淺談應(yīng)如何開展好檔案工作

黃麗霞　金　易

基層單位的檔案工作,既是提高本單位工作質(zhì)量的必要條件和維護(hù)歷史真實(shí)面貌的重要工作,又是當(dāng)?shù)貦n案事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)。按照社會(huì)分工,各單位在從事職能活動(dòng)中,不斷地產(chǎn)生檔案資料存史查考,成為國家檔案資源的不竭源泉。各單位檔案工作基礎(chǔ)不牢,檔案事業(yè)就無從發(fā)展。由此可見,做好機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案工作十分重要。筆者以所處的基層單位檔案工作面臨的有關(guān)問題為對象,對做好檔案室工作的基本途徑進(jìn)行探析,希望能對檔案專兼職人員開展檔案工作起到一定的啟示作用,但由于水平有限,偏頗之處在所難免,望檔案同人指教。

一、基層單位檔案工作現(xiàn)狀及問題

20世紀(jì)80年代末期開始,按照國家、省檔案局的有關(guān)規(guī)定,市縣檔案行政主管機(jī)關(guān)以開展檔案目標(biāo)管理達(dá)標(biāo)活動(dòng)為主要手段,督促指導(dǎo)各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在加強(qiáng)檔案行政管理、規(guī)范檔案業(yè)務(wù)、改善保管條件、開發(fā)檔案利用等方面進(jìn)行整改提高,實(shí)現(xiàn)檔案室工作的規(guī)范化、制度化建設(shè)。多年來,經(jīng)檔案行政主管機(jī)關(guān)和有關(guān)市縣級單位的共同努力,大多數(shù)單位通過了檔案目標(biāo)管理等級標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收,全面提高了機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案綜合管理水平,形成積累了一大批保存價(jià)值大、整理質(zhì)量好的檔案資源,為檔案館豐富館藏并順利接收檔案奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。然而,我們也應(yīng)清醒地看到,近年來,機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案工作的鞏固發(fā)展情況并不令人樂觀。從我單位檔案工作現(xiàn)狀看,新情況不斷發(fā)生,老問題又恢復(fù)重現(xiàn),新老問題交織在一起,給檔案室工作的向前發(fā)展造成了嚴(yán)重障礙。主要表現(xiàn)在:少數(shù)單位檔案法制意識淡薄,不依法履職的現(xiàn)象在一定范圍內(nèi)不同程度存在,檔案管理混亂的落后狀況得不到及時(shí)改變;部分單位檔案目標(biāo)管理達(dá)等級標(biāo)準(zhǔn)成果不能鞏固發(fā)展,檔案業(yè)務(wù)建設(shè)出現(xiàn)倒退,不能按時(shí)完成年度歸檔,檔案室工作年度考核檢查僅為基本合格或不合格;新領(lǐng)域、新單位的組織者或當(dāng)事人,不明白怎樣建立并開展檔案工作,單位成立初期,文件材料收集不齊,檔案管理混亂現(xiàn)象較普遍;一些單位隨著機(jī)構(gòu)、人員的調(diào)整變更,沒有及時(shí)配備檔案人員,檔案工作出現(xiàn)了斷層現(xiàn)象。

針對上述存在問題,究其原因可能很多,但歸結(jié)起來,主要還是不了解掌握開展檔案工作的基本途徑,沒有堅(jiān)持依法治檔,無章可循,無徑可行而造成的。

二、做好檔案工作的基本途徑

(一)健全檔案工作體制,堅(jiān)持依法辦事

《中華人民共和國檔案法》明確規(guī)定:國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位應(yīng)設(shè)置檔案機(jī)構(gòu)和配備檔案人員,負(fù)責(zé)管理本單位的檔案,并對下屬單位的檔案工作實(shí)施監(jiān)督指導(dǎo)。健全機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案工作體制,實(shí)質(zhì)上就是成立檔案工作機(jī)構(gòu),明確檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)分管,有專人具體負(fù)責(zé),這種管理體制的形式,就是要成立并健全各單位的綜合檔案室,發(fā)揮其管理職能作用。多年檔案工作實(shí)踐告訴我們,在各立檔單位內(nèi)成立綜合檔案室,明確單位分管領(lǐng)導(dǎo),確定綜合檔案室主任和檔案人員,并根據(jù)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)情況配備兼職檔案人員,形成檔案管理網(wǎng)絡(luò),是符合當(dāng)前檔案室工作實(shí)際的。綜合檔案室負(fù)有集中統(tǒng)一管理本單位檔案和監(jiān)督指導(dǎo)所屬單位檔案工作雙重職能,既要對本單位全部檔案實(shí)行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。又要切實(shí)監(jiān)督指導(dǎo)好下屬單位的檔案工作。

(二)明確職責(zé)任務(wù),切實(shí)履行職責(zé)

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》的有關(guān)規(guī)定,機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案機(jī)構(gòu)履行下列職責(zé):“貫徹執(zhí)行有關(guān)法律法規(guī)和國家有關(guān)方針政策,建立健全本單位的檔案工作規(guī)章制度;指導(dǎo)本單位文件、資料的形成、積累和歸檔工作;統(tǒng)一管理本單位的檔案,并按照規(guī)定向有關(guān)檔案館移交檔案;監(jiān)督指導(dǎo)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作?！眹覍Ω骷壐髁n單位的檔案工作法定職責(zé)是十分明確的,關(guān)鍵是要認(rèn)識到位,依法履職。

1.制定好全宗內(nèi)檔案實(shí)體分類與保管期限劃分方案。樹立起統(tǒng)一管理全宗內(nèi)各類檔案的觀念,結(jié)合單位實(shí)際制定出一個(gè)科學(xué)、適用的檔案分類及保管期限劃分方案,規(guī)范全宗內(nèi)各類檔案實(shí)體的歸檔整理。綜合檔案室檔案人員首先要了解掌握全宗檔案的構(gòu)成情況,分清檔案門類、明確歸檔范圍、正確判定歸檔文件保管期限。其次要制定出檔案分類及保管期限劃分方案,基本方法是:第一,分清檔案門類。就我們一般接觸到的類別看,檔案門類主要有:文書、會(huì)計(jì)、科技、音像、實(shí)物檔案。少數(shù)單位還有專業(yè)(業(yè)務(wù))檔案。第二,對每一門類檔案進(jìn)行分類,合理設(shè)置類目。比如有的單位就把文書檔案分為綜合類、組織人事類、業(yè)務(wù)類。第三,確定基本歸檔范圍條款,在每一門類檔案的類目之下,細(xì)分出歸檔范圍條款。第四,對歸檔范圍的文件劃定參考保管期限。把檔案門類、類目、歸檔范圍條款、保管期限等項(xiàng)目內(nèi)容以表格形式制作出來,就形成了檔案分類及保管期限劃分方案。一個(gè)立檔單位的檔案分類及保管期限劃分方案,是指導(dǎo)并規(guī)范本單位各類檔案歸檔整理的重要業(yè)務(wù)文件,它能使檔案人員在從事檔案工作時(shí)一目了然,進(jìn)行對號入座的歸檔整理,便于較好地把握歸類合理、范圍清楚、期限判定準(zhǔn)確、確保歸檔質(zhì)量的要求,從而保持檔案業(yè)務(wù)規(guī)范化建設(shè)的連續(xù)性。檔案分類與保管期限劃分,根據(jù)不同的檔案門類,國家檔案行政主管機(jī)關(guān)和專業(yè)主管機(jī)關(guān)有不同的規(guī)范要求,要結(jié)合實(shí)際選擇參照標(biāo)準(zhǔn)。

2.依照檔案分類方案和相關(guān)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn),開展認(rèn)真細(xì)致的歸檔整理工作。在堅(jiān)持遵循文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)分不同價(jià)值,便于保管利用原則的前提下,按照各門類檔案的具體標(biāo)準(zhǔn)和分類方案,對各類歸檔文件材料進(jìn)行收集、分類、鑒定、組件或組卷、裝訂、排列、編檔號、編目錄、裝盒、統(tǒng)計(jì)、上架等的規(guī)范化整理。檔案專兼職人員必須掌握并應(yīng)用好如下的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),即:文書檔案整理執(zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則》;會(huì)計(jì)檔案整理執(zhí)行《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》;科技檔案整理執(zhí)行《科學(xué)技術(shù)檔案構(gòu)成的一般要求》;音像檔案整理執(zhí)行《照片檔案管理規(guī)范》、《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》;電子文件歸檔整理執(zhí)行《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》,等等。

綜上所述,各單位開展檔案工作的基本途徑,就是要做好三個(gè)方面的工作。首先是健全檔案工作體制,組織保證是前提,解決好有人管的責(zé)任問題;其次是明確職責(zé)任務(wù),堅(jiān)持依法履職是關(guān)鍵,解決好如何做的方法問題;再次是掌握工作標(biāo)準(zhǔn)與技能,規(guī)范檔案管理并發(fā)揮效用是目的,解決好做得怎么樣的質(zhì)量問題。三者是一個(gè)聯(lián)系緊密的整體,缺一不可。因此,各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位應(yīng)按照做好檔案工作的基本途徑,認(rèn)真開展工作,確保本單位檔案工作的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展,為國家檔案事業(yè)的不斷發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ),為人類社會(huì)延續(xù)歷史留下寶貴文化財(cái)富?！?/p>

(編輯/梁永安)