加強檔案管理工作

李　立

檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著社會的發(fā)展,檔案管理工作越來越引起有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)的重視。

目前,許多檔案管理人員大多都是半路出家,他們大多缺乏專業(yè)學(xué)識,知識結(jié)構(gòu)老化,而且由于長期以來缺乏領(lǐng)導(dǎo)重視、缺乏有效的激勵機制,檔案工作得不到認可,他們工作熱情不高、沒有創(chuàng)新精神,工作潛能得不到發(fā)揮,導(dǎo)致許多單位檔案管理方式落伍、檔案歸案不全、檔案質(zhì)量不高,檔案管理工作不能很好地為當(dāng)前及未來經(jīng)濟工作服務(wù)。

要加強檔案管理工作,提高檔案管理水平,做好新形勢下的檔案管理工作,就要培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊伍。而造就高素質(zhì)的檔案管理人員隊伍的途徑就是在各級領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心下提高管理人員的綜合素質(zhì)并建立有效激勵機制,充分發(fā)揮檔案管理人員的積極性和創(chuàng)造性。

一、檔案管理工作應(yīng)引起各級領(lǐng)導(dǎo)的高度重視

2002年2月13日,中國正式加入世貿(mào)組織不足百日,美方就對中國銷往美國的軸承產(chǎn)品及其零件的慈興集團進行反傾銷指控。我方律師出示了大量的證據(jù),本案歷史14個月最后判定中國輸入美國的軸承傾銷案不成立,所有中國生產(chǎn)的球軸承類產(chǎn)品,繼續(xù)以正常的關(guān)稅對美出口。本案給了我們不少有益的啟示。啟示之一是慈興集團平時十分注重收集原始資料,并建立大量完整的第一手檔案資料。試想如果沒有平時積累的大量原始資料,臨時抱佛腳,這場官司就不可能打贏。慈興集團的勝訴還告訴我們,企業(yè)的經(jīng)營者和管理著,要高度重視檔案管理工作,加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),檔案管理工作也是企業(yè)管理系統(tǒng)工程的一部分。檔案工作功在前日,用在一朝。檔案工作是企業(yè)各項管理的匯集點,是各項基礎(chǔ)工作的基礎(chǔ),加入世貿(mào)組織以后,檔案工作在企業(yè)管理工作的地位和作用,越來越突出,越來越重要。

二、做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作,提高檔案管理人員的素質(zhì)

針對目前檔案管理人員缺乏專業(yè)背景,知識結(jié)構(gòu)老化的突出問題,各單位應(yīng)加強檔案管理人員的后續(xù)教育培訓(xùn)工作,全面提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。

1、檔案專業(yè)知識培訓(xùn)。良好的檔案專業(yè)素質(zhì)是搞好檔案管理工作的關(guān)鍵,各單位必須加強檔案管理人員脫產(chǎn)學(xué)習(xí)、遠程教育、聘請檔案專業(yè)教師舉辦專題培訓(xùn)班等方式,充實檔案管理人員專業(yè)知識、更新知識結(jié)構(gòu)、了解檔案管理的前沿動態(tài)。

2、電子、通訊技術(shù)培訓(xùn)。隨著電子、通訊技術(shù)的發(fā)展,互聯(lián)網(wǎng)正悄然改變?nèi)藗兊墓ぷ魃罘绞?在電子、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,一張紙、一支筆就能產(chǎn)生一份文件的時代已經(jīng)過去。傳統(tǒng)檔案管理方式亦逐漸發(fā)生變革,檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)必須以網(wǎng)絡(luò)為依托、以應(yīng)用軟件為手段實現(xiàn)數(shù)字化。雖然檔案管理人員對信息技術(shù)應(yīng)用的程度較前幾年有了很大提高,但仍與如今工作要求存在較大差距,造就一支高素質(zhì)的復(fù)合型檔案管理人員隊伍,是搞好檔案管理的當(dāng)務(wù)之急。各單位除了從外部招聘滿足要求的復(fù)合型人才之外,另一個途徑就是對現(xiàn)有檔案管理人員進行電子、通訊技術(shù)方面短程的培訓(xùn),使他們掌握信息理論與信息知識,熟練地應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)、信息存儲技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)及多媒體技術(shù),達到電子、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理人員所應(yīng)具備的素質(zhì)要求。

3、加強法律、法規(guī)學(xué)習(xí),利用法律知識保護自己。伴隨著中國20多年來經(jīng)濟的高速發(fā)展,人們的民主法制觀念逐漸加強,國家民主法律制度不斷完善,國家各項工作逐步走入法制化和規(guī)范化,中國也逐步進入法制社會。法制社會最基本的特征是人們主要通過法律手段來解決各類糾紛,要求人們必須具備較強的法律意識與證據(jù)意識。檔案是最直接、最原始的記錄和反映了人們從事社會活動的客觀、真實面貌,具有得天獨厚的任何其他信息所必具備的證據(jù)價值。對檔案人員首先要進行《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)各種專門檔案和特殊制成材料檔案的法規(guī)知識培訓(xùn),另外還應(yīng)拓展到檔案案卷內(nèi)容所涉及領(lǐng)域相關(guān)法律法規(guī),使檔案管理人員具備比較豐富的法律知識,樹立起強烈的法律意識,自覺自如地運用檔案法及其他法律知識,依法治檔,確保檔案全面收集和優(yōu)質(zhì)歸檔,并維持檔案管理工作正常運轉(zhuǎn)。

三、建立有效的激勵機制,充分發(fā)揮檔案管理人員的積極性和創(chuàng)造性

針對長期以來由于對檔案管理人員激勵不足導(dǎo)致檔案管理人員創(chuàng)新精神不足、工作熱情不高、工作潛能得不到完全發(fā)揮的問題,各單位除了需進一步提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)之外,還必須建立一套行之有效的激勵機制,調(diào)動檔案管理人員的積極性和創(chuàng)造性,從而提高檔案管理水平。

首先,要對檔案管理人員進行精神激勵。以往,由于許多單位領(lǐng)導(dǎo)包括檔案管理人員自身對檔案重要性的認識不足,認為檔案管理工作對單位發(fā)展影響不大,沒有其他部門工作重要,檔案管理工作在單位管理體系中屬于“配角”。身處法制社會與知識經(jīng)濟時代,必須充分認識到檔案管理工作的重要性,有必要對檔案管理進行一個全新定位,檔案管理工作不應(yīng)再滯后和被動,而是成為關(guān)系全局的重要部分,成為機構(gòu)決策的依據(jù),成為提高機構(gòu)行政效率的關(guān)鍵。檔案管理工作有了這樣一種全新定位,誰還能小看它?檔案管理人員還能不為自己工作的重要性而感到自豪?應(yīng)不斷強調(diào)這種全新定位,讓檔案管理人員及其他工作人員認識到檔案管理工作的重要性,增加檔案管理人員的自我滿足感。這種自豪感和滿足感必然會轉(zhuǎn)化成一種強大的精神動力,促進檔案管理人員的積極性和創(chuàng)造性,極大地提高工作效率與工作質(zhì)量,提高檔案管理水平。

其次,恰當(dāng)運用物質(zhì)激勵。即便檔案管理人員對自己所從事的工作充滿高度的自豪感,具備再高的職業(yè)道德,如果長期犧牲其物質(zhì)利益,付出得不到應(yīng)有回報,檔案管理人員的工作熱情肯定不高,在工作上就表現(xiàn)出應(yīng)付了事,工作不積極主動。各單位可以通過工資制度改革,根據(jù)檔案管理工作的重要性制定一個內(nèi)部公平的崗位工資,并對檔案管理人員的工作表現(xiàn)進行考核,獎優(yōu)罰劣,使檔案管理人員的工作績效通過獎酬得到合理體現(xiàn)。恰當(dāng)運用物質(zhì)激勵,可以不斷激勵檔案管理人員發(fā)揮潛能,做好檔案管理工作。

(作者單位:河北省水文工程地質(zhì)勘察院)