Ｗｏｒｄ文檔編輯中替換命令的妙用

饒海榮

筆者結(jié)合多年來(lái)對(duì)word2000的教學(xué)，談一談Word中替換命令的幾點(diǎn)妙用。

一、修改字符中的某些錯(cuò)誤

眾所周知，Word是目前使用最廣的一款字處理軟件，人們?cè)谟盟M(jìn)行操作的過(guò)程中都會(huì)犯下某些錯(cuò)誤，其中常見(jiàn)的錯(cuò)誤是字符本身的輸入錯(cuò)誤、字符格式或段落格式的錯(cuò)誤等。出現(xiàn)上述錯(cuò)誤該怎么辦嗎，對(duì)一篇長(zhǎng)文章來(lái)說(shuō)，這時(shí)如果對(duì)著屏幕一個(gè)個(gè)地查找并改正的話，將費(fèi)時(shí)費(fèi)力，有時(shí)甚至還可能改錯(cuò)。針對(duì)此情況，并沒(méi)有必要一個(gè)一個(gè)地找，一個(gè)一個(gè)地改，因?yàn)閃ord已經(jīng)提供了功能強(qiáng)大的查找與替換功能，使用它不僅可修改錯(cuò)誤，還可大大提高編輯工作的效率。下面以將文中的所有“西方”替換為“西歐”，且字符格式設(shè)為黑體、五號(hào)、加粗、傾斜、陰影為例，來(lái)談一談如何利用它來(lái)完成解決此種問(wèn)題。

先選中要進(jìn)行替換的文本，然后單擊菜單欄中的“編輯”→“替換”命令，打開(kāi)“查找和替換”對(duì)話框，在“查找內(nèi)容”框中，輸入“西方”，在“替換為”框中輸入“西歐”。如果擴(kuò)展的替換選項(xiàng)看不見(jiàn)，可單擊“高級(jí)”按鈕，選中替換框中“西歐”，單擊“格式”按鈕，從下拉列表選擇“字體”命令，然后在彈出的“字符”對(duì)話框中，選擇字體為“黑體”，字號(hào)為“五號(hào)”，字形為“加粗、傾斜”，效果列表選中“陰影”。若要全部修改可直接單擊“全部替換”按鈕，在彈出的提示框中，若單擊“確定”按鈕，則完成修改操作。若要逐個(gè)修改，可單擊“替換”按鈕，重復(fù)多次，也完成多個(gè)錯(cuò)誤的修改，最后單擊“關(guān)閉”按鈕。

二、刪除文字間多余的字符和特殊符號(hào)間的更換

在實(shí)際生活中經(jīng)常遇到這樣的問(wèn)題：如從Internet網(wǎng)下載一篇文章其保存為Word文檔后，會(huì)發(fā)現(xiàn)在文檔的字符間有很多個(gè)無(wú)用的字符或符號(hào)，特別是特殊符號(hào)，其中特殊符號(hào)最多的是空格符，有時(shí)多得甚至在每?jī)蓚€(gè)字符間均含有一個(gè)多余字符或符號(hào)?；蛘邥?huì)在文章中發(fā)現(xiàn)本來(lái)應(yīng)該分段的，卻分成了行，即句號(hào)后有一個(gè)軟回車符“↓”(即手動(dòng)換行符)。這樣不僅影響了文檔的美觀，并可能浪費(fèi)了磁盤空間。該如何將其刪除呢?通常人們就直接用刪除鍵(即DEL鍵)或退格鍵(即BackSpace鍵)將多余的字符或軟回車符“↓”一個(gè)一個(gè)地慢慢刪除，但對(duì)一篇長(zhǎng)文章來(lái)說(shuō)，這樣雖然可將字符或軟回車符“↓”全部刪除，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，有時(shí)甚至還可能刪錯(cuò)。有沒(méi)有更快的方法呢?回答是肯定，可用Word中替換命令來(lái)完成。下面以刪除多余的空格符和軟回車符“↓”轉(zhuǎn)變成硬回車符“”為例，介紹一下該方面的具體操作。

1、刪除多余的空格符

先選中要進(jìn)行替換的文本，然后單擊菜單欄中的“編輯”一“替換”命令，在打開(kāi)的對(duì)話框的“查找內(nèi)容”框中，單擊“特殊字符”按鈕，在彈出的菜單中選擇“空白區(qū)域”項(xiàng)或直接輸入“w”，在“替換為”框中不輸入任何內(nèi)容，再單擊“全部替換”按鈕，在彈出的提示框中，若單擊“確定”按鈕，則完成多余字符的刪除。也可使用“替換”按鈕，逐個(gè)將其刪除，最后單擊“關(guān)閉”按鈕，這樣就可將多余的空格刪除掉。

2、特殊符號(hào)間的更換(軟回車符“↓”轉(zhuǎn)變或硬回車符“”)

先選中要進(jìn)行替換的文本，然后單擊菜單欄中的“編輯”→“替換”命令，在打開(kāi)的對(duì)話框的“查找內(nèi)容”框中，單擊“特殊字符”按鈕，在彈出的菜單中選擇“手動(dòng)換行符”項(xiàng)或直接輸入“↓”，在“替換為”框中選擇“段落標(biāo)記”或直接輸入“p”，再單擊“全部替換”按鈕，若單擊“確定”按鈕，則對(duì)特殊字符的更換。也可使用“替換”按鈕，逐個(gè)修改，最后單擊“關(guān)閉”按鈕，完成此方面的操作。

三、在文字間添加特殊符號(hào)

在工作中也會(huì)遇到這樣的問(wèn)題：在打印好幾十頁(yè)的材料后，領(lǐng)導(dǎo)要求把“第一章”、“第二章”等后面都加上一個(gè)頓號(hào)。大家可能會(huì)想，這還不簡(jiǎn)單，查找所有的“章”字，把它替換成“章、”不就行了嗎?可是，所有的“第一章”、“第二章”都變成了“第一章、”、“第二章、”，但是全文中其他出現(xiàn)的“章”也變成了“章、”。這可怎么辦呢?以此為例，介紹一下Word中在文字間添加特殊符號(hào)的妙用。

打開(kāi)“查找和替換”對(duì)話框，選擇“替換”標(biāo)簽，在“查找內(nèi)容”中輸入“第章”，然后把光標(biāo)移到兩個(gè)字之間，單擊下方的[特殊字符]按鈕(如果沒(méi)有這個(gè)按鈕的話，單擊[高級(jí)]按鈕就會(huì)出現(xiàn))，選擇“任意字符”，這時(shí)查找的內(nèi)容就是“第?章”。接下來(lái)，把光標(biāo)移到“替換為”框中，單擊(特殊字符)按鈕，選擇“查找內(nèi)容”，就會(huì)插入““，再加上一個(gè)頓號(hào)，這樣就把查找的內(nèi)容替換成原來(lái)的查找內(nèi)容加上一個(gè)頓號(hào)了，也就是“&”，按下[全部替換]按鈕即可，容易且方便。

四、利用替換進(jìn)行分行或分段

例如，將下列詩(shī)《將進(jìn)酒》按每行一句排列：

君不見(jiàn)黃河之水天上來(lái)，奔流到海不復(fù)回。君不見(jiàn)高堂明鏡悲白發(fā)，朝如青絲暮成雪。人生得意須盡歡，莫使金樽空對(duì)月。天生我才必有用，千金散盡還復(fù)來(lái)。烹羊宰牛且為樂(lè)，會(huì)須一飲三百杯。岑夫子，丹邱生，將進(jìn)酒，杯莫停。與君歌一曲，請(qǐng)君為我傾耳聽(tīng)。鐘鼓饌玉不足貴，但愿長(zhǎng)醉不愿醒。古來(lái)圣賢皆寂寞，惟有飲者留其名。陳王昔時(shí)宴平樂(lè)，斗酒十千恣歡謔。主人何為言少錢，徑須沽取對(duì)君酌。五花馬，千金裘。呼兒將出換美酒，與爾同銷萬(wàn)古愁。

碰到這種情況，可能有的人會(huì)采取以下方式：將插入點(diǎn)定位于每個(gè)句號(hào)后，再同時(shí)按下Shift+Enter鍵插入一個(gè)軟回車符來(lái)完成。但有的人分辨不清什么是分行或分段，就直接在句號(hào)后按Enter鍵插入段落標(biāo)記(即硬回車符)，這樣操作是徹底錯(cuò)誤，他們把分行看作是分段，嚴(yán)重違背了題目的意思，是不可行的。做此題時(shí)首先要分辨清楚，什么是分行、什么是分段，兩者是怎么區(qū)分的。分行和分段的區(qū)分關(guān)鍵在于特殊符號(hào)是軟回車符還是段落標(biāo)記，若是段落標(biāo)記說(shuō)明它是分段，否則就是分行。用直接插入軟回車符的方法給詩(shī)文分行雖可進(jìn)行，但不是最佳方法。最佳方法是；

先選中要進(jìn)行替換的文本，然后單擊菜單欄中的“編輯”→“替換”命令，在打開(kāi)的對(duì)話框的“查找內(nèi)容”框中，直接輸入句號(hào)“?！保凇疤鎿Q為”框中直接輸入句號(hào)“。”和特殊符號(hào)“手動(dòng)換行符”或直接輸入““↓”，再單擊“全部替換”按鈕，在彈出的提示框中，若單擊“確定”按鈕，則分行操作。也可使用“替換”按鈕，逐個(gè)修改來(lái)完成分行操作。最后單擊“關(guān)閉”按鈕，完成分行操作。

五、通配替換

如果要想將文檔中的書名(包含在書名號(hào)“《》”之間的部分)統(tǒng)一設(shè)置“黑體、紅色”，可以利用通配符替換來(lái)實(shí)現(xiàn)：打開(kāi)“查找和替換”對(duì)話框，展開(kāi)“高級(jí)”選項(xiàng)，選中其中的“使用通配符”選項(xiàng)，在“查找內(nèi)容”中輸入“《?！贰?，然后將光標(biāo)定在“替換為“右側(cè)的方框中，不輸入內(nèi)容，打開(kāi)“替換字體”對(duì)話框，將“中文字體”和“字體顏色”分別設(shè)置為“黑體”和“紅色”，點(diǎn)擊“確定”返回，再按一下“全部替換”按鈕即可。

六、小結(jié)

通過(guò)上述介紹，可以使人們對(duì)字處理軟件Word中的替換命令的應(yīng)有個(gè)大致的了解，遇到什么問(wèn)題時(shí)也知道什么時(shí)候用替換來(lái)解決它題。通過(guò)學(xué)習(xí)使人們可進(jìn)一步了解到對(duì)于某些問(wèn)題不要被表面現(xiàn)象所迷惑，應(yīng)深入了解其實(shí)質(zhì)，只有這樣才能更好地解決好問(wèn)題。

(作者單位：海南省?？谑懈呒?jí)技工學(xué)校)