淺述完善企業(yè)流動人員人事檔案管理工作的措施

摘要:隨著市場經(jīng)濟(jì)與人事制度改革的深入，人員的流動將會越來越頻繁，這對作為企業(yè)檔案管理工作中必不可少環(huán)節(jié)的企業(yè)流動人員人事檔案管理工作提出了更高的要求，雖然企業(yè)流動人員人事檔案管理是一個復(fù)雜的系統(tǒng)性綜合問題，但是只要我們勇于探索、不斷開拓，就一定會找到適合本企業(yè)發(fā)展的人事檔案管理的新舉措。

關(guān)鍵詞:企業(yè);人事檔案;檔案管理;流動人員

中圖分類號:F241.3文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A文章編號:1673-291X(2009)18-0129-02

引言

在中國豐富的檔案財(cái)富中，企業(yè)人事檔案是國家檔案財(cái)富的重要組成部分，企業(yè)人事檔案對于現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展有著十分重要的影響。探求企業(yè)流動人員的人事檔案管理，必然有利于相關(guān)部門在管理中對有效信息的獲取，推動企業(yè)人事檔案工作的改革，對促進(jìn)中國經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會進(jìn)步具有重大的現(xiàn)實(shí)意義。

一、人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理

在信息化程度日益加深的現(xiàn)代社會，檔案作為一種特殊的重要信息，對其進(jìn)行現(xiàn)代化管理是必然的發(fā)展方向，流動人員人事檔案管理也是如此。現(xiàn)代化技術(shù)的核心是計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通訊等現(xiàn)代信息技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對流動人員人事檔案進(jìn)行信息存儲、檢索等，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，是當(dāng)前流動人員人事檔案管理需要重點(diǎn)解決的問題，流動人員人事檔案管理的信息化建設(shè)應(yīng)從以下三個方面著手:

一是檔案庫管理現(xiàn)代化。檔案庫的管理，需要以科學(xué)的手段來扭轉(zhuǎn)“看堆守?cái)偂钡木置妫赃m應(yīng)檔案管理信息化的對內(nèi)要求，可以建立人事檔案信息的專用數(shù)據(jù)庫。二是檔案資料電子化。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和技術(shù)，將檔案資料整理輸入微機(jī)，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文章圖片甚至聲像資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，使檔案數(shù)字化、信息化，在檔案查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計(jì)等日常工作方面實(shí)行微機(jī)化操作。三是檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。利用局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、黨政網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)平臺，建立人事檔案信息化服務(wù)系統(tǒng)。在人事檔案專用數(shù)據(jù)庫建立起來后，還要有一定的專門網(wǎng)絡(luò)和專門網(wǎng)站才能實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的交換、流通，也才能實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的異地查詢和人才流動管理。

二、規(guī)范人事檔案管理各環(huán)節(jié)

1.完善檔案材料的收集。檔案材料是流動人員人事檔案工作的物質(zhì)對象，是提供利用的前提。檔案材料必須真實(shí)可靠、完整齊全、文字清楚、對象明確、手續(xù)完備。為有利于工作的順利開展，應(yīng)采取一系列切實(shí)可行的措施。

一方面，要從人事檔案收集環(huán)節(jié)本身進(jìn)行規(guī)范化管理。一是建立健全流動人員檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，根據(jù)材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)采取定時收集、定向收集、跟蹤收集、補(bǔ)充收集等方法。二是與流動人員或用人單位簽訂檔案管理合同，以契約的形式明確雙方的責(zé)、權(quán)、利，并嚴(yán)格執(zhí)行確保形成的材料及時歸檔。三是流出或接收的檔案必須完整、齊全，任何單位或個人不得以任何理由扣留檔案材料或分批轉(zhuǎn)出檔案。接收人員在驗(yàn)收時，如發(fā)現(xiàn)材料不齊或丟失，要設(shè)法查找或索取必要的組織證明確保檔案材料齊全、完整。另一方面，改變傳統(tǒng)消極的收集保存方式。傳統(tǒng)的檔案收集實(shí)際上就是對人事檔案的“接收”，是整理之后單純意義上的檔案保存，這樣也就在很大程度上失去了流動人員檔案管理的意義。因此，要開展檔案收集保管的新模式以改變現(xiàn)有的僵局。如有些人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)創(chuàng)建的“人事立戶”的存檔模式，即流動人員人事檔案的存放是以用人單位集體委托的方式進(jìn)行的，這種方式可以使用人單位與人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)建立動態(tài)聯(lián)系，與傳統(tǒng)意義上企業(yè)流動人員委托存檔的區(qū)別在于克服了“人檔分離”的現(xiàn)象，用人單位“直接用人，間接管人”，而管人主要是通過與人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)合作管理檔案來完成的，流動人員的年終考核材料、聘干表、檔案工資表和出國、獎懲等檔案材料的收集和整理先由用人單位完成，在制成正式材料一個月內(nèi)送交人才市場，并由其根據(jù)國家有關(guān)流動人員人事檔案管理的規(guī)定進(jìn)行審核歸檔。

2.嚴(yán)格檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。隨著市場經(jīng)濟(jì)與人事制度改革的深入，人員的流動將會越來越頻繁，這就對其檔案的轉(zhuǎn)遞有著越來越高的要求，確保其人事檔案安全、順暢的轉(zhuǎn)遞是企業(yè)流動人員人事檔案工作的重點(diǎn)。人事檔案的轉(zhuǎn)遞雖然有相關(guān)的規(guī)定與政策，其關(guān)鍵問題就在于如何使檔案轉(zhuǎn)遞更為規(guī)范，使檔案更能發(fā)揮利用價值。

國家人事部《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》中要求:“人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)憑符合國家有關(guān)政策規(guī)定的人員流動的有效文書，向流動人員原單位開具調(diào)檔函，原單位接到調(diào)檔函15天內(nèi)，將流動人員人事檔案隨檔案轉(zhuǎn)遞通知單轉(zhuǎn)交人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)。轉(zhuǎn)遞的流動人員人事檔案必須完整齊全，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)經(jīng)審核無誤后，及時將檔案轉(zhuǎn)遞通知單回執(zhí)退回原單位?！薄叭瞬帕鲃臃?wù)機(jī)構(gòu)接管流動人員人事檔案，須由流動人員或其現(xiàn)所在單位辦理委托存檔手續(xù)。人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)與流動人員或其現(xiàn)所在單位簽訂檔案管理合同書，合同書須明確雙方的權(quán)利、義務(wù)等內(nèi)容?！辈⑶?，檔案的轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過機(jī)要交通或派專人送取，不得郵寄或交流動人員本人自帶。應(yīng)當(dāng)交接的檔案一定要盡快移交，人員流動后留下的檔案，流出單位應(yīng)盡快將其檔案轉(zhuǎn)遞到人才市場或新用人單位，收到的檔案經(jīng)核對無誤后，立即做好入庫登記。在檔案管理過程中，堅(jiān)持管人與管檔并存的原則，即人在檔案在，人走檔案走，檔案與人不能脫節(jié)。

3.優(yōu)化檔案內(nèi)容構(gòu)成。優(yōu)化檔案內(nèi)容構(gòu)成，不僅要繼續(xù)保留傳統(tǒng)和共性的反映個人年齡、經(jīng)歷、社會關(guān)系等基本信息內(nèi)容，更要突出創(chuàng)建反映個人專長、知識水平、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德等個性化的內(nèi)容。

一要創(chuàng)建能力檔案。重點(diǎn)記載個人文化程度、專業(yè)水平、繼續(xù)教育情況，以及參加各種資格考試、注冊考試等反映個人才能的資料。二要創(chuàng)建業(yè)績檔案。要及時將企業(yè)流動人員的工作情況、工作業(yè)績和在重大活動、重點(diǎn)工作中的表現(xiàn)及完成任務(wù)等情況存入檔案，為憑實(shí)績選人、用人提供必要的依據(jù)。三要創(chuàng)建誠信檔案。要規(guī)范企業(yè)流動人員自身誠信狀況的管理，重點(diǎn)記載政治自律、專業(yè)技術(shù)人員學(xué)術(shù)和技術(shù)水平以及個人公共道德與行為方面的信用資料，并加強(qiáng)推廣應(yīng)用。唯有如此，才能使企業(yè)流動人員人事檔案的利用價值得以提升，有關(guān)部門可通過檔案記載確定對企業(yè)流動人員的選拔和培養(yǎng)，人們才會更加重視人事檔案的重要性，在一定程度上也可減少“無頭檔案”的產(chǎn)生。

三、拓展人事檔案管理方式

在社會主義市場經(jīng)濟(jì)條件下，人事代理是適應(yīng)中國企業(yè)流動人員管理的新方式，是一種促進(jìn)人才產(chǎn)業(yè)化，最終使人事管理變成一種公眾服務(wù)的制度。簡單地說，就是把“單位人”變成“社會人”，實(shí)現(xiàn)人事關(guān)系管理與人員使用分離，即單位管用人，而一些具體的人事管理工作，如檔案管理、計(jì)算工齡、評定職稱、社會保險(xiǎn)等，由人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)代管。隨著新形勢的出現(xiàn)與發(fā)展，人事代理制度也開拓了新的服務(wù)形式，實(shí)行“人事派遣(人才租賃)”制度，這在一些地區(qū)已經(jīng)實(shí)行。它由人才市場擔(dān)當(dāng)員工的法定雇主，負(fù)責(zé)派遣員工的人事管理，實(shí)際用工企業(yè)同人才市場簽訂人事派遣或租賃合同，實(shí)現(xiàn)勞動關(guān)系轉(zhuǎn)移，提高人力資源配置效率和使用效益。

實(shí)行人事派遣后，對于用人單位而言:一是用人單位便捷用人，打破人事關(guān)系與勞動關(guān)系一體管理的局面，租賃單位用人，專業(yè)機(jī)構(gòu)管人。二是人才資源共享。通過對高級專業(yè)人才兼職租賃業(yè)務(wù)的開展，可以有效地促進(jìn)地區(qū)人力資源的社會共享。三是準(zhǔn)確選人，規(guī)避用人風(fēng)險(xiǎn)。中介機(jī)構(gòu)根據(jù)用人單位的要求，利用專業(yè)化手段為用人單位圈定合適人選后再由用人單位進(jìn)行面試確定，使招聘更加準(zhǔn)確有效。四是可突破編制限額，滿足用人需求。一些屬于定員定編的單位可以通過派遣增加員工，這樣用人單位可以在不擴(kuò)大編制的情況下解決用人需求。

對于被派遣人員而言:首先，可以使人事檔案等人事、勞動關(guān)系的管理得到保障，完善工作檔案如工作情況、業(yè)績情況、培訓(xùn)、健康及考核等方面內(nèi)容，能更好地維護(hù)勞動者的合法權(quán)益。其次，派遣人員合同到期后，若不再續(xù)簽，由于其人事關(guān)系仍然由人事派遣服務(wù)機(jī)構(gòu)代理。其工齡連續(xù)計(jì)算，并可繼續(xù)為代理人員代交社會保險(xiǎn)費(fèi)，辦理各種以人事檔案為依據(jù)的各種證明等人事代理服務(wù)。

小結(jié)

人事檔案是與人類個體密切相關(guān)真實(shí)的人生記錄，對人事檔案的管理可以說是伴隨著人類社會的發(fā)展而產(chǎn)生、發(fā)展和完善的。隨著市場經(jīng)濟(jì)與人事制度改革的深入，人員的流動將會越來越頻繁，這對作為企業(yè)檔案管理工作中必不可少環(huán)節(jié)的企業(yè)流動人員人事檔案管理工作提出了更高的要求，雖然企業(yè)流動人員人事檔案管理是一個復(fù)雜的系統(tǒng)性綜合問題，但是只要我們勇于探索、不斷開拓，就一定會找到適合本企業(yè)發(fā)展的人事檔案管理的新舉措。

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On Improving the Business of Mobile Personnel file Management Measures

CHENRong

(The third Water Resources and Hydropower Engineering Bureau of Guangdong Province， Dongguan 523710， China)

Abstract: with the market economy and the deepening of the reform of personnel system， personnel flow will increasingly frequent， the enterprises managing archives work as indispensable link enterprise personnel file management flow put forward higher request， although the enterprise personnel file management flow is a complex systematic synthesis problems， but as long as we dared to explore and develop， we will find suitable for the development of enterprises of the personnel file management.

Key words: enterprises; personnel files; the file management; mobile