ＥｎｄＮｏｔｅ中實(shí)現(xiàn)中英文文獻(xiàn)混排的方法

趙　震　雷恒池

〔摘 要〕EndNote是一個(gè)功能強(qiáng)大的參考文獻(xiàn)管理軟件,但不支持中英文文獻(xiàn)混排。通過建立一個(gè)新的中文文獻(xiàn)類型和中文期刊文獻(xiàn)輸出格式,介紹各個(gè)字段如何設(shè)置,在Microsoft Word中進(jìn)行引文插入,從而區(qū)別處理中英文多個(gè)作者的表示。該方法能夠在EndNote中實(shí)現(xiàn)中英文文獻(xiàn)混排,滿足中文期刊投稿要求。

〔關(guān)鍵詞〕文獻(xiàn)管理;EndNote;中英文文獻(xiàn)混排

〔中圖分類號(hào)〕TP391 〔文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼〕B 〔文章編號(hào)〕1008-0821(2009)09-0182-03

A Method for Chinese-English Bibliography Mixed Citations Using EndNoteZhao Zhen Lei Hengchi

(Institute of Atmospheric Physics,Chinese Academy of Sciences,Beijing 100029,China)

〔Abstract〕EndNote is a powerful and widely used bibliographic management program marketed by Thomson Scientific which does not support Chinese-English bibliography mixed citations for Chinese journals.A method was purposed to treat with different abbreviated author list if more than three authors for Chinese and English references which were inserted to Microsoft Word.A new reference type and output style was created for Chinese journal and how to set every field was also presented.The method could achieve Chinese-English bibliography mixed citations and meet the requirements of Chinese publishers.

〔Key words〕reference manage;EndNote;Chinese-English bibliography mixed citations

科學(xué)論文的寫作需要查閱和引用參考文獻(xiàn),伴隨著期刊和論文數(shù)量的突飛猛進(jìn),手工搜集和管理參考文獻(xiàn)已無法適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展。參考文獻(xiàn)管理軟件的出現(xiàn)可以滿足科研人員高效、準(zhǔn)確、便捷地利用海量參考文獻(xiàn)的要求,目前幾種主要的參考文獻(xiàn)管理軟件各有特點(diǎn)和優(yōu)缺點(diǎn)[1-2]。EndNote作為文獻(xiàn)管理軟件中的佼佼者,是一個(gè)功能強(qiáng)大的檢索和管理參考文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的軟件,能夠搜索互聯(lián)網(wǎng)上的參考文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫,支持多種文獻(xiàn)類型的存儲(chǔ),對(duì)本地儲(chǔ)存的文獻(xiàn)資料提供了二次檢索和整理功能,以及快速手工創(chuàng)建書目列表。通過其在Microsoft Word中的插件,可以很方便地插入所引用的文獻(xiàn),軟件根據(jù)文獻(xiàn)出現(xiàn)的先后順序自動(dòng)編號(hào),按照指定的格式將引用的文獻(xiàn)附在文章最后參考文獻(xiàn)的位置[2-3]。目前最新版本EndNote X2主要功能包括自動(dòng)查找文章全文并下載,通過EndNote Web的即時(shí)訪問毫不費(fèi)力的將參考文獻(xiàn)群組傳送到EndNote Web并與其他人共享訪問。能夠獲取更多的在線資源和出版樣式,支持2 800種在線連接文件、600種導(dǎo)入過濾器和3 300種期刊樣式[4]。

比較而言,參考文獻(xiàn)管理軟件在國外使用普遍,軟件發(fā)展也較為成熟,而在國內(nèi)尚處于普及階段,但已有越來越多的科研人員開始使用EndNote建立個(gè)人數(shù)字圖書館,利用EndNote的強(qiáng)大功能協(xié)助撰寫科研論文[5-6]。對(duì)于目前常用的網(wǎng)上中文期刊文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫,可以使用EndNote根據(jù)不同的網(wǎng)絡(luò)期刊數(shù)據(jù)庫文獻(xiàn)格式制作過濾器來導(dǎo)入中文文獻(xiàn),從而輕松建立和管理中文文獻(xiàn)[7-10]。EndNote自帶的文獻(xiàn)輸出格式均是針對(duì)英文文獻(xiàn)的,沒有支持中文文獻(xiàn)的輸出格式,對(duì)于中文期刊中經(jīng)常出現(xiàn)的中英文文獻(xiàn)混排更是沒有給出解決方法。

1 EndNote處理中英文文獻(xiàn)混排

1.1 EndNote處理中英文混排的問題

對(duì)中文期刊而言,經(jīng)常碰到中英文文獻(xiàn)混排的問題。

參考文獻(xiàn)既有中文也有英文,雖然兩種格式要求一樣,但是中英文文獻(xiàn)混合引用的時(shí)候由于習(xí)慣不同,中英文文獻(xiàn)格式會(huì)出現(xiàn)混亂。最重要的差別在于某個(gè)文獻(xiàn)的多位中文作者排列時(shí)會(huì)出現(xiàn)類似“劉某某,張某某,et al”的字樣而不是中文期刊要求的“劉某某,張某某,等”字樣。雖然可以對(duì)中文和英文文獻(xiàn)各制作一個(gè)輸出格式,但是在同一篇文章中是不能使用2個(gè)文獻(xiàn)輸出格式的。EndNote在這方面表現(xiàn)很差,至今還沒有完美的解決方法。只能依靠文獻(xiàn)在Microsoft Word插入格式化后手動(dòng)修改或者另外編寫Microsoft Word宏[8-9],給編輯處理中文文獻(xiàn)帶來很大不便。下面將提出一種方法來實(shí)現(xiàn)中英文文獻(xiàn)混排,可以簡(jiǎn)單方便的解決這個(gè)問題。

1.2 解決問題的基本思路

建立一個(gè)新的中文文獻(xiàn)類型(Reference Type),這樣在用EndNote輸入中英文文獻(xiàn)時(shí)可以將中文文獻(xiàn)獨(dú)立出來對(duì)待。再建立一個(gè)新的中文期刊文獻(xiàn)輸出格式(Output Style),在新的文獻(xiàn)輸出格式中對(duì)英文文獻(xiàn)將Author當(dāng)成英文作者來處理,而對(duì)中文文獻(xiàn)將Editor當(dāng)成中文作者來處理。從而實(shí)現(xiàn)中英文不同作者格式可以同時(shí)出現(xiàn)在一個(gè)文獻(xiàn)輸出格式中。以下所有操作均使用EndNote X2版本,使用EndNote其它版本也可仿照。

2 EndNote實(shí)現(xiàn)中英文文獻(xiàn)混排

2.1 建立一個(gè)新的中文文獻(xiàn)類型

EndNote未使用的文獻(xiàn)類型(Reference Type)默認(rèn)為3個(gè),它們被命名為Unused 1-Unused 3,可以利用其中一個(gè)作為新的中文文獻(xiàn)類型。操作如下:【Edit】→【Preference…】→【Reference Types】→【Modify Reference Types…】,就會(huì)出現(xiàn)選擇文獻(xiàn)類型的窗口,在Reference Type中下拉選擇Unused 1,然后修改文獻(xiàn)類型列表中相關(guān)項(xiàng)。在Generic項(xiàng)中輸入新文獻(xiàn)類型名“Chinese Journal”,新文獻(xiàn)類型與EndNote自帶的Journal Article類型最大的不同是Secondary Author也被用來存放中文作者。修改完成后的中文文獻(xiàn)類型各項(xiàng)設(shè)定見表1。點(diǎn)擊頁面上的OK按鈕保存該文獻(xiàn)類型,新的中文文獻(xiàn)類型被命名為Chinese Journal。

2.2 EndNote中輸入中英文文獻(xiàn)

在EndNote中添加英文文獻(xiàn)時(shí),Reference Type框中選擇Journal Article,再依次輸入文獻(xiàn)各字段內(nèi)容。添加中文文獻(xiàn)時(shí),Reference Type框中選擇新建立的Chinese Journal文獻(xiàn)類型,然后順序輸入中文文獻(xiàn)對(duì)應(yīng)的各字段內(nèi)容。特別需要注意的是中文文獻(xiàn)輸入中Secondary Author字段不能為空,其內(nèi)容與Author字段相同,只需將Author字段內(nèi)容復(fù)制過來即可。

2.3 新建中文期刊文獻(xiàn)輸出格式

點(diǎn)擊工具欄上的【Edit】→【Output Styles】→【New Style…】來建立符合中文期刊要求的中英文文獻(xiàn)混排輸出格式,下面逐一介紹各項(xiàng)如何修改。About this Style欄中【Category:】填“Generic”,Anonymous Works、Page Numbers、Journal Names可以不變。對(duì)于中文期刊,引文在正文中的顯示格式大都采用數(shù)字上標(biāo)編號(hào)標(biāo)注,Citations的設(shè)置如下:Templates輸入框在Insert Field中選擇“Bibliography Number”進(jìn)行設(shè)置,前后加上中括號(hào),設(shè)置為上標(biāo)格式,最后顯示為[Bibliography Number]。這樣在正文中引用文獻(xiàn)時(shí)則表示為文獻(xiàn)出現(xiàn)的順序號(hào),格式為上標(biāo)。Citations的其余部分可以不變。

中文期刊的

參考文獻(xiàn)格式大都如下:[順序號(hào)]作者.題名[J].刊物名稱,出版年,卷(期):起止頁碼,按此要求對(duì)Bibliography的各項(xiàng)作如下修改。對(duì)于Bibliography的Templates部分,在Reference Types中選上Journal Article代表英文文獻(xiàn),通過Insert Field工具按鈕將英文文獻(xiàn)格式設(shè)置為:Author.Title[J].Journal,Year|,Volume|(Issue)|:Pages。接著在Reference Types中選擇Chinese Journal代表中文文獻(xiàn),點(diǎn)擊Insert Field選擇字段將中文文獻(xiàn)格式設(shè)置成:Secondary Author.Title[J].Journal,Year|,Volume|(Issue)|:Pages。兩者區(qū)別在于選擇的文獻(xiàn)類型不同和文章作者項(xiàng)采用不同字段。Author Lists的設(shè)置代表英文文獻(xiàn)格式,作者前后之間用“,”分隔,顯示前3位作者,超過3個(gè)作者縮略為“,et al.”。Editor Lists的設(shè)置代表中文文獻(xiàn)格式,作者前后之間用“,”分隔,顯示前3位作者,超過3個(gè)作者縮略為“,等”。Layout中的Start each reference with部分在Insert Field工具按鈕中選擇“Bibliography Number”,前后加上中括號(hào)使

參考文獻(xiàn)按順序編號(hào)格式如[1],最后顯示為[Bibliography Number],懸掛縮進(jìn)Hanging Indent設(shè)為All paragraphs。至此中文期刊文獻(xiàn)輸出格式建立完成,最后使用【File】→【Save As】保存該格式并命名。

3 Microsoft Word中插入中英文文獻(xiàn)

正確安裝EndNote 之后,Microsoft Word的工具菜單下就有EndNote菜單項(xiàng),從而在Word與Endnote兩個(gè)軟件之間輕松轉(zhuǎn)換,實(shí)現(xiàn)在Word文檔中即時(shí)插入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)。點(diǎn)擊Microsoft Word中EndNote工具欄下“Insert Selected Citation(s)”按鈕就可自動(dòng)插入引用的中英文文獻(xiàn),并在文章結(jié)尾生成相應(yīng)的參考文獻(xiàn)目錄。為了達(dá)到中英文文獻(xiàn)混排的要求,需要對(duì)文獻(xiàn)按中文期刊要求進(jìn)行格式化,步驟如下:Format Bibliography菜單下的With output欄中點(diǎn)“Browse…”按鈕選擇新建的中文期刊文獻(xiàn)輸出格式;Layout菜單的Bibliography欄中輸入“參考文獻(xiàn)”,Hanging值設(shè)為0.635,這樣可以自動(dòng)在文章最后輸出標(biāo)題“參考文獻(xiàn)”,輸出的每篇參考文獻(xiàn)可以自動(dòng)縮進(jìn)兩個(gè)字符并對(duì)齊,符合中文期刊習(xí)慣。修改好后點(diǎn)擊“確定”按鈕,最后輸出的參考文獻(xiàn)格式示例如下:

[1]蔡敏.三種常用

參考文獻(xiàn)管理軟件比較研究[J].現(xiàn)代情報(bào),2007,27(10):176-179.

[2]Warr W A.EndNote X(and XI)for Windows[J].Journal of Chemical Information and Modeling,2008,48(1):242-244.

[3]馬清河,胡常英,劉麗娜,等.介紹一個(gè)功能強(qiáng)大的科技文獻(xiàn)管理軟件——EndNote[J].醫(yī)學(xué)信息,2005,18(7):687-689.

[4]Sable J H,Carlin B G,Andrews J E,et al.Creating local bibliographic databases:new tools for evidence-based health care[J].Bulletin of the Medical Library Association,2000,88(2):139-144.

從輸出結(jié)果看,在EndNote中利用此方法可以實(shí)現(xiàn)中英文文獻(xiàn)混排,出現(xiàn)多個(gè)作者時(shí)按照中文和英文文獻(xiàn)的不同進(jìn)行區(qū)別顯示,滿足了中文期刊投稿的要求。

參考文獻(xiàn)

[1]蔡敏.三種常用參考文獻(xiàn)管理軟件比較研究[J].現(xiàn)代情報(bào),2007,27(10):176-179.

[2]張兆倫.三個(gè)參考文獻(xiàn)管理軟件的比較應(yīng)用研究——EndNote,Reference Manager與ProCite[J].圖書情報(bào)工作,2007,51(11):121-123.

[3]馬清河,胡常英,劉麗娜,等.介紹一個(gè)功能強(qiáng)大的科技文獻(xiàn)管理軟件——EndNote[J].醫(yī)學(xué)信息,2005,18(7):687-689.

[4]http:∥www.endnote.com/enx2info.asp[EB].2008-12-10.

[5]張愛紅.EndNote在科技論文寫作中的應(yīng)用[J].甘肅科技,2007,23(8):231-233.

[6]馬愛芳.基于Endnote8個(gè)人數(shù)字圖書館的構(gòu)建及其應(yīng)用[J].現(xiàn)代情報(bào),2005,25(6):74-75.

[7]姚煒,陳蘭,王德英.基于Endnote的CNKI文獻(xiàn)導(dǎo)入方法[J].現(xiàn)代情報(bào),2008,28(1):180-181,201.

[8]林營志,蘇明星,劉波.應(yīng)用EndNote和維普期刊庫實(shí)現(xiàn)中文文獻(xiàn)管理[J].科技導(dǎo)報(bào),2005,23(4):34-36.

[9]林營志,蘇明星,劉波.結(jié)合EndNote和CNKI題錄輔助科技論文文獻(xiàn)編排[J].農(nóng)業(yè)網(wǎng)絡(luò)信息,2005,3:41-43.

[10]姚煒,陳蘭,王德英.用Endnote組織參考文獻(xiàn)目錄的方法——以CJFD、唯普、萬方中文期刊數(shù)據(jù)庫為例[J].中國索引,2007,5(4):48-51.