淺談企業(yè)會計電算化

馬祥山

摘要:當(dāng)前是一個信息化的時代,企業(yè)會計電算化的出現(xiàn)與普及使人類實現(xiàn)了“以機(jī)代人”的設(shè)想,但還存在著一些問題,針對問題提出了具體的解決對策,推進(jìn)企業(yè)會計電算化工作更快更好地向前發(fā)展。

關(guān)鍵詞:會計電算化;對策;發(fā)展

隨著計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)體制改革的深化,會計電算化得到迅速普及和發(fā)展,我國電算化事業(yè)起步較晚,在這普及和發(fā)展的大好局面下,我們不能不看到一些發(fā)展中的問題,因此開展會計電算化系統(tǒng)是新形勢下擺在我們面前的新任務(wù)。

一、企業(yè)實行會計電算化應(yīng)注意的問題

1.在實行會計電算化之前應(yīng)注意的問題

客觀分析評價企業(yè)目前的會計工作現(xiàn)狀。事物的現(xiàn)狀一定程度上決定其發(fā)展的未來,會計工作同樣如此。如果目前會計工作無章可循,隨意性較大,科目設(shè)置不符合會計制度,相關(guān)數(shù)據(jù)之間不吻合,內(nèi)控制度不健全,會計人員素質(zhì)低下,這種現(xiàn)狀,就很明顯地說明該企業(yè)缺乏實施會計電算化的基礎(chǔ)。因為實行電算化,相關(guān)的運行環(huán)境至關(guān)重要:科目設(shè)置不符合會計制度,數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、不吻合,無法完成初始化工作;人員素質(zhì)低下無法完成人機(jī)對話,日常工作將受影響;工作無章可循,隨意性大,內(nèi)控制度不健全,容易導(dǎo)致工作的無序,核算的脫節(jié),出現(xiàn)漏洞,滋生貪污舞弊行為。所以在實行電算化之前,要客觀地評價會計工作現(xiàn)狀,找出差距,奠定必要的基礎(chǔ),待符合運行的環(huán)境后再考慮實行電算化。

要考慮所選軟件的前瞻性和成長性。事物是不斷變化發(fā)展的,我們的企業(yè)在逐步地壯大,業(yè)務(wù)在多方位地延伸,同時國家會計制度也隨著國情的變化而處于不斷的變革和完善之中,今后隨著具體會計準(zhǔn)則的相繼頒布,將逐步取消現(xiàn)行行業(yè)會計制度,改為執(zhí)行具體的會計準(zhǔn)則。此外,我國已經(jīng)加入WTO,與國際會計慣例接軌工作正逐步進(jìn)行,那么選擇軟件時,除要滿足上述分析的特殊性要求外,還要考慮所選擇軟件的前瞻性和成長性,以滿足未來企業(yè)發(fā)展和會計制度更新的要求,避免因更換軟件而使企業(yè)增加額外的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)對會計工作的連續(xù)性造成不必要的麻煩。

2.在實行會計電算化之后應(yīng)注意的問題

在初始化之前要制定具體的實施方案。在確定準(zhǔn)備使用的軟件后,便要在符合會計政策、會計原則的前提下,根據(jù)企業(yè)自身的需要進(jìn)行系統(tǒng)初始化設(shè)置,然后將期初數(shù)據(jù)錄入,這個過程就如同我們選購新房后,在不改變房屋結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上,根據(jù)個人需求、喜好進(jìn)行內(nèi)部裝修,布局計劃,一切就緒后才搬入家具正式入住。必須建立嚴(yán)格的內(nèi)控制度?；镜膬?nèi)控制度應(yīng)該包括會計人員權(quán)限的合理設(shè)置,人員之間的明確分工,相互之間的配合與制約。通過內(nèi)控制度的有效實施,防止舞弊行為的發(fā)生,避免給企業(yè)在工作上造成不必要的推諉和扯皮,在經(jīng)濟(jì)上造成不必要的損失。一定要采用機(jī)內(nèi)逐張審核簽字辦法。有的軟件允許逐張簽字與一次性簽字自由選擇,如果采用機(jī)外審核、機(jī)內(nèi)一次簽字,在中間會形成漏洞,一旦制證人員已打印出的正確憑證在機(jī)內(nèi)再修改,進(jìn)行舞弊操作,審核人員從憑證上難以發(fā)現(xiàn),給不法人員造成可趁之機(jī)。此外,實行會計電算化以后,每個操作人員的口令要絕對保密,要定期對軟硬件進(jìn)行維護(hù)、保養(yǎng),定期備份財務(wù)數(shù)據(jù),財務(wù)主管定期查看上機(jī)記錄,定期上機(jī)檢查賬務(wù),將糾錯防弊貫穿于始終。

二、會計電算化環(huán)境下的企業(yè)對策

在會計電算化普及和發(fā)展的大好局面下,無疑給企業(yè)帶來了巨大的效益,但同時也帶來了新的問題和挑戰(zhàn),因此建立一個健康良好的會計電算化系統(tǒng)是時代發(fā)展的趨勢。要解決其中的問題,應(yīng)主要采取以下對策:

1.加強(qiáng)計算機(jī)硬件、軟件管理

財務(wù)軟件公司在軟件開發(fā)中,必須引入安全稽核機(jī)制,對重要的操作日志進(jìn)行記載,并進(jìn)行必要的權(quán)限設(shè)置,使業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)只有在解密的條件下才能使用,同時必須進(jìn)行必要的身份認(rèn)證和內(nèi)容檢查,控制一些軟件的安裝,尤其是數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)軟件,以防止利用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)打開賬套數(shù)據(jù)庫,進(jìn)行非法處理,拒絕一切無關(guān)人員使用計算機(jī)。

2.加強(qiáng)基礎(chǔ)工作建設(shè),改善會計電算化運行環(huán)境

要充分發(fā)揮電算化會計運算速度快、存儲容量大的特點,使其在財務(wù)管理中發(fā)揮應(yīng)有的作用,還需加強(qiáng)基礎(chǔ)工作的建設(shè),改善會計電算化的運行環(huán)境。

總之,目前我國的會計電算化仍不完善,也沒有被所有的企業(yè)、部門所接受,所以我們?nèi)砸^續(xù)會計電算化方面的研究。而在會計電算化環(huán)境中,仍要以《會計法》、《獨立審計準(zhǔn)則》為基本準(zhǔn)則,在對各業(yè)務(wù)循環(huán)進(jìn)行審計時,以存在或發(fā)生、完整性、權(quán)利和義務(wù)、估價和分?jǐn)?、表達(dá)與披露五個認(rèn)定為依據(jù),在手工會計與審計方法的基礎(chǔ)上,運用電子計算機(jī)技術(shù),使會計電算化更趨于成熟完善與普及,真正使其服務(wù)于企業(yè)并行之有效,真正使其與時俱進(jìn)。

三、完善企業(yè)會計電算化的幾點設(shè)想

內(nèi)部控制制度是企業(yè)會計電算化信息真實可靠的有力保證。因此,完善企業(yè)會計電算化內(nèi)部控制是刻不容緩的事情,是建立現(xiàn)代企業(yè)制度的內(nèi)在要求,也是提升企業(yè)競爭力的重要途徑。

1.加強(qiáng)電算化程序操作控制

為了保證財務(wù)信息處理質(zhì)量,必須減少差錯和事故的產(chǎn)生,要制定必要的上機(jī)規(guī)定和操作程序,這是操作控制制度化的具體表現(xiàn)。上機(jī)規(guī)定主要是對計算機(jī)機(jī)房內(nèi)工作所作的一般性規(guī)定,操作程序是對計算機(jī)業(yè)務(wù)處理過程的具體操作步驟和具體要求,包括各種操作命令、設(shè)備的使用說明、病毒防治、黑客的攻擊以及非常情況處理等等。具體包括:(1)無關(guān)及外來人員不能隨意操作帶有會計電算化軟件的計算機(jī);(2)財務(wù)人員要根據(jù)嚴(yán)格審批、完整真實的原始憑證錄入數(shù)據(jù),對輸入的數(shù)據(jù)有疑問,應(yīng)及時核對,不得擅自修改,輸入有誤,需按系統(tǒng)提供的功能加以改正,如負(fù)數(shù)應(yīng)沖正憑證或編制補(bǔ)充登記憑證加以改正;(3)對外不得擅自提供任何數(shù)據(jù)和資料;(4)不準(zhǔn)使用外來的存儲介質(zhì),如軟盤、U盤、移動硬盤等,以防病毒的侵害和黑客的攻擊;(5)開機(jī)后,不得擅自離開工作現(xiàn)場,如有事離開時,需將計算機(jī)引入休眠狀態(tài),再次進(jìn)入時,需提供用戶密碼或口令,以防他人非法使用計算機(jī),竊取資料和數(shù)據(jù);(6)做好日常數(shù)據(jù)和資料的備份,以防數(shù)據(jù)丟失,同時將損失減少到最低。只有加強(qiáng)內(nèi)部控制才能減少錯誤的發(fā)生,才能從根本上保證會計信息的真實、可靠和完整。

2.要加強(qiáng)系統(tǒng)安全控制

安全控制是非常重要的,因為它是計算機(jī)系統(tǒng)運行的外部環(huán)境,主要包括人員安全、硬件安全和軟件安全。人員安全是指操作人員的權(quán)限限制、密碼控制、操作日志記錄、以及禁止非電腦操作人員接觸電腦等;硬件安全是指電腦本身及其附屬設(shè)備的安全性,比如電腦硬盤的生命周期、單獨的安全供電系統(tǒng)、保護(hù)性設(shè)備的配備;軟件安全指財務(wù)軟件本身的安全性,以及對抗病毒、黑客攻擊的能力,包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份認(rèn)證和識別、入侵檢測以及網(wǎng)絡(luò)防火墻等等。因此要加強(qiáng)系統(tǒng)安全控制,保證計算機(jī)系統(tǒng)運行安全。

3.要加強(qiáng)內(nèi)部審計工作

內(nèi)部審計既是企業(yè)自我監(jiān)控、自我發(fā)展和完善的手段,同時也是強(qiáng)化內(nèi)部會計監(jiān)督的制度。在會計電算化和網(wǎng)絡(luò)化的時代,由于“人機(jī)”這種特殊的表現(xiàn)形態(tài),內(nèi)部審計工作將更加嚴(yán)格和重要。具體包括:(1)定期和不定期的對會計資料進(jìn)行審計,確保電算化下會計處理的正確性,正確執(zhí)行《會計法》及相關(guān)的法律法規(guī),保證審核費用符合公司的內(nèi)部控制制度,做到憑證附件的合法、完整;(2)對計算機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)與紙質(zhì)數(shù)據(jù)一致性進(jìn)行檢查,對不妥或錯誤的賬表進(jìn)行相應(yīng)的更正和調(diào)整;(3)監(jiān)督檢查數(shù)據(jù)保存方式的安全,防止人為篡改歷史數(shù)據(jù)。

隨著電子計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)的發(fā)展,會計電算化已非常普遍,隨之而來的新問題和新課題也將增多,同時新的會計理論和方法也將不斷出現(xiàn),使得會計電算化得到不斷的完善和發(fā)展,也使得內(nèi)部控制制度不斷調(diào)整、改善,真正做到財務(wù)數(shù)據(jù)的可靠性、真實性和完整性,以提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和競爭力。

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