再探ＥＲＰ系統(tǒng)下企業(yè)的物料管理

李延利

摘要:ERP——企業(yè)資源計劃(Enterprise Resource Planning),是由美國Garter Group Inc咨詢公司首先提出的,是當今國際上先進的企業(yè)管理模式。隨著科學技術特別是信息工程計算機技術等高科技技術的飛速發(fā)展和普及,世界已進入到了信息時代。

關鍵詞:ERP;企業(yè)管理

早在20世紀30年代,西方經濟學家通過對庫存物料隨時間的推移而使用和消耗規(guī)律的研究提出了訂貨點的方法和理論,并將其運用于企業(yè)的庫存計劃管理。訂貨點法是根據歷史記錄和經驗來估測未來的物料需求。隨后在20世紀60年代中期,美國IBM公司的管理專家約瑟夫?奧利佛博士首先提出了獨立需求和相關需求的概念,并在此基礎上總結出了一種新的管理理論——物料需求計劃MRP理論。

一、ERP的內涵

ERP是一個集合企業(yè)內部的所有資源,進行有效的計劃和控制,以達到最大效益的集成系統(tǒng)。它的核心是面向供應鏈的管理思想,載體是綜合應用了客戶機/服務器體系、關系型數據庫結構、面向對象技術、網絡通訊等信息技術,按照ERP管理思想設計的軟件產品。它在企業(yè)資源最優(yōu)化配置的前提下,整合企業(yè)內部主要或所有的經營活動,協(xié)調企業(yè)各管理部門圍繞市場導向開展業(yè)務活動,使得企業(yè)在激烈的市場競爭中全方位地發(fā)揮足夠的能力從而取得最好的經濟效益,包括財務會計、管理會計、生產計劃及管理、物料管理、銷售與分銷等主要功能模塊。

二、物料管理概述

1.物料管理的概念

為了產品銷售,所有需要列入計劃、控制庫存、控制成本的一切“材料”即稱為物料,這里材料的含義是相當寬泛的,其范圍包括原材料、配方成分、配套件、標準件、毛坯、副產品、聯產品、在制品、產成品,還包括設備備件、工藝裝備,甚至能源也可以屬于物料,這是一種不能庫存的物料。實際上在ERP中通常使用的物料清單(BOM),其中最基本元素就是物料。物料管理是企業(yè)生產經營活動中一項最基本的不可缺少的活動。物料管理就是科學的、系統(tǒng)地計劃、協(xié)調控制企業(yè)各部門的活動,以經濟、有效的方式地在合適時機向企業(yè)各部門提供合適數量和質量的物料。

2.物料管理的具體內容

物料管理工作的范圍從采購計劃→接收物料→原材料入庫→出庫配套→產品計劃與控制→產成品入庫→發(fā)貨或銷售→售后服務等。在物料系統(tǒng)中,輸入的是企業(yè)的生產經營計劃,輸出為產品,系統(tǒng)目標是在保證生產正常進行的前提下盡量降低庫存成本。物料管理的主要內容包括物料需求,物料采購和庫存控制三大部分。物料需求計劃是企業(yè)制定物料采購的基礎,物料采購計劃的制定又要受物料庫存狀況的反饋控制。下面是三者的關系圖:

(1)物料需求

要分析物料需求結構,首先需了解產品結構,而銷售產品是直接由市場或客戶訂貨確定的,它處于產品結構的頂層,相應地,對銷售產品的需求也處于需求結構的最高層,又稱為“獨立需求”。銷售產品的形成要依靠處于產品結構下層的零部件、配套件、毛坯、原材料等完成,因此可以說對銷售產品的需求決定了這些下層產品的需求,稱為“相關需求”。根據以上分析,說明獨立需求的管理是相當重要的,獨立需求一旦確定,則可以根據產品結構計算得到相關需求,從而制定生產計劃。

(2)物料采購

物料采購計劃是企業(yè)根據物料需求計劃和庫存情況,結合市場供應狀況而制定的。一般采購時要確定最優(yōu)定購量(即經濟批量),按該定購量進行采購是可使庫存成本最低,同時又能保證生產正常進行。物料采購通常有定量訂貨和定期訂貨兩種方式,定量訂貨是指當庫存降至一定水準時,便以既定的數量去采購,這種方式是用于屬于買方市場的大部分物料。定期訂貨是制定后的時間和周期預先確定,訂貨數量根據庫存情況臨時確定的訂貨方式。ERP系統(tǒng)將給采購管理的日常工作帶來質的變化。關鍵將放在如何降低成本上。

(3)庫存管理

傳統(tǒng)上對庫存管理的理解是對物料的進、出、存的業(yè)務管理,但這種理解在ERP系統(tǒng)中是不全面的。“庫存”是指以支持生產、維護、操作和客戶服務為目的而存儲的各種物料,而“庫存管理”就是“與庫存物料計劃與控制相關的所有業(yè)務”。庫存管理工作應該包括物料的存儲、收發(fā)、使用及計劃與控制等相關的各個方面。庫存管理子系統(tǒng)通過對庫存物品的入庫、出庫、移動、盤點等操作進行全面的控制和管理,幫助企業(yè)的倉庫管理人員管理庫存物品,以達到降低庫存,減少資金占用,杜絕物料積壓與短缺現象,提高客戶服務水平,保證生產經營活動順利進行的目的。

三、ERP系統(tǒng)下企業(yè)物料管理方案探討

1.建立適應ERP管理系統(tǒng)的物料代碼體系

物料信息作為ERP等管理系統(tǒng)的核心基礎數據,如何給它以準確、直觀的標識和描述,使之成為組織內統(tǒng)一的信息交流語言,形成統(tǒng)一的物料信息代碼體系就是重要前提。物料代碼已經成為溝通部門之間信息交流的共同語言和不同數據庫信息鏈接的紐帶,它在處理訂單、產品結構、生產提前期、生產計劃與采購計劃、跟蹤在制品狀態(tài)及物資管理狀態(tài)等方面都起到了重要的橋梁作用。

但是,代碼體系在實際應用過程中存在很多問題,給企業(yè)物料管理帶來很多問題。為了解決這些問題,必須從以下幾個方面著手改革。

(1)成立公司代碼管理小組。由公司標準化室負責全公司物資代碼的編制原則和方法制定以及代碼體系的系統(tǒng)維護和管理,物資管理部、采購部和設備部等在統(tǒng)一的代碼編制原則指導下對所管理的物料制定詳細的編碼細則,并對物料進行物料代碼的編制,發(fā)送到公司代碼管理小組,經代碼唯一性查對后由小組啟用,各部門應隨時將出現的情況向代碼管理小組局域網反饋。

(2)制定制度和流程,規(guī)范原始信息及信息傳遞渠道。造成信息失真的主要原因是信息的定義和表達不規(guī)范、不準確而引起的。因此我們從制度和流程上,對各種原始單據、報表及其他信息載體中的各種基礎數據和信息進行規(guī)范,并制定企業(yè)標準。

(3)加強對相關人員進行組織代碼體系的使用和維護以及ERP管理系統(tǒng)的基礎應用知識培訓,加強各部門員工的溝通和交流。

2.建立車間物料管理與過程監(jiān)控系統(tǒng)

基于很多企業(yè)車間物料管理存在的問題,筆者提出建立一套“車間物料管理與過程監(jiān)控系統(tǒng)”,配以相應的硬件網絡,對車間物料及其加工過程進行智能化的管理。本系統(tǒng)能實現車間生產現場物料工藝參數的實時采集、修改和查詢,實時監(jiān)控整個物料加工過程和物料流動情況,保證物料加工過程的安全性。

同時,通過使用本系統(tǒng)可以提高工作效率和工作質量,減輕工作人員負擔,可以避免不必要的人力、財力和物力的浪費。單位領導通過系統(tǒng)網絡能夠在控制中心,而不必親自到達生產現場,就可以監(jiān)控物料的加工狀況以及物料在生產線上的流動情況。

3.加強物料管理信息化建設

物料管理信息化建設是在對企業(yè)現有管理高度適應的基礎上,實現了物料管理系統(tǒng)與財務信息系統(tǒng)的高度集成;在對物料業(yè)務流程管理的基礎上,實現對物料計劃、庫存資金的實時監(jiān)控,實現對資本性支出成本、維護成本和往來業(yè)務的實時控制;為生產部門、財務部門科學管理物料業(yè)務、精確掌握物料數據提供了有效的工具。通過多年的實際應用和不斷改進,物料管理信息化可在不改變業(yè)務流程和部門分工的前提下,幫助企業(yè)以信息化手段實現“規(guī)范物料編碼生成、強化物料需求計劃管理、靈活安排物料資金使用、規(guī)范物料業(yè)務處理、實時完成物料財務稽核、實現物料管理與財務管理的一體化應用”的管理目標。

4.適時做好庫存量控制,完善財務管理制度

ERP項目促進了企業(yè)工作,確定了庫存量控制和儲備資金。相關主管部門可以通過以下步驟來減少庫存:嚴格車間、班組的采購計劃管理,提高計劃準確率;及時對庫存結構進行分析、調整;把技術管理與供應管理有機地結合起來;對遺留下來的超儲積壓配件,單獨建賬管理;對內平衡調劑利用,對外廣招用戶,折價銷售處理;財務部門要不定期地會同機動、供應部門對車間的物料管理進行抽檢,同時實行嚴格的料單領用制度;財務部門要制訂嚴格科學的責任績效考核制度并認真落實;總公司、各子單位、各相關責任部門每個環(huán)節(jié)、每個主要責任人都要在減少庫存的工作中擔當角色,使減少庫存同時又避免缺貨的目標成為公司范圍的計劃。

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