核，必要時給予適當(dāng)處罰。

3.明確合同管理的幾個階段，確定合同管理工作的重點

施工企業(yè)的合同管理工作是一個程序性和階段性相結(jié)合的工作，一般而言，可以將施工企業(yè)的合同管理過程分為兩個階段，即合同的成立階段和合同的執(zhí)行階段。合同的成立階段是整個合同管理工作的重點，它直接規(guī)范著合同執(zhí)行雙方的權(quán)力和義務(wù)，決定著未來合同履行的前景和目標;合同的執(zhí)行階段也是合同管理的重要內(nèi)容，它的執(zhí)行效益和企業(yè)項目施工的整個過程緊密相關(guān)，同時良好的合同管理質(zhì)量又能夠起到良好的監(jiān)控作用。此外，企業(yè)也應(yīng)該重視合同管理工作的幾個重點，施工企業(yè)的合同種類通常都很多，涉及到的面也會比較廣，所以在合同的管理上，企業(yè)最好能夠分類整理，尤其是對于項目標的比較大的合同，企業(yè)應(yīng)該給予足夠的關(guān)注和重視?？偠灾?，施工企業(yè)只有在明確了合同管理的幾個階段以后，同時又能夠確定合同管理工作重點的條件下，施工企業(yè)的合同管理工作才能夠有一個堅實的基礎(chǔ)。

4.合理運用財務(wù)融資方式，降低施工企業(yè)資金使用的成本

建筑施工行業(yè)是一項資金密集型的重要性產(chǎn)業(yè)，項目合同的執(zhí)行過程同時也伴隨著資金鏈的流動過程，兩者緊密結(jié)合。所以，施工企業(yè)應(yīng)合理運用財務(wù)融資方式，合理籌集資金，在合理的條件下盡可能地拓寬融資渠道，募集更多的資金。在項目合同執(zhí)行中，企業(yè)應(yīng)該嚴格按照合同中規(guī)定的撥款計劃撥付資金，在規(guī)定的時間內(nèi)按規(guī)定的金額向規(guī)定的收款人撥付款項。盡力壓縮現(xiàn)金庫存與現(xiàn)金的使用量，除了零星支付和只能用現(xiàn)金辦理的事項外，應(yīng)一律通過轉(zhuǎn)賬和使用支票進行結(jié)算?？傊┕て髽I(yè)應(yīng)該在保證財務(wù)資金使用效率的基礎(chǔ)上，盡可能地嚴格按照合同付款規(guī)定，擴大和提高資金的使用效益，降低施工企業(yè)資金使用的成本。

綜上所述，對于現(xiàn)代的施工企業(yè)而言，企業(yè)的財務(wù)管理工作與合同管理工作有著很重要的關(guān)聯(lián)性，企業(yè)合同管理效益的高低集中地反映了施工企業(yè)本身的財務(wù)管理水平?，F(xiàn)代化的企業(yè)合同管理需要一種更加高效更加便捷的財務(wù)處理方式。所以，面對施工企業(yè)在合同管理中存在的一系列問題，施工企業(yè)管理者應(yīng)該加以重視，積極采取必要的措施，從根本上改善現(xiàn)代施工企業(yè)的合同管理效益。

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(作者單位:邵陽公路橋梁建設(shè)有限責(zé)任公司)