企業(yè)微信在地市級(jí)煙草企業(yè)管理應(yīng)用研究

胡衛(wèi)華

摘 要：隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)和終端的高速發(fā)展，傳統(tǒng)的工作模式正在改變，企業(yè)員工可以借助移動(dòng)終端上的工作平臺(tái)隨時(shí)隨地處理工作，極大地提高工作效率。本文擬結(jié)合企業(yè)的移動(dòng)辦公需求和企業(yè)微信的移動(dòng)辦公功能，對(duì)企業(yè)微信在地市級(jí)煙草企業(yè)管理中的應(yīng)用提出幾點(diǎn)拙見，以供商榷。

關(guān)鍵詞：微信;煙草行業(yè);管理研究

辦公效率是管理者和員工的永恒命題。在以數(shù)字經(jīng)濟(jì)為核心的新一輪科技革命下，一款專注提升企業(yè)組織內(nèi)部溝通和協(xié)同效率的App——企業(yè)微信于2016年上線，推動(dòng)了全新智能移動(dòng)辦公方式的深入發(fā)展。

一、企業(yè)的智能移動(dòng)辦公

企業(yè)微信等各類移動(dòng)辦公App的出現(xiàn)，徹底改變了傳統(tǒng)工作方式，引領(lǐng)企業(yè)邁入智能移動(dòng)辦公時(shí)代。

智能移動(dòng)辦公的場(chǎng)景是：一個(gè)人可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)，跟任何人和物做簡(jiǎn)單高效的溝通，互相感知、互相協(xié)作。

二、企業(yè)微信在移動(dòng)辦公中的作用

企業(yè)微信除了具有類似微信的聊天功能，還預(yù)設(shè)通訊錄管理、文件盤、考勤打卡、審批匯報(bào)、公告、視頻會(huì)議、收付款、企業(yè)郵箱、公費(fèi)電話等基礎(chǔ)辦公功能，并為企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)的第三方應(yīng)用，覆蓋移動(dòng)辦公、團(tuán)隊(duì)協(xié)同、客戶關(guān)系、文化建設(shè)等多個(gè)領(lǐng)域，助力企業(yè)高效溝通與管理，一站式解決企業(yè)辦公問題。

三、企業(yè)微信相比其它移動(dòng)辦公APP的優(yōu)勢(shì)

一般來說，移動(dòng)辦公APP都必須具備跨平臺(tái)操作的能力，同時(shí)支持IOS、Android系統(tǒng)，穩(wěn)定地兼容各種型號(hào)的手機(jī)，很多移動(dòng)辦公APP做不到這一點(diǎn)。

企業(yè)微信不用考慮軟件的兼容性，它直接將各種功能嵌入，幫助企業(yè)打破了信息流通的壁壘，實(shí)現(xiàn)了PC端與移動(dòng)端的數(shù)據(jù)同步互通，讓企業(yè)團(tuán)隊(duì)做到真正意義上的無障礙溝通協(xié)作，提升管理和執(zhí)行效率。

當(dāng)前許多移動(dòng)辦公APP為了表現(xiàn)自身的強(qiáng)大可靠，一味求全，開發(fā)出數(shù)量過多的功能應(yīng)用，實(shí)際用戶操作起來很不方便，大部分功能是雞肋，費(fèi)流量又費(fèi)精力。

而企業(yè)微信抓住用戶在移動(dòng)辦公時(shí)最重要的即時(shí)溝通需求，設(shè)計(jì)了“架構(gòu)導(dǎo)入”功能：將企業(yè)架構(gòu)導(dǎo)入進(jìn)微信中，不同部門之間尋人更方便。即使不是好友，同事之間也可以隨時(shí)一對(duì)一、多對(duì)多聊工作，讓員工之間自然產(chǎn)生互動(dòng)，把企業(yè)在移動(dòng)辦公中最剛需的功能做到極致。

在企業(yè)即時(shí)通訊方面，企業(yè)微信針對(duì)企業(yè)各部門信息交流不順、協(xié)作不及時(shí)，造成工作滯后甚至遺誤的實(shí)際情況，開發(fā)了“消息提醒”功能。無論是布置任務(wù)還是匯報(bào)工作，上司與下屬都將在發(fā)布消息的第一時(shí)間收到提醒，這樣即使是出差在外，也能順利實(shí)現(xiàn)上傳下達(dá)的有效溝通。

四、企業(yè)微信在地市級(jí)煙草企業(yè)的應(yīng)用現(xiàn)狀以及改進(jìn)措施

筆者所在的十堰市煙草公司于2018年正式上線了企業(yè)微信平臺(tái)，開通了系統(tǒng)預(yù)設(shè)的客戶聯(lián)系、信息即時(shí)溝通、通訊錄、審批、匯報(bào)、文件盤等基礎(chǔ)功能，以及辦公逸考勤和假期管理、經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)、零售戶信用評(píng)價(jià)、企業(yè)小助手、TAPD、值班等第三方應(yīng)用功能，在全市煙草系統(tǒng)范圍內(nèi)進(jìn)行推廣應(yīng)用。由于簡(jiǎn)單易學(xué)，，在加強(qiáng)內(nèi)部協(xié)作、提高生產(chǎn)、服務(wù)效率方面發(fā)揮了一定作用，但同時(shí)也存在一些問題。

首先是企業(yè)微信的即時(shí)通訊功能使用度不高。企業(yè)員工的人際關(guān)系資源、客戶關(guān)系資源主要集中在個(gè)人微信，由于使用習(xí)慣的原因，企業(yè)員工之間的信息溝通、員工和客戶之間的信息溝通以及文件傳遞，主要還是通過個(gè)人微信來完成。

其次是企業(yè)微信的部分移動(dòng)辦公功能相對(duì)單一，沒有真正用起來。主要原因有三點(diǎn)，一是企業(yè)還有其它移動(dòng)辦公App，例如掌上知行、協(xié)同通信等，各App的辦公功能沒有進(jìn)行有效的整合;二是缺乏配套的管理制度支撐，收發(fā)公文、物資采購(gòu)、請(qǐng)示審批、合同簽署等工作由現(xiàn)行的管理制度文件界定，和企業(yè)微信的流程、格式規(guī)范不完全統(tǒng)一;三是現(xiàn)有的電腦OA系統(tǒng)基本能夠滿足大多數(shù)辦公需求，部分員工也習(xí)慣于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件傳遞，對(duì)移動(dòng)辦公的需求沒有進(jìn)一步挖掘。

最后是企業(yè)微信用戶的黏性、互動(dòng)性比較弱。個(gè)人微信的用戶可以在微信上聊工作、聊生活，使用各類小程序，瀏覽豐富的公眾號(hào)信息，用戶的黏性、互動(dòng)性很強(qiáng)，而企業(yè)微信絕對(duì)是以工作為主，缺少人性化氛圍、文化氛圍，用戶基本上是被動(dòng)地使用，而不是積極主動(dòng)地應(yīng)用。

針對(duì)上述問題，筆者建議采取以下措施：

一是積極開展企業(yè)認(rèn)證，實(shí)現(xiàn)企業(yè)微信和個(gè)人微信互通。互通后，企業(yè)微信可以添加客戶的個(gè)人微信為好友，可以像普通微信好友之間一樣聊天溝通，實(shí)現(xiàn)跨平臺(tái)溝通。而客戶可以在自己的個(gè)人微信中看到實(shí)名認(rèn)證過的企業(yè)好友，同時(shí)客戶資源也全部沉淀在企業(yè)微信中，不受員工崗位變動(dòng)的影響。

二是整合其它移動(dòng)辦公App，完善企業(yè)微信平臺(tái)的移動(dòng)辦公功能。移動(dòng)辦公系統(tǒng)的架構(gòu)是關(guān)系到煙草管理系統(tǒng)工作效果的關(guān)鍵，如果選定了企業(yè)微信做為企業(yè)移動(dòng)辦公的主要平臺(tái)，最好是將各項(xiàng)孤立的基礎(chǔ)服務(wù)、數(shù)據(jù)查詢、辦公功能整合進(jìn)來，從而集中資源，提高企業(yè)微信的使用率。

三是建立、健全與企業(yè)微信使用相匹配的管理制度。通過制度支撐，突出企業(yè)微信辦公平臺(tái)的工作效力，統(tǒng)一、規(guī)范管理流程和管理要求，推進(jìn)無紙化公文傳輸、信息共享和交流，提高辦公效率，降低管理成本。

四是積極開發(fā)、利用企業(yè)微信中的文化建設(shè)功能。企業(yè)微信自帶員工吧功能，員工可以自由發(fā)帖、交流思想、組織文娛活動(dòng)。此外，企業(yè)微信還有大量的第三方應(yīng)用，功能涵蓋了生日問候、投票、讀書活動(dòng)、年會(huì)、培訓(xùn)、在線激勵(lì)等豐富的文化建設(shè)功能。通過開啟這些功能，突出企業(yè)關(guān)懷，營(yíng)造和諧、愉悅的工作氛圍，彌補(bǔ)企業(yè)微信工作屬性所帶來的情感缺失。

五、關(guān)于企業(yè)微信使用時(shí)的安全性

企業(yè)微信主要在手機(jī)終端上使用，由于手機(jī)終端是一種難以控制的終端，其使用環(huán)境復(fù)雜多樣，因此，許多比較敏感的應(yīng)用，在向手機(jī)終端發(fā)布的時(shí)候，都有一些安全方面的顧慮。而企業(yè)又有很多機(jī)密的內(nèi)部數(shù)據(jù)，因此企業(yè)微信在設(shè)計(jì)、使用時(shí)更應(yīng)該考慮系統(tǒng)的安全性?？梢圆捎靡苿?dòng)辦公系統(tǒng)的架構(gòu)安全機(jī)制，來彌補(bǔ)手機(jī)終端的安全風(fēng)險(xiǎn)，通過數(shù)據(jù)不出內(nèi)網(wǎng)和應(yīng)用系統(tǒng)隔離兩種方式來實(shí)現(xiàn)。

六、結(jié)語(yǔ)

互聯(lián)網(wǎng)+沒有普適的方法和路徑，每個(gè)行業(yè)每個(gè)企業(yè)在互聯(lián)網(wǎng)化的過程中，都需要不斷思考、摸索適用于自身的路徑。從當(dāng)前智能移動(dòng)辦公系統(tǒng)的發(fā)展情況來看，企業(yè)微信具有與個(gè)人微信一致的使用體驗(yàn)、豐富的移動(dòng)辦公應(yīng)用、連接個(gè)人微信的能力，這是企業(yè)打通互聯(lián)網(wǎng)連接低成本投入、風(fēng)險(xiǎn)小、傳播面廣、快速見效的方法。