如何建立學(xué)生宿舍管理信息系統(tǒng)

徐秀春

一、選題意義

1、課題背景

由于國(guó)家擴(kuò)招政策的推廣，各職業(yè)學(xué)校的學(xué)生人數(shù)巨增，在數(shù)據(jù)管理方面越來(lái)越不能適宜管理的需要，因而需要一個(gè)功能完善，操作方便，容量更大的管理信息系統(tǒng)。目前，在大多職業(yè)學(xué)校，有很多宿舍管理的主要方式還是基于文本、表格等紙介質(zhì)的手工處理，對(duì)于文明衛(wèi)生評(píng)比等很多信息都是用人工計(jì)算、手抄進(jìn)行。數(shù)據(jù)信息處理工作量大，容易出錯(cuò)；由于數(shù)據(jù)繁多，容易丟失，且不易查找。總的來(lái)說(shuō)，缺乏系統(tǒng)、規(guī)范的信息管理手段。這就是本系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的基本背景。

2、課題目的

學(xué)生宿舍作為學(xué)生休息的地方，有許多信息需要處理，手工操作不僅工作量大出錯(cuò)率高，而且出錯(cuò)后不易更改。基于這些問(wèn)題，筆者認(rèn)為有必要建立一個(gè)學(xué)生宿舍管理系統(tǒng)，使宿舍管理工作規(guī)范化，系統(tǒng)化，程序化，提高信息處理的速度和準(zhǔn)確性，能夠及時(shí)、準(zhǔn)確、有效地查詢和修改相關(guān)信息。

(1)可以存儲(chǔ)歷屆的學(xué)生公寓，安全、高效；

(2)只需1～2名信息錄入員即可操作本系統(tǒng)，節(jié)省大量人力；

(3)可以迅速查到所需信息。

二、系統(tǒng)分析

1、系統(tǒng)的初步調(diào)查

建立一個(gè)好的管理信息系統(tǒng)，必須要有一個(gè)好的管理基礎(chǔ)。所謂好的管理基礎(chǔ)，指的是合理的管理體制、完善的制度、科學(xué)的管理方法和準(zhǔn)確的原始數(shù)據(jù)。我國(guó)開(kāi)發(fā)管理信息系統(tǒng)的時(shí)間還不長(zhǎng)，設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)也很不足。在正式的立項(xiàng)之前必須進(jìn)行可行性分析，而可行性分析主要是對(duì)現(xiàn)行管理進(jìn)行充分的調(diào)查研究，細(xì)致了解現(xiàn)行管理的現(xiàn)狀流程，以及存在的主要問(wèn)題，在此基礎(chǔ)上提出系統(tǒng)的邏輯模型。

目的是弄清現(xiàn)行管理的基本信息流程，為系統(tǒng)邏輯模型提供基礎(chǔ)。這是建立系統(tǒng)的前期工作，也是進(jìn)行系統(tǒng)分析和設(shè)計(jì)的重要基礎(chǔ)。因此要建立新的學(xué)生宿舍管理系統(tǒng)就必須對(duì)現(xiàn)行的學(xué)生宿舍管理進(jìn)行全面、細(xì)致而充分的調(diào)查研究。

2、系統(tǒng)的可行性分析

系統(tǒng)的可行性分析包括兩個(gè)詳細(xì)的部分：分析開(kāi)發(fā)新的系統(tǒng)的必要性和可能性。必要性在前面系統(tǒng)初步調(diào)查中已經(jīng)作了詳細(xì)的分析；可能性主要包括經(jīng)濟(jì)可行性、技術(shù)可行性和運(yùn)行可行性三個(gè)方面：

經(jīng)濟(jì)可行性研究是對(duì)組織的經(jīng)濟(jì)現(xiàn)狀和投資能力進(jìn)行分析，對(duì)系統(tǒng)建設(shè)運(yùn)行和維護(hù)費(fèi)用進(jìn)行估算，對(duì)系統(tǒng)建成后可能取得的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行評(píng)估。由于學(xué)生宿舍管理系統(tǒng)是由教師自主開(kāi)發(fā)的，在經(jīng)濟(jì)上的投入甚徼，系統(tǒng)建成之后將為今后實(shí)現(xiàn)學(xué)校學(xué)生宿舍管理提供很大的方便，因此在經(jīng)濟(jì)上是可行的。

技術(shù)可行性要考慮現(xiàn)有的技術(shù)條件是否能夠順利完成開(kāi)發(fā)工作，軟硬件配置是否滿足開(kāi)發(fā)的需求等。學(xué)生宿舍管理系統(tǒng)用的是DELPHI開(kāi)發(fā)語(yǔ)言，調(diào)試相對(duì)簡(jiǎn)單，當(dāng)前的計(jì)算機(jī)硬件配置也完全能滿足開(kāi)發(fā)的需求，因此在技術(shù)上是絕對(duì)可行的。軟件方面：由于目前單機(jī)模式相對(duì)發(fā)展成熟，故軟件的開(kāi)發(fā)平臺(tái)成熟可行，它們速度快、容量大、可靠性高、價(jià)格低，完全能滿足系統(tǒng)的需求。

運(yùn)行可行性是對(duì)組織結(jié)構(gòu)的影響，現(xiàn)有人員和機(jī)構(gòu)、設(shè)施設(shè)備和環(huán)境對(duì)系統(tǒng)的適應(yīng)性及人員培訓(xùn)補(bǔ)充計(jì)劃的可行性。當(dāng)前職業(yè)學(xué)校信息化技術(shù)已經(jīng)相當(dāng)普及，各類操作人員水平都有相當(dāng)?shù)某潭龋谶\(yùn)行上是可行性的。

3、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)步驟

一般說(shuō)來(lái)，管理信息系統(tǒng)的建立與應(yīng)用可以劃分成總體規(guī)劃、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和系統(tǒng)運(yùn)行三個(gè)階段，其中系統(tǒng)開(kāi)發(fā)階段還可進(jìn)一步分為系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)和系統(tǒng)實(shí)施等工作環(huán)節(jié)。上述各個(gè)階段排列成一個(gè)嚴(yán)格的線性開(kāi)發(fā)序列，在每個(gè)工作階段均產(chǎn)生完整的技術(shù)文檔作為下一階段工作的指導(dǎo)和依據(jù)，每一階段都應(yīng)對(duì)文檔進(jìn)行評(píng)審，確信該階段工作已完成并達(dá)到要求后才能進(jìn)入下一階段，同時(shí)在以后的工作中不能輕易改變前面經(jīng)過(guò)評(píng)審的成果。這種開(kāi)發(fā)方式的主要優(yōu)點(diǎn)是便于開(kāi)發(fā)工作的組織和管理，并且可大大降低管理信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的復(fù)雜性。

曾有人對(duì)一些軟件項(xiàng)目開(kāi)發(fā)各階段的工作量進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)，結(jié)果表明，在開(kāi)發(fā)過(guò)程中各工作階段所占全部工作量的比重分別達(dá)到：系統(tǒng)分析：系統(tǒng)設(shè)計(jì)：編程：模塊調(diào)試：系統(tǒng)調(diào)試=20％:15％:20％:25％:20％。由此可見(jiàn)，程序編寫在開(kāi)發(fā)工作中只占很小比例，而調(diào)試工作卻占整個(gè)開(kāi)發(fā)工作量的一半左右，因此“系統(tǒng)開(kāi)發(fā)就是編程”的習(xí)慣說(shuō)法顯然是片面的。另?yè)?jù)統(tǒng)計(jì)，在建立管理信息系統(tǒng)的三個(gè)階段中，總體規(guī)劃和系統(tǒng)開(kāi)發(fā)階段的工作量約占整個(gè)工作量的2／3，而運(yùn)行、維護(hù)階段要占1/3，這說(shuō)明一個(gè)管理信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)后，仍應(yīng)十分重視它的維護(hù)工作，以便使系統(tǒng)不斷完善并充分發(fā)揮其作用。

4、運(yùn)行環(huán)境及開(kāi)發(fā)工具簡(jiǎn)介

本系統(tǒng)適合在Windows98以上的任何一個(gè)版本上運(yùn)行，基本上能夠在現(xiàn)在普遍使用的操作系統(tǒng)上運(yùn)行。

(1)軟件開(kāi)發(fā)環(huán)境。操作系統(tǒng)：MicrosoftWindowsXP：開(kāi)發(fā)軟件：Delphi7，ACCESS數(shù)據(jù)庫(kù)。

(2)硬件開(kāi)發(fā)環(huán)境。微處理器：(CPU)具有80486以上的微處理器；內(nèi)存：128M內(nèi)存以上：顯示器：VCR顯示器：硬盤空間：80G以上。

本系統(tǒng)是采用Delphi開(kāi)發(fā)的，它是目前比較流行的一種開(kāi)發(fā)工具。它以組件化的編程方式、面向?qū)ο蟮某绦蛟O(shè)計(jì)、眾多的組件和強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù)及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用開(kāi)發(fā)支持，在競(jìng)爭(zhēng)激烈的開(kāi)發(fā)工具市場(chǎng)中越來(lái)越贏得程序設(shè)計(jì)者的青睞，是開(kāi)發(fā)客戶一服務(wù)器程序的高效工具，是面向?qū)ο缶幊痰牡浞丁?/p>

首先對(duì)現(xiàn)有管理進(jìn)行全面的調(diào)查和分析，通過(guò)對(duì)用戶需求的調(diào)查，提出新系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)目標(biāo)，并進(jìn)行可行性研究，為新系統(tǒng)開(kāi)發(fā)能否進(jìn)行提供定量和定性的依據(jù)，這就是總體規(guī)劃的任務(wù)。

三、系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

1、設(shè)計(jì)原則

安全可靠是一個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)的靈魂，一個(gè)極小的差錯(cuò)，可能會(huì)造成整個(gè)系統(tǒng)的癱瘓，甚至可能造成巨大的損失。因此系統(tǒng)設(shè)計(jì)必須把安全性、可靠性、容錯(cuò)性放在首位。系統(tǒng)設(shè)計(jì)盡量簡(jiǎn)單，靈活易于管理，有利于將來(lái)需要時(shí)進(jìn)行功能改進(jìn)和新技術(shù)引入。當(dāng)今計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展日新月異。因而，應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)不僅應(yīng)適應(yīng)新技術(shù)發(fā)展方向，保證其先進(jìn)性，同時(shí)兼顧成熟的計(jì)算機(jī)技術(shù)、保證系統(tǒng)的可靠。

2、具體模塊設(shè)計(jì)

本宿舍管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)為八個(gè)模塊：用戶登陸模塊、快速查詢模塊、宿舍樓管理模塊、宿舍管理模塊、管理員管理模塊、學(xué)生信息管理模塊、幫助退出模塊。

四、系統(tǒng)測(cè)試總結(jié)

為了使系統(tǒng)相對(duì)完善，筆者又找人對(duì)此宿舍管理系統(tǒng)做了幾遍測(cè)試，測(cè)試之初發(fā)現(xiàn)，原來(lái)的“快速查詢”是輸入姓名查詢的，這樣的話會(huì)有重名現(xiàn)象，就不能正常執(zhí)行查詢功能，忽略了數(shù)據(jù)的唯一性。后經(jīng)改正為輸入姓名或者學(xué)號(hào)都能查詢到該學(xué)生信息，既方便外來(lái)人員找人，又方便管理人員管理。另外還有一些細(xì)節(jié)上的修改。經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的測(cè)試，終于使該系統(tǒng)在設(shè)計(jì)上更具有人性化，更容易操作了。

(作者單位：浙江省平陽(yáng)縣技工學(xué)校)