會(huì)計(jì)電算化的意義及其具體應(yīng)用

蔡艷艷

【摘 要】財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化側(cè)重于向企業(yè)外部提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、報(bào)表、經(jīng)營狀況和經(jīng)營成果,而管理會(huì)計(jì)電算化側(cè)重于向企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)營管理人員提供經(jīng)營規(guī)劃、預(yù)測(cè)、決策等方面的信息。如果會(huì)計(jì)電算化僅滿足于會(huì)計(jì)的核算,而沒有參與到企業(yè)的經(jīng)營管理中來,會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展也將受到局限,因此企業(yè)電算化應(yīng)是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)與管理會(huì)計(jì)相結(jié)合的電算化,只有這樣才真正實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)的核算職能和監(jiān)督管理的職能。文章分析了會(huì)計(jì)電算化中存在的問題及其相應(yīng)的應(yīng)對(duì)策略。

【關(guān)鍵詞】財(cái)務(wù)會(huì)計(jì) 電算化 管理 應(yīng)用

一、現(xiàn)階段企業(yè)會(huì)計(jì)電算化存在的問題

會(huì)計(jì)電算化自我國首次推行至現(xiàn)在,發(fā)展速度很快,也使部分企業(yè)提高了工作效率,取得了很大成就。但目前我國對(duì)會(huì)計(jì)電算化的認(rèn)識(shí)、管理、應(yīng)用等方面還缺乏全面而深刻的了解,無論在理論上還是在實(shí)踐上都未形成一套完整的體系,導(dǎo)致會(huì)計(jì)電算化沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用。

1.多數(shù)單位的領(lǐng)導(dǎo)沒有認(rèn)識(shí)到開展會(huì)計(jì)電算化是時(shí)代發(fā)展的必然,是管理現(xiàn)代化的需要,因此沒有形成良好的管理基礎(chǔ)

良好的管理基礎(chǔ)包括良好的管理水平和會(huì)計(jì)工作基礎(chǔ)兩方面,它們是會(huì)計(jì)電算化的保證。一個(gè)以經(jīng)驗(yàn)管理為主的單位,往往沒有會(huì)計(jì)電算化的需求,也不會(huì)搞會(huì)計(jì)電算化,只有從傳統(tǒng)的以經(jīng)驗(yàn)管理為主,轉(zhuǎn)向以利用信息管理為主的管理者,才會(huì)對(duì)會(huì)計(jì)電算化產(chǎn)生迫切的需求,從而對(duì)會(huì)計(jì)電算化提出更高的要求。如果企業(yè)的基礎(chǔ)工作較差,不應(yīng)急于開展會(huì)計(jì)電算化工作,而應(yīng)先進(jìn)行基礎(chǔ)工作的整頓,為會(huì)計(jì)電算化創(chuàng)造條件。

2.重視賬務(wù)功能,忽視管理功能

一直以來,我國的會(huì)計(jì)工作主要從事事后核算,事前的分析預(yù)測(cè)和事中的控制因計(jì)算復(fù)雜而很難進(jìn)行。會(huì)計(jì)電算化的運(yùn)用和發(fā)展可以將財(cái)會(huì)人員從繁重的算帳、報(bào)賬工作中解脫出來,把主要的精力放在加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理方面?？墒?我國實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位卻存在著重視報(bào)賬功能忽視管理功能的現(xiàn)象。采用軟件的材料核算、工資核算、固定資產(chǎn)核算等內(nèi)容功能較強(qiáng),具備管理功能的成本核算、財(cái)務(wù)指標(biāo)分析體系以及資金供求預(yù)測(cè)模塊,卻沒有設(shè)計(jì)或內(nèi)容過于簡(jiǎn)單,查詢功能也不健全,限制了管理功能,沒有充分發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化對(duì)加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理的作用。

3.電算化專業(yè)人員缺乏

由于會(huì)計(jì)電算化對(duì)員工的要求比較高,既要求會(huì)計(jì)人員要掌握一定的會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí),又要掌握相關(guān)的計(jì)算機(jī)知識(shí)、財(cái)務(wù)軟件的使用技術(shù)以及保養(yǎng)和維護(hù)。而在實(shí)際工作中,雖然大多數(shù)會(huì)計(jì)人員都已接受過計(jì)算機(jī)培訓(xùn),培訓(xùn)的人員卻主要是初級(jí)人員,高、中級(jí)應(yīng)用人員不多,而目前接受中高級(jí)培訓(xùn)的人員數(shù)量少,根本滿足不了會(huì)計(jì)電算化工作的需要。

4.會(huì)計(jì)電算化工作中數(shù)據(jù)保密性、安全性差

目前,軟件系統(tǒng)設(shè)計(jì)者都在為完善會(huì)計(jì)功能和適應(yīng)財(cái)務(wù)制度而大傷腦筋,卻沒有幾家軟件認(rèn)真研究過數(shù)據(jù)的保密問題。一些會(huì)計(jì)電算化的具體操作者未能按照一定的程序操作,導(dǎo)致會(huì)計(jì)資料丟失或錯(cuò)誤的出現(xiàn),又對(duì)計(jì)算機(jī)病毒的入侵防范意識(shí)不強(qiáng),未能采取有效措施防止病毒和黑客的侵入,而突遇斷電,也很難恢復(fù)原來的數(shù)據(jù)。

二、發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化作用的策略

1.設(shè)計(jì)與實(shí)施電算化系統(tǒng)的方針

會(huì)計(jì)電算化在財(cái)務(wù)工作中是一個(gè)長期的過程,而不是財(cái)務(wù)工作的短期目標(biāo),它總是在不斷地改進(jìn)和發(fā)展,因此需要詳細(xì)制定單位會(huì)計(jì)電算化發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃,在統(tǒng)一規(guī)劃下,分步有序地實(shí)施,以避免盲目性,保證前后階段工作的協(xié)調(diào),從而扎實(shí)地?cái)U(kuò)大應(yīng)用范圍,最終實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)的信息化。

2.改造企業(yè)的流程

企業(yè)流程是指企業(yè)組織為采購、生產(chǎn)、銷售提供服務(wù)的業(yè)務(wù)流程,包括生產(chǎn)管理、對(duì)外商務(wù)、組織結(jié)構(gòu)等方面的物流、資金流、信息流。企業(yè)進(jìn)行流程的再造,必須考慮好企業(yè)的現(xiàn)有流程特點(diǎn)以及如何與企業(yè)信息化相結(jié)合,使企業(yè)的管理效能最大化。電算化系統(tǒng)的成效來源并非單純是信息科技的應(yīng)用,而是流程再造過程對(duì)企業(yè)組織及作業(yè)流程的及時(shí)改變所創(chuàng)造的價(jià)值。流程再造涉及到企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)和人員的重新安排,必然會(huì)招致企業(yè)內(nèi)部的阻力,因此,流程再造必須事先做好可行性分析,以避免成本過高,甚至半途而廢的情況。

3.加強(qiáng)對(duì)電算化人才的培訓(xùn)

我國目前的電算化專業(yè)人才還比較缺乏。要加強(qiáng)員工對(duì)電腦知識(shí)、管理技能等各方面的培訓(xùn),會(huì)計(jì)電算化人員分為三類:一類是信息系統(tǒng)的開發(fā)人員,負(fù)責(zé)完成會(huì)計(jì)軟件的開發(fā)工作;第二類是系統(tǒng)的應(yīng)用人員,負(fù)責(zé)使用和維護(hù);第三類是電算化系統(tǒng)的管理人員,負(fù)責(zé)單位會(huì)計(jì)電算化工作的組織、協(xié)調(diào)和管理,使其能健康地發(fā)展。電算化人才培訓(xùn)應(yīng)該以財(cái)會(huì)人員為主,對(duì)于不自行開發(fā)的單位來說,則應(yīng)該著重培養(yǎng)后面兩類人員。

4.加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全性、保密性

隨著會(huì)計(jì)電算化的普及與財(cái)務(wù)軟件功能的不斷增加,會(huì)計(jì)電算化工作也出現(xiàn)了一些新問題,為使會(huì)計(jì)電算化工作走上規(guī)范化的道路,應(yīng)建立健全內(nèi)部控制。系統(tǒng)操作員以外的操作人員只享有操作權(quán)限,加強(qiáng)對(duì)電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出的控制,明確管理員、操作人員、維護(hù)人員的職責(zé)范圍,對(duì)軟硬件、文檔的安全要檢查,設(shè)置多級(jí)保密措施,對(duì)個(gè)別人容易出現(xiàn)的個(gè)人壟斷現(xiàn)象以及對(duì)系統(tǒng)管理人員的監(jiān)管控制問題進(jìn)行防范,所有這些都是制定會(huì)計(jì)電算化規(guī)章制度必須加以考慮的問題。

三、結(jié)論

當(dāng)前,隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)改革的不斷深化,會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量受到社會(huì)各界的廣泛關(guān)注。作為會(huì)計(jì)核算方式的重大革新,會(huì)計(jì)電算化己占到國民經(jīng)濟(jì)核算比重的一大部分。保證會(huì)計(jì)電算化工作的順利健康發(fā)展,是確保電算化會(huì)計(jì)信息合法、完整的基礎(chǔ),也為推動(dòng)企業(yè)向更高一級(jí)的企業(yè)管理信息化發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。會(huì)計(jì)電算化在實(shí)施前要做好規(guī)劃和采取相應(yīng)的方針,在實(shí)施中要進(jìn)行必要的控制和人員分工,在實(shí)施后要有健全的制度,保證電算化的順利運(yùn)行。電算化順利實(shí)施,不僅有賴于公司財(cái)務(wù)科內(nèi)部的共同努力,也要公司相關(guān)部門的互相協(xié)調(diào)。

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