淺談立卷材料的集中

龔素芹

中圖分類號(hào):D035 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1673-8209(2009)5-0279-01

立卷材料的集中(也叫立卷文件的集中),就是文書處理部門將本機(jī)關(guān)需要立卷的文件集中到一起。立卷材料的集中工作很重要,它是檔案工作的基礎(chǔ),沒有文書處理部門對(duì)立卷材料的集中,就沒有檔案。立卷材料的集中是要根據(jù)文件的立卷范圍來進(jìn)行的。對(duì)應(yīng)歸檔的文件材料要注意隨時(shí)進(jìn)行集中,絕不要等到年終才集中,否則,就容易造成該歸檔的文件的散失,影響案卷質(zhì)量。

1 立卷材料集中的方法

1.1 建立收發(fā)文制度,做好帳內(nèi)文件的集中

做好平時(shí)立卷材料的集中工作,首先要明確責(zé)任制,把好收發(fā)文件關(guān)。

發(fā)文:對(duì)各部門的發(fā)文要指定專人對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)、送印、蓋章、登記、分發(fā),然后要及時(shí)將原稿、印本及附件等收集齊全、完整。隨時(shí)向立卷環(huán)節(jié)集中。

收文:建立收文登記制度,對(duì)于來往文件要進(jìn)行分類登記,例如,上級(jí)來文、下級(jí)來文、同級(jí)來文以及省、市政府的文件要分別登記入冊(cè)。

凡收到對(duì)本機(jī)關(guān)的主送文件,都要呈送領(lǐng)導(dǎo)批示.而后按照主管領(lǐng)導(dǎo)的批示意見,登記送發(fā)承辦部門,并將此文件列入催辦程序,視文的急緩程度適時(shí)催辦。待整個(gè)事情辦理完畢后,及時(shí)將文件收回集中在一起。便于立卷歸檔。

1.2 建立健全與各部門的聯(lián)系制度、做好帳外立卷材料的集中

制定本機(jī)關(guān)文件材料的歸檔范圍,發(fā)到各關(guān)部門。為把本機(jī)關(guān)應(yīng)歸檔的文件材料集中齊全完整,首先立卷人員應(yīng)制定出明確的、具體的、文件材料的歸檔范圍。打印后分送給各有關(guān)部門。使各部門能夠按歸檔范圍的要求及時(shí)將辦理完畢的文件材料送交立卷人歸檔。

2 集中文件材料的整理與配套

需要立卷的文件材料,集中以后要適時(shí)進(jìn)行整理與配套。確保集中的文件材料齊全完整。在組卷時(shí)不會(huì)因某些文件缺頁、少件影響立卷工作的正常進(jìn)行。

2.1 整理與配套的方法

單位所形成的正式公文,要按文件字號(hào)分別依次進(jìn)行系統(tǒng)排列。定期按發(fā)文號(hào)進(jìn)行核對(duì),檢查發(fā)文原稿、印本是否齊全,送批手續(xù)是否完備,正件與附件是否配套等等。對(duì)發(fā)現(xiàn)文件不齊全的要及時(shí)找文件承辦部門配備齊全。否則時(shí)過境遷,就很難再收集齊全了。

2.2 整理與配套應(yīng)注意的問題

(1)嚴(yán)格按照歸檔范圍辦事,要有重點(diǎn),分清主次,進(jìn)行系統(tǒng)整理。不能把凡是機(jī)關(guān)形成的所有材料都集中起來,弄得玉石不分。

(2)整理與配套時(shí)一定要認(rèn)真閱讀文件,找出文件之間的內(nèi)在聯(lián)系,把先后集中起來的相互有密切聯(lián)系的文件分門別類的整理到一起,以備調(diào)用和立卷。

(3)適時(shí)進(jìn)行整理與配套,不要一味的積壓和拖延時(shí)間,否則就會(huì)失去對(duì)文件材料的補(bǔ)救時(shí)機(jī)。

立卷材料的集中是一項(xiàng)紛繁復(fù)雜的系統(tǒng)工作,且枯燥無味,但又不能有絲毫的差錯(cuò),這就要求負(fù)責(zé)文書處理的同志,要具備恪盡職守的工作態(tài)度,踏踏實(shí)實(shí)的辦事作風(fēng),不圖名利的奉獻(xiàn)精神。嚴(yán)格按程序辦事,充分發(fā)揮文處理工作的應(yīng)有作用,為經(jīng)濟(jì)建設(shè)大局服好務(wù)。