淺談會(huì)計(jì)電算化管理中的問題及對(duì)策分析

尚 兢

[摘要]保證會(huì)計(jì)資料的合法、完整是當(dāng)前 工作的一件大事,也是財(cái)務(wù)管理工作者的基本職責(zé)。當(dāng)前,隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)改革的不斷深化,會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量受到社會(huì)各界的廣泛關(guān)注。作為會(huì)計(jì)核算方式的重大革新,會(huì)計(jì)電算化已占到國(guó)民經(jīng)濟(jì)核算比重的一大部分,保證會(huì)計(jì)電算化工作的順利健康發(fā)展,是確保電算化會(huì)計(jì)信息合法、完整的基礎(chǔ),也為推動(dòng)企業(yè)向更高一級(jí)的企業(yè)管理信息化打下良好的基礎(chǔ)。

[關(guān)鍵詞]會(huì)計(jì) 電算化 管理分析

一、我國(guó)會(huì)計(jì)電算化發(fā)展歷程

1.嘗試階段(1979年至1983年)

1979年財(cái)政部撥款用于長(zhǎng)春第一汽車制造廠的電算化試點(diǎn)工作為起點(diǎn),我國(guó)正式步入會(huì)計(jì)電算化的歷程。1981年8月, 人民大學(xué)與長(zhǎng)春一汽召開了專題 會(huì),會(huì)上正式提出了會(huì)計(jì)電算化這一概念。這個(gè)階段主要特點(diǎn)為少數(shù)單位開展的單項(xiàng)業(yè)務(wù)電算化,最常見的是工資和固定資產(chǎn)核算的電算化,處于對(duì)電算化的試驗(yàn)探索期,隨著應(yīng)用的逐步開展,人們逐漸認(rèn)識(shí)到了電算化的重要性。

2.自發(fā)發(fā)展階段(1983年至1987年)

經(jīng)過前一段時(shí)期的探索,很多單位取得了較好的效果,在相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)下,我國(guó)掀起了學(xué)習(xí)和使用 機(jī)的熱潮。計(jì)算機(jī)在國(guó)民經(jīng)濟(jì)各部門、各領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用,會(huì)計(jì)電算化的開展有了客觀上的基礎(chǔ)。推動(dòng)了電算化在各行各業(yè)的應(yīng)用。主管部門領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到了會(huì)計(jì)電算化的意義,組織本系統(tǒng)內(nèi)部技術(shù)力量,進(jìn)行財(cái)務(wù)軟件的自行開發(fā)工作,許多單位也采取委托高等院校、科研單位開發(fā)的方式,開發(fā)出許多適合本單位的會(huì)計(jì)軟件。會(huì)計(jì)電算化軟件的開發(fā)出現(xiàn)了喜人的局面。但這段時(shí)間也存在一些問題:如脫賬率很低,一些單位在采用電算化運(yùn)行一段時(shí)間后,效果不理想,又回到手工狀態(tài);有些單位長(zhǎng)期不能脫賬,增加了會(huì)計(jì)工作人員負(fù)擔(dān)。

3.商品化階段(1987年至1996年)

隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷擴(kuò)大,出現(xiàn)了一些專門從事會(huì)計(jì)軟件開發(fā)與銷售和服務(wù)的公司。如最早通過財(cái)政部評(píng)審的先鋒公司,以及后來的用友,金蝶、萬能、安易等軟件公司,其中用友公司從一開始就確立了面向普通財(cái)務(wù)人員提供實(shí)用、先進(jìn)的技術(shù),開發(fā)的軟件具有較強(qiáng)的適用性和可靠性,近十年來一直位于應(yīng)用軟件公司的首位。

4.管理型會(huì)計(jì)軟件發(fā)展階段(1996年至今)

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及人們對(duì)經(jīng)濟(jì)管理要求的提高,以記賬、算賬、報(bào)賬為主要內(nèi)容的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)軟件難以滿足管理上的需求,各單位需要加強(qiáng)會(huì)計(jì)在管理中的作用,對(duì)事前預(yù)測(cè)、決策,事中規(guī)劃、控制,事后核算和分析的“管理型”會(huì)計(jì)軟件需求增加,以適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下管理的要求。

二、我國(guó)會(huì)計(jì)電算化管理中存在的問題

電算化的實(shí)施,是電算化在財(cái)務(wù)工作中應(yīng)用的第一步,對(duì)以后電算化的逐步推廣,確立電算化在財(cái)務(wù)工作中的中心地位,建立電算化環(huán)境下的內(nèi)部牽制,防止用計(jì)算機(jī)竊取財(cái)務(wù)機(jī)密,進(jìn)行經(jīng)濟(jì)犯罪等,具有重要的意義。

對(duì)于購(gòu)買商品化軟件的企業(yè),電算化的實(shí)施由軟件公司負(fù)責(zé),由于軟件公司在這方面有豐富的經(jīng)驗(yàn),所以出現(xiàn)的問題較少,即使出現(xiàn),軟件公司也會(huì)解決。自行開發(fā)財(cái)務(wù)軟件,要求對(duì)軟件的開發(fā)進(jìn)行有效的組織和管理,并進(jìn)行適當(dāng)?shù)姆止?當(dāng)前自行開發(fā)軟件存在的主要問題如下。

1.認(rèn)為實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的過程就是編程序的過程

這一錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)會(huì)導(dǎo)致將會(huì)計(jì)電算化看得過于簡(jiǎn)單,忽視了會(huì)計(jì)電算化的分析、決算和規(guī)劃等工作,往往造成一些不該上的項(xiàng)目上馬,去實(shí)現(xiàn)與企業(yè)現(xiàn)有條件不相符的項(xiàng)目;同時(shí),由于忽視了事前的規(guī)劃、分析和決策等工作,往往使得建立的電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)滿足不了使用單位的要求,不能投入使用,或者暫時(shí)滿足了使用單位的要求,但由于可維護(hù)性差,單位內(nèi)外部的條件一旦變化,系統(tǒng)的使用不得不終止,這不僅造成了巨大的浪費(fèi),還影響了會(huì)計(jì)電算化的聲譽(yù)。這種認(rèn)識(shí)在實(shí)際中表現(xiàn)為:開發(fā)軟件時(shí)急于進(jìn)入編程階段,開發(fā)出來的軟件可理解性,可維護(hù)性差,文檔資料嚴(yán)重缺乏。

2.人員分工不合理

正如同要保證 信息的質(zhì)量,就必須對(duì)會(huì)計(jì)人員進(jìn)行合理的職位設(shè)置一樣,軟件開發(fā)也要求對(duì)開發(fā)人員進(jìn)行合理的職責(zé)設(shè)計(jì),而由于財(cái)務(wù)主管人員常常沒有開發(fā)過電算化的軟件,對(duì)這一點(diǎn)不了解,使得程序的設(shè)計(jì),從機(jī)構(gòu)設(shè)置上就不能保證生產(chǎn)出合格的軟件。

三、對(duì)策分析

1.計(jì)算機(jī)開發(fā)與財(cái)務(wù)人員的分離

在計(jì)算機(jī)開發(fā)過程中,計(jì)算機(jī)專業(yè)人員要和財(cái)務(wù)人員進(jìn)行溝通和交流,但要分工明確,不能身兼二職,否則不利于檢查與核對(duì)資產(chǎn)實(shí)物和賬面記錄

2.計(jì)算機(jī)人員之間職能分離

由于系統(tǒng)開發(fā)人員包括系統(tǒng)分析、操作、測(cè)試和管理人員,他們都是可以直接接觸到系統(tǒng)的人員。因此內(nèi)部控制制度還應(yīng)確保這些人員間的平衡。由于會(huì)計(jì)電算化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,具有系統(tǒng)的特點(diǎn),即有自身的生命周期,根據(jù)生命周期理論,可將電算化的開發(fā)分為系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)實(shí)施。

(1)系統(tǒng)分析

系統(tǒng)分析包括可行性分析。如有可能,再進(jìn)行進(jìn)一步分析,經(jīng)過多方論證后才可以進(jìn)行設(shè)計(jì),如果未進(jìn)行可行性分析就設(shè)計(jì),假若系統(tǒng)不成功,或改造成本過大,將造成極大浪費(fèi)。

(2)系統(tǒng)設(shè)計(jì)

系統(tǒng)設(shè)計(jì)一定要在系統(tǒng)分析人員與財(cái)務(wù)及相關(guān)部門充分溝通的基礎(chǔ)上才可以進(jìn)行開發(fā),并在每一個(gè)環(huán)節(jié)都能與用戶及時(shí)聯(lián)系,保證設(shè)計(jì)過程的順利實(shí)施,及時(shí)解決設(shè)計(jì)過程中遇到的問題。系統(tǒng)設(shè)計(jì)還包括系統(tǒng)的測(cè)試,其中包括對(duì)系統(tǒng)正確性、可靠性、安全性、實(shí)用性、可維護(hù)性、靈活性、可移植性等方面進(jìn)行測(cè)試。對(duì)新程序進(jìn)行測(cè)試,要由審計(jì)人員,財(cái)務(wù)人員和計(jì)算機(jī)測(cè)試人員分別進(jìn)行,得出測(cè)試結(jié)果。因?yàn)樗麄兊臏y(cè)試側(cè)重點(diǎn)是不一樣的。

(3)系統(tǒng)實(shí)施

就是將電算化軟件具體運(yùn)用到財(cái)務(wù)工作中,并替代手工操作。包括輸入控制、處理控制、輸出控制和日常維護(hù)。

①輸入控制。計(jì)算機(jī)使系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)量大,有效的輸入控制可以使錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)輸入比較容易地發(fā)現(xiàn),并及時(shí)糾正。

②處理控制。處理多為程序控制,一般由程序設(shè)計(jì)和數(shù)據(jù)庫(kù)流程設(shè)計(jì)來保證〕

③輸出控制。包括對(duì)輸出結(jié)果的正確性進(jìn)行檢查,防止泄密:對(duì)輸出的及時(shí)性和傳遞的準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查。

④日常維護(hù)。包括數(shù)據(jù)備份制度,電源,打印,磁盤管理等等。

參考文獻(xiàn):

[1]周國(guó)鋼.電算化會(huì)計(jì).紡織出版社,2000.

[2]李寧.計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)學(xué).首都經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)出版,2001.

[3]2001年度注冊(cè)會(huì)計(jì)師全國(guó)統(tǒng)一 指定輔導(dǎo)教材《審計(jì)》.經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社.

[4]薛華成.管理信息系統(tǒng).清華大學(xué)出版社,1999.