公路檔案管理中存在的問(wèn)題思考

李金蓮

[摘 要] 公路檔案是工程項(xiàng)目建設(shè)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)記錄,全面、綜合地反映了工程項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程。要認(rèn)真做好建設(shè)工程的質(zhì)量計(jì)錄;實(shí)施嚴(yán)格的存檔制度;檔案內(nèi)容應(yīng)完整、系統(tǒng)、規(guī)范;建立檔案檢索系統(tǒng)。

[關(guān)鍵詞] 公路檔案;工程質(zhì)量;管理制度

改革開(kāi)放以來(lái),我國(guó)的建設(shè)事業(yè)發(fā)展迅速,從此同時(shí),也形成了大量的業(yè)內(nèi)資料即建筑檔案。如何有序地管理好公路檔案既是工程本身的需要,也是檔案部門的要求。

一、公路檔案管理中存在的問(wèn)題

由于公路建設(shè)行業(yè)與其它行業(yè)相比,有其自身的特點(diǎn),致使全行業(yè)檔案管理工作總體上看仍處在比較原始的階段,突出的問(wèn)題表現(xiàn)在:

(一)檔案材料不完整。檔案材料不完整是公路建設(shè)檔案存在的主要問(wèn)題。工程項(xiàng)目歸檔率較好的單位能達(dá)到80%左右,較差的單位情況就不同了。

(二)缺乏統(tǒng)一的管理模式。從檔案管理機(jī)構(gòu)上看,有的單位成立了專門的檔案室。有的單位則不然,公路檔案由其他業(yè)務(wù)部門代替或由文書檔案員監(jiān)管。

(三)缺乏復(fù)合型檔案管理人員?；鶎訂挝坏臋n案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差,既缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí),又缺乏相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí),難以適應(yīng)工作需要。

二、公路檔案管理中存在問(wèn)題的原因

目前公路建設(shè)行業(yè)檔案缺位現(xiàn)象嚴(yán)重,其原因是多方面造成的。首先,公路建設(shè)行業(yè)自身特點(diǎn)決定了其自身的長(zhǎng)期性、復(fù)雜性和艱巨性。行業(yè)具有流動(dòng)性大、施工戰(zhàn)線長(zhǎng)、跨區(qū)域、異地化作業(yè)多、施工過(guò)程中不穩(wěn)定性等特點(diǎn),往往會(huì)給檔案資料的收集、整理、立卷歸檔增加困難;其次,從業(yè)結(jié)構(gòu)層面上還存在著層層分包、掛靠、非法用工等現(xiàn)象,致使工程項(xiàng)目成分錯(cuò)綜復(fù)雜,有的甚至施工總承包單位自己也說(shuō)不清、道不明到底有多些小施工隊(duì)伍、“包工頭”參與施工,更何況即便是在同一項(xiàng)工程施工當(dāng)中,參與施工的有關(guān)人員也在隨著工程進(jìn)展進(jìn)行隨時(shí)調(diào)動(dòng),所以在這一切“動(dòng)”的因素前提下做好檔案管理工作并非易事。第三,目前公路建設(shè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)異常激烈、“僧多粥少”的現(xiàn)象突出,贏利空間非常狹小,多是是微利經(jīng)營(yíng),如何千方百計(jì)地降低生產(chǎn)成本、提高經(jīng)濟(jì)效益是當(dāng)務(wù)之急,再者說(shuō)檔案工作短期利益不明顯,所以說(shuō),檔案工作在建筑業(yè)里得不到重視是不足為怪的。

三、公路檔案管理工作的重要性

1、檔案可以為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位制定的長(zhǎng)、中、短期發(fā)展目標(biāo)提供有效、明確的載體。任何一個(gè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)都要有一定的延續(xù)性、穩(wěn)定性,都要服從服務(wù)于長(zhǎng)遠(yuǎn)利益,而這一切的衡量標(biāo)準(zhǔn),都可以從檔案管理上找出有關(guān)的執(zhí)行依據(jù)。

2、檔案工作是行業(yè)經(jīng)營(yíng)單位活動(dòng)的真實(shí)再現(xiàn)。無(wú)論是工程項(xiàng)目的招標(biāo)投標(biāo)、項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)化管理等等,都可以借助檔案得到真實(shí)反映,也就是說(shuō),檔案管理人員可以通過(guò)對(duì)存檔的資料新信息、整理、分析、研究對(duì)比,可以從中查找出目前行業(yè)內(nèi)所隱含的問(wèn)題,以便研究對(duì)策加以解決。

3、檔案管理是公路建設(shè)業(yè)應(yīng)用與開(kāi)發(fā)新技術(shù)、新工藝、新材料的重要依據(jù)。目前我國(guó)已經(jīng)加入了WTO,國(guó)外的先進(jìn)技術(shù)不斷涌進(jìn)我國(guó),同樣,公路建設(shè)行業(yè)的一些推廣應(yīng)用的新技術(shù)、新工藝、新材料更新步伐也在不斷地加快,需要不斷從項(xiàng)目法人施工管理中收集各種數(shù)據(jù)和資料,加以研究分析,掌握其技術(shù)特點(diǎn),為以后施工技術(shù)的推廣應(yīng)用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。否則,沒(méi)有深入的研究,就會(huì)使整個(gè)行業(yè)的發(fā)展步履維艱。

4、檔案工作是行業(yè)實(shí)施管理的重要條件。目標(biāo)化管理是行業(yè)管理的一種重要形式,而目標(biāo)管理的制定和責(zé)任制的建立與完善,以及完成情況的考核和評(píng)比,在很大程度上需要檔案工作的支持,因?yàn)樵谀繕?biāo)化管理實(shí)施過(guò)程中所形成的大量資料信息是公路行業(yè)企業(yè)季度、年終考核評(píng)比工作中不可缺少的依據(jù)。

檔案管理工作能間接地創(chuàng)造效益。其實(shí)檔案本身不會(huì)直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益,但它一旦被利用,就能使公路建設(shè)行業(yè)少走許多彎路,減少不要的損失。

四、加強(qiáng)公路建設(shè)檔案管理的策略

1、做好建設(shè)工程質(zhì)量記錄。任何一個(gè)建設(shè)工程都有立項(xiàng)、可行性論證、勘察、設(shè)計(jì)、材料供應(yīng)、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收的過(guò)程,每一個(gè)步驟和環(huán)節(jié)都有它的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),其活動(dòng)過(guò)程和內(nèi)容都有真實(shí)的記錄。其記錄、竣工圖經(jīng)過(guò)整理、立卷、歸檔、形成建設(shè)公路建設(shè)檔案,是反映工程內(nèi)在質(zhì)量的重要內(nèi)容。而施工實(shí)物體的質(zhì)量是施工工程技術(shù)人員的精心實(shí)施,其外表很直觀,很容易被人們發(fā)現(xiàn)和重視,但工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的內(nèi)在質(zhì)量就不容易被人們簡(jiǎn)單地發(fā)現(xiàn)其質(zhì)量缺陷,通常是在利用檔案信息時(shí)發(fā)現(xiàn)與實(shí)際情況打不一致時(shí),才能反映出它的缺陷所在。所以工程建設(shè)檔案質(zhì)量與工程施工質(zhì)量同等重要,二者不能忽視某一個(gè)方面,缺一不可。

2、實(shí)施嚴(yán)格的檔案管理制度。根據(jù)施工行業(yè)自身特點(diǎn)以及各類檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn),制定出科學(xué)完善的管理制度。將《檔案的歸檔范圍和工作細(xì)則》、《檔案員工作職責(zé)》、《檔案入庫(kù)制度》、《檔案借閱制度》、《檔案的開(kāi)發(fā)利用》等一系列制度得到很好的落實(shí)。

3、公路檔案的內(nèi)容應(yīng)系統(tǒng)、完整、規(guī)范、便于保存、查找利用。公路檔案是工程建設(shè)活動(dòng)中的第一手材料,要如實(shí)地反映活動(dòng)真實(shí)情況,不能偽造,應(yīng)具有準(zhǔn)確性、真實(shí)性和原始性。對(duì)工程質(zhì)量評(píng)價(jià),各職能部門對(duì)工程的鑒定意見(jiàn)應(yīng)客觀公正。工程建設(shè)活動(dòng)行程的文字材料、圖紙、聲像等應(yīng)根據(jù)實(shí)際有效地收集歸檔,特別重要的是建設(shè)項(xiàng)目,如地下管線這些不單是本工程項(xiàng)目需利用,而且要為他人研究分析利用,要力爭(zhēng)齊全。

4、建立檔案檢索系統(tǒng)。各部門應(yīng)有效利用部門的微機(jī)資源,建立本部門的檔案檢索系統(tǒng)。提高各部門的檔案管理水平;提高各部門檔案管理工作中協(xié)調(diào)工作能力;方便各部門(單位)對(duì)檔案利用,借以提高工作效率。按照檔案的性質(zhì)和類型,收集整理各部門的檔案資料;內(nèi)部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進(jìn)行分類與編號(hào);對(duì)外來(lái)文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來(lái)源、性質(zhì)不同分類,編號(hào)采用其自然形成(特定)的編號(hào)。(如工程資料管理系統(tǒng)規(guī)定了基建文件、監(jiān)理文件、設(shè)計(jì)文件的分類方法和編號(hào)原則,公司不應(yīng)再另行規(guī)定。公司經(jīng)營(yíng)管理手冊(cè)規(guī)定的公司模板文件的編號(hào)也不得變更)。

5、定期對(duì)內(nèi)業(yè)資料督導(dǎo)與計(jì)量支付掛鉤。由于資料整理瑣碎,不產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益,施工過(guò)程中現(xiàn)場(chǎng)又非常繁忙,施工人員絕大部分精力集中在工地,對(duì)資料整理一般都是被動(dòng)應(yīng)付。如果不認(rèn)真進(jìn)行督導(dǎo)檢查,到最后內(nèi)業(yè)很有可能一塌糊涂,更有甚者大量的缺資料,所以內(nèi)業(yè)資料應(yīng)定期或不定期檢查評(píng)比,引起各方面重視,避免大量的雜亂堆積。必要時(shí)可采取強(qiáng)制措施與計(jì)量支付掛鉤,為搞好工作檔案管理提供保證。

6、對(duì)公路檔案的驗(yàn)收要嚴(yán)格把關(guān)。這是保證公路建設(shè)檔案質(zhì)量的重要環(huán)節(jié),按照國(guó)家檔案局重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目整體驗(yàn)收的組織原則,認(rèn)真做好檔案驗(yàn)收工作。檔案驗(yàn)收重點(diǎn)是應(yīng)根據(jù)DA/T28-2002《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》的要求進(jìn)行;包括項(xiàng)目建設(shè)概況、項(xiàng)目檔案管理情況、存在問(wèn)題、整改要求與建議等方面。對(duì)建設(shè)周期長(zhǎng)的工程,應(yīng)分階段驗(yàn)收,查漏補(bǔ)缺,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,及時(shí)糾錯(cuò)改誤;加強(qiáng)對(duì)檔案的預(yù)驗(yàn)收工作,以確保資料齊全完整和準(zhǔn)確。

五、結(jié)論

公路檔案是公路建設(shè)活動(dòng)中形成的原始的、圖物相符的具有有保存價(jià)值的真實(shí)記錄和實(shí)際反映。它記載著建筑物、構(gòu)筑物地下管線敷設(shè)等建設(shè)活動(dòng)。在對(duì)建筑工程質(zhì)量、總體造價(jià)和建設(shè)工期進(jìn)行管理的同時(shí),公路工程檔案管理如何有序地進(jìn)行,既是工程本身的需要,也是檔案部門的要求。因此加強(qiáng)建筑行業(yè)檔案管理工作很有必要性。

[參考文獻(xiàn)]

[1] 建筑工程檔案實(shí)效管理的若干問(wèn)題,白曉明,中華建設(shè),2008.09.

[2] 完善建筑工程檔案管理工作的八個(gè)建議,鐘錦紅,廣東科技,2007.09.