對(duì)加強(qiáng)基層公安檔案建設(shè)的思考

【摘 要】 公安檔案是公安工作歷史的真實(shí)記錄,是公安機(jī)關(guān)寶貴的物質(zhì)財(cái)富。針對(duì)基層公安檔案存在的主要問題,要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo);保持檔案管理人員相對(duì)穩(wěn)定;建立公安檔案工作的長(zhǎng)效機(jī)制;加快公安檔案信息化建設(shè),充分發(fā)揮公安檔案的獨(dú)特功能。

【關(guān)鍵詞】 基層;公安檔案;檔案管理

近年來(lái),各級(jí)公安機(jī)關(guān)不斷加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),狠抓檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),公安檔案工作有了長(zhǎng)足的發(fā)展。但是,隨著現(xiàn)代警務(wù)改革的深入,特別是公安信息化、辦公自動(dòng)化的推行,基層公安檔案工作仍然存在一些亟待解決的問題,這些問題如不及時(shí)解決,就會(huì)成為制約公安檔案建設(shè)的瓶頸。筆者曾多次參與指導(dǎo)基層派出所、區(qū)公安分局、市公安局檔案室達(dá)標(biāo)升級(jí)工作和檔案目標(biāo)管理認(rèn)證工作,現(xiàn)就結(jié)合多年的檔案實(shí)踐,提出一些粗淺的意見和想法,以供參考。

一、當(dāng)前基層公安檔案存在的主要問題

1、思想重視不夠,檔案意識(shí)淡薄

長(zhǎng)期以來(lái),基層公安工作的著力點(diǎn)基本上都放到治安管理和打擊罪犯上,加上受警力、精力的限制,基層派出所的民警平時(shí)忙于公安業(yè)務(wù)工作而忽視了檔案工作,根本認(rèn)識(shí)不到檔案的重要作用和價(jià)值,有的民警認(rèn)為“只要案子能破,檔案材料可有可無(wú)”、“工作任務(wù)重,哪有時(shí)間搞檔案”。由于檔案意識(shí)薄弱,哪一年領(lǐng)導(dǎo)重視了,檔案就整理了。領(lǐng)導(dǎo)不重視,檔案工作就沒人愿意搞,檔案材料亂堆亂放,不移交專人保管,書寫不規(guī)范,紙張不統(tǒng)一、殘缺破損現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

2、人員變動(dòng)頻繁,不利于檔案工作

檔案作用的發(fā)揮很大程度上受到檔案工作人員管理水平的制約。近年來(lái),公安機(jī)關(guān)經(jīng)常在年初實(shí)行競(jìng)聘上崗或輪崗。當(dāng)年形成的檔案資料還沒有來(lái)得及整理,工作崗位已經(jīng)變化了,新上崗的民警不熟悉上一年的業(yè)務(wù),加上學(xué)習(xí)和培訓(xùn)不到位,只能在以前檔案形式上進(jìn)行揣摩,或者就根本不整理檔案,連資料移交給檔案室。這樣整理的檔案很難保證系統(tǒng)性和完整性。

3、基層檔案門類不全,結(jié)構(gòu)單一

長(zhǎng)期以來(lái),基層公安檔案資源基本上以紙質(zhì)檔案為主體,科技、聲像、實(shí)物檔案等特殊載體的檔案少得可憐,檔案門類不全,結(jié)構(gòu)單一。隨著公安工作信息化步伐的加快,基層公安檔案資源不足與工作需要的矛盾已逐步顯現(xiàn)出來(lái),不僅束縛著公安檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展,也影響了公安檔案服務(wù)功能的進(jìn)一步發(fā)揮。

4、檔案管理工作長(zhǎng)效機(jī)制沒有形成

檔案管理工作是一項(xiàng)默默無(wú)聞、十分辛苦的服務(wù)性工作。一些科所隊(duì)室對(duì)檔案工作重視不夠,為應(yīng)付檢查考核而整理檔案,為檔案室達(dá)標(biāo)升級(jí)整理檔案,平時(shí)不整理,忙時(shí)搞突擊,檢查考核一過,就放松了管理,出現(xiàn)滑坡和反彈現(xiàn)象,在檔案的日常管理中,存在著查檔登記臺(tái)帳不齊全,借閱手續(xù)簡(jiǎn)單,檔案庫(kù)房的“八防”設(shè)施不能全部到位,文書、業(yè)務(wù)等類別的檔案整理,在規(guī)范統(tǒng)一上做得不深不細(xì),尤其是派出所在行業(yè)場(chǎng)所管理、暫住人口、出租房屋、重點(diǎn)人口、吸毒人員、兩勞釋放人員等檔案沒有實(shí)現(xiàn)真正意義上的動(dòng)態(tài)管理。

5、檔案信息化建設(shè)進(jìn)展緩慢

一些科所隊(duì)室對(duì)公安檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)不到位,基層派出所的檔案管理大多仍停留在原有的純手工操作水平上,未配備計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理;檔案的數(shù)字化加工力度不足,沒有使用檔案管理軟件進(jìn)行管理,檔案人員中掌握信息技術(shù)的復(fù)合型人才不多。由于領(lǐng)導(dǎo)思想不夠重視,民警的用檔意識(shí)和主動(dòng)服務(wù)意識(shí)不強(qiáng),存在著看門守?cái)?、被?dòng)服務(wù)的觀念。

二、加強(qiáng)公安檔案建設(shè)的建議

1、加強(qiáng)對(duì)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)

公安基層檔案管理工作是公安機(jī)關(guān)的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作,具有不可替代的重要地位和作用。同其他工作一樣,領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好基層檔案工作的關(guān)鍵和前提條件。公安機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo),尤其是基層科所隊(duì)室的領(lǐng)導(dǎo),要充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性和緊迫性,切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),建立檔案管理機(jī)構(gòu),主要領(lǐng)導(dǎo)要親自抓,把檔案工作列入議事日程。建立責(zé)任制,一級(jí)抓一級(jí),層層抓落實(shí),把檔案工作作為科所隊(duì)室基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重要內(nèi)容和建設(shè)群眾滿意的科所隊(duì)室重要條件來(lái)抓,做到認(rèn)識(shí)到位,工作到位,保障到位。要多渠道、多層次、多形式開展《檔案法》的宣傳教育,不斷增強(qiáng)民警的檔案意識(shí),使每個(gè)民警自覺做到從每件文件資料抓起,從每卷資料抓起,一步一個(gè)腳印地把檔案管理工作落到實(shí)處。

2、保持檔案管理人員相對(duì)穩(wěn)定

近些年,示范區(qū)公安局加強(qiáng)了檔案人員的培訓(xùn),干警檔案意識(shí)逐漸提高,但是,由于人員變動(dòng)較為頻繁,影響檔案業(yè)務(wù)開展。在今后工作中,應(yīng)量才適用,以崗定人,并盡可能保持檔案隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定。繼續(xù)從多方面進(jìn)行培訓(xùn),努力提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和操作技能,進(jìn)而推動(dòng)其他各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的開展,使檔案管理與公安業(yè)務(wù)良性互動(dòng),達(dá)到雙贏。

3、進(jìn)一步健全檔案管理制度

一是要拓展收集渠道、擴(kuò)大收集范圍。在做好紙質(zhì)、電子、聲像等載體檔案收集、整理歸檔的同時(shí),圍繞重點(diǎn)時(shí)期、重大事件、重要活動(dòng)、重要人物,盡可能將一切與公安工作和公安隊(duì)伍建設(shè)有關(guān)的具有紀(jì)念意義、憑證性和有保存利用價(jià)值的文獻(xiàn)、手稿、圖表、書刊傳單、徽章證件、印信圖章、警用裝備、外交禮品、名人或烈士遺物等不同門類的各種實(shí)物資料收集起來(lái),加以整理歸檔,進(jìn)一步豐富庫(kù)藏內(nèi)容,使公安檔案更具特色、更為完整、更加豐富。二是要不斷健全檔案管理制度,尤其是要建立健全日常管理制度和檔案管理目標(biāo)責(zé)任制,明確各自的職責(zé),加強(qiáng)工作考核,促使檔案管理更加規(guī)范。三是將公安派出所檔案等級(jí)管理與派出所等級(jí)評(píng)定掛鉤,實(shí)行檔案工作一票否決制,一、二級(jí)派出所的檔案管理必須達(dá)到檔案等級(jí)一級(jí)標(biāo)準(zhǔn),三級(jí)派出所的檔案管理必須達(dá)到檔案等級(jí)二級(jí)標(biāo)準(zhǔn),四級(jí)派出所的檔案管理必須達(dá)到檔案等級(jí)三級(jí)標(biāo)準(zhǔn)。

4、建立檔案工作長(zhǎng)效機(jī)制

一要提高認(rèn)識(shí),落實(shí)責(zé)任。要明確單位“一把手”是檔案管理工作的第一責(zé)任人,要一級(jí)抓一級(jí),層層抓落實(shí)。二要嚴(yán)格制度,規(guī)范管理。要根據(jù)檔案管理的工作要求,結(jié)合實(shí)際、制定檔案管理的各項(xiàng)管理制度、操作規(guī)范和工作要求,并嚴(yán)格按照基層檔案建設(shè)規(guī)定抓好落實(shí),做到以好的制度來(lái)規(guī)范工作,促進(jìn)工作。三要立足長(zhǎng)遠(yuǎn),常抓不懈。在人、財(cái)、物上給予保障。要將平時(shí)抽查與定時(shí)檢查相結(jié)合,真正把公安檔案管理工作作為一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作來(lái)抓。

5、加快信息化建設(shè)

當(dāng)前重點(diǎn)是要加強(qiáng)公安檔案信息化建設(shè),將公安檔案信息管理導(dǎo)流納入信息警務(wù)平臺(tái),對(duì)常用的刑偵、治安、勞教、重點(diǎn)人員、人犯等庫(kù)存檔案全部著錄到“檔案信息管理系統(tǒng)”,實(shí)現(xiàn)全局聯(lián)網(wǎng),共享信息資源,最大限度地整合挖掘檔案資源。同時(shí)要建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)范、具有良好系統(tǒng)兼容性的數(shù)據(jù)庫(kù),開通檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù),在網(wǎng)上24小時(shí)提供遠(yuǎn)程查詢檢查和瀏覽服務(wù),對(duì)非涉密文件進(jìn)行全文檢索,徹底改變以往人工模式,實(shí)現(xiàn)檔案利用的零距離服務(wù),減少民警往返行程,最大限度地提高服務(wù)效能。

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【作者簡(jiǎn)介】

陳慧萍(1969-)女,陜西楊陵人,楊陵區(qū)檔案局檔案管理員,主要研究方向:檔案管理.