我國企業(yè)會計電算化發(fā)展現(xiàn)狀及對策

賀　忠　劉衛(wèi)紅

提要會計電算化是以電子計算機為主的現(xiàn)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會計實務(wù)的簡稱,是電子計算機代替人工實現(xiàn)報賬、記賬、算賬、查賬以及部分需由人工完成的對會計信息(數(shù)據(jù))的統(tǒng)計、分析、判斷乃至提供決策的過程。它的使用,使會計人員從繁重的手工勞動中解脫出來,節(jié)約了大量的人力、物力和時間,具有運算速度快、存儲容量大、數(shù)據(jù)高度共享、檢索查詢速度快捷、編制報表簡單、數(shù)據(jù)分析準(zhǔn)確等特點,核算手段和財務(wù)管理決策的現(xiàn)代化使收集、整理、傳輸、反饋的會計信息更準(zhǔn)確、更及時,提高了會計分析決策能力,為管理者提供所需的會計信息,更好地實現(xiàn)其參與管理、決策的職能。

關(guān)鍵詞:企業(yè)會計;電算化;會計軟件

中圖分類號:F23文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

一、我國企業(yè)會計電算化發(fā)展現(xiàn)狀

(一)對會計電算化的認(rèn)識還不到位

1、一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)缺乏對實施會計電算化重要意義的認(rèn)識。會計電算化是會計進(jìn)入信息化的基礎(chǔ),是時代發(fā)展的必然,是今后企業(yè)決策的重要依據(jù),是會計體制改革的突破口。

2、有的觀點則認(rèn)為電算化僅僅是“以機代賬”,軟件只需一次投入即可,出現(xiàn)了只重視硬件換代,不注意軟件升級的情況。從386、486、一直到奔騰I、II,機型換幾次,但財務(wù)軟件仍停留在“古老”的FoxBASE開發(fā)的DOS版上。

3、由于一些財務(wù)負(fù)責(zé)人對電算化管理很陌生,只習(xí)慣于手工記賬的管理,尤其對會計電算化的保密性、安全性存在空白,因而對會計電算化數(shù)據(jù)可靠性發(fā)生質(zhì)疑,造成不會管、不敢管的混亂局面,嚴(yán)重影響了會計電算化的普及和推廣。

(二)電算化基礎(chǔ)管理工作十分薄弱。目前,我國建立在手工操作條件下會計基礎(chǔ)工作的管理還存在著很多不足,一些中小企業(yè)內(nèi)部控制也不是十分完善。會計電算化雖然在很大程度上減輕了會計人員的工作量,由于基礎(chǔ)工作薄弱,建立在此基礎(chǔ)上的電算化管理也就帶來了許多新的要求和新的問題,導(dǎo)致手工與計算機并行時間過長,增加了會計人員工作量。

(三)缺乏會計電算化專業(yè)人才。由于會計電算化涉及會計和計算機兩種專業(yè)知識,在崗的會計人員雖經(jīng)過計算機等級培訓(xùn),但與實際要求水平還有較大差距。

1、會計人員知識不全面。許多年齡較大的會計人員對會計業(yè)務(wù)比較熟悉,但對計算機知識了解有限,而年輕人則相反。

2、計算機培訓(xùn)教材老化。計算機技術(shù)發(fā)展很快,軟件操作系統(tǒng)也有質(zhì)的變化。而現(xiàn)在的教材多為幾年前的,所介紹的知識陳舊、實用性不強,經(jīng)過這樣的培訓(xùn)并通過考試的人員實際操作能力就可想而知了。

3、缺乏對會計人員的再培訓(xùn)和定期考核。

(四)會計軟件存在缺陷

1、安全性與保密性差。許多軟件缺乏操作日志記錄功能,對操作人、操作時間和操作內(nèi)容沒有具體記錄,出現(xiàn)問題不便于追究責(zé)任。另外,數(shù)據(jù)庫缺少必要的加密措施,可以很方便地從外部打開修改。還有一些商業(yè)軟件為了占領(lǐng)市場,為用戶提供修改以前年度賬目等功能。這些都為會計資料的真實可靠埋下了隱患。

2、各核算模塊缺乏銜接。總賬、固定資產(chǎn)、工資等模塊間數(shù)據(jù)不能順利地相互傳遞,以實現(xiàn)自動轉(zhuǎn)賬、相關(guān)查詢等功能,不能做到“無縫連接”,因此也就無法充分發(fā)揮計算機在數(shù)據(jù)處理上的先進(jìn)性。

二、會計電算化系統(tǒng)功能的完善

(一)重新構(gòu)建企業(yè)全局的數(shù)據(jù)庫。通過對企業(yè)采購、設(shè)備、生產(chǎn)、庫存、運輸、財務(wù)、人事等需求作全面分析,重組原有的信息資源,建立全局共享的數(shù)據(jù)模型。這是企業(yè)信息化的基石和關(guān)鍵的成功因素。系統(tǒng)集成應(yīng)該以數(shù)據(jù)為中心,系統(tǒng)內(nèi)部各職能部門之間以及同外部的信息交流,都應(yīng)該以設(shè)計良好的全局共享數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)。

(二)注重分析,系統(tǒng)完善,按統(tǒng)一規(guī)劃進(jìn)行。完善會計電算化系統(tǒng)的目的是為經(jīng)營控制和管理決策提供及時而可靠的信息,因此在做系統(tǒng)分析時,應(yīng)當(dāng)明確企業(yè)的主要經(jīng)營控制和管理活動,清晰地掌握企業(yè)的控制和管理活動所需的數(shù)據(jù)或信息數(shù)據(jù)應(yīng)用的流程,了解它們與財務(wù)目標(biāo)的關(guān)系,使完善后的系統(tǒng)不會偏離整體設(shè)計,同時也避免各個控制和經(jīng)營活動部門分別建立自身的信息系統(tǒng)而造成數(shù)據(jù)管理混亂、資源浪費、功能重復(fù),便于建立一個優(yōu)化的、綜合的會計電算化信息系統(tǒng)。

(三)選擇適用的設(shè)計技術(shù)。企業(yè)會計電算化系統(tǒng)在系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計上應(yīng)選擇流行的模塊化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù),應(yīng)當(dāng)使系統(tǒng)既具有聯(lián)網(wǎng)實時處理又具有單機批處理的靈活性。

(四)加強系統(tǒng)完善的管理控制,充分調(diào)動系統(tǒng)開發(fā)人員的積極性。開發(fā)完善會計電算化系統(tǒng)是一項非常復(fù)雜的工作,企業(yè)財會人員和管理人員應(yīng)積極參與配合,主動出謀劃策。同時,分階段對開發(fā)完善工作進(jìn)行監(jiān)督檢查和評價,獎懲優(yōu)劣,充分調(diào)動開發(fā)人員的積極性和創(chuàng)造性,并且要從不同的角度、用不同的方法對會計電算化系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)試。在評價會計電算化系統(tǒng)的同時,應(yīng)善于發(fā)現(xiàn)問題和錯誤,對存在的問題及時解決,完善處理。

總之,企業(yè)應(yīng)從內(nèi)部加強管理的同時積極采取技術(shù)措施,從而完善會計電算化系統(tǒng)功能。

三、解決關(guān)鍵問題的方法

(一)進(jìn)一步完善會計電算化配套法規(guī)。隨著財務(wù)軟件功能的不斷增加與會計電算化的普及,針對會計電算化工作出現(xiàn)的新問題,對現(xiàn)有的相關(guān)法規(guī)進(jìn)一步補充和完善,通過準(zhǔn)則類法規(guī)對會計電算化進(jìn)一步約束,使會計電算化工作規(guī)范化。細(xì)化對商品化軟件的評審規(guī)定,杜絕軟件的非法功能。

(二)建立健全一整套電算化模式下的規(guī)章制度,形成良好的內(nèi)控環(huán)境。這些內(nèi)控制度的建立應(yīng)遵循以下原則:

1、不兼容權(quán)限必須分離原則。即對電算化權(quán)限嚴(yán)格控制,系統(tǒng)操作員以外的操作人員只享有操作權(quán)限。

2、相互制約原則。加強對電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出的控制。明確管理員、操作人員、維護(hù)人員的職責(zé)范圍。

3、安全、保密原則。安全主要是對軟硬件,文檔的安全檢查保障控制。保密主要是對存取權(quán)限進(jìn)行控制,設(shè)置多級保密措施。

4、內(nèi)部防范原則。主要是針對個別人容易出現(xiàn)的壟斷現(xiàn)象以及對系統(tǒng)管理人員的監(jiān)管控制問題進(jìn)行防范。所有這些都是制定會計電算化規(guī)章制度必須加以考慮的問題。

(三)會計軟件的開發(fā)。由于目前我國多數(shù)企業(yè)實施電算化還屬初級階段,會計軟件的開發(fā)應(yīng)立足于會計人員素質(zhì)的現(xiàn)狀,盡力開發(fā)“傻瓜型”軟件,簡化操作和去掉不必要的功能。建立起完善的會計軟件服務(wù)體系,對用戶使用中存在的問題及時解決,并針對用戶反饋的意見和要求對軟件進(jìn)行修改和完善。

(四)加大對“復(fù)合型”會計電算化人才的培養(yǎng)力度。特別是對電算化管理人員的培訓(xùn)工作要經(jīng)常性地進(jìn)行,并結(jié)合經(jīng)驗交流,使培訓(xùn)收到實效。只有普及型的速成人才培訓(xùn),難以提高會計電算化的水平。在吸納高校會計電算化畢業(yè)新生的同時,還應(yīng)選拔具有一定計算機知識的會計業(yè)務(wù)骨干到高校進(jìn)修計算機專業(yè)。這樣新老結(jié)合,高中低結(jié)合的會計電算化人才隊伍才會形成,必將推動會計電算化工作的進(jìn)一步提高。