淺議如何避免財(cái)務(wù)在費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行中的尷尬

摘要:實(shí)行預(yù)算制度,實(shí)際上給費(fèi)用執(zhí)行者作好了提前規(guī)劃,即每一項(xiàng)費(fèi)用怎么使用,但是在實(shí)際執(zhí)行的過(guò)程中總會(huì)產(chǎn)生偏差,作為預(yù)算執(zhí)行的監(jiān)督部門(mén)——財(cái)務(wù)部門(mén)就不得不面對(duì)各種不符合預(yù)算的情況。文章就解決如何避免財(cái)務(wù)部面對(duì)的這些問(wèn)題做了相關(guān)探討。

關(guān)鍵詞:財(cái)務(wù)管理;預(yù)算制度;行為動(dòng)機(jī);預(yù)算編制;預(yù)算執(zhí)行偏差

中圖分類(lèi)號(hào):F740文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1009-2374(2009)18-0094-02

在日常的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中,財(cái)務(wù)部門(mén)經(jīng)常會(huì)碰到各種預(yù)算執(zhí)行偏差情況:有明確的預(yù)算制度及與經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的預(yù)算支出額度,但具體的執(zhí)行者總有各種理由超越預(yù)算的范圍和預(yù)算的額度,或者先斬后奏等與預(yù)算制度不合拍的情況也時(shí)有發(fā)生。如果財(cái)務(wù)對(duì)這種違背預(yù)算制度的支出不予報(bào)銷(xiāo),那就是財(cái)務(wù)對(duì)業(yè)務(wù)不理解、不支持,從而招致業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)財(cái)務(wù)的不滿(mǎn);如果聽(tīng)之任之,預(yù)算制度就形同虛設(shè)。并且部分單位將預(yù)算執(zhí)行的好壞作為財(cái)務(wù)工作能力指標(biāo)一項(xiàng)考核。實(shí)際上財(cái)務(wù)部門(mén)的地位決定了財(cái)務(wù)并不能掌控預(yù)算的實(shí)際執(zhí)行,那么如何避免財(cái)務(wù)在預(yù)算執(zhí)行的過(guò)程中這種尷尬局面呢?

首先需要分析預(yù)算執(zhí)行者的行為動(dòng)機(jī)。預(yù)算執(zhí)行者都是為了完成業(yè)務(wù)指標(biāo),但相關(guān)的執(zhí)行行為與預(yù)算相抵觸并不全是他們的主觀意愿。不執(zhí)行預(yù)算制度的原因不外乎有以下幾點(diǎn):(1)部分原因是管理者的管理習(xí)性造成的。在日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中,有些業(yè)務(wù)部門(mén)不注意對(duì)活動(dòng)事前周到細(xì)致的安排,隨意拍腦袋決定某種行動(dòng)的情況時(shí)有發(fā)生,這就不可避免的對(duì)費(fèi)用的預(yù)算執(zhí)行造成一定的沖擊,不可避免的違背了預(yù)算制度,造成預(yù)算執(zhí)行的超范圍、超進(jìn)度、超權(quán)限等的情況。(2)預(yù)算的制定偏離了實(shí)際情況,但預(yù)算又有一定的嚴(yán)肅性,規(guī)定了打醬油的錢(qián)只能用來(lái)打醬油,打醋的錢(qián)只能用來(lái)打醋,不能互相混淆。但實(shí)際執(zhí)行中醬油的需要少,而對(duì)醋的需要多,這就使得打醋的錢(qián)超了權(quán)限和范圍。(3)執(zhí)行者對(duì)預(yù)算目標(biāo)的認(rèn)同度低。預(yù)算執(zhí)行有節(jié)余,執(zhí)行者會(huì)在年終突擊花錢(qián),他們認(rèn)為給定的額度不花白不花,反正次年這些費(fèi)用額度就沒(méi)有了,他們對(duì)預(yù)算節(jié)余帶來(lái)的收益提高感覺(jué)離自己很遙遠(yuǎn)。

針對(duì)上述動(dòng)機(jī)的糾正,我認(rèn)為需要做到以下幾點(diǎn):

一、建立嚴(yán)格的預(yù)算執(zhí)行獎(jiǎng)懲制度

對(duì)預(yù)算額度超過(guò)較小的可予警告,對(duì)超范圍、額度嚴(yán)重超支或先斬后奏的情況不光要給以經(jīng)濟(jì)懲罰,必須對(duì)相關(guān)責(zé)任人的職級(jí)作出一定的處理,進(jìn)行降級(jí)或者撤職,以嚴(yán)肅預(yù)算制度,這樣就可以減少預(yù)算執(zhí)行中的隨意行為。對(duì)預(yù)算指標(biāo)有節(jié)余的可給與執(zhí)行者一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì),或者將節(jié)余額度的一定比例做為獎(jiǎng)勵(lì)增加次年該業(yè)務(wù)部門(mén)的費(fèi)用預(yù)算額度,以減少執(zhí)行者不將給定的預(yù)算額度花完就覺(jué)得吃了很大虧的感覺(jué)。

二、建立領(lǐng)導(dǎo)定期對(duì)預(yù)算監(jiān)控,財(cái)務(wù)對(duì)預(yù)算的執(zhí)行定期匯報(bào)制度

每年年初,預(yù)算額度都會(huì)相應(yīng)的下達(dá)給財(cái)務(wù)部門(mén)和各業(yè)務(wù)系列,在日常的經(jīng)營(yíng)中,涉及財(cái)務(wù)費(fèi)用的都需要到財(cái)務(wù)主管部門(mén)那里報(bào)銷(xiāo),財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)預(yù)算制度和相應(yīng)的額度進(jìn)行審核,符合預(yù)算則予通過(guò),不符合預(yù)算則立即截獲。然后定期每十天或每月向上級(jí)部門(mén)報(bào)告預(yù)算執(zhí)行情況,并進(jìn)行情況分析。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)進(jìn)行監(jiān)控,定期聽(tīng)取財(cái)務(wù)部門(mén)的匯報(bào),確認(rèn)下級(jí)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)確實(shí)符合預(yù)算要求,同時(shí)識(shí)別那些超出預(yù)算或未達(dá)到預(yù)算要求水平的經(jīng)營(yíng)活動(dòng),以了解預(yù)算執(zhí)行中的偏差,并決定對(duì)預(yù)算偏差采取相應(yīng)的措施。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)預(yù)算執(zhí)行結(jié)果重視了,財(cái)務(wù)部門(mén)在日常中的監(jiān)控就會(huì)順利很多。

三、讓預(yù)算制度深入業(yè)務(wù)部門(mén)的內(nèi)心

反復(fù)向業(yè)務(wù)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)宣傳費(fèi)用預(yù)算制度,使他們了解預(yù)算制度,理解預(yù)算的必要性和執(zhí)行的嚴(yán)肅性,同時(shí)將預(yù)算執(zhí)行的結(jié)果定期向他們公示,使他們?cè)诮?jīng)營(yíng)活動(dòng)的過(guò)程中就自覺(jué)地遵守預(yù)算制度。自覺(jué)地在作出每項(xiàng)活動(dòng)之前先衡量一下費(fèi)用預(yù)算是否允許,如果不允許,那么就應(yīng)該放棄或者通過(guò)向上溝通,通過(guò)某種方式來(lái)完成這項(xiàng)活動(dòng)。

四、在預(yù)算制定的時(shí)候就要充分考慮全面,盡量避免脫離實(shí)際的預(yù)算編制,使預(yù)算編制出來(lái)切實(shí)可行

1.預(yù)算的制定要充分尊重下級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)的意見(jiàn)。預(yù)算在執(zhí)行的過(guò)程中要先下后上擬定,再自上而下決定下達(dá),以便充分聽(tīng)取業(yè)務(wù)部門(mén)的意見(jiàn)。通常每年的年終是每家企業(yè)盤(pán)點(diǎn)當(dāng)年收入與支出的時(shí)候,同時(shí)也是開(kāi)始計(jì)劃次年收益及預(yù)計(jì)相關(guān)支出的時(shí)候。上級(jí)部門(mén)首先根據(jù)去年的任務(wù)完成情況,找出去年執(zhí)行中的偏差,確定偏差中的客觀情況,然后定出當(dāng)年的利潤(rùn)目標(biāo),據(jù)以定出給下級(jí)部門(mén)的業(yè)務(wù)計(jì)劃,并根據(jù)業(yè)務(wù)計(jì)劃及以前年度費(fèi)用執(zhí)行情況確定下級(jí)部門(mén)可執(zhí)行的費(fèi)用總額度。下級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)則根據(jù)上級(jí)部門(mén)給定的費(fèi)用額度確定完成任務(wù)所采取的行動(dòng)和步驟,再根據(jù)這些行動(dòng)分別測(cè)定相關(guān)的費(fèi)用,也就是將費(fèi)用根據(jù)相關(guān)的行動(dòng)分開(kāi)各自的小塊。這些小塊原則上是不允許超越的,因?yàn)橘M(fèi)用額度是一定的,超越了這個(gè)余額,那么相關(guān)的其他計(jì)劃就不能被保證。所以一旦確定了各個(gè)項(xiàng)目的費(fèi)用額度,就要有一定的嚴(yán)肅性。業(yè)務(wù)部門(mén)自己制定的,相應(yīng)的他們也會(huì)去遵守。

2.財(cái)務(wù)部要發(fā)揮預(yù)算編制中的指導(dǎo)作用。雖然相比業(yè)務(wù)部門(mén),財(cái)務(wù)是業(yè)務(wù)外行,但是每年的相關(guān)活動(dòng)花費(fèi)多少費(fèi)用,以及相關(guān)的產(chǎn)出財(cái)務(wù)給出的數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)是最有權(quán)威的,因?yàn)槊磕甑念A(yù)算執(zhí)行結(jié)果都在財(cái)務(wù)核算中全面體現(xiàn),會(huì)計(jì)核算過(guò)程實(shí)際上也是對(duì)預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度和結(jié)果進(jìn)行計(jì)量或反映的過(guò)程。經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都是有一定的順延性的,以前年度的預(yù)算執(zhí)行情況是有很大的借鑒意義的。因此財(cái)務(wù)部可與業(yè)務(wù)部門(mén)充分溝通,了解他們的業(yè)務(wù)計(jì)劃及采取的相關(guān)行動(dòng)和步驟,了解了這些行動(dòng)和步驟的具體內(nèi)容,財(cái)務(wù)部就可以結(jié)合以前的數(shù)據(jù)經(jīng)驗(yàn),考慮相關(guān)的經(jīng)濟(jì)因素的變更,對(duì)相關(guān)的行動(dòng)定出相關(guān)的費(fèi)用額度供業(yè)務(wù)部門(mén)參考。這樣定出來(lái)的預(yù)算就可以接近實(shí)際一些,業(yè)務(wù)部門(mén)比較容易接受。

3.要有預(yù)算調(diào)整流程或制度,同時(shí)將預(yù)算制定的準(zhǔn)確度作為考核業(yè)務(wù)部門(mén)的一個(gè)獎(jiǎng)懲指標(biāo)。預(yù)算制定了,就要嚴(yán)肅執(zhí)行,否則預(yù)算就只是一場(chǎng)數(shù)字游戲。但是預(yù)算管理的目的歸根到底是為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù),保障生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程高效率的運(yùn)行。為了保證預(yù)算的準(zhǔn)確性,預(yù)算編制時(shí)預(yù)算編制者必須準(zhǔn)確地預(yù)測(cè)客觀環(huán)境變化,同時(shí)預(yù)算執(zhí)行者要有編制準(zhǔn)確預(yù)算的主觀努力。但是通常會(huì)有些因素會(huì)導(dǎo)致預(yù)算編制不準(zhǔn)確,造成預(yù)算執(zhí)行中的偏差。(1)人們不可能對(duì)未來(lái)客觀環(huán)節(jié)的所有方面都事先認(rèn)識(shí)清楚,認(rèn)識(shí)與實(shí)際總是有偏差,同時(shí)也沒(méi)有必要對(duì)未來(lái)客觀環(huán)境的所有方面都認(rèn)識(shí)清楚,況且這樣做的成本效益之比往往劃不來(lái)。(2)預(yù)算編制者的主管判斷不準(zhǔn)確,或者說(shuō)是預(yù)算編制的方法不科學(xué)。我們一般是依據(jù)以前年度的預(yù)算執(zhí)行結(jié)果作為基數(shù)來(lái)調(diào)整為本年的預(yù)算,但是經(jīng)濟(jì)環(huán)境及其他制約因素的影響通常造成年度之間的差異很大,譬如物價(jià)。(3)部分業(yè)務(wù)部門(mén)在編制預(yù)算的過(guò)程中故意編制過(guò)高的費(fèi)用預(yù)算,以便在執(zhí)行的過(guò)程中有很大的松動(dòng)可能。

針對(duì)前兩種不準(zhǔn)確的情況,確實(shí)要調(diào)整預(yù)算,不能將下級(jí)部門(mén)的所有的活動(dòng)余地都堵死,因此需要根據(jù)預(yù)算調(diào)整流程結(jié)合實(shí)際情況來(lái)調(diào)整預(yù)算,預(yù)算調(diào)整的越符合實(shí)際情況,業(yè)務(wù)部門(mén)的預(yù)算執(zhí)行就越好。針對(duì)第三種情況就需要將預(yù)算準(zhǔn)確度來(lái)考核業(yè)務(wù)部門(mén),進(jìn)行一定的獎(jiǎng)懲,促使他們努力去編制符合實(shí)際情況的預(yù)算,以減少預(yù)算執(zhí)行的偏差。

五、嘗試更為科學(xué)的預(yù)算編制方法

采取滾動(dòng)預(yù)算編制或者采用某些日本企業(yè)的做法,每年只批準(zhǔn)前六個(gè)月的預(yù)算,后六個(gè)月的預(yù)算根據(jù)前六個(gè)月的執(zhí)行情況進(jìn)行編制,這樣預(yù)算編制的期間較短,避免了或者減少了預(yù)算偏離實(shí)際情況的可能性。這樣預(yù)算執(zhí)行者更為理解和接受?；蛘邔?duì)預(yù)算額度總體執(zhí)行情況進(jìn)行控制。將預(yù)算層層分解,把一些剛性預(yù)算先分離出來(lái)進(jìn)行確定,然后將剩余的預(yù)算額度按將會(huì)發(fā)生的活動(dòng)分項(xiàng)確定,在執(zhí)行的過(guò)程中這些分項(xiàng)確定的額度之間的界限不進(jìn)行約束,避免出現(xiàn)因打醬油的錢(qián)不能打醋,而使執(zhí)行者不得不產(chǎn)生造假的行為。額度使用有了活動(dòng)的余地,但總額度是有限的,執(zhí)行者會(huì)更加的謹(jǐn)慎。

作者簡(jiǎn)介:趙方玲(1971-),女,山東新泰人,太平人壽保險(xiǎn)有限公司泰安中心支公司財(cái)務(wù)部經(jīng)理,研究方向:財(cái)務(wù)管理。