論檔案管理中存在的問題及對策

任　爽

一、基本情況

我場是墾區(qū)第三大國有農(nóng)場。建場五十年來,檔案室儲備了大量的檔案資料,這些資料是農(nóng)場發(fā)展建設(shè)的歷史記載,是今后發(fā)展建設(shè)的依據(jù)。隨著我國各項改革的不斷深入,也相應(yīng)地給檔案工作帶來了新的變化。目前,我場下設(shè)13個基層單位,分級管理,機關(guān)組織、勞動、農(nóng)業(yè)、林業(yè)、水務(wù)等40余個部門都存有檔案。

二、存在問題

近幾年,由于機構(gòu)編制和用人制度改革,單位管檔案人員變動頻繁,出現(xiàn)了忽視檔案管理的現(xiàn)象,影響了檔案工作的開展,從調(diào)查中我們發(fā)現(xiàn)目前主要存在以下問題:

(一)檔案工作意識淡簿。隨著經(jīng)濟體制不斷改革,各級部門對檔案的管理只停留在傳統(tǒng)的檔案保管上,認為檔案工作不能帶來直接經(jīng)濟效益,因此,檔案管理必備的條件解決落實差。比如,個別單位沒有專用檔案室,有的單位檔案室狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套,引起檔案材料發(fā)霉,損壞,影響檔案的整潔、完整,有的單位檔案必備的裝訂設(shè)備都無法購置齊備。

(二)檔案人員技能差。由于檔案人員變動頻繁,加之各級檔案管理人員沒有進行專業(yè)知識培訓(xùn),業(yè)務(wù)不熟悉,對檔案的重要性、檔案管理要求、檔案材料的收集、整理、歸檔范圍等業(yè)務(wù)不太了解。在檢查中,發(fā)現(xiàn)有些該歸的文件材料沒有及時歸檔,不需要歸檔的材料裝訂很好。還有,檔案的查閱不按照規(guī)定辦理,造成檔案的缺失。

(三)檔案管理制度不健全。各級檔案缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),造成歸檔范圍不明確,文件材料收集不齊全,檔案整理五花八門。個別單位檔案移交過程中沒有及時整理歸檔,檔案分散在各部門管理,沒有按規(guī)定統(tǒng)一移交檔案室,造成檔案缺損、丟失嚴重。近幾年,我們每到一個單位檢查時,發(fā)現(xiàn)50%的檔案都在工作人員的個人手中保管,10%在領(lǐng)導(dǎo)手中沒上交。致使個別檔案室的檔案材料不齊全。

(四)檔案信息資源利用率低。檔案管理人員缺乏創(chuàng)新意識,只管理不利用,達不到利用目的。在檢查中,個別單位的室藏檔案文書檔案占有比例大,而科技、專業(yè)、聲像檔案比例小,這樣的室藏結(jié)構(gòu),不能滿足社會需要的多樣性。各級檔案部門的檔案檢索工具種類單一、功能不全、檢索速度慢、效率低的現(xiàn)象普遍存在。

三、對策及發(fā)展思路

(一)提高認識,增強檔案工作的意識

檔案管理是一項長遠的系統(tǒng)化工程,它需要全社會的參與,特別是在提高領(lǐng)導(dǎo)認識程度和網(wǎng)絡(luò)化管理上細化文章。因此,必須提高認識,增強檔案意識,把檔案工作納入整體工作的規(guī)劃和目標(biāo)管理之中,制定出《檔案管理工作發(fā)展規(guī)劃》。為了保證規(guī)劃目標(biāo)的有效實現(xiàn),還必須從健全網(wǎng)絡(luò)、嚴格考核入手,成立由領(lǐng)導(dǎo)主抓,檔案人員全面管理,上級檔案部門具體指導(dǎo)的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組,明確各部門的職責(zé),層層簽訂目標(biāo)考核責(zé)任狀,采取一級對一級負責(zé),保證三掛鉤的運行到位。檔案管理部門要建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房,配置鐵質(zhì)的檔案柜,庫房、閱覽室、辦公室三分開。目前,還配備計算機、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備,以適應(yīng)新時期檔案的管理。目前,只要領(lǐng)導(dǎo)重視的單位,檔案就管得好,基本設(shè)施比較完善。

(二)加強業(yè)務(wù)培訓(xùn),提高檔案人員的整體素質(zhì)

抓好檔案人員素質(zhì)教育是一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。業(yè)務(wù)培訓(xùn)是提高檔案人員素質(zhì)的有效手段,必須要采取長短期輪訓(xùn)和實際操作技能培訓(xùn)相結(jié)合的方法,既著眼于專業(yè)技術(shù)人員的培養(yǎng),又不忘抓一般工作人員的業(yè)務(wù)水平提高;既創(chuàng)造條件提供專業(yè)技能深造機會,又不忽視崗位技能的培訓(xùn)。一方面組織檔案人員參加我省舉辦的檔案培訓(xùn)班進行學(xué)習(xí),使他們了解管理檔案的重要性,增強責(zé)任心;另一方面組織檔案人員到業(yè)務(wù)相同或相近的檔案管理先進單位參觀學(xué)習(xí),邀請檔案行政主管部門的領(lǐng)導(dǎo)、專家講課或指導(dǎo)工作;讓檔案人員掌握如何收集、鑒別歸檔材料、整理、裝訂檔案的技術(shù),更新其知識結(jié)構(gòu),提高其業(yè)務(wù)水平。還要加強計算機的學(xué)習(xí),使他們盡快掌握計算機網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)技術(shù),盡快適應(yīng)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化工作,努力打造一批新型的檔案專業(yè)人才。

(三)健全制度,推進檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化

沒有規(guī)矩不成方圓。規(guī)范有序的檔案管理機制,保證各項管理機制的建立和完善是促進檔案事業(yè)健康運行和提檔升級的根本保障。一是建立健全檔案的收集制度。制定出嚴格的歸檔范圍,確保文件材料的完整齊全。二是建立健全檔案管理制度和責(zé)任追究制。避免檔案的丟失、改動。嚴格手續(xù),做到移交、接收材料要有登記,借閱、復(fù)印檔案要有登記,對檔案管理中出現(xiàn)的問題要實行責(zé)任追究。使檔案管理工作向依法治檔的軌道發(fā)展。三是加強特殊載體的管理制度。對于特殊載體檔案要進行規(guī)范化管理。如電子文件管理、計算機設(shè)備、多媒體設(shè)備等標(biāo)準(zhǔn),都應(yīng)加以完善。

(四)豐富室藏,加大檔案信息資源的開發(fā)利用力度

要提高檔案的利用率,開發(fā)利用好檔案信息資源,就必須做好以下幾方面的工作。

1.豐富檔案信息資源。檔案部門要加強檔案的接收和征集工作,擴大檔案的接收范圍和征集門類,力爭建成檔案數(shù)量充足,內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理、質(zhì)量優(yōu)化并富有特色的檔案信息資源保障體系。

2.建立檔案目錄中心。隨著檔案數(shù)量的急劇增加和現(xiàn)代社會對檔案利用頻繁需求,傳統(tǒng)的檔案利用方式與方法已不適應(yīng)檔案用戶的需要和檔案信息加工的需要,因此,檔案部門必須大力改變和更新檔案利用的方法,并盡可能地使用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù),特別是計算機技術(shù)和現(xiàn)代縮微技術(shù)等。各級檔案部門應(yīng)建立檔案目錄中心,將本地區(qū)、本系統(tǒng)保存的檔案資料,通過實體分散、目錄集中的方法匯集起來,實現(xiàn)檔案資源的共享。

3.拓寬檔案服務(wù)范圍。 檔案部門要有效地開發(fā)利用檔案信息資源,首先必須轉(zhuǎn)變觀念,樹立主動服務(wù)觀念、開放觀念、競爭觀念、協(xié)作觀念和市場觀念等五種全新的觀念。其次要根據(jù)黨和政府各方面的中心工作,結(jié)合檔案部門實際,有重點的開發(fā)檔案信息資源。在檔案信息的傳播手段上,要打破常規(guī),充分利用檔案部門信息開發(fā)的優(yōu)勢,通過各種有效的傳播手段,擴大檔案館(室)在社會公眾中的影響。電子文件歸檔、電子檔案管理以及電子技術(shù)處理出現(xiàn),為檔案信息資源開發(fā)利用提出了新的課題?！?/p>

(編輯/梁永安)