施工企業(yè)應(yīng)加強合同管理向合同管理要效益

馮雪芹

[摘要]在現(xiàn)代建設(shè)工程項目管理中,合同管理是項目管理的核心,對整個項目的實施起著總控制和總保障的作用。合同管理的好壞直接關(guān)系到建筑企業(yè)的根本利益,關(guān)系到施工企業(yè)的生存發(fā)展。因此,建筑施工企業(yè)應(yīng)充分重視合同管理,全面提高企業(yè)的合同管理水平,向合同管理要效益。

[關(guān)鍵詞]建設(shè)工程 合同管理 效益

中圖分類號:TU-9文獻標(biāo)識碼:A文章編號:1671-7597(2009)0910203-01

建設(shè)工程合同是承包人進行工程建設(shè),發(fā)包人支付價款的合同。建設(shè)工程合同管理是對建設(shè)項目有關(guān)各類合同,從條件的擬定、協(xié)商、簽署、履行情況的檢查和分析等諸多環(huán)節(jié)進行的科學(xué)管理工作。合同管理是全過程的、系統(tǒng)的、動態(tài)的,對項目成本管理、進度管理、質(zhì)量管理有著總協(xié)調(diào)的作用,是工程項目管理的核心,是全面的、綜合性的、更高層次的管理工作。合同管理的好壞直接關(guān)系到建筑企業(yè)的根本利益,關(guān)系到施工企業(yè)的生存發(fā)展,沒有有效的合同管理,就不可能有有效的工程項目管理,也不可能實現(xiàn)工程項目的管理目標(biāo),施工企業(yè)也就不可能取得應(yīng)有的利潤。

一、建筑企業(yè)合同管理中存在的問題

目前絕大多數(shù)施工企業(yè)對合同管理工作重視不夠,缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮贤芾碇贫群途哂幸欢▽I(yè)技術(shù)知識、法律知識和造價管理知識的合同管理人才,合同管理人員對合同業(yè)務(wù)不夠熟悉,合同管理目標(biāo)不明確,合同法律意識滯后,風(fēng)險管理意識不強,訂立和履行合同與合同法律相脫節(jié),想怎么寫就怎么寫,想怎么簽就怎么簽,缺乏依法訂立和履行合同的意識,所簽定的合同文字不嚴(yán)謹(jǐn)、不準(zhǔn)確,容易發(fā)生歧義和誤解,使得合同難以履行或引起爭議。

二、加強合同管理應(yīng)做的工作

(一)招投標(biāo)階段的合同管理

合同是影響企業(yè)利潤的主要因素,而招投標(biāo)階段是獲得盡可能多的利潤的最好時機,利用這個機會簽訂下一個有利的合同,是承包商十分關(guān)心的問題。合同簽訂前雙方可以對等談判,充分協(xié)商,自由地修改合同,但合同一經(jīng)簽訂,只要它合法有效,它即成為工程項目中合同雙方的最高法律,雙方的權(quán)利和義務(wù)就限制在合同上,如果合同執(zhí)行中遇到問題,就應(yīng)首先按合同規(guī)定解決,所以合同條款不利常常連法律專家和合同管理專家也無能為力。因此施工企業(yè)必須重視招投標(biāo)階段的合同管理,做好以下幾方面的工作:

1.選擇正確的投標(biāo)方向,制定科學(xué)的投標(biāo)策略,提出有利的同時又具有競爭力的報價。通過承包市場調(diào)查,大量收集招標(biāo)工程信息,在許多可選擇的招標(biāo)工程中,綜合考慮工程特點、自己的實力、業(yè)主的狀況、承包市場狀況和競爭者的狀況等因素,預(yù)測中標(biāo)的可能性,選擇中標(biāo)可能性大的工程投標(biāo)。在確定準(zhǔn)備參加投標(biāo)的項目后,全面分析招標(biāo)文件所確定的招標(biāo)條件、方式、合同條件、工程范圍和工程的各種技術(shù)文件,進行全面的環(huán)境調(diào)查,包括業(yè)主經(jīng)濟狀況、資信、建設(shè)資金的落實情況等,結(jié)合自身的技術(shù)裝備水平、管理水平、資源供應(yīng)能力和資金等實際情況,選擇理想的合作方式。

2.選擇優(yōu)秀的合同管理人員進行合同談判,采用靈活多樣的談判戰(zhàn)略。在招標(biāo)文件中一般都有不允許進行標(biāo)后談判的規(guī)定,這是業(yè)主為了不留活口,掌握主動權(quán),同時,承包商在投標(biāo)書中已明確表示對招標(biāo)文件的投標(biāo)條件、合同條件完全響應(yīng)的承諾,并接受它的約束。但合同雙方通常都希望進一步商談,這對雙方都有利,雙方均可以進一步討價還價,業(yè)主可望利用這個機會獲得更優(yōu)惠的價格和服務(wù)、一個完美的工程,承包商也可充分利用這個機會,選擇有合同管理和合同談判方面知識、經(jīng)驗和能力的人作為主談判者,積極爭取自己的權(quán)益,對在招標(biāo)文件分析中發(fā)現(xiàn)的合同問題和風(fēng)險,如不利的、單方面約束性的、風(fēng)險型的條款等,積極爭取在這一階段得到修改,增加對承包商權(quán)益的保護條款,在重大問題上不能客氣和讓步,針鋒相對,切不可以在觀念上把自己放在被動地位上,有處處依附于人的感覺。

3.充分重視合同的法律性質(zhì),盡可能地使用標(biāo)準(zhǔn)的合同文本。合同一經(jīng)簽定即成為合同雙方的最高法律,它不是道德規(guī)范,簽定合同是法律行為,所以在合同簽定中,既不能用道德觀念和標(biāo)準(zhǔn)要求來指望對方,也不能用它來束縛自己,一切問題必須先小人后君子,對各種可能發(fā)生的情況和細(xì)節(jié)都要考慮到。盡管取得招標(biāo)文件到投標(biāo)截止時間很短,承包商也應(yīng)將招標(biāo)文件的內(nèi)容徹底搞清楚,并詳細(xì)了解合同簽定前的環(huán)境,切不可期望到合同簽定后再做這些工作,這方面的失誤是由承包商自己負(fù)責(zé)的。對在標(biāo)前會上和合同簽定前的澄清會上的說明、承諾、解釋和一些合同外要求,要以書面形式進行確認(rèn),不輕易相信口頭承諾和保證,要少說多寫,相信“一字千金”,不相信“一諾千金”。要盡可能的使用標(biāo)準(zhǔn)的合同文本,因為標(biāo)準(zhǔn)文本的條款比較詳細(xì)、全面、公平。

(二)工程實施中的合同管理

目前,一些施工企業(yè)很重視施工合同的簽定,談判非常認(rèn)真,字斟句酌,也能簽到一個比較有利的合同,但合同簽定后就將合同鎖進了抽屜,不做任何分析研究,疏于合同實施階段的合同管理,特別是施工現(xiàn)場的合同管理工作,經(jīng)常出現(xiàn)工程管理失誤,失去合理的索賠機會或反被對方索賠,造成合同有利,而工程卻虧本的現(xiàn)象。有經(jīng)驗的承包商十分重視工程施工中的合同管理,通過有效的合同管理,圓滿完成合同責(zé)任,挽回合同簽定中的損失,通過施工過程中的嚴(yán)格管理和合理的工程索賠,增加工程利潤。

1.建立合同實施保證體系,有效地對合同的實施進行全過程的控制。合同簽定后,承包商首先要選定合適的項目經(jīng)理,由他全面負(fù)責(zé)工程管理工作,組建包括合同管理人員在內(nèi)的項目管理小組,建立合同實施的保證體系,以保證合同實施過程中一切工作的正常有序進行,使工程的全部合同事件處于受控狀態(tài),保證合同目標(biāo)的實現(xiàn)。

2.重視合同變更和現(xiàn)場簽證管理,處理好索賠和反索賠。建筑工程本身的特殊性決定了建筑工程在施工過程中經(jīng)常會出現(xiàn)與合同約定不相符的情況,需要及時地進行合同變更,辦理現(xiàn)場簽證,及時發(fā)出書面信函和索賠意向通知書,為今后的索賠提供有力證據(jù),這是合同動態(tài)管理的需要,是履約的一種手段,也是建筑施工企業(yè)自我保護的一種招數(shù)。索賠是工程承包中經(jīng)常發(fā)生并隨處可見的正?，F(xiàn)象,特別是在工程施工階段發(fā)生的較多,是施工企業(yè)彌補和減少損失的一種正常手段。通過索賠可提高合同價格,增加工程收益。因此,我們要強化合同管理人員的索賠意識,把握每一個索賠機會,保護企業(yè)的合法權(quán)益。

3.規(guī)范合同資料管理,重視合同管理后評價。合同文本及相關(guān)資料同屬重要的法律文件,發(fā)生之后應(yīng)及時建帳并妥善保存,由專人負(fù)責(zé),負(fù)責(zé)到底。每項工程結(jié)束后應(yīng)對本項目的合同管理工作進行全面的分析、總結(jié),做好合同管理后評價,為今后的項目管理提供寶貴經(jīng)驗。

企業(yè)合同管理的重要性和必要性在于實現(xiàn)企業(yè)對市場的承諾,體現(xiàn)企業(yè)的誠信,提升企業(yè)的品牌和形象,使企業(yè)牢固地立足市場,實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展,提高企業(yè)適應(yīng)市場的和參與市場競爭的能力,使企業(yè)在履約過程中維護自身的合法權(quán)益,提高企業(yè)的經(jīng)濟效益,因此施工企業(yè)要進一步加強合同管理工作,不斷提高合同管理水平,向合同管理要效益。