第三方物流信息系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)

李　虎

提要隨著對(duì)物流專業(yè)化、高效化的要求,第三方物流迅速蓬勃發(fā)展,并將成為21世紀(jì)國際物流發(fā)展的主流。物流信息化是現(xiàn)代物流的核心,也是第三方物流企業(yè)的核心競爭力,加強(qiáng)物流信息系統(tǒng)的建設(shè)非常重要。

關(guān)鍵詞:第三方物流;信息系統(tǒng);系統(tǒng)設(shè)計(jì)

中圖分類號(hào):F27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

目前,隨著我國信息技術(shù)和電子商務(wù)發(fā)展的逐步深入,第三方物流在中國的發(fā)展也如火如荼,并已成為國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要推動(dòng)力。但是,由于很多物流企業(yè)是從以前的交通運(yùn)輸企業(yè)或倉儲(chǔ)企業(yè)轉(zhuǎn)型而來,缺乏必要的管理信息系統(tǒng)和業(yè)務(wù)整合集成,因此這些物流企業(yè)很難適應(yīng)電子商務(wù)對(duì)物流配送的要求。物流信息化已經(jīng)成為制約我國物流業(yè)發(fā)展的瓶頸,提高第三方物流企業(yè)信息化水平,構(gòu)建適應(yīng)第三方物流信息化的物流信息系統(tǒng),成為亟待解決的問題。

一、第三方物流以及物流信息系統(tǒng)的定義

第三方物流(簡稱3PL或TPL),是指企業(yè)為集中精力搞好主業(yè),把原來屬于自己處理的物流活動(dòng),以合同形式委托給專業(yè)物流服務(wù)企業(yè),同時(shí)通過信息系統(tǒng)與物流服務(wù)企業(yè)保持密切聯(lián)系,以達(dá)到對(duì)物流活動(dòng)全過程管理和控制的一種現(xiàn)代物流作業(yè)方式。

物流信息系統(tǒng),是物流企業(yè)實(shí)施的一類信息系統(tǒng)。它是通過對(duì)物流相關(guān)信息的收集、加工、處理、傳輸、使用等環(huán)節(jié)為企業(yè)更加合理、順暢的運(yùn)營提供科學(xué)的依據(jù)。

二、第三方物流信息系統(tǒng)概述

第三方物流信息系統(tǒng)是指由人員、設(shè)備和程序組成的,為第三方物流管理者執(zhí)行計(jì)劃、實(shí)施、控制等職能提供相關(guān)信息的縱橫交錯(cuò)的立體動(dòng)態(tài)互動(dòng)系統(tǒng)。它根據(jù)第三方物流獨(dú)特的業(yè)務(wù)特點(diǎn),運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)物流過程中產(chǎn)生的信息進(jìn)行采集、分類、傳遞、匯總、識(shí)別、跟蹤、查詢等一系列有效控制和管理活動(dòng),并為企業(yè)提供信息分析和決策支持,以實(shí)現(xiàn)對(duì)物流過程的控制,從而降低成本、提高效益。現(xiàn)在的第三方物流信息系統(tǒng)比以往的物流信息系統(tǒng)更依賴于信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),第三方物流信息系統(tǒng)最大的優(yōu)點(diǎn)是利用信息技術(shù)使第三方物流企業(yè)集中于核心業(yè)務(wù),致力于擅長領(lǐng)域,為客戶提供靈活的個(gè)性化、專業(yè)化服務(wù)。

三、物流信息管理系統(tǒng)的重要性和作用

根據(jù)第六次中國物流市場供需狀況調(diào)查報(bào)告,在采用第三方物流的生產(chǎn)制造企業(yè)中,對(duì)第三方物流服務(wù)滿意率很低。不滿意的最主要原因是作業(yè)速度慢和物流信息不及時(shí)、不準(zhǔn)確,其次是作業(yè)差錯(cuò)率高、運(yùn)作成本高,如表1所示。(表1)可見,我國第三方物流企業(yè)的物流運(yùn)作方式急需改進(jìn),尤其是其物流信息能力。當(dāng)前,第三方物流企業(yè)的競爭是圍繞對(duì)信息資源的占有而展開的,因此建立合理、有效的第三方物流信息系統(tǒng)非常具有現(xiàn)實(shí)意義。

第三方物流信息系統(tǒng)最大的優(yōu)點(diǎn)是利用信息技術(shù)使第三方物流企業(yè)集中于核心業(yè)務(wù),為客戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。第三方物流企業(yè)可以憑借其先進(jìn)的信息技術(shù)來快速地、有效地、低成本地滿足客戶的要求。第三方物流信息系統(tǒng)通過對(duì)物流信息的加工處理來達(dá)到對(duì)物流、資金流的有效控制和管理。

它的作用主要體現(xiàn)在:(1)第三方物流信息系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)信息流動(dòng)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性;(2)第三方物流信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了物流各環(huán)節(jié)的有效溝通,能夠通過信息共享提高運(yùn)作效率;(3)第三方物流信息系統(tǒng)的實(shí)施有助于企業(yè)的正確決策;(4)第三方物流信息系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)提高企業(yè)服務(wù)水平、贏得客戶信賴,達(dá)到不斷降低物流成本的目的。

四、第三方物流企業(yè)信息系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)狀

目前,我國物流企業(yè)沒有成熟有效的物流信息系統(tǒng),盡管許多物流企業(yè)搞過相應(yīng)的信息系統(tǒng)開發(fā),但絕大多數(shù)仍處于初級(jí)建設(shè)階段。這些初級(jí)建設(shè)的物流信息系統(tǒng)大多數(shù)都是靜態(tài)而且是孤立的,一些現(xiàn)代化的先進(jìn)信息技術(shù),如GPS技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、GIS技術(shù)、條形碼技術(shù)的應(yīng)用也不是特別廣泛。因此,這些信息系統(tǒng)的建設(shè)收效甚微。例如,有些物流企業(yè)不清楚系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo),基礎(chǔ)建設(shè)沒有得到充分重視,因此建成的系統(tǒng)應(yīng)用層次不清、歸納程度不高,設(shè)計(jì)的信息系統(tǒng)沒有發(fā)揮出有效作用。在信息系統(tǒng)應(yīng)用方面,由于3PL企業(yè)缺少對(duì)其管理信息系統(tǒng)的合理規(guī)劃,因此大多數(shù)企業(yè)對(duì)物流信息系統(tǒng)的使用仍然處在基礎(chǔ)的信息采集、傳輸、加工和共享階段。相比之下,在庫存管理、訂單管理、采購管理、優(yōu)化企業(yè)運(yùn)作流程方面,信息系統(tǒng)并沒有發(fā)揮出有效的作用。就更高層的供應(yīng)鏈管理來看,對(duì)于信息系統(tǒng)高層次的開發(fā)利用則更顯欠缺。

五、第三方物流企業(yè)信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)

(一)設(shè)計(jì)思想。立足于第三方物流企業(yè)的實(shí)際情況,物流信息系統(tǒng)除了必須實(shí)現(xiàn)基本的物流業(yè)務(wù)功能,如訂單、庫存、配送、運(yùn)輸?shù)募梢酝?還必須具有物流優(yōu)化分析和輔助決策功能以滿足第三方物流行業(yè)的專業(yè)化、契約性特點(diǎn),從而最終達(dá)到以最小的成本及時(shí)、準(zhǔn)確地滿足客戶的需求。

(二)設(shè)計(jì)準(zhǔn)則。優(yōu)秀的第三方物流信息系統(tǒng)不僅能夠降低企業(yè)運(yùn)營成本、提高運(yùn)營效率和提高客戶服務(wù)水平,還能夠提高物流企業(yè)的整體管理水平。

一個(gè)優(yōu)秀的第三方物流信息系統(tǒng)應(yīng)具有以下特征:(1)軟件操作簡單、界面友好:物流信息管理系統(tǒng)的使用者包括各個(gè)層次員工,因此必須易于使用;(2)精確性:物流信息系統(tǒng)必須精確反映當(dāng)前物流服務(wù)狀況;(3)及時(shí)性:物流信息的時(shí)效性很重要,特別是對(duì)于物流行業(yè)很重要,比如庫存水平。物流信息系統(tǒng)必須能夠提供及時(shí)、快速的管理信息反饋;(4)以客戶為中心:物流企業(yè)的目標(biāo)就是以客戶為中心。物流信息系統(tǒng)建設(shè)的優(yōu)劣是能否贏得客戶的重要因素;(5)靈活性:高效的物流信息系統(tǒng)必須具有靈活反應(yīng)能力,以滿足系統(tǒng)用戶和顧客需求;(6)識(shí)別異常情況:物流作業(yè)要與大量的客戶、產(chǎn)品、供應(yīng)商和服務(wù)公司進(jìn)行協(xié)作,這就要求物流信息系統(tǒng)能有效識(shí)別異常情況;(7)易于擴(kuò)展:物流的業(yè)務(wù)可能會(huì)隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展而發(fā)生變化,因此物流信息系統(tǒng)必須很容易擴(kuò)展或二次開發(fā);(8)系統(tǒng)整體性:就是根據(jù)企業(yè)物流管理的實(shí)際需要,制定的系統(tǒng)能滿足全面、完整覆蓋物流管理信息化的要求;(9)實(shí)用性與先進(jìn)性原則:物流信息系統(tǒng)必須適應(yīng)本企業(yè)的實(shí)際狀況,并且具有一定的領(lǐng)先優(yōu)勢;(10)經(jīng)濟(jì)性:物流信息系統(tǒng)應(yīng)該是經(jīng)濟(jì)實(shí)用的;(11)成本精簡:成本精簡是物流信息系統(tǒng)運(yùn)作的目標(biāo)。

(三)需求分析。本階段是信息系統(tǒng)開發(fā)的第一個(gè)步驟,也是一個(gè)非常重要的階段。只有需求分析做好了才能開發(fā)出一個(gè)符合企業(yè)實(shí)際需要的、高效的物流信息系統(tǒng)。這一階段的主要工作就是立足于用戶需求對(duì)企業(yè)的基本業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分析研究,從而明確系統(tǒng)目標(biāo)并初步建立模型。由于物流企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)流程非常復(fù)雜,因此在調(diào)查分析時(shí),要充分考慮到各個(gè)流程之間的內(nèi)部聯(lián)系,從而能從全局上保證信息系統(tǒng)的完整性和集成性。

(四)第三方物流信息系統(tǒng)功能分析。依據(jù)軟件工程原理,在對(duì)企業(yè)進(jìn)行了需求分析之后,緊接著就進(jìn)入信息系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)階段。分析物流企業(yè)物流業(yè)務(wù)的層次結(jié)構(gòu),有利于更有效地建立物流信息系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)。(圖1)

第三方物流信息系統(tǒng)最大的優(yōu)點(diǎn)是利用信息技術(shù)使第三方物流企業(yè)集中于核心業(yè)務(wù),致力于擅長領(lǐng)域,為客戶提供靈活的個(gè)性化、專業(yè)化服務(wù)。因此,第三方物流信息系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)必須充分考慮第三方物流功能專業(yè)化、服務(wù)個(gè)性化、管理系統(tǒng)化以及信息網(wǎng)絡(luò)化的特點(diǎn)。盡管各個(gè)第三方物流企業(yè)的基本情況不同,但設(shè)計(jì)的理念都是相似的。相比傳統(tǒng)物流信息系統(tǒng),在解決局部業(yè)務(wù)信息化的同時(shí),優(yōu)秀的第三方物流信息系統(tǒng)要充分考慮企業(yè)未來的業(yè)務(wù)發(fā)展。運(yùn)用先進(jìn)的企業(yè)客戶關(guān)系管理(CRM)、供應(yīng)鏈管理(SCM)、企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)等思想和技術(shù),為物流企業(yè)提供一個(gè)物流實(shí)際運(yùn)作的集成解決方案。根據(jù)流程合理化的基本原則,第三方物流企業(yè)這些特點(diǎn)為信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)功能,如圖2所示。(圖2)

1、客戶管理。主要包括對(duì)企業(yè)客戶管理、供應(yīng)商管理、經(jīng)銷商管理。

2、基本業(yè)務(wù)管理?；緲I(yè)務(wù)管理主要包括訂單管理、庫存管理、運(yùn)輸管理、配送跟蹤管理和報(bào)表管理。(1)訂單管理:接受客戶的訂單、處理訂單,并且依據(jù)不同的條件對(duì)訂單進(jìn)行查詢和統(tǒng)計(jì)。(2)庫存管理:包括出入庫管理和在庫盤點(diǎn)進(jìn)行管理,入庫管理包括貨物的入庫登記、各種物品庫存信息的查詢和統(tǒng)計(jì);出庫管理包括物品出庫登記、出庫信息的查詢和統(tǒng)計(jì)。(3)運(yùn)輸管理:包括可用運(yùn)力資源管理、區(qū)域管理和車輛管理。(4)配送跟蹤管理:配送管理包括配車計(jì)劃和配貨計(jì)劃;狀態(tài)跟蹤管理包括車輛調(diào)度、回單確認(rèn)、貨款結(jié)算等。(5)報(bào)表管理功能:這是物流管理信息系統(tǒng)中最主要的信息輸出手段,是企業(yè)決策者和客戶了解業(yè)務(wù)狀況的依據(jù),它既可以提供動(dòng)態(tài)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表功能,也可以提供多種特定的統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。

3、財(cái)務(wù)管理功能。管理物流業(yè)務(wù)中和費(fèi)用相關(guān)的各種數(shù)據(jù),以及對(duì)物流成本的計(jì)算、分析和比較。

4、物流優(yōu)化分析系統(tǒng)。主要包括多級(jí)庫存系統(tǒng)分析優(yōu)化模型、車輛路線優(yōu)化模型、全球定位系統(tǒng)模型。

5、物流預(yù)測。主要依據(jù)市場信息和企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)完成預(yù)測。

6、輔助決策支持。主要包括各個(gè)基本物流業(yè)務(wù)的完成狀況、公司物流績效分析、評(píng)價(jià)、預(yù)測,主要供公司高層分析決策用。

(五)第三方物流信息系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)。當(dāng)前比較常用且具有代表性的體系結(jié)構(gòu)是采用C/S+B/S的混合模式。C/S模式具有較強(qiáng)的事務(wù)處理能力,而B/S模式具有跨平臺(tái)和較好的網(wǎng)絡(luò)擴(kuò)展性。因此,在設(shè)計(jì)系統(tǒng)體系時(shí)可以充分利用他們各自的優(yōu)勢。C/S部分主要通過Intranet技術(shù)接受公司內(nèi)部指令,完成公司內(nèi)部的基本業(yè)務(wù)管理,實(shí)現(xiàn)內(nèi)部管理信息化;B/S部分則充分利用Internet技術(shù),主要是接受客戶需求以及實(shí)現(xiàn)與供應(yīng)商、分銷商的互聯(lián),以達(dá)到信息共享的目的。這種混合模式克服了C/S模式的可移植性差、系統(tǒng)維護(hù)困難以及不能及時(shí)地與用戶交換信息和B/S模式的數(shù)據(jù)處理能力不強(qiáng)、實(shí)時(shí)性不高以及安全性低的弱點(diǎn)。這種模式能將C/S模式的交互性好、實(shí)時(shí)性和安全性高的特點(diǎn)和B/S模式的有利于系統(tǒng)的維護(hù)和升級(jí)以及信息的檢索、查詢和發(fā)布有機(jī)地結(jié)合起來。這種結(jié)構(gòu)具有可伸縮性強(qiáng)、網(wǎng)絡(luò)效率高、可管理性強(qiáng)、可重用等優(yōu)點(diǎn)。

(六)第三方物流信息系統(tǒng)開發(fā)與設(shè)計(jì)時(shí)可能運(yùn)用到的信息技術(shù)

1、電子數(shù)據(jù)交換技術(shù)(EDI):EDI是信息流和物流相結(jié)合的關(guān)鍵技術(shù),通過建立企業(yè)間數(shù)據(jù)交換網(wǎng)來實(shí)現(xiàn)企業(yè)間數(shù)據(jù)處理的自動(dòng)化、及時(shí)化和信息化。

2、條碼技術(shù):條碼技術(shù)是一種計(jì)算機(jī)識(shí)別技術(shù),可以通過對(duì)貨物上的條碼進(jìn)行自動(dòng)掃描實(shí)現(xiàn)對(duì)貨物的信息自動(dòng)輸入系統(tǒng)。

3、電子訂貨系統(tǒng)(EOS):指企業(yè)間利用網(wǎng)絡(luò)與終端設(shè)備以在線方式進(jìn)行訂貨作業(yè)和訂貨信息交換的系統(tǒng),分為EOS中心和EOS客戶端。

4、射頻技術(shù):射頻技術(shù)依據(jù)電磁理論原理。它主要用于物料跟蹤、運(yùn)載工具和貨架識(shí)別等。

5、銷售時(shí)點(diǎn)信息系統(tǒng)(POS系統(tǒng)):通過自動(dòng)讀取設(shè)備在銷售商品時(shí)直接讀取商品信息,并通過通訊網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行分析以提高經(jīng)濟(jì)效率的系統(tǒng)。

6、地理信息系統(tǒng)(GIS):是一種能夠獲取、存貯、管理、查詢、模擬和分析地理信息的計(jì)算機(jī)系統(tǒng),是能夠處理和分析大量地理數(shù)據(jù)的通用地理信息技術(shù)。

7、全球定位系統(tǒng)(GPS):GPS的應(yīng)用使得運(yùn)輸時(shí)間大大縮短,這就提高了工作效率和服務(wù)質(zhì)量,并大大地削減了物流成本。

六、結(jié)論

隨著第三方物流的迅速發(fā)展,企業(yè)的物流信息系統(tǒng)變得越來越重要。如何設(shè)計(jì)一套高效的物流信息系統(tǒng)成為一個(gè)亟待解決的問題。完善的第三方物流管理信息系統(tǒng)將給企業(yè)帶來更現(xiàn)代化的管理,使企業(yè)在激烈的市場競爭中更加具有競爭實(shí)力。

(作者單位:安徽工業(yè)大學(xué)管理科學(xué)與工程學(xué)院)

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