對我國《檔案著錄規(guī)則》再修訂的思考

趙　芳

摘要：本文深入分析了《檔案著錄規(guī)則》再修訂的原因及共再修改的緊迫性和必要性，并對再次修改提出了一些建議。

關(guān)鍵詞：《檔案著錄規(guī)則》；著錄；局限性

我國檔案著錄的標(biāo)準(zhǔn)化工作起步比較早，1985年就制定了《檔案著錄規(guī)則》，1999年正式頒布了它的修訂版。但即使修訂版的《檔案著錄規(guī)則》在當(dāng)前實際工作中仍凸顯出很多問題。于是。再次修改《檔案著錄規(guī)則》的呼聲此起彼伏。

1《檔案著錄規(guī)則》再修訂的原因

1．1我國《檔案著錄規(guī)則》在應(yīng)用中的局限性

《檔案著錄規(guī)則》在應(yīng)用中表現(xiàn)出的問題很多，歸納起來有兩點：一是在著錄傳統(tǒng)檔案上的不足；二是應(yīng)用于電子檔案的局限。具體表現(xiàn)如下：

1．1．1在著錄傳統(tǒng)檔案上的不足

(1)“死檔”現(xiàn)象。現(xiàn)行的《檔案著錄規(guī)則》有關(guān)附件的著錄細(xì)則規(guī)定不完善。具體表現(xiàn)在：①將“附件”列為選擇項目而非必要項目；②規(guī)定附件“只著錄附件題名”，不能滿足多渠道、全方位檢索需要；③雖規(guī)定“若附件題名具有獨立檢索意義時亦可另行著錄條目”，但“亦可”一詞降低了該條款的必要性和強制性，導(dǎo)致實踐中的流于形式。此外，“另行著錄條目”之檔號如何與正文檔號(主要是件號)相區(qū)別缺乏具體操作辦法，故而因“檔號重復(fù)”無法采用計算機對附件進行著錄，這樣一些問題導(dǎo)致的后果是，在實際工作中出現(xiàn)對附件不著錄?；蛑洸煌暾?、不準(zhǔn)確，以及未將附件納入編目與檢索體系。最終導(dǎo)致在檔案提供利用工作中的“死檔”現(xiàn)象。這種現(xiàn)象不僅影響查檔效率，妨礙檔案價值的實現(xiàn)，而且有損檔案管理部門的信譽。

(2)“漏檢”、“誤檢”現(xiàn)象。根據(jù)《檔案著錄規(guī)則》規(guī)定，檔案主題標(biāo)引可用主題詞，也可以用關(guān)鍵詞。而關(guān)鍵詞并非規(guī)范詞，檔案著錄時若用關(guān)鍵詞標(biāo)引其主題，那么不可能有“檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)化”。關(guān)鍵詞是直接取自檔案題名或正文中用以表達(dá)檔案主題的詞或詞組，而不少檔案題名中的“關(guān)鍵詞”并不直接或準(zhǔn)確地表達(dá)檔案主題，不經(jīng)過對檔案主題進行分析、提煉而根據(jù)檔案書面文字進行的關(guān)鍵詞標(biāo)引，有許多都不能為檔案分類標(biāo)引提供檔案主題依據(jù)，分類標(biāo)引的順利進行和準(zhǔn)確性就沒有可靠保證。此外，因為同一事物或現(xiàn)象有多種稱謂、多種事物或現(xiàn)象有同一種叫法者，司空見慣。用一個關(guān)鍵詞有可能不能檢索出該標(biāo)志的全部檔案，反而可檢索出該標(biāo)志以外的許多檔案。所以關(guān)鍵詞標(biāo)引對檢索單個案卷或文件無益，對系統(tǒng)地檢索同一主題的全部檔案更是毫無用處。因此用關(guān)鍵詞來檢索。都存在漏檢和誤檢的問題。

(3)在規(guī)范控制方面的問題。規(guī)范控制是在客觀著錄的基礎(chǔ)上，對著錄方法和內(nèi)容進行明確和統(tǒng)一的過程，換言之，即對檔案著錄進一步實行標(biāo)準(zhǔn)化?！稒n案著錄規(guī)則》在這方面體現(xiàn)出兩點不足：一是著錄級別的規(guī)范控制。對于著錄級別，《檔案著錄規(guī)則》規(guī)定有文件級、案卷級、文件組合級和案卷組合級?！敖M合級”的設(shè)立可以節(jié)約人力、物力，提高著錄效率，但由此也帶來了組合、檔號、題名、文號、規(guī)格等一系列問題。二是題名著錄的規(guī)范控制。題名是檢索檔案的主要途徑。有關(guān)題名著錄?！稒n案著錄規(guī)則》用了相當(dāng)篇幅。但由于題名本身的復(fù)雜和重要，有些問題仍需進一步規(guī)范。如總、分題名的著錄，別名的著錄、責(zé)任者著錄、人名著錄的規(guī)范控制等。對此，若不加以規(guī)范控制。不利于檔案著錄的標(biāo)準(zhǔn)化。

1．1．2應(yīng)用于電子檔案的局限

(1)著錄概念相對狹隘。在《檔案著錄規(guī)則》中是這樣定義“著錄”的：在編檔案目錄時，對檔案內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。這仍然是基于手工整理過程的“檔案著錄”定義。而對于新的檔案主體——電子文件來說這個定義就顯得狹隘了。電子文件是由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景三部分組成的，因此與以往的著錄相比，電子文件的著錄在著錄的目的、內(nèi)容、時間、方式以及獲取著錄信息的來源方面發(fā)生了很大變化。如果按照上面的定義只對電子文件的內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄。這樣的著錄恐怕連文件的原貌都難以恢復(fù)，更不用說發(fā)揮檔案的證據(jù)價值了。

(2)著錄項目不全?？梢哉f現(xiàn)在的《檔案著錄規(guī)則》是非全要素著錄，它省卻了一些要素，這些要素對紙質(zhì)文件(由于本身的特點)來說并不會影響其原始性，但對于電子文件而言，省卻這些要素就不能保證電子文件的真實性了。如果按照現(xiàn)在的《檔案著錄規(guī)則》來著錄電子文件，其著錄條目不能夠完整地反映電子文檔的特征，如這份電子檔案應(yīng)用的是什么字處理軟件及什么版本、是什么軟件平臺、文件字節(jié)數(shù)是多少、是文本文件還是多媒體文件、文件名(亦稱數(shù)據(jù)集名，不同于電子文件的題名)是什么、是否加密等。如果是記錄在磁帶上的電子檔案。按目前這一著錄格式進行著錄，那么對于磁帶盤的種類、磁帶道數(shù)、信頻帶密度、使用字符編碼、幀奇偶數(shù)、邏輯記錄長度等特征信息也無法表達(dá)。

1．2我國《檔案著錄規(guī)則》局限性產(chǎn)生的原因

1．2．1在理論方面，沒有完全遵循現(xiàn)代檔案著錄的馬德里原則。具體體現(xiàn)在：首先，在我國的《檔案著錄規(guī)則》中沒有設(shè)置檔案的多級著錄規(guī)則，即檔案著錄必須首先從全宗著錄起，由全宗逐級向下著錄至類別。然后再由類別著錄至案卷、文件的規(guī)則。我們知道，檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的制定必須是建立在尊重全宗原則這一已被檔案界廣泛接受的原則基礎(chǔ)上，而多級著錄就是尊重全宗原則在檔案著錄中的體現(xiàn)，所以，檔案著錄規(guī)則只有建立起多級著錄規(guī)則，才能滿足檔案著錄的要求，否則，就無法滿足檔案著錄的要求。

1．2．2我國的《檔案著錄規(guī)則》只能進行案卷與文件這樣低級別的著錄，而不能用于對全宗與類別的這樣高級別的著錄。其著錄結(jié)果就無法反映檔案實體管理的級別層次。從國際檔案界來看，凡是建立檔案著錄規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)的均設(shè)置有檔案著錄的多級著錄規(guī)則，如美國檔案著錄規(guī)則、英國檔案著錄規(guī)則、加拿大檔案著錄規(guī)則以及國際檔案理事會檔案著錄委員會所制定的國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)(總則)都是如此。這是因為如果有了對全宗及類別的著錄項，不僅可以為建立多級著錄規(guī)則奠定基礎(chǔ)，而且可以反映檔案實體管理的各個級別。

2我國《檔案著錄規(guī)則》再修訂的必要性和迫切性

2．1任何標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則的基礎(chǔ)和依據(jù)是科學(xué)、技術(shù)和實踐經(jīng)驗，所以《檔案著錄規(guī)則》所反映的水平是在一定時期內(nèi)的檔案著錄工作發(fā)展水平和在實踐中應(yīng)用的經(jīng)驗積累。檔案著錄工作的發(fā)展水平和實踐經(jīng)驗隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展不斷進步，而標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則一旦制定、發(fā)布，其內(nèi)容便基本穩(wěn)定，時間一久。滯后陳舊的規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)便會阻礙工作的繼續(xù)發(fā)展和進步。解決這一矛盾的方法就是間隔一個時期對原有規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)進行復(fù)審，不斷吸收新的實踐經(jīng)驗。為此，《中華人民共和國標(biāo)準(zhǔn)化法實施條例》第二十條規(guī)定“標(biāo)準(zhǔn)實施后，制定標(biāo)準(zhǔn)的部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和經(jīng)濟建設(shè)的需要適時進行復(fù)審。標(biāo)準(zhǔn)復(fù)審周期一般不