淺談油田的檔案管理及創(chuàng)新

【摘 要】 新時期,檔案管理工作者應(yīng)強化責任意識,提高自身素質(zhì),積極探索新的管理方法,升華管理理念,推進檔案資源集約化、信息化,不斷提高企業(yè)檔案管理工作的含金量。

【關(guān)鍵詞】 油田;檔案管理;創(chuàng)新

檔案是歷史的原始記錄。隨著市場經(jīng)濟體制的建立,國家重點建設(shè)項目不斷擴大,企業(yè)檔案在經(jīng)濟建設(shè)和各項社會事業(yè)中的作用越來越大,日益受到人們的廣泛關(guān)注。作為油田管理有機組成的檔案工作,如何發(fā)揮自身獨特的優(yōu)勢和功能,為企業(yè)排憂解難、贏得未來,是每一個檔案管理工作者應(yīng)當深思的問題。

一、檔案管理是一項科學的基礎(chǔ)性工作

檔案管理工作是集服務(wù)性、科學性、管理性為一體的一項基礎(chǔ)性工作,它貫穿于企業(yè)各部門、各個層次。以文字、圖表、聲像、電子等諸多載體形式存在的企業(yè)各類檔案,是市場經(jīng)濟條件下企業(yè)的一筆無形資產(chǎn),是企業(yè)重要的信息和動力之源,也是企業(yè)領(lǐng)導科學決策的歷史依據(jù)。它的開發(fā)利用及安全保密對企業(yè)興衰成敗有著不可估量的意義,對于企業(yè)領(lǐng)導正確、迅速的決策及企業(yè)的生存發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。

從理論上講,正規(guī)的檔案庫房最好是按國家的有關(guān)規(guī)定單獨興建。但對于一個企業(yè)而言,若條件達不到,則要注意不能將檔案庫房設(shè)在辦公大樓的底層,從有利防潮和防盜考慮,應(yīng)將檔案庫房與辦公室、借閱室分開單設(shè),以免閑人入內(nèi)。

油田的檔案館里或多或少地都保存著一些涉密級的文件,為確保涉密檔案的安全,應(yīng)將涉密檔案與非涉密檔案分別保管,若條件有限,也應(yīng)分柜存放保存。另外,由于較普通檔案而言,涉密檔案數(shù)量較少,要盡可能配備保險柜存放,庫房要加裝保險鎖和防盜報警器等。

對于存放的聲像檔案,從長久保護和利用考慮,要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火,獨立成卷,使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放。還要嚴格控制庫房溫濕度,遠離光線、磁場等。錄音帶、錄像帶要采取定期倒帶檢查等保護措施,盡量延長聲像檔案的壽命。

二、檔案管理工作應(yīng)緊跟時代步伐與要求

企業(yè)檔案是企業(yè)各項工作的伴生物,沒有它獨立的存在條件,因此,檔案工作在任何時候都難以成為企業(yè)第一緊要的工作。在市場經(jīng)濟條件下,企業(yè)要追求經(jīng)濟效益,就檔案抓檔案的老一套方法已經(jīng)難以適應(yīng)新形勢的要求了。企業(yè)檔案工作要想朝著信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化、檢索智能化方向發(fā)展,必須搭乘企業(yè)中心工作、重點工作的“班車”。

2002年,中央為了推動企業(yè)管理信息化建設(shè)的健康發(fā)展,提高企業(yè)管理水平和市場競爭力,提出了大力加強企業(yè)管理信息化建設(shè)的要求,并提出了具體的工作目標。這一目標的提出,為企業(yè)檔案管理實踐迎來了巨大的創(chuàng)新機遇和空間,構(gòu)建檔案信息化管理系統(tǒng)成為提高企業(yè)檔案管理水平的有效突破點,我們應(yīng)抓住這一契機,努力推進企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的開展。

隨著科技的進步,油田的檔案不僅限于紙質(zhì)檔案,還包括各種電子資料、照片資料、聲像資料等。對于這些檔案的管理也不能局限于傳統(tǒng)的管理方式,應(yīng)逐步建立紙質(zhì)檔案和電子檔案雙軌保管運行機制。完善電子檔案、聲像檔案和照片檔案的管理制度,明確提出電子文件的歸檔范圍和歸檔要求,以保證電子文件的完整性和準確性。樹立紙質(zhì)檔案和電子檔案雙軌收集、整理立卷的觀念,堅持電子文件歸檔服從紙質(zhì)文件歸檔的原則,兩者之間保持檔號一致,以促進和加快油田檔案數(shù)字化的實現(xiàn),完善電子檔案數(shù)據(jù)庫。

油田涉密檔案日常會遇到調(diào)閱、移出、銷毀等流動環(huán)節(jié),這些環(huán)節(jié)控制不好,可能會導致秘密外泄。因此、涉密檔案在調(diào)閱時,必須經(jīng)分管領(lǐng)導審批,同時進行登記和調(diào)閱人簽字,限定調(diào)閱時間,并盡可能不帶離閱文室。必須強調(diào)的是,并不是單位的任何領(lǐng)導都有調(diào)閱涉密檔案的權(quán)力,應(yīng)指定一名領(lǐng)導專門審批。另外,涉密檔案調(diào)閱完畢后,應(yīng)檢查文件是否是原件、頁碼是否正確,并及時歸檔。如有疑問,檔案管理人員要在第一時間內(nèi)向上級報告。

三、用現(xiàn)代化的手段創(chuàng)新檔案管理

隨著信息化浪潮涌現(xiàn),信息化從理論方式和技術(shù)手段,都深刻地影響著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展進程,不斷賦予檔案管理現(xiàn)代化以全新的內(nèi)涵。我們要正視這種發(fā)展與變化,準確地把握新時期檔案管理現(xiàn)代化的新趨勢、新要求,以檔案資源信息化推動檔案管理現(xiàn)代化。

近年來,雖然檔案工作得到較快的發(fā)展,檔案管理現(xiàn)代化水平有一定的提高,但在檔案管理方法和手段方面與世界先進水平相比,還有一定的差距,不能更好地滿足新形勢對檔案工作提出的要求。因此,要采取各種措施,加快檔案工作現(xiàn)代化的步伐。

創(chuàng)新是知識經(jīng)濟時代社會發(fā)展的主流趨勢,創(chuàng)新是社會各項事業(yè)興旺發(fā)達的不竭動力和源泉。油田檔案工作的創(chuàng)新是建設(shè)數(shù)字化油田必不可少的工作,也是檔案工作與時俱進的具體體現(xiàn)。

1、管理機制創(chuàng)新

檔案工作本質(zhì)上是一項管理性的工作,不管是什么類型的創(chuàng)新,最終要通過一定的管理機制予以實現(xiàn)。在現(xiàn)代的油田建設(shè)中,由于計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍運用及其在計劃決策、職能管理工作中的迅速發(fā)展,使得油田檔案中出現(xiàn)了大量的電子文件與數(shù)字檔案,這些新型檔案的管理無法運用傳統(tǒng)的模式和管理手段來實施,必須采用現(xiàn)代化的管理手段來科學管理。因此,傳統(tǒng)的管理模式與管理機制也必須進行創(chuàng)新,以適應(yīng)油田工作現(xiàn)代化的需要。

2、服務(wù)創(chuàng)新

檔案工作的目的就是服務(wù),檔案工作者就是通過為管理工作者、業(yè)務(wù)工作者提供檔案信息來實現(xiàn)其職能和發(fā)揮檔案的價值作用的。要更好發(fā)揮油田檔案的重要作用,服務(wù)必須要創(chuàng)新,要努力把檔案服務(wù)工作打造成積極主動的(了解需求,服務(wù)到現(xiàn)場、服務(wù)到管理與業(yè)務(wù)第一線)、現(xiàn)代化與傳統(tǒng)相結(jié)合的(網(wǎng)絡(luò)化自動檢索、調(diào)卷與人工檢索、調(diào)卷互補并存)和集成的(綜合提供數(shù)字化多媒體信息和檔案的編研成果)新模式,進而在此基礎(chǔ)上開展豐富的檔案利用形式。

3、人力資源創(chuàng)新

任何形式的創(chuàng)新都要靠人去實施與實現(xiàn),創(chuàng)新工作歸根到底是人的觀念、意識和素質(zhì)的創(chuàng)新。油田檔案的管理要創(chuàng)新,其首要環(huán)節(jié)就是檔案工作部門要實現(xiàn)人力資源創(chuàng)新,即人才結(jié)構(gòu)和工作人員的知識結(jié)構(gòu)的創(chuàng)新,提升檔案工作人員業(yè)務(wù)與職業(yè)素質(zhì),堅決革除檔案工作部門成為閑雜人員安置場所的陋習,破除檔案工作不需要專業(yè)人才的舊觀念,推行新的科學的用人制度,以適應(yīng)新形勢下的油田檔案工作。

油田檔案管理內(nèi)容繁雜,管理存在弊端,領(lǐng)導不夠重視,這些都制約著檔案工作的改革和創(chuàng)新。油田檔案管理的創(chuàng)新包含許多內(nèi)容,而且各項創(chuàng)新又是緊密聯(lián)系互為條件的,在油田檔案工作的創(chuàng)新過程中,要系統(tǒng)規(guī)劃、統(tǒng)籌安排,使各項創(chuàng)新工作彼此促進,協(xié)調(diào)進行,開創(chuàng)新時期油田檔案工作的嶄新局面。

企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展的歷史見證,也是科技、文化、知識的積淀,它在企業(yè)管理中的作用是無可替代的?！笆晃濉睍r期,面對信息化時代帶來的機遇和挑戰(zhàn),檔案管理工作者必須跟上時代的節(jié)拍,在檔案管理實踐活動中,提高個人素質(zhì),積極探索新的管理方法,升華管理理念,擺脫困惑,使企業(yè)檔案工作與企業(yè)的發(fā)展和創(chuàng)新保持同步,使個人的努力與企業(yè)提供的檔案資源形成合力,不斷提高企業(yè)檔案管理工作的含金量,使企業(yè)檔案的內(nèi)在價值最大化。

【參考文獻】

[1] 沈玲.淺談企事業(yè)單位涉密檔案的管理.藍臺世界,2006.9.

[2] 楊振江.淺談企事業(yè)單位檔案工作的創(chuàng)新.中國檔案,2006.6.

【作者簡介】

張曉萍(1962-)女,陜西延川人,現(xiàn)供職于延長油田股份有限公司勘探部.