寫作王國的公文家族

鄭　娟

作為秘書學(xué)專業(yè)的大一新生，初次接觸學(xué)習(xí)《公文寫作》這么一門課程，既滿懷新奇，又充滿對(duì)未知的探索，以下是我用童話的形式談對(duì)于公文的理解。文中的公文僅指狹義的公文，即行政公文(13種)。有不妥之處，還請(qǐng)老師指正。

——題記

在寫作王國里，各大家族譜系繁雜、縱橫交錯(cuò)。像詩歌就曾是這個(gè)王國歷史上最閃亮的星，吸引了無數(shù)風(fēng)流人物為之折腰。

但是，相較于“揚(yáng)家族威望”的大多數(shù)名門望族，有一個(gè)神秘的大家族，他們低調(diào)沉穩(wěn)，有著無上的權(quán)威，卻嚴(yán)謹(jǐn)守則、滴水不漏，可以說整個(gè)國家系統(tǒng)的運(yùn)作之所以能夠井井有條，絕對(duì)少不了這個(gè)家族的幫忙。這個(gè)家族就是公務(wù)文書(簡(jiǎn)稱“公文”)家族，在這個(gè)家族里，有13位大人物主事，他們分別是：命令、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、議案、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要。

首先介紹一下直接受命于國家領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的嚴(yán)肅三人組。大哥“命令”，我們也常常稱其單字“令”，最具權(quán)威性和強(qiáng)制性，他有時(shí)只說一句話。言簡(jiǎn)意賅，擲地有聲，像公布令、任免令；有時(shí)則有詳細(xì)的事實(shí)依據(jù)、高度概括的意圖主旨，為了進(jìn)一步闡述清楚，還有分旨補(bǔ)充，像行政令、嘉獎(jiǎng)令。當(dāng)然，也只有最高領(lǐng)導(dǎo)人和國家權(quán)力機(jī)關(guān)才請(qǐng)得動(dòng)他出來辦事。《尚書》中就有這么一句話專門評(píng)價(jià)大哥的——“慎乃出令，令出惟行”。

二哥“決定”，總是雷厲風(fēng)行，說什么就是什么。雖然他也公布重大事項(xiàng)和行動(dòng)。但是卻不具有執(zhí)行性，僅是提供指導(dǎo)性意見和行動(dòng)方案。相較于大哥“命令”只有表彰性命令(即嘉獎(jiǎng)令)，“決定”不僅可以給予某人、某團(tuán)體榮譽(yù)稱號(hào)，同樣還可作出處分性決定，如開除某人公職等。

老三“公告”是公文家族里的外交官，他不僅是面向國內(nèi)公布重大事件，也面向國外。見多識(shí)廣使三哥“公告”身上多了一種沉穩(wěn)的氣質(zhì)，也愈顯簡(jiǎn)明精練。例如發(fā)布性公告，他所發(fā)布的法律文件，其重大程度甚至超過了大哥“命令”。

“通告”是公文家族里溫婉的大姐，她與三哥“公告”有很多相似點(diǎn)，但是關(guān)注的范圍還是有所不同的。大姐“通告”是典型的古典女人，足不出戶，只關(guān)注國內(nèi)且是事無巨細(xì)：內(nèi)容也更加廣泛，連節(jié)假日的交通管制、煤氣的檢修降壓，她都要廣而告之一下。

雙胞胎兄弟“通知”和“通報(bào)”是跟大姐最親近的一對(duì)，乍一看，兩個(gè)人長(zhǎng)得幾乎一模一樣，但是性格還是有著很明顯的差別的。雖說“通知”是哥哥。卻絲毫沒有做哥哥的樣子，一副機(jī)靈的滑頭形象，跟誰都能處得很好，所以上至中央、下至地方，從機(jī)關(guān)到企事業(yè)單位，都有他活躍的身影?？伞巴▓?bào)”卻顯得有些老成。不是對(duì)情況進(jìn)行匯報(bào)，就是表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤。事后行文也成了六弟“通報(bào)”的行事特點(diǎn)。

老七“報(bào)告”也是個(gè)一本正經(jīng)、一板一眼的主兒，他最愛用“三段論”的腔調(diào)做事，不是“情況——原因——處理意見”，就是“情況——后果——采取措施”?？陀^地陳述工作、反映情況和答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問，已構(gòu)成他生命的全部。

二姐“議案”是公文家族的冰美人，她給人的感覺是神龍見首不見尾、一副高高在上的樣子。實(shí)際上，了解或是接觸過她的人都知道，“議案”是面冷心最熱的人，她總是積極聯(lián)系中央與地方，使整個(gè)上下級(jí)關(guān)系變得和諧。

“請(qǐng)示”與“批復(fù)”是一對(duì)孿生花。“請(qǐng)示”謙恭有禮，遇到問題時(shí)總會(huì)先考慮上級(jí)受文機(jī)關(guān)的審批權(quán)限和解決能力，從來不提不合情理的要求。而“批復(fù)”呢，對(duì)于“請(qǐng)示”的要求給予盡可能的滿足；就算不能立刻應(yīng)允，“批復(fù)”也會(huì)詳盡地給出暫緩執(zhí)行的建議和辦法。

“意見”作為比較小的后輩，自我意識(shí)很強(qiáng)，對(duì)重要的問題總能提出自己的建議和處理辦法。在他看來，能者居上。他跟時(shí)告很相似，也是“三段式”，即“提出問題——分析問題——解決問題”。“意見”也會(huì)向上級(jí)要東西，不同于“請(qǐng)示”要求錢、物、機(jī)構(gòu)、編制、干部、出境出國，他要的是政策和辦法。

擁有“公文輕騎兵”美譽(yù)的“函”，是公文家族里的小弟弟。別看他篇幅短小，可是卻很精悍；他也是唯一用來聯(lián)系不相隸屬機(jī)關(guān)的一種公文。有時(shí)，鑒于某些特殊情況，他還會(huì)幫姐姐“批復(fù)”向下行文呢，這也是我們經(jīng)常說的“函代批復(fù)”。

“會(huì)議紀(jì)要”是近年來新增添的成員，最小的她，是整個(gè)公文家族中最離經(jīng)叛道的。因?yàn)樗摹按┲?格式)與諸位哥哥姐姐都不一樣，她沒有主送機(jī)關(guān)，也沒有發(fā)文機(jī)關(guān)，只有領(lǐng)導(dǎo)人簽字后才能成為一份正式公文?？梢哉f，小妹妹“會(huì)議紀(jì)要”還很稚嫩，但是她發(fā)揮的作用已經(jīng)不容忽視了。

公文家族很古老，在國家產(chǎn)生之初就已經(jīng)初具規(guī)模了。隨著歷史的變遷，公文家族的家譜也幾次變更，但不變的是其發(fā)揮的作用和功能。相信隨著這一層神秘面紗的揭去，公文家族也能走進(jìn)尋常百姓家，在你我的共同努力下，不斷壯大、創(chuàng)新、發(fā)展。

(摘自《檔案界》網(wǎng)站)