資產(chǎn)清查工作后高校固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建

李騰飛

摘 要:文章分析高校固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)構(gòu)建過程中存在的主要問題,指出高校的資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)是行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)建設(shè)的重要組成部分,它的構(gòu)建首先必須打破行政的條塊分割,在政府已有的網(wǎng)絡(luò)平臺上,逐步實現(xiàn)互聯(lián)互通和信息共享,并且對資產(chǎn)管理的全過程實施動態(tài)的管理和監(jiān)控,從而提高利用率和使用率,實施有效的監(jiān)督和決策。

關(guān)鍵詞:資產(chǎn)清查 高校固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng) 構(gòu)建

中圖分類號:G475 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

文章編號:1004-4914(2009)11-102-02

隨著電子政務(wù)建設(shè)的推進(jìn),高校固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)在2007年全國行政事業(yè)單位資產(chǎn)清查后拉開了構(gòu)建的序幕,但是總體上處于初級階段,以“各自為政”為主,充其量是做到了管理手段的電子化,距離“金財”工程的建設(shè)要求還有不少差距。作為“金財”工程的重要子系統(tǒng),高校的固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的建設(shè)狀況在一定程度上影響著“金財”工程的建設(shè)步伐。以下就高校固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)構(gòu)建中存在的一些主要問題進(jìn)行探討。

一、高校固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)構(gòu)建過程中存在的主要問題

由于行政條塊分割、機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理、系統(tǒng)分類標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一和系統(tǒng)設(shè)計缺乏完整性等原因,嚴(yán)重阻礙了高校固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建。

1.主管部門的行政條塊分割制約了信息系統(tǒng)的構(gòu)建步伐。在現(xiàn)有的行政管理體制中,財政部門和教育部門都對高校固定資產(chǎn)工作進(jìn)行管理。在實際操作過程中這兩個部門分別要求高校按其規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)定期上報固定資產(chǎn)管理信息。財政部對固定資產(chǎn)按十一大類進(jìn)行分類、統(tǒng)計,教育部對固定資產(chǎn)按六大類進(jìn)行分類、統(tǒng)計,雙方基本沒有考慮與對方數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換和對接。盡管高校在管理手段上實現(xiàn)了電子化,但是工作必須接受兩個部門的管理,接受兩套分類標(biāo)準(zhǔn),始終解決不了兩種分類數(shù)據(jù)的直接對接,互相對導(dǎo)等問題。

2.現(xiàn)有的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)基本上是以靜態(tài)管理為主。高校在固定資產(chǎn)管理中基本都實現(xiàn)了電子化的手段,但很多時候只停留在賬卡登記、信息錄入等靜態(tài)的管理為主。大多集中在固定資產(chǎn)管理、設(shè)備設(shè)施管理、物資管理等方面,著眼點還是從獨立的管理信息系統(tǒng)角度出發(fā),其管理的重點集中在簡單的靜態(tài)管理,并且更多的是從財務(wù)數(shù)據(jù)的角度來進(jìn)行資產(chǎn)、設(shè)備等管理對象的建卡建賬,然后在此基礎(chǔ)上提供簡單的查詢、統(tǒng)計、報表等功能。對于資產(chǎn)的投入使用、維修保養(yǎng)、優(yōu)化配置等動態(tài)情況基本是監(jiān)控不到位,不能為決策、監(jiān)督部門及時提供資產(chǎn)的動態(tài)信息,很多時候只有通過各級上報的報表、清查的結(jié)果才能掌握到大體的情況,這樣不但制約了上級部門和領(lǐng)導(dǎo)的決策,而且造成不同程度的重復(fù)建設(shè)、資源浪費和效率下降。

3.機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配置不合理,也成為影響資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)構(gòu)建的瓶頸。當(dāng)前高校從事資產(chǎn)管理的機(jī)構(gòu)設(shè)置各有不同,有的設(shè)立資產(chǎn)管理處、科,專門從事資產(chǎn)管理;有的納入后勤部門或財務(wù)部門管理,經(jīng)常出現(xiàn)重此輕彼的現(xiàn)象。在用人機(jī)制上,多采用了適合當(dāng)前發(fā)展趨勢的精簡高效的聘任制或委派制,專職的固定資產(chǎn)管理人員編制偏少,二級學(xué)院(系)通常不設(shè)專職資產(chǎn)管理員,教學(xué)儀器設(shè)備管理、維修很難與主管部門要求相一致。同時,管理人員的學(xué)歷職稱層次不高、專業(yè)技術(shù)水平低,不熟悉資產(chǎn)管理的業(yè)務(wù)要求,往往只限于管理軟件的簡單操作,無法及時發(fā)現(xiàn)存在的問題,并提出改進(jìn)的措施,一定程度上制約了固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的流程優(yōu)化。

4.模塊設(shè)計存在缺欠,影響了管理信息系統(tǒng)的完整性?，F(xiàn)在高校使用管理軟件很多情況在模塊設(shè)計上存在缺欠。主要表現(xiàn)為:在流程上,偏重于資產(chǎn)設(shè)置及初始化流程和資產(chǎn)管理查詢流程,缺少資產(chǎn)決策分析流程;在模塊組合上,偏重于數(shù)據(jù)采集、錄入、查詢模塊的設(shè)計,缺少數(shù)據(jù)整理分析;在接入方面,基本停留于“單干”形式,很少考慮與其他政務(wù)系統(tǒng)對接,包括與財務(wù)管理、采購、預(yù)算編制、辦公管理等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫連接等,造成無論是操作使用上還是資源配置上都存在重復(fù)、浪費的現(xiàn)象。

二、對策建議

高校的資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)是行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)建設(shè)的重要組成部分,它的構(gòu)建首先必須打破行政的條塊分割,在政府已有的網(wǎng)絡(luò)平臺上,逐步實現(xiàn)互聯(lián)互通和信息共享,并且對資產(chǎn)管理的全過程實施動態(tài)的管理和監(jiān)控,從而提高利用率和使用率,實施有效的監(jiān)督和決策。

1.打破行政條塊分割,逐步實現(xiàn)互聯(lián)互通和信息共享。打破財政部門和教育部門現(xiàn)有關(guān)固定資產(chǎn)管理的壁壘,理順管理流程,統(tǒng)一資產(chǎn)分類標(biāo)準(zhǔn),統(tǒng)一管理歸口單位,逐步建立“財政部門—教育部門—高?！比壒芾砥脚_。服從政府電子政務(wù)建設(shè)規(guī)劃,把高校的資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)構(gòu)建在已有的信息平臺上,通過WEB技術(shù),把系統(tǒng)涵蓋資產(chǎn)管理的配置、使用、處置、收益、清查、統(tǒng)計、產(chǎn)權(quán)糾紛調(diào)整等各項管理內(nèi)容,并以技術(shù)手段規(guī)范資產(chǎn)管理行為;實現(xiàn)中央與地方之間,財政部門與主管部門、行政事業(yè)單位之間的資產(chǎn)管理信息暢通。

2.理順機(jī)構(gòu)設(shè)置,健全管理制度。高校應(yīng)當(dāng)理順固定資產(chǎn)管理的機(jī)構(gòu)設(shè)置,建立專門的資產(chǎn)管理機(jī)構(gòu),對固定資產(chǎn)實行專職管理。進(jìn)一步理清并明確與后勤集團(tuán)、校辦產(chǎn)業(yè)、圖書館、各級學(xué)院(系)、信息中心、網(wǎng)絡(luò)中心、實訓(xùn)基地等單位在固定資產(chǎn)管理中的職責(zé)權(quán)限,建立各部門、各單位分級分層復(fù)雜的信息化管理體系,一級對一級負(fù)責(zé)。二級學(xué)院應(yīng)配備專門的固定資產(chǎn)管理員,并對其進(jìn)行培訓(xùn)和專業(yè)素質(zhì)考核,使其能夠擔(dān)任信息化管理的固定資產(chǎn)申報、驗收、登記、保管、檢查、報告等工作,保證高校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的通順流暢。健全固定資產(chǎn)信息化管理制度。建立高效、合理的固定資產(chǎn)信息化管理體系,既要有完善的宏觀管理法規(guī)制度,又要有適合學(xué)校實際情況的內(nèi)部規(guī)章制度,使高校固定資產(chǎn)存在良好的管理機(jī)制,確保資產(chǎn)信息的真實性、信息披露的可比性、科學(xué)管理的有效性,合理評價固定資產(chǎn)適應(yīng)效果與管理效率。同時,對固定資產(chǎn)的計劃、采購、驗收、保管、使用、維修、盤存、轉(zhuǎn)讓、報廢及殘值處理等管理工作,既要流程簡單、信息正確,又有章可循,有法可究。

3.建立全過程、高效動態(tài)的監(jiān)督系統(tǒng)。建立高校國有資產(chǎn)動態(tài)監(jiān)管系統(tǒng),實施動態(tài)管理。首先,管理周期要從固定資產(chǎn)卡片管理逐步向固定資產(chǎn)的全過程管理轉(zhuǎn)變。對單位的各種類型、各種歸屬的資產(chǎn)進(jìn)行全面的管理,實現(xiàn)資產(chǎn)的購置申請、領(lǐng)導(dǎo)審批、資產(chǎn)購置、資產(chǎn)入庫、資產(chǎn)出庫、資產(chǎn)使用、資產(chǎn)調(diào)劑、資產(chǎn)維修、資產(chǎn)報廢、資產(chǎn)捐贈、資產(chǎn)出售等全生命周期的管理。其次,管理目的要從固定資產(chǎn)基本管理和查詢逐步向固定資產(chǎn)的管理、統(tǒng)計、查詢分析和決策支持轉(zhuǎn)變。準(zhǔn)確、實時掌握和控制資產(chǎn)的凈值、總量、使用及分布情況,及時發(fā)現(xiàn)閑置或浪費資產(chǎn),實現(xiàn)資產(chǎn)的優(yōu)化配置和合理使用,提高資產(chǎn)的利用率和使用率。

4.完善系統(tǒng)模塊,優(yōu)化流程設(shè)計。固定資產(chǎn)管理流程一般分成三大塊:資產(chǎn)設(shè)置及初始化流程、資產(chǎn)管理查詢流程、資產(chǎn)決策分析流程。針對多數(shù)系統(tǒng)缺少或忽略決策分析流程設(shè)計,應(yīng)該在充實設(shè)置、查詢功能模塊的同時,利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù),強(qiáng)化決策模塊,使得系統(tǒng)管理流程設(shè)計更加科學(xué)化。

(1)充實資產(chǎn)管理系統(tǒng)的設(shè)置和查詢功能。實現(xiàn)高校用戶可以通過瀏覽器訪問和合法登錄系統(tǒng)所在的Web服務(wù)器,然后在權(quán)限規(guī)定的范圍內(nèi),操作資產(chǎn)系統(tǒng)設(shè)置以及資產(chǎn)初始化相關(guān)功能,并基于這些信息進(jìn)行查詢、統(tǒng)計等操作,滿足日常管理的需要。

(2)強(qiáng)化決策分析功能。一般情況下,資產(chǎn)決策分析流程主要由管理決策用戶完成,該類用戶可以或者代為通過瀏覽器訪問和合法登錄系統(tǒng)所在的Web服務(wù)器,然后在權(quán)限規(guī)定的范圍內(nèi),建立宏觀分析模型、進(jìn)行數(shù)據(jù)分析,并通過展現(xiàn)工具獲得多種表現(xiàn)形式的分析結(jié)果,為做好資產(chǎn)的計劃、預(yù)算、申購、配置等提供及時、準(zhǔn)確的參考。

經(jīng)過幾年的建設(shè),高校的資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)已初具規(guī)模,盡管仍存在不少的問題,相信在電子政務(wù)建設(shè)規(guī)劃的指導(dǎo)下,它將會日益完善。

參考文獻(xiàn):

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2.陳煥娣,張甫香,甘朝暉.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校固定資產(chǎn)管理流程再造成.事業(yè)財會,2008(2)

(作者單位:廣東食品藥品職業(yè)學(xué)院 廣東廣州 510000)(責(zé)編:賈偉)