大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理研究

文/魏順霞，中山市古鎮(zhèn)鎮(zhèn)檔案館

檔案管理，亦稱檔案工作，是檔案館直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱，是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。隨著，大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案信息量很大，采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)和人工管理方式，難以將現(xiàn)有的檔案信息資源充分的利用起來，檔案信息中的潛在價值也難以得到有效的開發(fā)。所以，必須要采用先進的技術(shù)對檔案進行管理，以提高其管理質(zhì)量。

1 大數(shù)據(jù)對檔案管理的影響

1.1 有利于創(chuàng)新檔案管理理念

傳統(tǒng)的檔案管理工作均是以紙質(zhì)形式進行的，不僅消耗大量的紙張、碳粉等辦公用材，不環(huán)保也不利于提高工作效率，還造成不同部門之間的重復(fù)存檔，給檔案整理和存檔、利用均帶來很大的壓力。加上，紙質(zhì)存檔對檔案庫房保管條件要求高，一般鎮(zhèn)區(qū)單位的庫房條件難保證。紙質(zhì)檔案在保管和利用的過程中，容易出現(xiàn)質(zhì)量問題，甚至造成紙質(zhì)文件損毀。因此，數(shù)字化檔案管理的發(fā)展，適應(yīng)時代發(fā)展的要求，是一種創(chuàng)新的檔案管理理念。它通過無紙化管理，既能縮小檔案的物理儲存空間，又能使檔案制作、更新、查閱利用等工作更加便捷。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，并將檔案進行備份，也有利于提升檔案信息的安全性。

1.2 有利于提升檔案管理系統(tǒng)空間

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，要對檔案信息進行更新擴展會比較困難，所以檔案管理系統(tǒng)缺乏靈活性。隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，檔案的儲存方式發(fā)生很大的改變，使得其儲存空間大幅度提升，檔案管理系統(tǒng)更加靈活。比如，構(gòu)建信息化的檔案管理平臺，利用云計算技術(shù)對系統(tǒng)結(jié)構(gòu)進行設(shè)計，檔案管理人員可隨時將新的檔案信息更新到系統(tǒng)中。隨著系統(tǒng)中儲存信息的不斷增加，云計算技術(shù)可以對迅速的擴展服務(wù)器的容量，從而增強檔案管理的便捷性。例如，中山市文檔平臺是一種適用于24個鎮(zhèn)區(qū)及市直機關(guān)的信息化檔案平臺，它涉及文各類別檔案、業(yè)務(wù)檔案、編研材料、統(tǒng)計等綜合性能，涵蓋范圍廣，利用率高，操作簡便，可行性強，極大地提升了檔案管理工作。

1.3 有利于挖掘檔案信息的價值

檔案中的信息資源非常豐富，但紙質(zhì)化檔案的利用十分被動，基本只能提供查閱服務(wù)，利用效果不高。如果要將大量的紙質(zhì)檔案信息進行對比信息，將其中有價值的信息提取出來，無疑是非常困難的，工作量非常大。而在大數(shù)據(jù)時代，數(shù)字化系統(tǒng)則可以利用搜索引擎主動的將檔案信息資源利用起來，充分挖掘檔案資料的價值。比如，通過計算機技術(shù)，中山市文檔平臺可以跟鎮(zhèn)區(qū)政務(wù)平臺相對接，實現(xiàn)收發(fā)文直接歸檔到文檔平臺著錄處，然后核對歸檔；還可以利用軟件對檔案信息進行數(shù)據(jù)化管理，不僅可以實現(xiàn)通過關(guān)鍵詞搜索或著錄時手動對數(shù)據(jù)分類，對數(shù)據(jù)進行結(jié)構(gòu)性分析，還能建立起相關(guān)的數(shù)據(jù)庫，形成統(tǒng)計報表，將檔案信息中潛在的價值充分的挖掘出來，為決策者制定策略提供全面的參考依據(jù)。

2 大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理策略

2.1 對檔案管理結(jié)構(gòu)進行調(diào)整

檔案管理是一項技能性工作，對技能要求較高，檔案崗位人員流動性大，技能低甚至存在無證上崗。大數(shù)據(jù)時代背景下，需要對檔案管理結(jié)構(gòu)進行調(diào)整，以提高檔案管理工作質(zhì)量。比如，安排檔案中高級職稱的人員負責檔案管理工作，檔案管理隊伍要求持證上崗，并對一定條件下的檔案管理人員進行技能評審，組織檔案實操培訓(xùn)，技能競技等，以提高檔案管理隊伍的技能水平。

2.2 構(gòu)建大數(shù)據(jù)檔案管理平臺

新系統(tǒng)代替舊系統(tǒng)，是適應(yīng)時代的發(fā)展的要求。大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理不再局限于紙質(zhì)文件的歸檔管理，它發(fā)展到聲像、視頻、數(shù)字化、大批量存檔等，大數(shù)據(jù)檔案管理平臺應(yīng)時而生。例如：中山市文檔平臺的開發(fā)和應(yīng)用，不僅根據(jù)檔案管理的實際需求設(shè)置了基本模塊，還添加了綜合利用模塊，只要輸入關(guān)鍵字就可以搜索到平臺所有賬號的相關(guān)資料。不僅加強了檔案數(shù)據(jù)化管理，還提高檔案信息的共享，促進各鎮(zhèn)區(qū)和部門之間的交流溝通，從而提高檔案信息資源的利用率，提高檔案管理工作效率。

2.3 加強對檔案數(shù)據(jù)的安全管理

雖然大數(shù)據(jù)時代能夠給檔案管理工作帶來許多方便，但由于網(wǎng)絡(luò)具有開放性特點，所以也會增加檔案管理工作的風險。在大數(shù)據(jù)時代背景下，開展檔案管理工作，必須重視對檔案數(shù)據(jù)的安全管理，做好資料備份工作。在錄入檔案資料的時候要特別注意公開級別的選擇，對密件進行專人專項處理。

2.4 規(guī)范檔案利用審批程序

隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，人民的生活水平好了，對出國旅游、定居，法律維權(quán)等需求越來越明顯，對檔案這一歷史事件的原始憑證的依賴度也越來越高。因此，規(guī)范檔案利用審批程序，保障個人隱私，防止不對外公開檔案外泄。比如，婚姻檔案的查閱，只能本人或者通過法律訴訟，委托律師過來查閱他人婚姻信息。

3 結(jié)束語

綜上所述，信息技術(shù)的全面應(yīng)用和不斷更新，給檔案管理提出了更高要求，因此，大數(shù)據(jù)會對檔案管理工作產(chǎn)生許多影響，其有利于更新檔案管理理念、提升檔案管理系統(tǒng)空間，還能充分挖掘檔案信息的價值，提高檔案管理工作質(zhì)量。在大數(shù)據(jù)時代背景下開展檔案管理工作，要對檔案管理結(jié)構(gòu)進行調(diào)整、構(gòu)建大數(shù)據(jù)檔案管理平臺、加強檔案數(shù)據(jù)的安全管理，規(guī)范檔案利用審批程序等策略，才能全面提高檔案管理工作的科學(xué)化水平。