基于知識(shí)管理的人力資源管理信息系統(tǒng)分析和模型設(shè)計(jì)

【中圖分類號(hào)】TP311 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】B 【文章編號(hào)】1673-8209(2009)8-0110-03

【摘要】本文以人力資源管理的實(shí)際要求出發(fā)，結(jié)合目前人力資源管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用現(xiàn)狀，從知識(shí)管理的角度對(duì)人力資源管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建進(jìn)行了深入的分析與研究，在知識(shí)管理的大環(huán)境下，構(gòu)建了一套基于知識(shí)管理的人力資源管理信息系統(tǒng)，利用信息技術(shù)在人力資源管理信息系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理。

【關(guān)鍵詞】知識(shí)管理;人力資源管理信息系統(tǒng);數(shù)據(jù)挖掘

人力資源管理信息系統(tǒng)是在企業(yè)人力資源管理理論基礎(chǔ)上發(fā)展起來的信息處理工具，它能夠獲取、存儲(chǔ)、分析、提取以及發(fā)布與企業(yè)有關(guān)信息的系統(tǒng)?；谥R(shí)管理的人力資源管理信息系統(tǒng)是在傳統(tǒng)的人力資源管理信息系統(tǒng)基礎(chǔ)上整合進(jìn)知識(shí)管理功能的新的人力資源管理信息系統(tǒng)模式，它通過分布式的知識(shí)信息庫、自動(dòng)處理信息、員工自助服務(wù)、報(bào)表功能、數(shù)據(jù)分析功能、決策支持功能、外協(xié)以及知識(shí)服務(wù)共享，不僅能夠完成傳統(tǒng)信息系統(tǒng)的事務(wù)處理功能，更為重要的是利用數(shù)據(jù)倉庫、群件技術(shù)等先進(jìn)的信息技術(shù)，將知識(shí)管理、決策支持功能有效的整合到了系統(tǒng)當(dāng)中，達(dá)到降低成本、提高效率、共享知識(shí)、輔助決策。

1 基于知識(shí)管理的人力資源管理信息系統(tǒng)構(gòu)建原則

知識(shí)環(huán)境下的人力資源管理信息系統(tǒng)本身就是一個(gè)比較復(fù)雜的系統(tǒng)。要將知識(shí)管理集成于人力資源管理信息系統(tǒng)中，或者說在企業(yè)人力資源工作中實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理，不是能一觸而就的事情，應(yīng)將其視作一項(xiàng)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃的建設(shè)工程，遵循統(tǒng)一規(guī)劃、分步實(shí)施、先易后難、實(shí)效發(fā)展的原則來實(shí)施。

1.1 統(tǒng)一規(guī)劃的原則:現(xiàn)階段人力資源管理信息系統(tǒng)的實(shí)施涉及面廣而雜，一個(gè)完整的人力資源系統(tǒng)應(yīng)該具有若干個(gè)子系統(tǒng)構(gòu)成，而且往往要與企業(yè)ERP中其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，并從各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中提取相關(guān)的信息，可以說系統(tǒng)是建立在各種業(yè)務(wù)子系統(tǒng)基礎(chǔ)之上的，因此，建立人力資源管理信息系統(tǒng)應(yīng)該從企業(yè)的整體和全局出發(fā)，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，制定出系統(tǒng)的整體目標(biāo)，在設(shè)計(jì)、實(shí)施過程中都要為這一目標(biāo)服務(wù)。

1.2 分步實(shí)施，先易后難的原則不同的企業(yè)或機(jī)構(gòu)，其組織性質(zhì)、規(guī)模、結(jié)構(gòu)、運(yùn)作方式、管理環(huán)境及經(jīng)營(yíng)方式等各有不同，實(shí)施的信息化程度不同，對(duì)于大型企業(yè)，其規(guī)模龐大，機(jī)構(gòu)眾多，運(yùn)作方式復(fù)雜，要實(shí)施知識(shí)管理為核心的人力資源管理信息系統(tǒng)，不可能一步到位，應(yīng)在統(tǒng)一規(guī)劃的基礎(chǔ)上，區(qū)分主次，分步實(shí)施。本著從基礎(chǔ)系統(tǒng)入手(如檔案管理系統(tǒng)、考勤管理系統(tǒng)等)，由點(diǎn)及面，再向廣度和深度擴(kuò)展(如績(jī)效考核、培訓(xùn)發(fā)展、專家系統(tǒng)等)，然后逐步深入，擴(kuò)大實(shí)施范圍。通過員工自助系統(tǒng)讓員工在使用過程中體會(huì)到利用人力資源管理信息系統(tǒng)進(jìn)行知識(shí)管理的優(yōu)勢(shì)，這樣有利于整體系統(tǒng)的下一步實(shí)施與進(jìn)行。

從實(shí)現(xiàn)技術(shù)的角度來看，最關(guān)鍵的是要把握住以下四個(gè)方面:

(1)首先要構(gòu)建起合適的企業(yè)內(nèi)部Intranet網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

(2)確定系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)。這是選定應(yīng)用平臺(tái)及開發(fā)工具的前提，是純B/S結(jié)構(gòu)，還是采用C/S和B/S相結(jié)合的體系結(jié)構(gòu)，這要由企業(yè)的需求而定。

(3)選擇合適的人力資源應(yīng)用平臺(tái)。根據(jù)系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)，選擇最能適合企業(yè)具體應(yīng)用的人力資源管理實(shí)現(xiàn)平臺(tái)，可以采用群件平臺(tái)或者B/S加關(guān)系數(shù)據(jù)庫方式。

(4)選定或開發(fā)適合自身情況的應(yīng)用系統(tǒng)。

基于知識(shí)管理的人力資源管理信息系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)既要符合知識(shí)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的管理體制，又要符合計(jì)算機(jī)軟件本身的特點(diǎn)。因此以下幾個(gè)方面要進(jìn)行綜合考慮:

(1)綜合考慮企業(yè)現(xiàn)行管理制度下各職能部門的要求，把關(guān)系緊密，數(shù)據(jù)采集、交換、加工分析路徑最短，業(yè)務(wù)相對(duì)獨(dú)立的一些職能劃歸為一個(gè)子系統(tǒng)。

(2)充分考慮企業(yè)管理部門的業(yè)務(wù)分工，盡可能地使一個(gè)功能子系統(tǒng)屬于一個(gè)職能的管轄范圍，以便于今后各子系統(tǒng)的管理和維護(hù)。

(3)有利于子系統(tǒng)的開發(fā)、設(shè)計(jì)和維護(hù)，各子系統(tǒng)之間應(yīng)相對(duì)地獨(dú)立和相對(duì)穩(wěn)定。

2 基于知識(shí)管理的人力資源管理信息系統(tǒng)模型設(shè)計(jì)

基于知識(shí)管理的人力資源管理信息系統(tǒng)，不僅要改變系統(tǒng)自身的設(shè)計(jì)理念、技術(shù)參數(shù)，還要盡可能多的與企業(yè)外部環(huán)境、內(nèi)部系統(tǒng)進(jìn)行整合，這樣才能更理想的獲得有價(jià)值的知識(shí)、信息?；谥R(shí)管理的人力資源管理信息系統(tǒng)的總體模型可以按圖2.1所示來建立。

該人力資源系統(tǒng)整體構(gòu)架共分為四層，首先底層是企業(yè)的基本信息支撐環(huán)境，它包括企業(yè)ERP、OA 系統(tǒng)等內(nèi)部管理的信息化支撐，以及通過Internet 對(duì)企業(yè)外部的信息獲取。將人力資源管理信息系統(tǒng)模塊連接著生產(chǎn)管理模塊、質(zhì)量管理模塊、財(cái)務(wù)管理模塊、計(jì)劃管理模塊與銷售管理模塊等各大模塊，才能全方位地進(jìn)行人力資源管理績(jī)效評(píng)估，同時(shí)為產(chǎn)品的成本提供人工費(fèi)用(員工的報(bào)酬)。企業(yè)通過人力資源管理模塊的實(shí)施可以提高人力資源管理的信息共享程度，對(duì)高層領(lǐng)導(dǎo)來說，人力資源信息的提取與統(tǒng)計(jì)將更方便、快捷，同時(shí)人力資源管理信息系統(tǒng)還可以為決策支持系統(tǒng)(DDS)提供輸入。另一方面，在實(shí)施過程中通過對(duì)實(shí)施顧問、咨詢專家的咨詢可以在一定程度上提高企業(yè)人力資源管理水平。一般說來人力資源管理受企業(yè)文化、市場(chǎng)環(huán)境影響很大，各企業(yè)對(duì)人力資源管理信息系統(tǒng)的要求各不相同。這些系統(tǒng)的互相作用構(gòu)建了企業(yè) Intranet的思想，通過Internet可以有效地利用外部的有用信息為企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)營(yíng)管理過程服務(wù)，幫助企業(yè)更好的把握來自外部環(huán)境的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。

第二層應(yīng)該是企業(yè)的多維知識(shí)庫，存在于底層信息支撐環(huán)境中的企業(yè)信息資源是繁雜和海量的，需要在數(shù)據(jù)挖掘與模式提取的工具支持下，發(fā)掘其中有價(jià)值的模式與知識(shí)，進(jìn)行緊密而科學(xué)的組織，這是支持基于知識(shí)管理的人力資源管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的有力依據(jù)。

第三層是提供各種OLAP 服務(wù)的工具，比如商務(wù)智能系統(tǒng)、HR 專家系統(tǒng)、HR 決策支持系統(tǒng)、甚至報(bào)表系統(tǒng)等。這些系統(tǒng)位于企業(yè)知識(shí)庫系統(tǒng)之上，為組織戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，提供必要的人員供需預(yù)測(cè)和人員儲(chǔ)備支持是戰(zhàn)略性人力資源管理的重點(diǎn)，因此它的立足點(diǎn)是一個(gè)相對(duì)較長(zhǎng)的時(shí)間，而且是對(duì)基礎(chǔ)事務(wù)處理級(jí)信息系統(tǒng)和戰(zhàn)術(shù)性信息系統(tǒng)的綜合與提升，但它的眾多分析與結(jié)論都是建立在前期的戰(zhàn)術(shù)實(shí)施與評(píng)估基礎(chǔ)上的。

最上面的一層就是用戶經(jīng)常使用的業(yè)務(wù)處理層了，包括了眾多的業(yè)務(wù)層面，完成了全部的OLTP 功能。

根據(jù)上面的整體構(gòu)架圖，整個(gè)信息系統(tǒng)，從功能上劃分為四個(gè)層面:

2.1 核心功能

(1)人事管理-包括人員管理和員工信息管理的所有基本處理。

(2)組織結(jié)構(gòu)管理一對(duì)組織結(jié)構(gòu)及政策信息進(jìn)行管理交流。

(3)時(shí)間管理—簡(jiǎn)化有效的時(shí)間管理策略，提供方便的跟蹤、記錄和評(píng)估。

(4)記錄工作時(shí)間。

(5)工資核算一對(duì)工資核算的全過程進(jìn)行自動(dòng)化、流水型的處理。

(6)薪資計(jì)算的流程管理。

(7)差旅管理。

2.2 戰(zhàn)略功能:當(dāng)企業(yè)由于業(yè)務(wù)的發(fā)展，需要調(diào)整組織結(jié)構(gòu)時(shí)，通過組織管理系統(tǒng)，可以制訂多種版本的企業(yè)組織計(jì)劃。并針對(duì)每一計(jì)劃中的版本，進(jìn)行專業(yè)分析(如人事成本分析、資歷和技能分析、人員編制分析等)，從而為企業(yè)人力資源政策提供決策支持。

(1)招聘—管理招聘合適人選的工作流程;協(xié)調(diào)設(shè)計(jì)部門間候選者的分配選擇工作。

(2)薪資福利管理—運(yùn)用企業(yè)內(nèi)外部數(shù)據(jù)，對(duì)薪資結(jié)構(gòu)進(jìn)行對(duì)比分析。

(3)員工自助—員工自助服務(wù)組件的集成應(yīng)用使員工可以及時(shí)訪問個(gè)人數(shù)據(jù)，并在人力資源方面擁有更多的自主權(quán)，科技把決策權(quán)和員工個(gè)人信息(靜態(tài)信息、動(dòng)態(tài)信息)、相關(guān)知識(shí)檔案?jìng)魉偷街R(shí)庫。

(4)人事成本分析計(jì)劃—該組件功能強(qiáng)大，提供了支持人事決策的各種信息。

(5)培訓(xùn)和發(fā)展模塊—維護(hù)員工的個(gè)人技能描述;培訓(xùn)登記管理，確定職業(yè)發(fā)展目標(biāo)并即興發(fā)展跟蹤。

(6)職業(yè)規(guī)劃及接替計(jì)劃—該模塊是一個(gè)制訂計(jì)劃的工具。

(7)個(gè)人發(fā)展計(jì)劃—人力資源管理信息系統(tǒng)還需要提供員工個(gè)人發(fā)展模塊，用來創(chuàng)立并管理員工個(gè)人發(fā)展計(jì)劃。可以為員工設(shè)計(jì)適合其個(gè)人要求的詳細(xì)長(zhǎng)、短期發(fā)展計(jì)劃。

(8)績(jī)效管理—基于知識(shí)管理的人力資源管理信息系統(tǒng)中的績(jī)效管理模塊不僅能夠?yàn)槠髽I(yè)建立一個(gè)開放式的績(jī)效體系，同時(shí)還應(yīng)該在系統(tǒng)內(nèi)部提供多種方式考核員工的方法、案例是績(jī)效考核更加理性，同時(shí)還能為企業(yè)員工培訓(xùn)、薪資的發(fā)放甚至企業(yè)人力資源規(guī)劃提供請(qǐng)有力的數(shù)據(jù)支持。

(9)通過互聯(lián)網(wǎng)提供查詢信息和登記-網(wǎng)絡(luò)功能為員工在公司甚至全球范圍內(nèi)制訂活動(dòng)目錄提供了嶄新的渠道。

2.3 分析功能:為了方便高層的決策，方便數(shù)據(jù)的輸出，系統(tǒng)設(shè)計(jì)了多種靈活的報(bào)表功能，提高了可視性和操作過程的透明度。綜合報(bào)表功能可以使高層更容易訪問更大范圍的信息庫，以借此通曉全局，制定戰(zhàn)略決策。強(qiáng)大而靈活的工具允許用戶定義特定小組的報(bào)告，尤其是滿足特定需求的報(bào)告，或采用不同格式和圖形方式的跨應(yīng)用程序的報(bào)告。該組件提供實(shí)現(xiàn)定義好的需求報(bào)告案例，用來評(píng)估和分析人力資源數(shù)據(jù)。在特定菜單中進(jìn)入后，系統(tǒng)就會(huì)顯示直觀且容易使用的報(bào)告。系統(tǒng)有多個(gè)候選選項(xiàng)供根據(jù)自己的需求修改報(bào)告(比如限制數(shù)據(jù)顯示)?？梢源_定存儲(chǔ)那些重復(fù)使用的報(bào)告。另外，還可以將報(bào)告轉(zhuǎn)換成HTML 格式，以方便網(wǎng)絡(luò)賀郵件的訪問。

2.4 知識(shí)協(xié)同功能

(1)人力資源專業(yè)人士自助門戶—通過該模塊可以快速得到人力資源專業(yè)信息和相應(yīng)服務(wù)，以作出與工作相關(guān)的決定;廣泛使用的人力資源場(chǎng)景，比如聯(lián)合薪金調(diào)查和統(tǒng)一的行業(yè)規(guī)范等。

(2)經(jīng)理自助—管理者桌面，部門主管可以查看并更新其下屬員工信息。

(3)員工自助服務(wù)—該組件可以讓員工有更多的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，并自主管理其個(gè)人的工作與生活。

(4)知識(shí)管理支撐和工具系統(tǒng):這個(gè)系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)傳送的手段，提供信息、知識(shí)查詢和知識(shí)發(fā)現(xiàn)的工具。主要采用組件的方式融入系統(tǒng)，嵌入到具體的應(yīng)用系統(tǒng)中去，隨時(shí)準(zhǔn)備為應(yīng)用系統(tǒng)提供知識(shí)傳遞、知識(shí)發(fā)現(xiàn)的服務(wù)。知識(shí)管理支撐和工具系統(tǒng)主要包含LDAP 目錄服務(wù)、知識(shí)發(fā)現(xiàn)子系統(tǒng)、電子郵件系統(tǒng)、電子社區(qū)系統(tǒng)(BBS)及時(shí)消息傳遞系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)會(huì)議系統(tǒng)等。

(5)數(shù)據(jù)庫和規(guī)則庫管理等系統(tǒng)—這一系統(tǒng)提供應(yīng)用系統(tǒng)、知識(shí)管理支撐和工具系統(tǒng)與各種數(shù)據(jù)存儲(chǔ)之間的通信(數(shù)據(jù)存、取控制、問題求解機(jī)制等)和協(xié)調(diào)(數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換等)功能，又負(fù)責(zé)文本庫、關(guān)系數(shù)據(jù)庫、對(duì)象數(shù)據(jù)庫、規(guī)則庫的數(shù)據(jù)、規(guī)則的數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)規(guī)則庫的維護(hù)等日常管理工作。

(6)安全解決方案—安全是電子政務(wù)必須著重建設(shè)的內(nèi)容，系統(tǒng)提供從硬件到應(yīng)用軟件的各級(jí)層的安全解決方案。其中結(jié)合用戶管理的LDAP目錄服務(wù)時(shí)安全解決方案的重要一項(xiàng)技術(shù)。

(7)決策支持系統(tǒng)-利用數(shù)據(jù)流程和數(shù)據(jù)之間的關(guān)系和規(guī)則，組織就可以將 產(chǎn)生的大量人力資源信息進(jìn)行分類、統(tǒng)計(jì)和分析，作出簡(jiǎn)潔明了的人力資源管理報(bào)告。這不僅可以提高人力資源的管理效率，而且便于高層從總體把握人力資源的管理狀況，從而作出正確的決策。

3 基于知識(shí)管理的人力資源管理信息系統(tǒng)的先進(jìn)性

基于知識(shí)管理的人力資源管理信息系統(tǒng)可以給企業(yè)的人力資源管理帶來幾個(gè)方面的轉(zhuǎn)變:

3.1 知識(shí)分享:通過提供多樣的知識(shí)管理信息體系及電子刊物、虛擬社區(qū)等系統(tǒng)的來滿足員工多元化的需求，包括企業(yè)內(nèi)部信息、知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)的積累。

3.2 人力資本增值:通過系統(tǒng)達(dá)到知識(shí)管理的目的，并通過培訓(xùn)發(fā)展模塊、E-Learning 系統(tǒng)，提供可持續(xù)的人力資源開發(fā)、培訓(xùn)，提升員工的人力資本價(jià)值。

3.3 授權(quán)賦能:通過工作流技術(shù)與員工自助功能讓員工參與管理，授權(quán)員工自主服務(wù)和工作，並承擔(dān)更多的責(zé)任。

3.4 效能提升:采用本系統(tǒng)，借助先進(jìn)的流程管理設(shè)計(jì)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)，強(qiáng)大靈活的綜合報(bào)表分析，事半功倍，提高工作效率。

3.5 職能轉(zhuǎn)變:賦予員工自助服務(wù)功能，及相應(yīng)的直線經(jīng)理管理在人力資源方面的管理職責(zé)，人力資源部從繁雜的日常性工作中解放出來，著重人力資源戰(zhàn)略性工作。使得人力資源在組織中的戰(zhàn)略地位上升，管理責(zé)任下移。

3.6 決策支持功能:通過集成商業(yè)智能系統(tǒng)及數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)，可以方便的進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘，為企業(yè)決策提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支持。

4 結(jié)束語

本文提出一個(gè)從管理和知識(shí)轉(zhuǎn)化的角度去分析和實(shí)踐人力資源管理信息系統(tǒng)的新思路，當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)化的人力資源管理信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程在一個(gè)公司實(shí)施時(shí)，公司應(yīng)該基于信息技術(shù)和流程管理，引入知識(shí)管理理念，以“促進(jìn)知識(shí)分享和創(chuàng)新，加快知識(shí)轉(zhuǎn)化”為原則，進(jìn)行系統(tǒng)實(shí)施和應(yīng)用過程中相關(guān)知識(shí)的管理，進(jìn)而有效支持人力資源管理信息系統(tǒng)系統(tǒng)實(shí)施和應(yīng)用。在目前較為成型的人力資源管理系統(tǒng)中整合進(jìn)知識(shí)管理的思想和方法，使得現(xiàn)有的人力資源管理系統(tǒng)效率得以提升，建立的基于知識(shí)管理的人力資源管理信息系統(tǒng)模型能夠幫助企業(yè)更好的進(jìn)行人力資源管理，最大限度地發(fā)揮企業(yè)員工的主觀能動(dòng)性。

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