原材料采購(gòu)與使用的成本控制

周　廣

摘要:原材料是生產(chǎn)企業(yè)資產(chǎn)中數(shù)量最大的流動(dòng)資金,是企業(yè)為生產(chǎn)和銷售而耗用的儲(chǔ)備資產(chǎn),對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用。文章通過(guò)分析在原材料采購(gòu)和使用過(guò)程中成本控制存在的問(wèn)題,提出了在原材料采購(gòu)和使用中注意的問(wèn)題和策略。

關(guān)鍵詞:原材料采購(gòu);成本控制;原材料成本管理

中圖分類號(hào):F274文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

文章編號(hào):1674-1145(2009)24-0103-02

一、企業(yè)在原材料成本管理中存在的問(wèn)題

傳統(tǒng)的成本降低基本是通過(guò)成本的節(jié)省來(lái)實(shí)現(xiàn)的,即力求在工作現(xiàn)場(chǎng)不浪費(fèi)資源和改進(jìn)工作方式以節(jié)約成本將發(fā)生的支出,主要方法有節(jié)約能耗、防止事故、以招標(biāo)方式采購(gòu)原材料或設(shè)備,是企業(yè)的一種戰(zhàn)術(shù)的改進(jìn),屬于降低成本的一種初級(jí)形態(tài)。但是,這種的成本降低是治標(biāo)不治本的,只是成本管理的一種改良形式?，F(xiàn)代企業(yè)需要尋求新的降低成本的方法,力圖從根本上避免成本的發(fā)生。以“零缺陷”的形式避免了幾乎所有的維修成本和因產(chǎn)品不合格帶來(lái)的其他成本。成本避免的思想根本在于從管理的角度去探索成本降低的潛力,認(rèn)為事前預(yù)防重于事后調(diào)整,避免不必要的成本發(fā)生。這種高級(jí)形態(tài)的成本降低需要企業(yè)在產(chǎn)品的開(kāi)發(fā)、設(shè)計(jì)階段,通過(guò)重組生產(chǎn)流程,來(lái)避免不必要的生產(chǎn)環(huán)節(jié),達(dá)到成本控制的目的,是一種高級(jí)的戰(zhàn)略上的變革。材料采購(gòu)價(jià)格透明度低;材料的采購(gòu)與保管不銜接,采購(gòu)員、庫(kù)管員對(duì)工作流程和工作職責(zé)不重視;工作程序不規(guī)范,制度不健全;生產(chǎn)管理水平低下;財(cái)務(wù)人員素質(zhì)有限是企業(yè)存在問(wèn)題。企業(yè)必須從原材料的采購(gòu)、庫(kù)存、生產(chǎn)等環(huán)節(jié),建立健全一套完整的管理制度,方能對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)行有效控制。內(nèi)控制度是為了保護(hù)資產(chǎn)的安全完整,提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量,確保有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度及單位經(jīng)營(yíng)管理方針政策的貫徹執(zhí)行,避免或降低各種風(fēng)險(xiǎn),提高經(jīng)營(yíng)管理效率,實(shí)現(xiàn)單位經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)而制定和實(shí)施的一系列控制方法、措施和程序。企業(yè)的材料內(nèi)部控制必然具有一定的約束力,是企業(yè)管理機(jī)構(gòu)強(qiáng)制執(zhí)行的行為準(zhǔn)則、程序,并且它還具有規(guī)范性、可操作性,有可具體執(zhí)行的行為標(biāo)準(zhǔn)和方法。

二、原材料的采購(gòu)成本控制

原材料采購(gòu)在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的重要性決定了加強(qiáng)其內(nèi)部控制與管理的必要性。一般來(lái)講材料采購(gòu)業(yè)務(wù)的整個(gè)流程是:材料采購(gòu)的起點(diǎn)從采購(gòu)需求開(kāi)始,營(yíng)銷部門(mén)與需求單位簽定產(chǎn)品銷售合同后,工藝部門(mén)按設(shè)計(jì)部門(mén)設(shè)計(jì)的圖紙編制材料清單及材料消耗定額,計(jì)劃管理部門(mén)按匯總之后的清單向采購(gòu)部門(mén)發(fā)出采購(gòu)命令單,采購(gòu)部門(mén)按程序進(jìn)行招投標(biāo)采購(gòu),通過(guò)對(duì)至少三家以上供應(yīng)商比價(jià)、議價(jià)方式確定材料供貨渠道,簽定采購(gòu)合同,對(duì)所需材料的材質(zhì)、數(shù)量、單價(jià)以及付款方式、運(yùn)輸方式等條款一一加以約定。然后材料到廠進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn),最后入庫(kù)辦理庫(kù)房登記,以及到財(cái)務(wù)辦理付款結(jié)算手續(xù)。采購(gòu)環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制是為了經(jīng)濟(jì)合理地進(jìn)行各種采購(gòu)業(yè)務(wù),保證采購(gòu)的物資及時(shí)、足額入庫(kù),保證采購(gòu)物資的安全完整,同時(shí)及時(shí)支付各項(xiàng)貨款,確保企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的正常運(yùn)營(yíng)。

從采購(gòu)需求的確定來(lái)講,就要求在項(xiàng)目設(shè)計(jì)圖紙出來(lái)之后工藝對(duì)材料定額的計(jì)算準(zhǔn)確,并實(shí)行復(fù)核制度和執(zhí)行授權(quán)審批制度,計(jì)劃管理人員在編制采購(gòu)命令單后,審批人員應(yīng)嚴(yán)格按照授權(quán)批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定,在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批,不得越權(quán)審批,對(duì)于重要的大宗材料采購(gòu)及付款應(yīng)實(shí)行單位領(lǐng)導(dǎo)集體決策和審批。另外要加強(qiáng)采購(gòu)業(yè)務(wù)的預(yù)算管理制度,實(shí)行限量采購(gòu)管理,節(jié)約資金使用。從材料采購(gòu)合同來(lái)看,供銷合同中必須做到要素齊全,權(quán)利與責(zé)任劃分清晰,避免發(fā)生法律糾紛。合同中的基本要素如合同標(biāo)的、價(jià)款、數(shù)量、質(zhì)量、履約期限、地點(diǎn)、方式以及違約責(zé)任的約定,還有根據(jù)法律規(guī)定或經(jīng)濟(jì)合同性質(zhì)必須具備的條款。簽定合同時(shí)要注意付款方式的約定,涉及大宗采購(gòu)的項(xiàng)目可以約定部分預(yù)付款,余款待材料入庫(kù)后支付。從材料采購(gòu)付款來(lái)講,要加強(qiáng)崗位分工控制,不相容職務(wù)包括請(qǐng)購(gòu)與審批、付款審批與付款執(zhí)行等必須相互分離。對(duì)采購(gòu)人員與辦理付款的人員進(jìn)行定期或不定期的輪換,并盡量防止由同一部門(mén)或同一人辦理采購(gòu)環(huán)節(jié)中任兩個(gè)不相容職務(wù)的工作。另外,要加強(qiáng)請(qǐng)購(gòu)手續(xù),對(duì)采購(gòu)訂單、驗(yàn)收證明、入庫(kù)憑證、采購(gòu)發(fā)票的審核工作,檢查其真實(shí)性、完整性、合法性。財(cái)務(wù)部門(mén)也應(yīng)加強(qiáng)與供應(yīng)商往來(lái)賬的核對(duì)工作。

三、原材料的使用成本控制

企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)每天都要消耗大量的原材料,加強(qiáng)原材料消耗管理,控制原材料消耗,是成本最直接、有效的管理途徑。

對(duì)原材料的使用成本控制,實(shí)際上就是對(duì)原材料在生產(chǎn)過(guò)程中的出入庫(kù)、生產(chǎn)下料、缺料補(bǔ)領(lǐng)、余料退庫(kù)、殘料回收等環(huán)節(jié)執(zhí)行嚴(yán)格的計(jì)量控制。企業(yè)生產(chǎn)過(guò)程的原材料成本控制主要是根據(jù)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理流程和組織機(jī)構(gòu)特點(diǎn),采用以財(cái)務(wù)分析決策為核心的整體資源優(yōu)化技術(shù),根據(jù)企業(yè)的利潤(rùn)指標(biāo)以及利用歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行成本預(yù)測(cè)的結(jié)果來(lái)確定企業(yè)產(chǎn)品的目標(biāo)生產(chǎn)成本,在保證企業(yè)目標(biāo)成本的前提下,根據(jù)銷售合同與市場(chǎng)預(yù)測(cè)來(lái)制訂企業(yè)的生產(chǎn)計(jì)劃,其中生產(chǎn)計(jì)劃主要包括主生產(chǎn)計(jì)劃、物料需求計(jì)劃、生產(chǎn)成本計(jì)劃,然后進(jìn)行人、財(cái)、物的整體資源優(yōu)化分配,從而達(dá)到既要連續(xù)、均衡地生產(chǎn),又要最大限度地降低原料和備品備件的庫(kù)存量。在確定了企業(yè)產(chǎn)品的目標(biāo)成本之后,還要將產(chǎn)品目標(biāo)成本按產(chǎn)品成本結(jié)構(gòu)分解成各成本要素的標(biāo)準(zhǔn)成本,然后根據(jù)各級(jí)成本責(zé)任中心負(fù)責(zé)的成本項(xiàng)目,將各標(biāo)準(zhǔn)成本逐級(jí)向各級(jí)成本責(zé)任中心分解。對(duì)反映生產(chǎn)過(guò)程成本的物耗、能耗進(jìn)行計(jì)量,獲得企業(yè)在生產(chǎn)過(guò)程中產(chǎn)品的成本消耗情況,并與目標(biāo)成本進(jìn)行比較,分析成本差異原因,同時(shí),通過(guò)建立經(jīng)濟(jì)指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)和操作標(biāo)準(zhǔn)之間的關(guān)系,對(duì)同消耗密切相關(guān)的生產(chǎn)指標(biāo)進(jìn)行監(jiān)控和優(yōu)化,給出降低生產(chǎn)過(guò)程成本的操作指導(dǎo),從而實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)和管理一體化的成本控制。

四、結(jié)論

降低企業(yè)成本水平是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù),其重要途徑之一是進(jìn)行管理創(chuàng)新。工業(yè)企業(yè)在原材料采購(gòu)與使用成本控制上確實(shí)還存在很大的空間。企業(yè)可以通過(guò)多部門(mén)的全員參與,最大限度地貼近市場(chǎng),增強(qiáng)市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),積極探索財(cái)務(wù)管理方法,達(dá)到對(duì)原材料采購(gòu)與使用的合理控制,確保實(shí)現(xiàn)企業(yè)的降耗增效之目的。

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作者簡(jiǎn)介:周廣(1976- ),男,廣西合浦人,廣西路橋建設(shè)有限公司材料部部長(zhǎng),經(jīng)濟(jì)師,助理工程師,研究方向:材料管理。