如何做好科學技術檔案的整理工作

收集工作是檔案管理工作的起點，是第一環(huán)節(jié)。收集來的文件材料要經過科學的整理、嚴格的鑒定、細致的保管以及規(guī)范化的統(tǒng)計等一系列環(huán)節(jié)的管理之后，方能達到便于提供利用的最終目的。就科技檔案來說，一個單位在生產建設、經營管理及科學研究等各項活動中要形成許多科技文件材料，這些科技材料種類繁多，形式復雜，必須對其進行系統(tǒng)的整理與加工。這里僅就自己在整理工作中的點滴認識求證于大家。

一、技術檔案整理工作的基本原則

毛澤東同志關于“分門別類，便于保存和尋找”的指示，精確而又概括地指出了檔案整理應當遵循的基本原則。簡單的說技術檔案整理工作的基本原則就是遵循科技檔案的自然形成規(guī)律，保持科技檔案之間的內在聯(lián)系，便于科學保管和利用。

這一原則的基本要求是在保持科技檔案內在聯(lián)系的前提下，對科技文件材料進行科學的分類、有序的排列，以編目和編號的形式將其位置固定，揭示其內容和成分，并達到便于管理和利用的目的。

二、技術檔案整理工作的兩個過程

整理工作主要是通過兩個過程來完成的。

第一個過程是在歸檔以前?？萍嘉募牧闲纬梢院?，將科技文件材料組成保管單位，并對保管單位進行基本的編目工作。這項工作由技術業(yè)務部門進行，它將直接影響技術檔案的案卷質量。

一個工程項目，從勘探設計、施工到交付使用;一個科研專題，從決定立項、收集資料、調查考察試驗研究到科研成果鑒定推廣;一個大型設備裝置，從安裝試車到運行管理等等，所有的這些工作活動中形成的技術檔案是一個有機的整體，是自然形成的結果。要按照這個自然形成的結果，在保持固有的內在聯(lián)系的前提下將形成的科技文件材料組成一個保管單位，而不能人為主觀地把互無關聯(lián)堆積在一起的科技文件材料任意拼湊為一個保管單位，破壞技術檔案之間的有機聯(lián)系。保管單位內的文件排列次序也必須保持技術文件材料的連貫性和系統(tǒng)性，同時還要注意到便于保管和提供利用，力求做到整齊、美觀。

第二個過程是在科技文件材料歸檔以后進行的，主要工作就是對保管單位內的科技文件材料進行科學的分類、排列和編目。

檔案的分類，是檔案系統(tǒng)整理的第一步。按照檔案的自然形成規(guī)律和特點，將技術檔案分成一定的大類和屬類，保持檔案材料之間固有的內在聯(lián)系和系統(tǒng)性，正確地反映技術檔案產生的歷史條件和工作活動的真實歷史面貌，以便于保存和日后提供利用?？茖W的分類，能夠保證組成保管單位和排列的質量以及編目的科學性。

三、整理工作中應該注意的細節(jié)

1、煤炭地質勘測類檔案的整理:煤炭地質勘測類檔案是按專業(yè)來劃分二級類目的。地質勘探工作按階段進行，其中形成的普查、詳查、精查地質報告以及地球物理勘探報告中都有大量的附圖、附表及文字說明，它們是對一項完整的地質勘探工作的真實表述，是一個有機的整體，不能割裂開來保存，如果附圖附表較多，可分成幾個保管單位，編制連續(xù)的案卷順序號，在擬制案卷題名時要切實注意體現保管單位的內容，如第一盒題名是“XX礦精查地質報告說明書、附表及地形地質圖”;第二盒題名是“XX礦精查地質報告鉆孔柱狀圖、地質剖面圖”;第三盒題名是“XX礦精查地質報告煤層底板等高線圖及儲量計算圖”等等，這樣的題名能夠比較詳盡的把這幾個保管單位的關系表述清晰，也能夠比較確切地揭示和反映出該檔案的內容和成分;而在測繪工作中形成的測量成果如三角點、水準點成果和礦區(qū)范圍地形圖以及勘探中形成的地形地質圖，則可以按區(qū)域進行編號排列。

2、煤礦基本建設類檔案的整理:對于一個煤礦來說，礦井投產驗收時施工單位移交的技術圖紙是整個礦井今后生產建設的依據性資料，具有非常重要的保存價值。對這些檔案的分類，可以按工作階段或專業(yè)來進行。一項工程從立項、審批到設計、施工，都形成了許多的科技文件材料，對圖紙資料的整理主要是⑴、各階段的設計，即初步設計、技術設計和施工設計，包括設計批文、說明書、概算書、設備清冊及附圖;⑵、礦建工程，即井筒、井底車場、井下生產系統(tǒng);⑶、工業(yè)建筑，可按照井架、井樓、棧橋、輸煤皮帶走廊、選煤煤倉、扇風機房、壓風機房、變電站、修理廠、倉庫等各個工程的順序來固定各個保管單位的卷號和排序位置。⑷、民用及公用建筑，包括住宅、宿舍、浴池、辦公樓、醫(yī)院、幼兒園、學校、礦區(qū)及生活區(qū)給排水、供暖供熱、煤氣管網、公路、鐵路、橋涵等。特別要注意的是施工中形成的各種文字材料如合同、協(xié)議、開工報告、圖紙會審材料、施工記錄、工程質量評定、鑒定報告、竣工報告、工程移交證書等文字材料應注意收集完整，及時歸檔，與各單項工程的竣工圖紙組成一個完整的整體，便于日后的查找利用。

3、科研檔案的整理:科研工作一般分四個階段:即立項階段、研究準備階段、研究實施階段和總結鑒定階段。在各個階段中要注意收集齊全各階段的實施研究報告、觀察記錄、實施方案、題目審批文件、研究成果推廣材料及成機制造的說明書、圖紙等。一個專題的科研檔案要保持其內在的完整統(tǒng)一性，不能分散開保管，可在小類中編連續(xù)的案卷序號。

4、設備儀器檔案整理:要注意收集設備定購協(xié)議、隨機文件、開箱驗收記錄、設備安裝圖、調試記錄、設備運行、檢修記錄、設備重大事故分析處理、設備報廢鑒定書等等，國外進口設備還應收集洽談記錄、備忘錄、質量性能上的異議及隨機文件的譯文。

5、檔號編制:檔號由大類代碼+屬類代碼+案卷順序號組成。同一個保管單位內的檔案，其檔號是統(tǒng)一的，因此，應對一個保管單位內的每一份文件材料上加蓋檔號章，并填寫檔號及卷內順序號、頁數，填寫案卷文件目錄，根據檔案的具體內容擬制案卷題名，以便較為準確地揭示卷內文件的內容和成分。

案卷經過整理排列后，要按照案卷順序登記案卷目錄。案卷目錄有很重要的作用。首先它能固定檔案的分類體系和案卷排列次序;其次它能介紹檔案的內容和成分，是查找利用檔案的基本檢索工具，也是編寫其他檢索工具的基礎;第三，它是檔案登記的基本形式，也是檔案統(tǒng)計和檢查檔案的重要依據。