９種方法幫ＣＩＯ節(jié)約下一個(gè)外包合同成本

劉光強(qiáng)

通過規(guī)范外包協(xié)議的范圍、流水化SLA,并使用新的交付方法,如云計(jì)算和按需提供的基礎(chǔ)架構(gòu),你能夠在不犧牲服務(wù)功能和質(zhì)量的前提下節(jié)約下一個(gè)外包項(xiàng)目的成本。

外包專家、IT分析師及部分積極的外包服務(wù)商都預(yù)計(jì),在2009年下半年,IT服務(wù)交易將會出現(xiàn)明顯的增長。

然而不幸的是,部分簽訂新外包合同的企業(yè)由于縮減成本的壓力,不得不在他們的交易合同中削減了部分功能,這樣短期內(nèi)能夠?qū)崿F(xiàn)節(jié)約成本的目標(biāo),但就長期而言這可能會導(dǎo)致令人失望的結(jié)果?！拔艺J(rèn)為,當(dāng)我們以后再回顧這個(gè)時(shí)間段時(shí),會發(fā)現(xiàn)公司對外包的要求與之前并沒有什么不一樣的地方,但成本的壓力會導(dǎo)致大量的公司做出錯(cuò)誤的決定?！盡organ, Lewis & Bockius律師事務(wù)所在企業(yè)與金融實(shí)踐方面的合伙人Edward J. Hansen說。

通過外包選擇流程,或者沒有RFP(需求方案說明書)的快速交易,也許能夠?yàn)槟愎?jié)約時(shí)間與金錢,但也可能會出現(xiàn)需要你以后用更多時(shí)間和金錢去彌補(bǔ)的漏洞,這種方法顯然是不可取的。相比而言,你更應(yīng)該試試下面這些策略,它們能夠讓你在下一次外包交易中節(jié)約成本。

界定清晰的服務(wù)范圍

即使在你考慮啟動外包選擇流程之前,你也應(yīng)該完成一個(gè)徹底的對IT現(xiàn)狀的評估,以便決定哪些服務(wù)可以外包,而哪些是必須在內(nèi)部完成的,最為重要的是,哪些是不應(yīng)該外包的。

“你應(yīng)該花些時(shí)間,跟你的業(yè)務(wù)部門客戶好好談?wù)?了解一下他們的需求,并與目前你能夠提供的IT服務(wù)現(xiàn)狀做個(gè)比較,”外包咨詢公司Alsbridge的CEO Ben Trowbridge說,“這樣做能夠讓你更清晰地認(rèn)識到,哪些IT服務(wù)是你應(yīng)該從外部服務(wù)供應(yīng)商那里購買的?！?/p>

離岸外包咨詢公司neoIT董事長Atul Vashistha說,在外包決策過程中,“范圍邊界模糊”是一種最常見的障礙,它阻礙了新外包交易有效性,降低了成本的效率?！皬氐椎腎T服務(wù)現(xiàn)狀評估還能夠?yàn)橐院笸獍痰墓ぷ魈峁┖芏啾憷?。”Vashistha補(bǔ)充道。

采取多家外包的策略

Mayer Brown律師事務(wù)所的合伙人Daniel Masur認(rèn)為,與一些穩(wěn)定的服務(wù)提供商,而不是一家提供商合作,其好處不僅在于能夠有效地節(jié)約總體成本,而且還能夠幫助減少風(fēng)險(xiǎn)。這種多家外包的策略,有可能會花費(fèi)更多的成本進(jìn)行管理,也可能不需要更多成本?！暗?如果這樣做了,”Masur說,“它必然是物超所值的,它能夠?yàn)槟闾峁┑暮锰幰饶泐~外支付的成本多得多?！?/p>

外包咨詢公司EquaTerra的客戶主管Marc Stark認(rèn)為,如果你采納了這種多家外包的策略,那么你也許會需要建立一個(gè)服務(wù)等級處罰部門。每個(gè)提供商將他們每月利潤一定比例的錢都放到這里,如果他們提供的端到端服務(wù)等級沒有達(dá)到你的要求,那么就對他們進(jìn)行懲罰。Stark說,從理論上來看,這種服務(wù)等級處罰能夠幫助培養(yǎng)各方的協(xié)作關(guān)系,盡管要讓提供商接受這種機(jī)制有些難度。

將服務(wù)串接起來

考慮將從一個(gè)方面節(jié)約的成本,重新投資到另一個(gè)方面的服務(wù)。例如,在基礎(chǔ)架構(gòu)方面節(jié)約的成本,可以用于另一個(gè)領(lǐng)域的創(chuàng)新與改革中。Ed Hansen說,如果外包服務(wù)商了解到這一點(diǎn),他們肯定會更積極的工作,希望贏得新的外包合同。

要求供應(yīng)商削減未來的成本

引入一個(gè)協(xié)議性的條款,規(guī)定外包提供商要在以后逐漸減少成本和開支。Masur說,具體的條款應(yīng)該要求服務(wù)提供商與客戶和/或第三方廠商一起合作,以達(dá)成減少服務(wù)提供成本的目的。你可以要求提供商準(zhǔn)備一個(gè)提案,其中包含你需要了解的一些時(shí)間點(diǎn)上成本節(jié)約的成效,但是,這些都需要首先保證不會影響到服務(wù)的功能和質(zhì)量。

考慮新的交付方法

軟件即服務(wù)、虛擬化、云計(jì)算、按需提供的基礎(chǔ)架構(gòu)——現(xiàn)在已經(jīng)有了大量按照使用的服務(wù)和功能付費(fèi)的技術(shù)模型,它們能夠有效地降低IT服務(wù)購買者的IT成本。

Gartner研究與咨詢服務(wù)公司的研究副總裁Frances Karamouzis說:“當(dāng)然,這些技術(shù)都還比較新,可能會給你帶來一定的風(fēng)險(xiǎn),但我們的研究表明,很多客戶對這些新的技術(shù)模型都表示滿意。”

隨著這類技術(shù)的不斷發(fā)展成熟,它們終將取代傳統(tǒng)的支付方式。

保持簡捷

在外包協(xié)議中盡量爭取更多的服務(wù)內(nèi)容很重要,但是也不要超過了自身的需要。

“客戶通常要求滿足額外的服務(wù)等級,而實(shí)際上,他們根本沒有必要用到這些,或者他們不會去監(jiān)控和檢查這方面的效果,”Karamouzis說,最后的結(jié)果是,客戶為了一些不必要的服務(wù)條款花費(fèi)了多余的錢。

而且,你也許并不需要特別出色的服務(wù)等級就能夠滿足你目前的業(yè)務(wù)需求。Trowbridge說:“如果你的目標(biāo)是要節(jié)約成本,那么最好是選擇能夠剛好滿足你業(yè)務(wù)需求的服務(wù),而不要為不需要的服務(wù)付錢?！?/p>

換句話說,無節(jié)制地要求更高的服務(wù)質(zhì)量和沒必要的服務(wù)功能,實(shí)際上是等同于提高了你支付的成本。你需要對所有需要付錢的條款進(jìn)行再三的考慮。

另外,你還需要考慮服務(wù)的性價(jià)比?！霸趹?yīng)用程序外包中,如果使用5個(gè)人就能夠完成90%的工作,那么就沒有必要用30個(gè)人來完成100%?！盞aramouzis說。

neoIT的Vashistha建議,你應(yīng)該遵循嚴(yán)格體制化的協(xié)商框架,以保證在這個(gè)過程中不會出現(xiàn)什么關(guān)鍵的紕漏。

不要與你正在合作的供應(yīng)商自動擴(kuò)展交易

與同一個(gè)提供商合作,可能是很誘人的,也許的確會節(jié)約成本。但是,不要被便利的表面現(xiàn)象所迷惑,你可能會為此付出代價(jià)。相反,你應(yīng)該努力尋求最好的供應(yīng)商,為你想要外包的功能提供最好的服務(wù)。而你現(xiàn)有的供應(yīng)商很可能并不是最好的,也并不是最能節(jié)約成本的選擇。

爭取你的權(quán)利

很少有IT服務(wù)提供商愿意引入一些對客戶有利的條款,例如審計(jì)他們賬單和核定他們外包合同中定價(jià)基準(zhǔn)的權(quán)利。但努力爭取這些權(quán)利條款,在未來可能會為你提供很多便利,讓你了解到是否支付太多,或者定價(jià)有沒有與市場發(fā)展同步。就算你實(shí)際上不會真正去做審計(jì),或者讓第三方來核定他們的基準(zhǔn),保留這些權(quán)利依然會讓你在合作中處于有利地位。

另外,外包咨詢公司EquaTerra負(fù)責(zé)研究的常務(wù)董事Stan Lepeak建議,你應(yīng)該投資外包管理軟件,以確保你能夠評估服務(wù)提供商,推進(jìn)他們所提供的服務(wù)不斷發(fā)展。

最后,EquaTerra的Stark補(bǔ)充道,你應(yīng)該理解各種服務(wù)終止條款,以及在這種情況下公司應(yīng)該擔(dān)負(fù)的責(zé)任,要保證在發(fā)生爭端時(shí)公司不能處于不利地位。

考慮使用托管服務(wù)模型

你應(yīng)該花一些時(shí)間來確定你下一個(gè)外包交易的合同模板。neoIT公司的常務(wù)董事Sandeep Karoor介紹說,越來越多的外包客戶都開始轉(zhuǎn)向托管服務(wù)交易模式。在這種托管服務(wù)模型中,是按照預(yù)先商量好的服務(wù)完成比例來付費(fèi)的,而不是傳統(tǒng)的按照提供的人力付費(fèi)。

“客戶關(guān)注更多的應(yīng)該是結(jié)果,而不是誰來做這些工作,在哪里做等問題?！盞aroor說,這能夠激發(fā)廠商以更高的效率來提供IT服務(wù)。