企業(yè)檔案在信息化環(huán)境下的信息管理

[摘 要] 本文探討了企業(yè)檔案在信息化環(huán)境下的信息管理,對(duì)存在的問題以及原因作了分析,提出管理建議:1、抓住機(jī)遇,全面推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè);2、健全制度、加強(qiáng)監(jiān)管、規(guī)范管理;3、完善檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系,實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息的集成和共享。

[關(guān)鍵詞] 企業(yè)檔案;信息管理

一、問題

1、信息多元化問題

傳統(tǒng)的企業(yè)管理模式下,企業(yè)檔案以紙質(zhì)檔案為主要載體,并形成了一套行之有效的管理制度、管理方法。在企業(yè)信息化環(huán)境下,企業(yè)在管理中產(chǎn)生大量電子文件,CAD/CAM等計(jì)算機(jī)輔助技術(shù)的應(yīng)用,使企業(yè)在工程設(shè)計(jì)、實(shí)施和產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)中,形成以反映三維仿真模擬設(shè)計(jì)的文字、圖形、聲音、圖象等多媒體信息,磁性載體的電子擋案將成為僅次于紙質(zhì)載體的圖文檔案管理對(duì)象,檔案的載體形式呈現(xiàn)出多樣性;另一方面企業(yè)檔案內(nèi)涵不斷豐富,在CAE、CAT技術(shù)運(yùn)用中,產(chǎn)品設(shè)計(jì)不單純是圖形設(shè)計(jì),它還包括了對(duì)產(chǎn)品性能的分析,產(chǎn)品設(shè)計(jì)檔案的范圍由此得以延伸。此外SCM、CRM管理系統(tǒng)工程在完善企業(yè)供應(yīng)鏈管理,改善企業(yè)與客戶之間的聯(lián)系中,通過對(duì)企業(yè)外部信息的整合,建立企業(yè)供應(yīng)商、客戶信息數(shù)據(jù)庫,豐富了企業(yè)管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù),拓展了企業(yè)檔案信息的空間。因此,必須關(guān)注信息載體和信息內(nèi)容的多元化給企業(yè)檔案管理一體化提出的研究課題,注意研究企業(yè)檔案收集范圍、電子文件歸檔和電子檔案保管、利用中出現(xiàn)的新問題。

2、電子檔案與紙質(zhì)擋案一致性問題

企業(yè)信息化是以網(wǎng)絡(luò)和信息為平臺(tái),對(duì)企業(yè)各項(xiàng)工作實(shí)行流程管理,伴隨企業(yè)流程管理產(chǎn)生了大量電子文件,特別是在實(shí)行CAD/CAM技術(shù)的企業(yè),設(shè)計(jì)流程與施工流程、制造流程通過CAD、DAM技術(shù)相聯(lián)系,設(shè)計(jì)單位可以便捷地在一個(gè)平臺(tái)上完成施工和生產(chǎn)所需的多次設(shè)計(jì)修改,而無須在原有圖紙上修改或重新繪制圖紙。圖紙更改方式的變化給檔案部門保存的紙質(zhì)圖紙的準(zhǔn)確性帶來了新的問題。如何采取有效措施,確保歸檔電子文件與紙質(zhì)圖紙的一致,避免錯(cuò)版保存的現(xiàn)象,保證檔案能真實(shí)準(zhǔn)確地反映生產(chǎn)、建設(shè)和管理的實(shí)際狀況,是企業(yè)檔案部門面臨的又一課題。

3、“信息孤島”問題

企業(yè)檔案部門集中、系統(tǒng)地保存了企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理的重要信息資源,是企業(yè)信息化基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的匯集地和成品庫,具有很強(qiáng)的信息優(yōu)勢(shì),但作為企業(yè)信息源頭的檔案部門同時(shí)還存在著成為“信息孤島”的潛在危機(jī)。究其原因:一是目標(biāo)企業(yè)檔案信息化程度從總體上來說還比較低,檔案工作還很難實(shí)現(xiàn)與企業(yè)其他信息的融合貫通。二是企業(yè)信息化建設(shè)存在著數(shù)據(jù)管理和過程管理的情況,目前大部分企業(yè)所產(chǎn)生的電子文件,還沒向企業(yè)檔案部門移交歸檔,而是有技術(shù)部門保存,電子文件處于無序、分散的管理狀態(tài),難以實(shí)現(xiàn)電子檔案的集中管理和有效利用。三是從總體上看,企業(yè)目前在IT系統(tǒng)應(yīng)用上更注重某一個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)或者某一個(gè)管理功能的信息化。隨著企業(yè)信息化建設(shè)的不斷深入,企業(yè)所應(yīng)用的軟件系統(tǒng)將越來越多。據(jù)METAGrOUP的統(tǒng)計(jì),一家典型的大企業(yè)平均有49個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)。如果信息采集和交換標(biāo)準(zhǔn)不一致,數(shù)據(jù)的一致性將無法保證,不能實(shí)現(xiàn)電子檔案的信息集成,則無法實(shí)現(xiàn)信息的及時(shí)共享和反饋。可見“信息孤島”是企業(yè)信息化檔案工作發(fā)展的瓶頸,企業(yè)檔案部門如何逃離“信息孤島”是信息化建設(shè)中所須關(guān)注的問題。

4、企業(yè)信息化基礎(chǔ)數(shù)據(jù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)問題

企業(yè)信息化作為一個(gè)嚴(yán)密的信息系統(tǒng),處理的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和可靠性是以各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)的完整為基礎(chǔ)的。但現(xiàn)階段我國(guó)大多數(shù)企業(yè)仍然處于傳統(tǒng)的、粗放式的管理模式中,絕大多數(shù)企業(yè)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系尚未完善,計(jì)量、檢測(cè)體系,定額管理和標(biāo)準(zhǔn)化管理有待加強(qiáng),統(tǒng)一、完善、操作性強(qiáng)的行業(yè)代碼編制系統(tǒng)尚未完全建立,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的自動(dòng)采集、錄用的標(biāo)準(zhǔn)也有待于進(jìn)一步完善,這些因素直接影響了企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)采集的準(zhǔn)確性、規(guī)范性、及時(shí)性,影響了企業(yè)檔案信息化的健康發(fā)展。

此外,檔案信息的安全也是企業(yè)信息化建設(shè)的重要問題,它主要體現(xiàn)在電子文件和電子檔案數(shù)據(jù)的安全、檔案信息在網(wǎng)絡(luò)利用中的安全、電子檔案媒體介質(zhì)的安全等方面,而這些問題直接影響著企業(yè)信息化和企業(yè)檔案信息化的進(jìn)程。

二、對(duì)策

企業(yè)信息化對(duì)企業(yè)檔案工作的影響是巨大的。筆者認(rèn)為企業(yè)檔案部門應(yīng)樹立全新的檔案工作理念,應(yīng)對(duì)企業(yè)信息化給檔案管理帶來的變革。

1、抓住機(jī)遇,全面推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)

企業(yè)信息化建設(shè)中有一句老化:“三分技術(shù),七分管理,十二分?jǐn)?shù)據(jù)?！毙畔⑾到y(tǒng)的實(shí)施是建立在完善的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)之上,而信息系統(tǒng)的成功運(yùn)行則是基于對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的科學(xué)研究,可見基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的科學(xué)管理是企業(yè)信息化建設(shè)成功與否的關(guān)鍵之一。企業(yè)檔案部門集中、系統(tǒng)地保存了企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理的重要信息資源,是企業(yè)信息化基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的匯集和成品庫,因此企業(yè)檔案信息化是企業(yè)信息化的重要部分。企業(yè)檔案部門要抓住企業(yè)信息化建設(shè)的機(jī)遇,把檔案信息化納入其中,使檔案信息化與企業(yè)信息化同步發(fā)展。一方面,檔案部門要根據(jù)檔案管理的要求,對(duì)企業(yè)信息化規(guī)劃和建設(shè)提出檔案管理要求;另一方面要充分運(yùn)用企業(yè)信息化的技術(shù)手段和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),開展紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作以及檔案管理和利用。

2、健全制度、加強(qiáng)監(jiān)管、規(guī)范管理

企業(yè)信息化是企業(yè)創(chuàng)新的過程,它通過技術(shù)創(chuàng)新、制度創(chuàng)新和管理創(chuàng)新,改變傳統(tǒng)落后的企業(yè)管理模式,建立科學(xué)的現(xiàn)代企業(yè)管理體制;企業(yè)檔案部門要把握企業(yè)信息化帶來的企業(yè)管理的新思想、新模式,樹立創(chuàng)新意識(shí),運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)手段,實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案制度創(chuàng)新和管理方法創(chuàng)新。建立、健全適應(yīng)企業(yè)信息化環(huán)境下的檔案管理制度,保證企業(yè)檔案工作在企業(yè)信息化環(huán)境下有序的發(fā)展。完善企業(yè)文件材料的歸檔制度,建立電子文件的歸檔辦法,形成在企業(yè)信息化過程中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件的歸檔工作制度;完善企業(yè)檔案的收集范圍,及時(shí)調(diào)整和擴(kuò)展企業(yè)信息的接受和收集范圍,尤其是對(duì)企業(yè)持續(xù)發(fā)展具有潛在價(jià)值的文件材料;建立數(shù)字化檔案信息化管理和利用制度。對(duì)電子檔案的數(shù)據(jù)安全、存儲(chǔ)安全和信息利用制度,對(duì)電子檔案的數(shù)據(jù)安全、存儲(chǔ)安全和信息利用安全作出規(guī)定。企業(yè)檔案部門要全方位參與信息化建設(shè),介入企業(yè)管理流程,使檔案工作與設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、施工、管理等工作流程相銜接,以加強(qiáng)對(duì)企業(yè)各種類型文件材料運(yùn)行的監(jiān)控,確保紙質(zhì)檔案與電子檔案的一致性,確保檔案的真實(shí)、有效性。規(guī)范檔案管理、企業(yè)信息化也是建設(shè)科學(xué)、規(guī)范和嚴(yán)格的企業(yè)基礎(chǔ)管理的過程,企業(yè)檔案部門應(yīng)積極參與國(guó)際質(zhì)量認(rèn)證體系的達(dá)標(biāo)活動(dòng),實(shí)現(xiàn)對(duì)文件、檔案的制度化、規(guī)范化管理。

3、完善檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系,實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息的集成和共享

標(biāo)準(zhǔn)是規(guī)范行為的準(zhǔn)則,實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化是檔案信息化健康發(fā)展的重要保證。企業(yè)檔案信息化建設(shè)要認(rèn)真執(zhí)行國(guó)家相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),建立統(tǒng)一的信息采集、交換標(biāo)準(zhǔn),維護(hù)數(shù)據(jù)的一致性、安全性、實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息高度集成與高效、安全傳遞,充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息化的作用。

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[作者簡(jiǎn)介]

劉小莉(1967-)女,陜西西安人,陜西省行政學(xué)院館員.