面向重點學(xué)科建設(shè)的資料室文獻信息資源保障與服務(wù)問題探討

于淑俐

〔摘 要〕本文從重點學(xué)科資料室的特殊性出發(fā),分析了資料室在重點學(xué)科建設(shè)中的文獻信息資源保障與服務(wù)功能?認為要發(fā)揮資料室的保障功能,首先是要做好文獻信息資源的搜集工作,其次是要做好文獻信息資源的整理工作;認為要發(fā)揮資料室的服務(wù)功能,要做好以下工作,即針對性服務(wù)?定題服務(wù)?咨詢服務(wù)?為畢業(yè)生撰寫論文當好參謀等?最后,本文對如何深化資料室在重點學(xué)科建設(shè)中的文獻信息資源保障與服務(wù)功能作了一些探討?

〔關(guān)鍵詞〕資料室;重點學(xué)科;文獻信息資源;保障;服務(wù)

〔中圖分類號〕G255 〔文獻標識碼〕A 〔文章編號〕1008-0821(2009)08-0161-03

Research on Ensuring and Service of Information Resources

of Reference Room in Key Subject ConstructionYu Shuli

(School of Business Administration,Shandong Institute of Business and Technology,Yantai 264005,China)

〔Abstract〕Started from the peculiarity of key-subject reference room,this paper analyzed its ensuring and service function of information resources.To fulfill the ensuring function of reference room,firstly a good job can be made for collecting the information resources,and then for arranging the information resources;to fulfill the service function of resource library,there are some jobs to be done,such as well-targeted service,appointed service,consultancy service and being a good adviser for writing graduation thesis.At last,this paper also made some investigations on how to enhance the ensuring and service function of reference room in key subject construction.

〔Key words〕reference room;key subject;information resource

在高等教育改革不斷深入和競爭進一步加劇的條件下,狠抓學(xué)科建設(shè)特別是重點學(xué)科建設(shè)已成為高等院校繼外延擴充后進行內(nèi)涵發(fā)展?創(chuàng)造優(yōu)勢與特色?提高學(xué)校地位與影響力的重點工作?重點學(xué)科建設(shè)除了需要高水平的教學(xué)?科研隊伍和先進的教學(xué)科研儀器設(shè)備外,同樣需要加強資料室對其文獻信息資源的保障與服務(wù)功能?

1 重點學(xué)科資料室的特殊性

有一種觀點認為,重點學(xué)科資料室與校圖書館?一般院(系)資料室的工作性質(zhì)基本上是一致的,設(shè)立重點學(xué)科資料室純粹是一種資源上的浪費,是沒有必要的?此觀點雖有一定的道理,但也有失偏頗?的確,近些年來,隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用和資金投入的不斷加大,高校圖書館為教學(xué)?科研的文獻信息資源保障與服務(wù)的能力也會日益增強,但由于圖書館工作內(nèi)容的一般性,其功能對于專業(yè)性與超前性要求相對較高的重點學(xué)科建設(shè)來說,各方面依然存在著一定的局限性?而重點學(xué)科的專業(yè)資料室,從表面上來看雖然是作為圖書館一種專業(yè)分館的形式存在,但實質(zhì)上卻是圖書館各種功能在專業(yè)領(lǐng)域更高層次上的延伸?

(1)同圖書館相比,重點學(xué)科資料室雖然規(guī)模小?人員少,但由于服務(wù)對象比較明確,其文獻信息的收集與整理不僅在內(nèi)容上會更加專業(yè),而且在深度上會更加超前?從這一點上來說,圖書館一般是很難做到?

(2)重點學(xué)科資料室文獻信息資源的收集更為快捷?一般來說,重點學(xué)科建設(shè)對文獻信息資源的要求比較高,它特別希望能盡快得到反映該學(xué)科在國內(nèi)外的最新發(fā)展水平的相關(guān)資料,而重點學(xué)科資料室由于歸屬各院(系)直接領(lǐng)導(dǎo),只要院(系)教研人員外出參加各種學(xué)術(shù)活動或者進修,就能夠及時反饋或帶回最新的信息?這一點也是圖書館不可比擬的?

(3)由于重點學(xué)科資料室的工作人員與教研人員同處一單位,平時接觸的機會較多,溝通比較方便,可以隨時了解他們目前的科研動向與最迫切的信息需求?因此,資料室工作人員可以對收集到的文獻信息資源進行有效地加工,有針對性地開展服務(wù)?而這一點,就更體現(xiàn)了重點學(xué)科資料室的特點與優(yōu)勢[1]?

2 資料室的保障與服務(wù)功能

國家教育部頒發(fā)的《普通高等學(xué)校圖書館規(guī)定》明確指出,高等學(xué)校院(系)資料室的任務(wù)應(yīng)著重進行專業(yè)資料的收集?整理和研究,開展情報服務(wù),使之成為本專業(yè)教學(xué)的后盾,科研的基地和情報服務(wù)中心?由此,我們可以把資料室在重點學(xué)科建設(shè)中的作用概括為兩點:一是文獻信息資源的保障功能;二是文獻信息資源的服務(wù)功能?

2.1 文獻信息資源的保障功能

所謂文獻信息資源的保障功能,是指在重點學(xué)科或?qū)I(yè)范圍內(nèi),資料室所擁有文獻信息資源的收藏,能夠支持教師?科研人員進行一定深度的學(xué)術(shù)研究?教學(xué)輔導(dǎo),能夠滿足攻讀碩士或博士學(xué)位人員對本學(xué)科專題文獻信息資源的整體需求?從這一意義上來說,文獻信息資源的保障功能不僅是重點學(xué)科建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ),同時也是資料室工作的重中之重?而要充分發(fā)揮這一功能,資料室應(yīng)該著重從以下兩點著手:

2.1.1 要做好文獻信息資源的搜集工作

資料室的工作人員要根據(jù)重點學(xué)科的課程設(shè)置,利用一切可能的渠道和技術(shù)手段,有針對性地?系統(tǒng)地?全面地把社會上所涌現(xiàn)出來的本學(xué)科以及有關(guān)的文獻信息資源搜集起來,搜集范圍包括:第一,本學(xué)科最新編寫的教材,撰寫的論著,調(diào)查報告等資料?第二,有計劃?有目的地選購部分專業(yè)性較強的圖書?期刊?做好這項工作的前提條件,是資料室的工作人員要盡可能掌握對重點學(xué)科有較高使用價值的圖書?期刊的名稱?主辦單位?內(nèi)容?基本學(xué)術(shù)特點和發(fā)行地等信息?同時,選購的過程要保持資源的系統(tǒng)性與完整性?第三,要與相關(guān)單位搞好內(nèi)部情報資料的交流,這也重點學(xué)科文獻信息資源的一個重要來源?在做這項工作之前,首先要摸清情報資料交換單位的名稱?地點?業(yè)務(wù)范圍,然后主動地與對口單位建立情報資料交流方面的聯(lián)系,定期交換,互通有無?另外,剪報也是重點學(xué)科文獻信息資源搜集工作的重要組成部分,它具有及時?集中?靈活等特點?另外,學(xué)術(shù)會議上的相關(guān)論文?調(diào)查報告?視聽資料等也都是學(xué)術(shù)價值很高的文獻信息資源?當然,文獻信息資源的搜集?積累是一個長期的?細微的?艱苦的勞動過程,只要堅持不懈?持之以恒,就必然會達到預(yù)期的效果?

2.1.2 要做好文獻信息資源的整理工作

所謂文獻信息資源的整理,就是要把搜集來的文獻信息資源,經(jīng)過選擇?分析與鑒別后,根據(jù)其具體內(nèi)容,按學(xué)科體系把它們進行登記?制卡?分類?編目?編制專題索引?典藏等工作?其目的在于全面?系統(tǒng)地反映在重點學(xué)科建設(shè)中文獻信息資源的收藏情況,便于讀者查找與利用?這是一項專業(yè)性和學(xué)術(shù)性都很強的工作,不僅要求資料室工作人員要具有本專業(yè)的基礎(chǔ)知識,而且還要具有一定的圖書館學(xué)?情報學(xué)等方面的業(yè)務(wù)知識?

2.2 文獻信息資源的服務(wù)功能

所謂文獻信息資源的服務(wù)功能,就是指在對文獻信息資源收集?整理的基礎(chǔ)上,資料室工作人員對其作的進一步研究與開發(fā)?即資料室工作人員能夠?qū)κ占降母鞣N信息資源進行整合和數(shù)字化處理,建立具有重點學(xué)科特色的數(shù)據(jù)庫,形成獨特的文獻資源服務(wù)優(yōu)勢,從而具備更具有個性化的服務(wù)功能?而要充分發(fā)揮這一功能,資料室應(yīng)著重從以下兩方面著手:

2.2.1 要做好對文獻信息資源的研究?開發(fā)工作

長期以來,在圖書館界一直存在著這樣一個認識,即以擁有文獻信息資源數(shù)量的多少作為衡量圖書館服務(wù)質(zhì)量的一個最重要的指標,但筆者認為,這是一個誤區(qū)?試想,收藏的文獻信息資源再多,如果其利用率不高,那也是資源的浪費?因此,在當今文獻急劇增加而經(jīng)費遠遠不及這種增長的情況下,我們必須在注重有效擁有量的同時,更加注重文獻信息資源在更深層次上的研究與開發(fā)工作,從而提高現(xiàn)有文獻信息資源的利用率?從某種意義上來說,在經(jīng)費既定的前提下,資料室不僅要成為重點學(xué)科文獻信息資源的儲藏中心,更要成為文獻信息資源的研究?開發(fā)中心?即在實踐過程中,資料室工作人員不僅要把整理過的文獻信息資源進行“文摘卡片制作?教學(xué)參考資料編寫?專題資料匯編和學(xué)科綜合述評”等二?三次文獻信息資源的研究與開發(fā),而且還要特別關(guān)注重點學(xué)科的最新發(fā)展動態(tài),要把本學(xué)科的新變化?新觀點不斷?及時?準確地傳遞給讀者,以縮短他們尋找相關(guān)信息的路徑,節(jié)約他們的時間?

2.2.2 要做好服務(wù)工作

為重點學(xué)科的教學(xué)?科研服務(wù)是資料室工作的最終目的,沒有優(yōu)質(zhì)的服務(wù),資料室也就失去了存在的根基?為了提高服務(wù)水平,資料室工作人員除了要有責(zé)任感和滿腔熱情外,還要非常熟悉文獻信息資源的收藏情況,具備使用各種工具的基本知識,掌握查找文獻?資料的方法,能及時答復(fù)讀者提出的問題,并應(yīng)承擔(dān)向讀者介紹和推薦新資料的任務(wù),同時還要探索最佳的服務(wù)途徑?資料室有效的用戶服務(wù)模式包括:第一,針對性服務(wù)?即根據(jù)教師講課內(nèi)容?承擔(dān)的科研課題,有所側(cè)重地提供相關(guān)資料?為此,資料室工作人員應(yīng)該經(jīng)常參加重點學(xué)科教研室的教學(xué)和科研專題研討會,建立教師教學(xué)和科研檔案,掌握他們的需求方向,有的放矢地提供資料?第二,定題服務(wù)?即根據(jù)教學(xué)科研的實際需要,選定重點課題一跟到底地進行服務(wù)?這種服務(wù)方式重點突出?目的明確?力度大,不僅會減輕科研人員的前期勞動量,而且還會有助于資料室人員自身業(yè)務(wù)水平的提高,并實現(xiàn)資料室人員與科研人員之間的良性互動?第三,咨詢服務(wù)?即資料室工作人員要運用檢索工具和所藏文獻信息資源,用口頭和書面的方式來回答咨詢者所提出的有關(guān)問題,為讀者提供必要的咨詢?第四,為畢業(yè)生撰寫論文當好參謀?為了提高學(xué)生畢業(yè)論文的寫作質(zhì)量,資料室工作人員要改變以往那種坐等讀者上門的被動服務(wù)方式,積極主動地參與學(xué)生(特別是研究生)論文寫作的全過程?從論文題目的選定?查新?論文的寫作(特別是有關(guān)國內(nèi)外研究狀況的綜述方面),資料室工作人員要盡可能提出自己的意見,并在參考文獻的準備?檢索工具的使用等方面提供力所能及的幫助?

3 資料室保障與服務(wù)功能的深化

國內(nèi)外多年的實踐表明,隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展與各高等院校之間競爭的加劇,不管是圖書館還是資料室,他們對重點學(xué)科文獻信息資源的建設(shè)越來越重視,不僅在資金與人力等方面加大了投入的力度,而且在觀念上也發(fā)生了相當大的變化?例如,在重點學(xué)科文獻信息資源的保障與服務(wù)功能方面,人們逐漸舍棄了以往的那種只重視橫向保障?坐等服務(wù)的平面?被動模式,而轉(zhuǎn)向了對縱向保障?坐等服務(wù)的立體?主動模式的追求?當然,由于各學(xué)校的實際情況不同,這種模式的轉(zhuǎn)變過程可能會賦予不同的內(nèi)容?但無論怎樣,這都是在原有保障與服務(wù)功能基礎(chǔ)上的深化,而且隨著時間的推移,這種深化的趨勢會越來明顯,并會表現(xiàn)出如下的幾個特征:

3.1 整合各種載體的文獻信息資源

包括利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)整合館藏信息資源的數(shù)字化以及網(wǎng)上信息資源的館藏化兩方面?館藏信息資源的數(shù)字化是將館藏文獻信息資源(包括印刷型?縮微型?視聽型文獻及電子出版物?特色數(shù)據(jù)庫等)以數(shù)字化形式發(fā)布到網(wǎng)上,成為網(wǎng)上文獻信息資源的一部分?網(wǎng)上信息資源的館藏化則是資料室工作人員利用自身的專業(yè)優(yōu)勢,在充分熟悉網(wǎng)上文獻信息資源分布狀況的基礎(chǔ)上,明確用戶的信息需求,掌握獲取網(wǎng)絡(luò)文獻信息資源的方法,通過相應(yīng)的分辨和篩選,為讀者充當網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)航員,使“教?學(xué)?研”人員如同利用館藏一樣,能方便地利用網(wǎng)上文獻信息資源[2]?對此,資料室工作人員應(yīng)圍繞重點學(xué)科這一中心,在建設(shè)印刷型文獻信息資源的同時,不斷地增加電子出版物的收藏比例,并能根據(jù)室情?館情,加快數(shù)字化?虛擬化館藏的建設(shè)步伐,以逐步形成具有自己特色的多載體文獻信息資源收藏體系,來滿足用戶不斷增長的多元化文獻信息資源的需求?

3.2 構(gòu)建文獻信息資源的外文網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)航系統(tǒng)

相對來說,由于各種原因,重點學(xué)科建設(shè)的外文文獻信息資源數(shù)據(jù)庫的開發(fā)起步比較晚,其連續(xù)性?完整性也比較差?針對這種現(xiàn)狀,資料室應(yīng)根據(jù)各自重點學(xué)科建設(shè)的需要,逐步建立起良好的外文文獻信息資源的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺和信息導(dǎo)航系統(tǒng),其內(nèi)容應(yīng)重點包括:專門的服務(wù)網(wǎng)頁;以超媒體形式鏈接的網(wǎng)絡(luò)信息文檔和相關(guān)網(wǎng)站地址;導(dǎo)航平臺的各類型數(shù)據(jù)庫;網(wǎng)頁上的網(wǎng)絡(luò)信息資源和數(shù)據(jù)庫檢索的導(dǎo)航信息;等等?

3.3 重視相關(guān)單位之間的合作

眾所周知,在網(wǎng)絡(luò)信息時代,一個圖書館或資料室的規(guī)模無論多大,都不可能將所有文獻信息資源收集齊全,建立文獻信息資源的共享機制己在高校圖書館界達成了共識?因此,實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的文獻信息資源共享,自然會成為深化重點學(xué)科文獻信息資源保障與服務(wù)功能的重要途徑?對于重點學(xué)科資料室來說,一方面要充分利用現(xiàn)有的全國性與地區(qū)性的公共文獻信息資源;另一方面還要積極拓展校際間的分工合作渠道,確定各自的側(cè)重點,加強聯(lián)合采購力度,并借助于網(wǎng)絡(luò)技術(shù),開展相互間文獻信息資源的傳遞服務(wù);同時,還要積極同國外相關(guān)重點學(xué)科的圖書館?文獻信息機構(gòu)建立和發(fā)展業(yè)務(wù)關(guān)系,開展館際互借?文獻傳遞等方面的合作,從而為重點學(xué)科建設(shè)與發(fā)展提供全方位的文獻信息資源的支持?

3.4 加強資料室工作績效的評價

資料室是為重點學(xué)科提供教學(xué)?科研文獻信息資源保障與服務(wù)的機構(gòu),其工作績效如何,需要一套完整的質(zhì)量管理評價體系?現(xiàn)在,許多單位包括高校圖書館在內(nèi),引進了ISO9000標準或其他標準?雖然他們引入這些標準的初衷不盡一致,但有一個共同的特點,即:它所規(guī)定的文件化體系不僅具有很強的約束力,而且還貫穿于整個質(zhì)量管理體系的全過程?通過質(zhì)量文件體系的建立,可以使每項服務(wù)過程處于質(zhì)量文件的控制下[3]?為此,重點學(xué)科資料室也可根據(jù)自己的實際情況,參考ISO9000等標準,來制定具有一定特色的質(zhì)量管理評價體系,并通過對資料室各項業(yè)務(wù)的開展?規(guī)章制度的執(zhí)行?服務(wù)項目的落實等反映用戶利益的情況和數(shù)據(jù),來評價資料室的實際工作績效,并據(jù)此來及時發(fā)現(xiàn)和糾正資料室工作的偏差,以便更好地服務(wù)于重點學(xué)科,為重點學(xué)科的建設(shè)與發(fā)展做出相應(yīng)的貢獻?

參考文獻

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[3]高淑萍.以人為本構(gòu)建高校重點學(xué)科文獻信息保障體系[J].現(xiàn)代情報,2007,(4):120.