如何做好高校教學(xué)秘書工作

林仙芝

摘要:教學(xué)秘書的工作直接影響著高校的教學(xué)管理工作,文章對(duì)如何做好高校教學(xué)秘書進(jìn)行了簡(jiǎn)要的闡述。

關(guān)鍵字:教學(xué)秘書;素質(zhì);能力

中圖分類號(hào):G642文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1003-2851(2009)10-0076-01

教學(xué)秘書是我系教學(xué)基層管理者,是系主任實(shí)施教學(xué)管理的助手,主要協(xié)助管理教學(xué)方面的常規(guī)事務(wù),保證教學(xué)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。如何做好高校教學(xué)秘書的工作對(duì)高校的發(fā)展至關(guān)重要。怎樣才能做好高校教學(xué)秘書的工作呢?

一、具備良好的職業(yè)道德素質(zhì)

(一)教學(xué)秘書必須具備強(qiáng)烈的責(zé)任心和愛崗敬業(yè)的工作精神。教學(xué)秘書工作范圍廣、內(nèi)容多、責(zé)任大,而且工作要求非常細(xì)致,稍有疏忽,就可能導(dǎo)致差錯(cuò)。如課程安排、學(xué)生選課、考務(wù)工作及發(fā)放教師課時(shí)津貼等,這些工作既有簡(jiǎn)單的、機(jī)械的體力勞動(dòng),又有復(fù)雜的、高智能的腦力勞動(dòng);既有常規(guī)性,又有繁雜性。這就要求教學(xué)秘書要有高度的責(zé)任心,對(duì)教學(xué)管理工作忠誠(chéng)、熱愛,工作的時(shí)候必須一絲不茍,要細(xì)心再細(xì)心,如果沒有較強(qiáng)的敬業(yè)意識(shí)是無(wú)法勝任的。

(二)不辭勞苦,任勞任怨。教學(xué)秘書的工作主要是服務(wù)性工作,為領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生服務(wù),不僅工作瑣碎、任務(wù)繁重,有時(shí)會(huì)遇到這樣那樣的困難,在工作中出現(xiàn)費(fèi)力不討好、遭人誤解的情況。這就需要教學(xué)秘書任勞任怨,拿出甘于奉獻(xiàn),甘為人梯的精神,讓自己的價(jià)值,在默默無(wú)聞的平凡事業(yè)中體現(xiàn)出來(lái)。

(三)平等待人,團(tuán)結(jié)協(xié)作。教學(xué)秘書人員處于領(lǐng)導(dǎo)身邊,待人處事一定要誠(chéng)實(shí)守信、正直公正、實(shí)事求是。對(duì)待領(lǐng)導(dǎo)要擺正自己的位置,平時(shí)工作嚴(yán)守本分,不擅權(quán)越位,遇事多請(qǐng)示,多匯報(bào),尊重領(lǐng)導(dǎo)的意見;對(duì)待教師要態(tài)度謙虛、平易近人,多和教師溝通,了解他們的思想動(dòng)態(tài),努力營(yíng)造理解、信任的氛圍;對(duì)待學(xué)生,要一視同仁,充分聽取學(xué)生的意見,熱情服務(wù)。

二、不斷提高自身的業(yè)務(wù)能力

(一)溝通和協(xié)調(diào)能力。教學(xué)秘書的協(xié)調(diào)工作最重要的是協(xié)調(diào)人際關(guān)系,穿針引線于教學(xué)有關(guān)的職能部門、教師與學(xué)生之間,在教學(xué)管理中難免會(huì)發(fā)生矛盾,教學(xué)秘書應(yīng)該找準(zhǔn)自己定位,發(fā)揮潤(rùn)滑劑和傳送帶的作用,切實(shí)做到不利于團(tuán)結(jié)的話不說(shuō),偏激片面和無(wú)事生非的話不傳,盡量讓部門的人員互相理解支持、融洽共事,營(yíng)造一個(gè)和諧相處、團(tuán)結(jié)協(xié)作的集體,保證良好的教學(xué)秩序。

(二)計(jì)算機(jī)操作能力?，F(xiàn)代教學(xué)管理必須運(yùn)用先進(jìn)的教學(xué)管理軟件,教學(xué)秘書必須能夠熟練地使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行日常工作的文檔、表格處理,應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)和教學(xué)管理系統(tǒng)軟件實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化管理。這不但能使工作效率和水準(zhǔn)得到提高,使教學(xué)管理更加的科學(xué)化和規(guī)范化,而且也能減輕管理中的部分工作量,也為師生和各級(jí)教學(xué)管理部門提供了快捷優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。教學(xué)秘書在平時(shí)要不斷地加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的操作處理水平,不但要提高速度,還要做到準(zhǔn)確,才能在日常繁雜的工作中提高效率。

(三)語(yǔ)言組織能力和寫作能力。教學(xué)秘書工作中需要撰寫教務(wù)文書,如發(fā)布教學(xué)通知、通報(bào)教學(xué)情況,撰寫工作計(jì)劃和總結(jié),聘請(qǐng)?jiān)合低獾膶＜医淌诘?上情下達(dá),下情上達(dá),都需要較強(qiáng)的書面和口頭表達(dá)能力,而且行文要力求規(guī)范得體,言簡(jiǎn)意賅,觀點(diǎn)明確,條理分明。因此,教學(xué)秘書在工作中要不斷地學(xué)習(xí):要多聽,與自己工作接近、閱歷相似的秘書交朋友,借鑒成功的經(jīng)驗(yàn),吸收失誤的教訓(xùn);要多讀,讀更多的書,黨報(bào)黨刊的調(diào)研文章、國(guó)際國(guó)內(nèi)有政治影響的新思想、新觀念,都要擠時(shí)間盡量去讀,抓住要點(diǎn),掌握實(shí)質(zhì);要多寫,時(shí)評(píng)敘事,寫景抒情,一情一景,一事一議,都能幫助高校秘書掌握寫作規(guī)律,積累寫作經(jīng)驗(yàn);要勤練腦,想更多的事,動(dòng)更多的腦筋,讓自己的思維更加靈活敏捷。

三、加強(qiáng)心理素質(zhì)能力的培養(yǎng)

教學(xué)秘書工作是一項(xiàng)繁瑣勞累的工作,在工作中,教學(xué)秘書主要處于配角和服務(wù)性的地位,取得的工作成績(jī)主要體現(xiàn)為教學(xué)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn),但不會(huì)引起領(lǐng)導(dǎo)和別人的關(guān)注,更難得到及時(shí)的表?yè)P(yáng)和肯定,但如果工作中稍有疏忽,則可能影響到諸多方面,甚至導(dǎo)致教學(xué)事故,并很快遭到來(lái)自多方面的誤解、埋怨和批評(píng)。因此這讓許多的教學(xué)秘書對(duì)自身的職業(yè)缺少自豪感,有時(shí)還會(huì)產(chǎn)生心理不平衡,情緒不穩(wěn)定,自制力弱,在工作中性情急燥,不善控制等,這樣慢慢地就會(huì)形成與他人交際關(guān)系的緊張,更會(huì)影響工作效率。

因此,教學(xué)秘書在心理素質(zhì)方面的培養(yǎng)可以采用以下方法:

(一)正確認(rèn)知自己的職業(yè)性質(zhì)。教學(xué)秘書就是服務(wù)于師生,因此在工作的過(guò)程中,要注意擺正自己的心態(tài),正確對(duì)待自己的人生價(jià)值,要不計(jì)較個(gè)人貢獻(xiàn)的大小和得失,客觀評(píng)價(jià)自己,認(rèn)識(shí)到教學(xué)秘書這個(gè)崗位,我們只要熱愛它,同樣也可以做出成績(jī)。

(二)學(xué)會(huì)控制不良情緒。作為教學(xué)秘書,經(jīng)常與不同個(gè)性、不同人格和能力的同事打交道,難免會(huì)遇到挫折沖突,因此要加強(qiáng)自身人格魅力的修養(yǎng),遇事盡量做到樂(lè)觀向上,不感情用事,不隨意鬧意見?？梢杂梅e極的自我暗示來(lái)調(diào)整自己的必理活動(dòng),或冷靜思考接受他人說(shuō)法,或把心理壓力說(shuō)出來(lái),寫出來(lái)以緩解不良情緒帶來(lái)的心理壓力。

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