高校圖書館數字資源引入信息生命周期管理策略研究

劉春金

〔摘 要〕分析高校圖書館各類數字資源建設現狀,并對數字資源在其信息生命周期如何降低管理成本獲得最大信息價值進行探討。

〔關鍵詞〕數字資源;信息生命周期管理;分級存儲;數據遷移

〔中圖分類號〕G201 〔文獻標識碼〕A 〔文章編號〕1008-0821(2009)07-0067-03

Research on University Library Digital Resource

Based on Information Lifecycle ManagementLiu Chunjin

(Library,Zhejiang Chinese Medical University,Hangzhou 310053,China)

〔Abstract〕In this paper,the different types of digital resources in university library and how to get the maximum benefit with the minimum costs from digital resources by applying the information lifecycle was discussed.

〔Key words〕digital resource;information life cycle management;hierarchical storage;data migration

人類社會進入21世紀以來,信息、物質和能源構成了現代人類生存和社會發(fā)展的三大基本資源。信息社會中,信息的積累呈幾何級數增長,各數據中心的信息存儲量幾乎每18~24個月就會翻番。在信息爆炸的時代,信息過量幾乎成為人人都需要面對的問題。如何管理海量信息,使之發(fā)揮最大價值,已經成為大多數高校圖書館亟待解決的問題。

1 信息生命周期管理的提出

美國著名信息資源管理專家霍頓曾提出,信息是有生命的,信息資源是一種具有生命周期的資源。他認為,信息生命周期(Information Lifecycle)是指信息運動的自然規(guī)律,一般由信息需求的確定以及信息資源的生產、采集、傳播、處理、存儲和利用等階段所組成。信息就如同人類以及其他生物一樣,是具有生命特征的,會隨著生命周期的不同階段而起落。

為了讓信息更好地在其生命周期中有序地流動,并在流動過程中實現其最大價值,就要對信息進行必要的管理,于是產生了信息生命周期管理(Information Lifecycle Management,ILM)這一概念。信息生命周期管理不是一個新的存儲解決方案,也不是某個硬件或軟件產品,而是評估和管理信息的存儲方式,是一種信息管理模型,貫穿信息整個生命過程并對其進行管理,從創(chuàng)建、使用到歸檔和處理[1]。信息生命周期管理就是要在信息生命周期的不同階段,根據信息價值的不同而采取不同程度的管理,達到以最低的成本在信息生命周期的每一個階段都能獲得信息最大效益的目的。

ILM是一種針對信息主動管理的策略,通過實施真正意義上的ILM,可讓信息在正確的時間處于正確的位置,從而幫助客戶在信息生命的各個階段以最低的整體擁有成本獲得最大的價值。ILM作為新興的信息管理策略,其最早并不是用于圖書館領域,而是用于金融、通信和醫(yī)院等行業(yè)中。近年來,作為社會知識、信息、文化的記憶裝置和擴散裝置的高校圖書館,各類資源特別是數字館藏資源增長非常迅猛,大部分高校圖書館面臨將內部龐大信息的利用價值充分發(fā)揮的難題。本文試圖將ILM策略引入高校圖書館數字資源建設中,希望借此降低數字資源管理成本,提高數字資源利用率,并對此進行一定探討。

2 高校圖書館數字資源建設現狀

現代高校圖書館數字資源不僅包含本館擁有物理實體的數字資源,還包括可通過互聯網獲取利用的館外信息資源所構成的虛擬數字資源[2]。實體數字資源主要由保存在本地服務器或單機上的數字資源組成。虛擬數字資源則主要由提供異地存取服務的網絡數據庫和網絡資源導航系統組成。虛擬數字資源極大地延伸了數字資源的范圍,成為高校圖書館資源中重要的組成部分。

紙質文獻載體形式單一,分類方式較簡單。而數字資源特別是高校圖書館數字資源,無論是構成方式還是表現形式,都比較復雜,因此對數字資源進行分類是一個相當棘手的問題。為了簡化研究,筆者暫且將高校圖書館數字資源,按照資源來源不同,劃分為6種類型:圖書館管理系統數據庫、特色數據庫、自建學位論文數據庫、學術型網絡數據庫、光盤數據庫、試用數據庫。

2.1 圖書館管理系統數據庫不可或缺

除了上述的數字資源之外,高校圖書館普遍采用各種圖書館管理系統,如金盤、ILASⅡ與Interlib圖書館管理系統等對人員、讀者以及傳統館藏資源等進行管理。這些管理系統經過多年運行積累起來的大量珍貴數據資源,在確保圖書館正常運轉中發(fā)揮舉足輕重的作用。這些數字資源如果丟失的話,圖書館無疑將迎來一場可怕的災難。另外,由于計算機技術的迅猛發(fā)展,圖書館管理系統升級更新很快,淘汰后的老版本圖書館管理系統數據庫因為保存了圖書館重要的歷史信息,其存儲也應納入數字資源的管理范疇,以應不時之需。

2.2 特色數據庫發(fā)展迅速

在高校圖書館中的數字資源中,特色數據庫的建設是高校圖書館數字資源建設的重中之重。隨著信息技術的發(fā)展,高校圖書館特色數據庫的建設,實現了從書目數據庫向內容數據庫、從館藏文獻資源向網絡資源鏈接、從各館孤立建設轉向多館共享建設、從自給自足的資源服務方式拓展到網上專題資源共享服務的轉變[3]。目前,國內比較典型的特色數據庫有浙江中醫(yī)藥大學圖書館的浙江中醫(yī)藥古籍數據庫、蘭州大學圖書館的敦煌學數據庫、廈門大學圖書館的東南亞研究與華僑華人研究題錄數據庫等。國內眾多高校圖書館都意識到要提高圖書館的服務水平,必須建立具有本館館藏特色、本校學科特色和本地區(qū)特色相結合的數據庫,目前這些特色數據庫正在蓬勃發(fā)展中。

2.3 自建學位論文數據庫建設踴躍

除了特色數據庫外,國內高校圖書館還對本校資源進行整理挖掘,如高校中的碩博士學位論文因為探討的問題專深,學術價值高,引起高校圖書館的高度重視,不少圖書館將本校的碩博士學位論文進行統一管理,建立高校學位論文數據庫并加以利用,如北京大學、復旦大學、上海交通大學等都建立了各自的學位論文數據庫。

2.4 學術型網絡數據庫比重大

科研工作作為高校的重要組成部分,各種類型的學術型網絡數據庫在高校圖書館中占有很大比重。如外文方面,部分高校購置了EBSCO、Springer、Elsevier等網絡數據庫;中文方面,大部分高校圖書館相繼購置了中國學術期刊全文數據庫、維普資訊數據庫及萬方數據資源系統等。這些學術型網絡數據庫在高校的教學和科研工作中受到廣大師生的歡迎,得到較廣泛的利用。

2.5 光盤數據庫建設日益重視

隨著光盤數據量的激增,傳統的單光盤的檢索方式已經不能適應人們對光盤數據庫的使用需求。光盤庫、磁盤陣列、光盤鏡像硬盤塔和硬盤組合技術的出現基本上解決了這個難題。一些高校圖書館對這部分資源越來越重視,購買或自建了多種光盤數據庫系統,如Medline光盤數據庫、中國生物醫(yī)學文獻光盤數據庫(CBMDisc)以及將一些隨書光盤通過技術手段建立起來的隨書光盤系統。

2.6 試用數據庫種類多

知識經濟社會中,各大小知識產品供應商都積極開發(fā)了不同類型、不同層次、不同面向對象的數據庫產品。由于市場競爭激烈,這些數據庫中正式列入高校圖書館的采購計劃前,往往會為高校用戶提供數據庫產品的試用,試用周期長短不一。試用結束后提供使用統計報告,使資源的最終使用者能真正參與資源的評估和建設環(huán)節(jié)。這些數據庫產品的試用在增加了高校圖書館的選擇空間時,無疑也增加了數字資源管理的難度。

3 高校圖書館數字資源ILM策略實施

研究發(fā)現,各類傳統文獻都具有一定的使用壽命,如圖書一般在10~20年,期刊3~5年,科技報告10年左右,產品樣本3~5年,文獻使用壽命一定程度上反映了信息生命周期規(guī)律。

數字資源和傳統文獻相比,盡管信息的載體發(fā)生了變化,但兩者的生命周期整體大致相當。數字資源依靠先進的信息技術,信息更新的周期短,不受時間、地點限制,傳遞速度快,具有高度共享性。為便于對信息生命周期進行研究,不同專家和學者采用不同的標準如信息價值標準、信息作用標準,并且從多個角度如信息利用次數、使用頻率等對信息生命周期的階段進行了劃分。全球知名的數據存儲商EMC公司將數字資源的信息生命周期,分為創(chuàng)建、保護、訪問、遷移、歸檔和銷毀6個階段[4]。

3.1 數字資源創(chuàng)建階段

信息技術的飛速發(fā)展,使得作為高校教學科研信息資源主要提供者的高校圖書館的服務突破了時間和空間的限制,服務內容多樣化,服務手段先進化,服務項目個性化。高校圖書館在保持傳統服務的同時,更要實現由傳統服務向網絡服務的轉變,不僅要積極地把館藏傳統資源轉化為網絡數字資源,在網上拓展圖書館的信息服務項目,而且要把網絡中豐富的信息資源轉化為圖書館信息資源的一部分,提供給廣大讀者,從而提高文獻信息的生命周期。

3.2 數字資源保護階段

高校圖書館集中了各種特色資源和豐富的學術資源,這些資源對高校教學科研工作非常重要。因此,高校圖書館應該不僅要重視數字資源的建設,更要重視資源的硬件基礎建設,加強對數字資源的保護。不過,國內大部分高校圖書館存在經費短缺的問題,根據信息生命周期相關理論,我們可以根據數字資源的不同價值,對數字資源采取不同的措施和技術來進行保護,從而降低管理成本。

3.3 數字資源訪問階段

針對傳統文獻進行管理時,為了降低文獻保存成本,解決圖書館空間與文獻數量劇增矛盾,一些專家提出了一系列解決方案,比較著名的方案是“三線典藏制”,該方案是以美國圖書館專家R?W?Truesovel提出的“二八率”(2/8 rule)為理論依據制定的,即將傳統文獻按照利用率的高、中、低,分別將傳統文獻分配到一線館藏區(qū)、二線館藏區(qū)和三線館藏區(qū),從而方便讀者找到利用率較高的文獻,降低保存成本。這個方案和ILM的思想基本類似。

將ILM策略應用到高校圖書館數字資源管理中,就要依據數字資源在其信息生命周期中價值的變化規(guī)律,對不同類型的數字資源,在不同的時間、不同的階段,進行分級存儲、保護和服務,達到以最低的管理成本實現信息價值的最大化。和傳統文獻的“三線典藏制”類似,高校圖書館的數字資源按訪問頻率可分為在線數據、近線數據和離線數據三類(見表1)。

在線數據是高校圖書館數據庫中最為活躍的部分,提供日常業(yè)務處理所需的數據和信息,如圖書館管理系統數據庫,另外特色數據庫和學位論文數據庫專有性強,訪問頻率高,因此也列入在線數據范疇。在線數據存儲時應達到高性能、大容量要求,保證系統的正常運轉。

近線數據指訪問頻率一般的數字資源,這類數字資源可以保存在本地或網絡服務器上,如學術型網絡數據庫、光盤數據庫等。如果用戶對某些數字資源訪問量特別大,最好是將其保存在本地服務器上,加快訪問速度。

離線數據指平時訪問率非常低的數據,如過期數據庫、老版本圖書館管理系統數據庫等。對于這些數據,我們應將其存放在價格更低的存儲介質或單機上,供單機查詢。

3.4 數字資源遷移階段

數字資源具有一定的生命周期,經過其利用高峰后,我們應將訪問率降低的數字資源由主存儲設備遷移到次級存儲設備,遷移操作可以為訪問頻率高的數字資源騰出寶貴的主存儲空間,提高資源訪問和備份的速度[5]。目前,一些數據庫系統公司開發(fā)出相應軟件,可以方便地進行數據遷移操作,如CommVault系統公司開發(fā)的Simpana軟件可以采用自動的、基于策略的方法,快捷高效地遷移數據,而且遷移過程對于最終用戶而言是隱匿的,即可以在不影響系統正常運行情況下將數據從一個存儲設備轉移到另一個存儲設備。

3.5 數字資源歸檔階段

高校圖書館對一些非常重要的數字資源,應及時進行歸檔處理,萬一在進行誤操作的情況下,可以使原始數字資源完整恢復過來而不至于影響圖書館的正常運作。

3.6 數字資源銷毀階段

數字資源在經歷創(chuàng)建、保護、訪問、遷移、歸檔階段后,資源被訪問的頻率逐漸降低,甚至喪失了保存的價值。這時,我們可以考慮將其進行銷毀處理。在銷毀前,可以根據高校圖書館的目標和數字資源的特點,構建一個合理的評價指標體系,依據一定方法對數字資源的價值進行評價[6]。由于數字資源一旦被銷毀,恢復的難度很大,筆者認為這對數字資源進行銷毀時要慎而又慎,以免造成難以預測的災難性后果。

4 結 語

數字資源的信息生命周期管理是一個復雜的系統工程,其核心是針對不同數據的不同生命階段,采取不同的存儲策略和存儲介質。高校圖書館采用ILM策略管理數字資源,可以從新的角度深入了解信息,以最低成本實現信息價值最大化,提高圖書館的管理和服務水平。在實施ILM策略過程中,還存在相當多需要研究的問題,期待更多專家對數字資源的信息生命周期管理這一課題進行關注和探討。

參考文獻

[1]翁佳.信息生命周期管理[J].情報科學,2005,23(6):880-884.

[2]馬越.普通高校圖書館的數字館藏建設[J].河南圖書館學刊,2002,22(3):47-50.

[3]魏靜,宋秋水.中國高校圖書館特色數據庫的發(fā)展[J].河南職工醫(yī)學院學報,2007,19(5):510-512.

[4]吳錫剛,趙莉娜.圖書館數字信息生命周期管理[J].圖書館學研究,2005,(12):59-61.

[5]周杭霞,鐘梅,劉硯秋.運用信息生命周期管理思想建設存儲系統[J].計算機時代,2006,(4):40-41.

[6]索傳軍.基于信息生命周期的數字館藏管理研究[J].大學圖書館學報,2005,(1):26-29.